E3. Bijlage 2 Brief Toezending Informatie aan college Renswoude

Aan

Onderwerp

Ons kenmerk

Gemeente Renswoude T.a.v. het college van burgemeester en wethouders Postbus 8 3927 ZL RENSWOUDE

Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer 2024 (2025) 146620

Datum

05-12-2025

Uw kenmerk

Geacht college, Hierbij ontvangt u mijn verslag over het uitgevoerde toezicht in 2024 op het informatie- en archiefbeheer van uw organisatie. Artikel 15 van de Archiefverordening gemeente Renswoude bepaalt dat de gemeentearchivaris verslag uitbrengt aan het college van burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven. Met deze rapportage legt het college verantwoording af over de zorg van het informatie- en archiefbeheer aan de gemeenteraad. Het verslag is op feiten gecheckt door uw adviseurs informatiebeheer en de aanvullingen zijn overgenomen. Ondanks dat de gemeente dezelfde score heeft behaald als in het vorige verslag, betekent dit niet dat er geen vooruitgang is geboekt. Een belangrijke oorzaak voor het niet kunnen uitvoeren van bepaalde verbeterpunten ligt in het personeelsverloop. Zoals bekend zijn in 2023 drie medewerkers vertrokken. Dit vertrek is deels opgevangen door twee inhuurkrachten en sinds 1 januari 2025 is bovendien een trainee aangesteld. De dagelijkse bedrijfsvoering kan hierdoor wel doorgaan, maar er is nauwelijks ruimte om de verbeterpunten op te pakken. Een aantal ontwikkelingen is inmiddels in gang gezet, maar nog niet afgerond. De volgende positieve ontwikkelingen zijn geconstateerd: • Het budget voor DIV werkzaamheden is in 2025 flink toegenomen.

Dat heeft te maken met een meer realistische inschatting over de benodigde inhuur (KPI 2.1). Daarnaast wordt gewerkt aan een meer structurele inrichting van een deel van de formatie. • De iNavigator wordt daadwerkelijk gebruikt en toegepast onder andere om de toegankelijkheid van de informatie te verbeteren (o.a., KPI 1.5, 3.1.c en 4.1.a). • WMOned is ingericht voor beheer en vernietiging. BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17

Mijn beoordeling vindt u terug in de beoordelingssystematiek van het toezichtverslag en die luidt Ruim Voldoende. Mijn verslag bestaat uit zeven verbeterpunten waarvan een aantal gedeeltelijk uit eerdere rapportages. De aanpak van deze verbeterpunten zijn van belang om het informatiebeheer nog verder op orde te krijgen en te borgen binnen de organisatie. Naast de verbeterpunten zijn er ook nog een aantal aandachtspunten: • KPI. 2.2.b. neem de controle van afgehandelde zaken Djuma structureel op. • KPI. 3.1.a. Serverruimtes zijn ook archiefruimtes. Ga na of de serverruimtes ook voldoet aan deze vereisten. • KPI 3.5.a. Neem contact op met de gemeente Rhenen i.v.m. aandacht voor papieren archieven in het calamiteitenplan. • KPI 4.1.c Rond het inwerken van de medewerker verder WOO af. Ik stel het op prijs om een reactie op dit verslag te mogen ontvangen en te worden geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van de rapportage aan GS, de interbestuurlijk toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Bijlage: Toezichtrapportage informatie- en archiefbeheer gemeente Renswoude 2024 (2025)

Met vriendelijke groet, Jannis Lootens Gemeentearchivaris Renswoude

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17