E4. Bijlage 3 Verbeterplan Renswoude 2026

Verbeterplan gemeente Renswoude 2026 Prio

Verbeterpunt

1 Aanpassen van zaaktypen in Djuma, optimaliseren van processen, trainen van medewerkers in zaakgericht werken 2 Vernietigen van zaken in Verseon en Djuma en vernietigen van papieren dossiers

3 Monitoringsgesprekken plannen met de toezichthouder over de voortgang van het verbeterplan 4 Nemen van een vervangingsbesluit, inclusief opstellen van een handboek vervanging

Planning Start Gereed

doorlopend

nov-23

mrt-25

sep-24

mrt-25

Wordt jaarlijks gepland.

Verslag 2024

Scanproject bouwvergunningen 2012-2017 is bijna afgerond. In 1e kwartaal van 2026 vindt bestuurlijke besluitvorming over vervanging en overbrenging naar Archief Eemland plaats.

Toezichtbrief 2023

Dit is een vast aandachtspunt, dat we uitvoeren als een applicatie met archiefwaardige informatie aanbesteed gaat worden. Dit is een vast aandachtspunt, dat we uitvoeren als migratie of conversie van archiefbescheiden aan de orde is. De randvoorwaarden voor digitaal werken en integraal informatiebeheer komen hierin aan de orde.

Blijvend aandachtspunt

Verslag 2024

Blijvend aandachtspunt

Verslag 2024

doorlopend doorlopend Het schrijven van een informatiebeleidsplan wordt verder in Verslag 2023 en de tijd gepland. We richten ons eerst op een digitale 2025, bewaarstrategie (zie 12.) en informatiebeheerplannen op basis Toezichtbrief van de iNavigator (zie 9.). 2023, RODIN audit Verslag 2023, Toezichtbrief 2023 Bedrijfsvoering, Verslag 2022 en 2025 Toezichtbrief 2023, RODIN audit RODIN audit

Wordt opgenomen in het informatiebeleidsplan

sep-24

2027 In iNavigator worden applicaties, processen en informatiestromen vastgelegd. Hiermee worden zowel een overzicht van archiefbescheiden (Archiefregeling art. 18) gecreëerd als het beheer van deze informatie (o.a. vernietigen) vastgelegd. Dit is een langer lopend traject, waarbij we eerst de kernapplicaties oppakken.

10 Uitbreiden van de mogelijkheden voor vernietigen in applicaties

dec-25

12 Opstellen en implementeren van een digitale bewaarstrategie jan-25

aug-25

nov-24

jun-25

apr-25

okt-25

mrt-23

dec-25

jun-25

sep-25

11 Beleid opstellen voor archiveren van sociale media, email, tekstberichten (-apps)

13 Implementeren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer

14 Beheerafspraken maken met verbonden partijen

15 Controleren van de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer op actualiteit en aanpassen indien nodig

5 Werk aan het vaststellen van functionele eisen aan taakspecifieke applicatie 6 Nemen van een aanwijzingsbesluit voor de gemeentearchivaris

Vernietigd. Opgenomen in dagelijkse bedrijfsvoering. Vernietiging 2024-2025 inmiddels gestart.

1e kwartaal 2026

?

doorlopend

Bron Bedrijfsvoering, Toezichtbrief 2023, RODIN audit Bedrijfsvoering en verslag 2020

Werkzaamheden opgenomen in dagelijkse bedrijfsvoering.

doorlopend Alles is gereed voor zowel fysieke als digitale vernietiging t/m 2023. Voor daadwerkelijke vernietiging van papieren (jaarlij december dossiers zijn we afhankelijk van gemeente Rhenen. Deze heeft (jaarlij gepland vernietiging van papieren dossiers uiterlijk december ks) 2024 ks) jul-25 2024 uit teworden voeren.gepland Gesprekken aug-24 apr-25 aug-24 apr-25 Handboek vervanging bouwvergunningen ligt ter goedkeuring bij Archief Eemland.

9 Een informatieoverzicht opstellen van taakspecifieke applicaties

2 Serverruimtes zijn ook archiefruimtes. Ga na of de serverruimtes ook voldoen aan deze vereisten 3 Neem contact op met de gemeente Rhenen i.v.m. aandacht voor papieren archieven in het 4 calamiteitenplan. Rond het inwerken van de medewerker WOO verder af

Status december 2025

doorlopend

8 Vaststellen en implementeren van een metadataschema

Aandachtspunt 1 Neem de controle van afgehandelde zaken Djuma structureel op

Aangepaste planning Start Gereed

Dit zijn basisvoorwaarden voor de definitieve omslag naar digitaal werken.

