E2. Bijlage 1 Toezichtverslag gemeente Renswoude 2024 (2025)
Tekst van het document
Toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2024 (2025) gemeente Renswoude
Opgesteld door: Aan:
Marc Lemmens toezichthouder/archiefinspecteur Jannis Lootens gemeentearchivaris College van burgemeester en wethouders van Renswoude
Datum:
4 december 2025 Definitief
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) Inhoud Inleiding jaarverslag ......................................................................................................................................3 Beoordeling provinciale toezichthouder ........................................................................................................3 De door u aangeleverde toezichtinformatie ..................................................................................................3 Positieve ontwikkelingen ..............................................................................................................................3 Verbonden partijen .......................................................................................................................................4 Gemeenschappelijke Regeling Regio FoodValley .......................................................................................4 Beoordeling gemeentearchivaris verslagjaar 2024 (2025) ...........................................................................6 Bijlage 1: Tabel beoordeling informatiebeheer .............................................................................................8 Bijlage 2: Geraadpleegde bronnen .............................................................................................................24
2
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) Inleiding jaarverslag In overeenstemming met artikel 10 van de Archiefverordening gemeente Renswoude 2017 is de gemeentearchivaris van Renswoude belast met het toezicht op het informatie- en archiefbeheer binnen uw organisatie en is ook de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (depot Archief Eemland in Amersfoort). De gemeentearchivaris doet hiervan, in overeenstemming met artikel 15 en 16 van de Archiefverordening, verslag aan uw college, dat verantwoordelijk is voor de (bestuurlijke) zorg op de naleving van de Archiefwet 1995. Het verslag van dit jaar 2024 (2025) betreft de niet-overgebrachte1 archieven. Met het toezichtverslag van de gemeentearchivaris legt uw college verantwoording af aan de gemeenteraad, zoals voorgeschreven in artikel 17 van de Archiefverordening. Deze toezichtinformatie dient eveneens door u toegezonden te worden aan de interbestuurlijke toezichthouder, Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht.
1. Beoordeling provinciale toezichthouder Bij brief van 12 februari 2025, documentnummer: UTP-1913279266-5622, heeft de provinciale toezichthouder de beoordeling opgesteld over de jaren 2023-2024. Deze beoordeling sluit aan bij mijn beoordeling in de toezichtrapportage over 2023 (2024). Ik verwijs daar graag naar.
De door u aangeleverde toezichtinformatie Dit jaar heeft u voor het toezicht op het informatie- en archiefbeheer ons format toegezonden gekregen, gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de VNG. Hierin geeft u aan in hoeverre u voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Het format bestaat uit vijf kwalificaties: onvoldoende, voldoende, ruim voldoende, goed en uitstekend. Voor de zeven hoofd KPI’s is een weging gemaakt waarbij op grond van wat is ingevuld punten worden toegekend. Op 29 september 2025 heeft u de toezichtinformatie aangeleverd. Deze informatie bestond uit: • De door u ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) met toelichting. Hierin wordt door u geduid in hoeverre u voldoet aan de huidige wet- en regelgeving (met wijzigingen 16 oktober 2025). • Verbeterplan Renswoude 2024 laatste versie 2 oktober 2025. • Tot slot heb ik gebruik gemaakt van de bronnen die ik bij deze uitvraag heb ontvangen en eerder ontvangen actuele informatie. Voor de ontvangen informatie en door mij verzamelde documenten verwijs ik graag naar het hoofdstuk geraadpleegde bronnen.
Positieve ontwikkelingen •
• •
Het budget voor DIV werkzaamheden is in 2025 flink toegenomen. Dat heeft te maken met een meer realistische inschatting over de benodigde inhuur (KPI 2.1). Daarnaast wordt gewerkt aan een meer structurele inrichting van een deel van de formatie. De iNavigator wordt daadwerkelijk gebruikt en toegepast onder andere om de toegankelijkheid van de informatie te verbeteren (o.a., KPI 1.5, 3.1.c en 4.1.a). WMOned is ingericht voor beheer en vernietiging.
