E3. bijlage 3 Brief van voorzitters inzake samenwerking ODRU-RUD Utrecht

Geachte Colleges van B&W en GS in de provincie Utrecht, Graag willen wij u informeren over de recente ontwikkelingen in de samenwerking tussen de twee omgevingsdiensten in de provincie Utrecht. Wij verzoeken u om deze brief ook door te geleiden naar uw gemeenteraad en Provinciale Staten. En wij zijn benieuwd of uw College of uw Raad of Staten ons iets mee willen geven voor het hieronder voorgestelde traject. De directeuren van beide Omgevingsdiensten zijn graag bereid toelichting te geven in uw Raad of Staten. De algemeen besturen van de Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht en de Omgevingsdienst regio Utrecht willen de mogelijkheden van één robuuste Omgevingsdienst voor heel Utrecht verkennen. In deze brief willen wij u de redenen voor dit traject toelichten, de opdracht die er nu ligt bij de twee omgevingsdiensten en een doorkijk geven naar de toekomst. Utrechtse situatie In de provincie Utrecht zijn de overheden verenigd in twee omgevingsdiensten: Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (RUD Utrecht) en de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU). Beide omgevingsdiensten voeren sinds de oprichting als individuele omgevingsdiensten milieutaken (vergunningverlening, toezicht, handhaving en advies) uit voor de bij hen aangesloten gemeenten en provincie.

Intentie tot samenwerking Al langere tijd is er op diverse terreinen samenwerking tussen de RUD Utrecht en de ODRU, zoals bij de voorbereiding op de Omgevingswet, het toezicht op energiebesparing en de Uitvoerings- en Handhavingsstrategie. Landelijke en regionale ontwikkelingen en steeds complexere maatschappelijke vraagstukken, die in veel gevallen gemeente- en provinciegrenzen overstijgen, vragen om intensievere interbestuurlijke-, interdisciplinaire- en ketensamenwerking. Dit geldt ook voor de samenwerking binnen de provincie Utrecht en tussen de omgevingsdiensten ODRU en RUD Utrecht. Ook wordt kennis en capaciteit schaarser door krapte op de arbeidsmarkt en wordt innovatie en de doorontwikkeling van producten en diensten geremd door beperkte financiering in combinatie met kostenstijgingen. Samenwerkingspartners, zoals VRU en GGD, komen we steeds vaker tegen bij onze inhoudelijke opgaven. Zij zijn op schaal van de provincie georganiseerd en geven aan dat de samenwerking wordt bemoeilijkt door de structuur met twee omgevingsdiensten. De toekomstbestendigheid en de kwaliteit van de taakuitvoering voor overheden komen steeds verder onder druk te staan. Robuustheid van overheden is hierbij essentieel. De RUD Utrecht en de ODRU hebben hierom op 13 januari 2022 een intentieovereenkomst voor versterkte samenwerking gesloten.

Sinds 1 juli 2022 is er een procesmanager aangesteld om de samenwerking te stimuleren en faciliteren. Het meest recente voorbeeld van samenwerking is de dienstverleningsovereenkomst (DVO) die is vastgesteld voor de samenwerking op de bodemtaken vanaf 1 januari 2023, ondanks het feit dat de Omgevingswet was uitgesteld. RUD en ODRU: samen lukt het beter Dit zijn positieve ervaringen, die laten zien dat beide diensten elkaar inderdaad versterken door samenwerking. De intentie voor samenwerking tussen de beide omgevingsdiensten is niet alleen een vrijwillige keuze. Op een aantal onderwerpen zijn beide diensten in de nabije toekomst mogelijk niet in staat om de noodzakelijke kwaliteit te leveren als losse omgevingsdienst.

Onderwerpen als vergunningverlening, toezicht & handhaving, advies op milieuvragen en afhandeling bodemverzoeken kunnen we op dit moment zelfstandig uitvoeren. Wel zijn er hoog specialistische vraagstukken die we niet robuust in huis hebben. Andere onderwerpen daarentegen, die ook raken aan bovenstaande onderwerpen, als energietransitie, stikstofproblematiek, integrale gebiedsontwikkeling, uitvoering- en handhavingsstrategie, data- en informatie-gedreven dienstverlening en specialistische taken bedrijfsvoering kunnen we samen efficiënter en/of beter uitvoeren of zijn alleen niet goed te realiseren. De twee omgevingsdiensten samen kunnen dat wel. Deze onderwerpen raken onze VTH- en adviestaken en de opgaven vragen ook om een doorontwikkeling van die taken. Samenwerken gaat echter niet vanzelf. Praktijkvoorbeelden laten zien, dat de RUD Utrecht en ODRU voor verschillende opgaven geen oplossing als dienst alleen hebben, uitsluitend in de samenwerking. De belangrijkste reden is robuustheid in kennis, capaciteit en kritische massa. Zeker in de huidige arbeidsmarkt waarin veel functieprofielen en talenten moeilijker te werven zijn. In het kader van dienstverlening geeft bundeling van de taken duidelijkheid aan initiatiefnemers, inwoners en bedrijven. Zij begrijpen niet dat het afhangt van de locatie en/of de taak welke omgevingsdienst in de provincie Utrecht de vraag behandelt.