? 5 Tijdig betrekken van de gemeentearchivaris bij nieuwe aanbestedingen van applicaties 6 Tijdig betrekken van de gemeentearchivaris bij conversie en migratie van (taakspecifieke) 7 applicaties Opstellen van een informatiebeleidsplan

Status augustus 2024

De digitale bewaarstrategie van gemeente Amersfoort wordt als uitgangspunt genomen om een strategisch document voor de gemeente Renswoude op te stellen. In samenwerking met bestuur (-ssecretariaat), communicatie en MT wordt beleid opgesteld over omgang met en archiveren van social media, tekstberichten en email. Aansluitend worden technische oplossingen geïnventariseerd. Gepland na vaststellen van het informatiebeleidsplan. We gaan diverse kwaliteits-onderdelen van ons werk samenvoegen in een meer gestructureerd kwaliteitssysteem. Denk aan diverse controleprocedures zoals onder meer opgenomen in de handboeken vervanging. Als de iNavigator verder gevuld is, dient dit als basis voor kwailteitssysteem. Als kleine gemeente voelthet Renswoude zich beperkt in de mogelijkheden om afspraken te maken met verbonden partijen. We zullen zoveel mogelijk aansluiten bij andere gemeenten. Toch zullen we wel initiatief nemen om na afspraken met Foodvalley ook met ODRU tot afspraken te komen. Aansluitend gaan we andere partijen benaderen. We zullen archiefverordening en informatiebesluit checken op actualiteit, mede aan de hand van de VNGmodelverordeningen. We willen ons eerst richten op de randvoorwaarden voor de omslag naar digitaal informatiebeheer, voor we aan het werk gaan met deze meer formale beleidsstukken.

Indien mogelijk, wachten we de nieuwe archiefwet af om in een keer een actuele verordening en beheerregeling vast te stellen.

2027

In iNavigator worden applicaties, processen en informatiestromen vastgelegd. Hiermee worden zowel een 3e 1e kwartaal kwartaal overzicht van archiefbescheiden gecreëerd als het beheer van deze informatie vastgelegd. 2025 2026 Op basis hiervan schrijven we informatiebeheerplannen per team en/of applicatie. 1e 2e kwartaal kwartaal Voor WMONed vernietigen we jaarlijks middels een machtiging. Over beheer van CLO vind overleg plaats. 2026 2026 De digitale bewaarstrategie van gemeente Amersfoort wordt als Verslag 2023 en 2025, uitgangspunt genomen om een strategisch document over Toezichtbrief 2023 duurzame toegankelijkheid van informatie op te stellen voor de gemeente Renswoude. Verslag 2022 en Het archiveren van email, sociale media en tekstberichten 1e 2025 kwartaal gaat hiervan deel uitmaken. sep-25 2026 Verslag 2023 en Met het invullen van de iNavigator en het opstellen van informatiebeheerplannen (zie 9.) staat de basis om te werken 2025, RODIN audit 2e 4e aan de kwaliteit van de informatiehuishouding. In 2026 willen kwartaal kwartaal we een kwaliteitssysteem vaststellen en starten met 2026 2026 kwaliteitsmetingen. We hebben afspraken gemaakt met de archivaris van Ede over Verslag 2022 en FoodValley. Voor ODU en VRU zullen we de generieke DAP 2025, 2e 2e toepassen voor Renswoude. Daarna zullen we contact opnemen Toezichtbrief 2023 kwartaal kwartaal met de andere GR-en.

2026 2027 In principe willen we de nieuwe archiefwet afwachten voor we Verslag 2023 en 2025, de archief- (of informatie-)verordening en beheerregeling informatiebeheer aanpassen. We zullen in overleg met Archief Toezichtbrief 2023 Eemland bepalen of we hierop kunnen wachten of toch eerder tot actualisering over moeten gaan. 2027?

2027? Status december 2025

Dit wordt opgenomen in het kwaliteitssysteem (zie 2e 4e kwartaal kwartaal verbeterpunt 13) 2026 2026 Serverruimten zijn beveiligd. Er is uitwijk naar Ede en deze wordt ook getest. Back-up & restore beleid is in werking. We hebben (ambtelijk) bij gemeente Rhenen aangedrongen op aandacht voor de papieren archieven in het calamiteitenplan De medewerker WOO heeft opleidingen gevolgd en werkt samen met informatiebeheer aan het beheersbaar houden van de werkwoorraad van actieve en passieve openbaarmaking onder de WOO. In januari 2026 hebben we overleg met Visma over mogelijkheden voor actieve openbaarmaking vanuit Djuma. Dit wordt opgenomen in de iNavigator Als de GR Archief Eemland gerealiseerd is, nemen we een aanwijzingsbesluit voor de gemeentearchivaris op functie (niet op naam)

Verslag 2025

Verslag 2025 Verslag 2025 Verslag 2025

Verslag 2025 Nieuwe GR Archief Eemland