1 KPI vragen 3,2 (archiefbewaarplaats) en 3.3 (e-Depot) betreft overgedragen archieven.
3
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) Verbonden partijen U beschikt over een overzicht van de verbonden partijen. U gaf eerder aan dat met de meeste partijen afspraken zijn gemaakt over het informatie- en archiefbeheer en dat deze zijn vastgelegd. Over de vastlegging is toen geen nadere informatie verstrekt. Hierdoor kan ik niet beoordelen of de afspraken adequaat en juist zijn. In de meeste samenwerkingsvormen wordt samengewerkt op basis van mandatering. Dat betekent voor het informatie- en archiefbeheer dat u bestuurlijk verantwoordelijk blijft als zorgdrager voor deze archiefbescheiden. Dit in overeenstemming met artikel 30 van de Archiefwet 1995. Het is van essentieel belang dat met deze partijen goede afspraken worden gemaakt over het informatie- en archiefbeheer. Dit geldt zeker bij het aangaan van nieuwe samenwerkingen. Wanneer in het (recente) verleden geen afspraken zijn gemaakt met uw verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer adviseer ik u dringend om dit alsnog te regelen. Tot slot is het belangrijk om ook afspraken te maken wanneer u besluit om uit te treden uit een verbonden partij en hoe u uw informatie terugkrijgt als de verlatende partij.
Bij het mandateren aan een verbonden partij dient u bij het verlaten van de verbonden partij uw aldaar opgeslagen informatie terug te krijgen om het gemandateerde verder in eigen beheer voort te zetten. Een overzicht van de verbonden partijen is hieronder opgenomen. Afvalverwijdering Utrecht (AVU) Toezichthouder: archivaris van de AVU. De deelnemers zijn alle gemeenten in de provincie Utrecht. Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper Toezichthouder 2: gemeentearchivaris van Barneveld. Gemeenschappelijke Regeling Regio FoodValley Toezichthouder: gemeentearchivaris van Ede. Samenwerkingsvorm: openbaar lichaam. Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) met statutaire vestigingsplaats Zeist Toezichthouder: gemeentearchief Zeist Gemeente- en Waterschapsbelastingen GBLT Toezichthouder: provincie Gelderland Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Utrecht Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Utrecht Toezichthouder :provincie Utrecht Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) Toezichthouder: provincie Utrecht
2 Volgens de regeling, Artikel 22c – Toezicht: Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringorganisatie, voor zover
deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de gemeentearchivaris van Barneveld. Wordt opgepakt door wnd. gemeentearchivaris/archiefinspecteur van de gemeente Barneveld
4
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) De ODRU fuseert per 1 januari 2026 met de RUD waardoor de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht (ODU) ontstaat. Dit vormt een concrete aanleiding om nieuwe afspraken te maken over informatie- en archiefbeheer. De toezichthouder voor de ODU wordt de provinciearchivaris. Veiligheidsregio Utrecht (VRU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief)
5
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) Beoordeling gemeentearchivaris verslagjaar 2024 (2025) Zoals al aangegeven wordt bij de beoordeling gebruik gemaakt van een zelfevaluatie op basis van de Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG. Voor het ingevulde formulier verwijs ik u naar bijlage 1. Op basis van het door u ingevulde KPI-formulier wordt een score behaald. De maximale score die gehaald kan worden is 100 punten, waarvan u 75,5 punten heeft behaald. Dit is per KPI uitgewerkt in onderstaand overzicht. Archief-KPI 1. Lokale Regelingen 2. Mensen en middelen 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid informatieobjecten 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van informatieobjecten 7. Overbrenging van informatieobjecten Totaal
De score vertalen wij naar een kwalificatie over het informatiebeheer van uw gemeente. Dit doen wij op basis van de hiernaast getoonde indeling. Uw gemeente krijgt op basis van het aantal punten de kwalificatie ‘ruim voldoende’.
Behaalde punten T/m 54 55 - 69 70 - 79 80 - 89 90 - 100
Weging 14 8
Behaald 9 5
15 14
12,5 9
20
15,5
23 6 100
20 4,5 75,5
Kwalificatie Onvoldoende Voldoende Ruim voldoende Goed Uitstekend
De score is hetzelfde gebleven als in het vorige toezichtverslag. Dat wil niet zeggen dat er geen vooruitgang is geboekt maar er zijn geen verbeterpunten afgerond. Positief is echter dat er structureel meer budget is gekomen voor DIV werkzaamheden voornamelijk gericht op het waarborgen van de inhuur. Op de volgende pagina staat een overzicht van door te voeren verbeterpunten. Hierin is de actuele stand van zaken bijgewerkt. Geadviseerd wordt, gezien de personele mogelijkheden in Renswoude, om een prioritering aan te brengen in de verbeterpunten. Dit bevorderd het daadwerkelijke afronden van de genoemde punten. Hierover zien wij graag uw reactie tegemoet.