Met name adviesbureaus en regionaal opererende bedrijven als ook samenwerkingspartners in de regio geven aan dat één omgevingsdienst een betere robuustere gesprekspartner zou zijn. De samenwerking heeft meer potentie en -zeker met alle ontwikkelingen in zicht- ook meer noodzaak dan met de huidige bestuurlijke kaders wordt gerealiseerd. Op dit moment maken we ingrijpender keuzes, die een nog groter effect hebben op de wederzijdse versterking, (nog) niet. Dat betekent dat we in de mogelijkheden die er zijn om elkaar te versterken en robuuster te maken, ergens halverwege blijven steken. Versteviging van de samenwerking; verzoek vanuit beide organisaties Niet alle mogelijke kansen komen nu direct van de grond. Nu het eerste DVO (bodem) tussen de RUD Utrecht en de ODRU gesloten is, wordt helder dat een duidelijke samenwerkingsstructuur noodzakelijk is, maar wordt gemist. De lopende initiatieven voor samenwerking laten zien dat de afwijkende ondersteunende processen, systemen en financieringssystematiek zeer beperkende factoren zijn in de samenwerking en het kost relatief veel tijd, energie en geld om dat te overwinnen.

Samenvattend onderscheiden we inhoudelijke opgaven waar de provincie en de gemeenten voor staan en de omgevingsdiensten een taak/rol in (kunnen) hebben, in drie soorten: Opgaven die niet door een omgevingsdienst alleen kunnen worden gerealiseerd; Opgaven die samen efficiënter/beter/robuuster kunnen worden gerealiseerd; Opgaven die alleen samen lukken als er fundamentele keuzes gemaakt worden. Wij willen graag samen de volgende stap zetten. De omgevingsdiensten zelf willen het mogelijk maken, dat initiatiefnemers, inwoners en bedrijven profijt hebben van de samenwerking. Het bovenstaande bevestigt dat er meer nodig is. Het vraagt om gericht handelingskader dat het mogelijk maakt om de grote opgaven waar uw gemeente of uw provincie voor staat samen aan te pakken, om fundamentele keuzes te maken, om efficiënter te werken en om een betere en kwalitatief hoogstaande dienstverlening te bieden in de regio Utrecht. De beide algemeen besturen hebben opdracht gegeven tot een verkenning van de mogelijkheden om te komen tot één robuuste Utrechtse Omgevingsdienst; de mogelijke oplossingsrichting waarbij we samen bouwen aan één Omgevingsdienst voor alle gemeenten in de provincie past in de lijn die voorgesteld is door de RUD Utrecht in de Kadernota 2024 en van de Koers 2023-2027 van de ODRU die voorligt aan uw college van B&W.

Verkenning in twee fasen In de eerste fase van de verkenning werken we aan een gedeeld beeld van de huidige ervaringen, een beoordeling van de alternatieve oplossingsrichtingen en trekken we een conclusie over het vervolg. Vervolgens worden de huidige waarden van de beide diensten opgehaald en geformuleerd tot gezamenlijke uitgangspunten. In de vergadering van het algemeen besturen rond de zomer 2023 ligt het resultaat van oplossingsrichting en uitgangspunten voor. Het algemeen bestuur kan dan opdracht geven om een vervolgaanpak op te stellen voor de gekozen richting. Deze vervolgaanpak agenderen we in de bestuursvergaderingen van eind september 2023.

31 maart / 6 april

april/mei

juli 2023

september 2023

instemming verkenning samenwerking

verkenning samenwerking

vaststelling oplossingsrichting en uitgangspunten

vaststelling vervolg aanpak

Na de bestuursvergaderingen van september/oktober 2023 informeren wij u over de voorgenomen oplossingsrichting.

Met vriendelijke groet,

Voorzitter bestuur RUD Utrecht De heer J. Spelt

Voorzitter bestuur ODRU De heer S. Fröhlich