6
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) Alle verbeterpunten op een rij: In de vorige verslagen werden per rapportage de verbeterpunten aangegeven. Hieronder staan alle verbeterpunten op een rij die nog open staan eventueel aangevuld met de laatste stand van zaken: • Uw Archiefverordening (Informatieverordening) en het Besluit informatiebeheer (Beheerregeling) dateren van 2017. U heeft aangegeven dat u over het actualiseren hiervan met ons in overleg wil treden mede in verband met de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet; • Mensen en middelen. Het is een positieve ontwikkeling dat er structureel meer budget beschikbaar wordt gesteld voor DIV werkzaamheden vanaf 2025. Ook positief is dat het vertrek van drie medewerkers grotendeels is opgevangen. Blijft het feit dat hiermee de dagelijkse bedrijfsvoering voldoende geborgd is maar er onvoldoende capaciteit is om de verbeterpunten fundamenteel aan te pakken. • In 2023 is gestart met het opstellen van een informatiebeleidsplan. U geeft aan dat vanwege capaciteitsgebrek dit vertraging heeft opgenomen. Uw organisatie geeft de voorkeur om zich eerst te richten op stukken als de bewaarstrategie en verder het implementeren van iNavigator.
Volgens de aangeleverde informatie wordt de navigator inmiddels actief ingezet maar is er nog niet gestart met het opstellen van de voornoemde bewaarstrategie; • Zet het voornemen om een kwaliteitssysteem informatie- en archiefbeheer om in het daadwerkelijk realiseren en implementeren ervan. Uw organisatie hanteert een kwaliteitsprocedure vastgelegd in handboek vervanging. Een actieve ingebruikname van de iNavigator is een stap voorwaarts. Volgens planning zou het kwaliteitssysteem in oktober 2025 gereed zijn. Neem deze ook op in de PDCA-cyclus Informatiebeheer • Maak een analyse op basis van het informatieoverzicht (taak) specifieke applicatie op basis van de risico op verlies van informatie, duurzame opslag en tijdige selectie op archiefvernietiging. Dit geldt met name voor applicatie waarin informatie langer dan 7 jaar of permanent in goede, geordende en toegankelijke staat dienen te blijven. Stand van zaken: in het verbeterplan maart 2023 staat dat per kwartaal twee tot drie applicaties geanalyseerd worden. Dit betekent dat het een meerjarig traject gaat worden. In augustus 2025 is een project gestart om de informatiehuishouding volledig in kaart te brengen. Volgens het verbeterplan zou dit in december 2025 gereed moeten zijn. • Stel beleid op voor het archiveren van sociale media in relatie integraal Informatiebeheer in uw organisatie.
Stand van zaken: in het verbeterplan van maart 2023 stond dit punt gepland voor Q4 van 2023. Hierin geeft u aan dat er inmiddels Verkennende gesprekken met communicatie zijn gestart en dat in samenwerking met Veenendaal het bewaren van emailboxen wordt onderzocht; • Maak, waar dit nog niet is gedaan, praktische beheerafspraken met verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer en leg deze afspraken vast. Zorg er verder voor dat de periodieke evaluatie van deze afspraken in het kwaliteitssysteem informatiebeheer geborgd is;
Aandachtspunten: • KPI. 2.2.b. neem de controle van afgehandelde zaken Djuma structureel op. • KPI. 3.1.a. Serverruimtes zijn ook archiefruimtes. Ga na of de serverruimtes ook voldoet aan deze vereisten. • KPI 3.5.a. Neem contact op met de gemeente Rhenen i.v.m. aandacht voor papieren archieven in het calamiteitenplan. • KPI 4.1.c Rond het inwerken van de medewerker verder WOO af. • KPI 5.9. Werk aan het vaststellen van functionele eisen aan taakspecifieke applicaties. Er is een splitsing gemaakt tussen verbeterpunten en aandachtspunten. Een aantal aandachtspunten zijn onderdeel van de verbeterpunten.
7
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) Bijlage 1: Tabel beoordeling informatiebeheer Archief-KPI 1
Lokale Regelingen: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Norm en weging
Analoog Digitaal
- Toelichting - Te ondernemen actie?
Weging
Toegekende punten
1.1
Informatieverordening
a
Beschikt de gemeente over een actuele, door de gemeenteraad vastgestelde verordening over de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Zo ja, in welk jaar is het vastgesteld?
Voldoet
Voldoet
Vastgesteld in 2017. We willen graag het gesprek voeren over actualiseren van verordening en beheerregeling. Onze insteek is dat we invoering van de nieuwe archiefwet afwachten.
2
2
b
Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Voldoet
Voldoet
Ja
0
0
1.2
Beheerregeling informatievoorziening Voldoet Beschikt de gemeente over een actuele, door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer over het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten en het beheer van de archiefbewaarplaats? Zo ja, in welk jaar is het vastgesteld?
Voldoet
Vastgesteld in 2017.
2
2
1.3
Strategisch Informatie Overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch Informatieoverleg ingesteld? (Frequentie: minimaal 2x per jaar)
Voldoet
Voldoet
2
2
1.4
Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen voor de informatieobjecten bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?
Voldoet
Voldoet
0
0
In overeenkomsten wordt een paragraaf over archivering opgenomen.
8
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) 1.5
Visie- en/of beleidsplan Informatievoorziening Voldoet Beschikt de organisatie over een visie- en/of niet andere beleidsplannen waarin de strategische doelen en ontwikkelingen zijn beschreven (c.q. ‘stip aan de horizon’)? Zo ja, in welk jaar is het vastgesteld?
Voldoet niet
We denken na over het opstellen van beleidsplannen 3 op verschillende niveaus. Onze keuze is om te starten met - een Digitale bewaarstrategie (met voorbeeld van Amersfoort als uitgangspunt), omdat deze voor dagelijkse bedrijfsvoering de meeste aanknopingspunten heeft; - en informatiebeheerplannen per team of per applicatie als uitvloeisel van onze actieve inzet van de iNavigator (zie 5.1 e.v.).
0
Hierop aansluitend willen we op een hoger abstractieniveau een informatiebeleidsplan (visie/ beleid) gaan opstellen. Dit moet in nauwe samenhang met Veenendaal gezien de ICTafhankelijkheid. 1.6
Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen
a
Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen voor de zorg voor de informatieobjecten? En zijn er praktische afspraken gemaakt over het informatie- en archiefbeheer?
b
Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan Voldoet de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?
Voldoet
Voldoet deels
ODRU heeft een algemene Dossier Afspraken en 3 Procedures (DAP) gedeeld; volgend jaar (als ODU) volgen maatwerkafspraken met de gemeente. Betreffende Foodvalley is met Ede afgesproken dat geen nadere afspraken nodig zijn vanwege het kleine aandeel van Renswoude in deze GR. Op provinciaal niveau wordt gewerkt aan een DAPformat dat in principe door elke gemeente en GR gebruikt kan worden. Hoewel dit een moeizaam proces lijkt (we zijn niet direct betrokken) willen we graag hierop wachten.
1
Voldoet
Ja. 0 Toezichthouder: https://organisaties.overheid.nl/26860/Gemeente_Re nswoude
0
9
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) 1.7
Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving in het stellen van regels? Zo ja, wanneer is de mandaatregeling voor het laatst gewijzigd?
Voldoet
Voldoet
Algemeen Bevoegdhedenregister gemeente Renswoude 2023 - 19 december 2023 https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024374330.pdf
1
1
1.8
Uitbesteden archiefbeheer(staken) Voldoet Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Als (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?
Voldoet
- Papieren archief is uitgeplaatst in Rhenen. We voeren hierover zelf het beheer. - GR archief Eemland wordt (opnieuw) vastgesteld. - ODRU beheert een deel van de vergunningdossiers; Renswoude heeft vervangingsbesluit ODRU vastgesteld. - Informatie in Djuma staat op de server van de leverancier (Visma Circle). Hiervoor is een DVO opgesteld.
1
1
1.9
Publicatie en bekendmaking Voldoet Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties en/of op www.officielebekendmakinqen.nl/gemeenteblad?
Voldoet
Ja.
0
0
14
9
Toelichting bevindingen: 1.5: Gemeente heeft nog geen informatiebeleidsplan/ i-visie. Dit is voornamelijk gericht op de digitale informatievoorziening. In samenwerking met Veenendaal wordt het privacy beleid opgesteld. 2
Mensen en middelen: kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsook hun kwaliteitsniveau? Norm en weging
Analoog Digitaal
- Toelichting - Te ondernemen actie?
10
Weging
Toegekende punten
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) 2.1
Middelen Zijn er voldoende middelen beschikbaar om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?
2.2
Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer
a
Voldoet
Voldoet
2024: € 332.196 2025: € 437.438
2
2
Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als Voldoet archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad deels ter beschikking om kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen? Is dit volgens u voldoende?
Voldoet deels
Het vertrek van 3 medewerkers in 2023 is deels 2 opgevangen door 1 medewerker in vaste dienst en de inhuur van 2 medewerkers (24 uur /w). Het lukte niet om vacatures in te vullen. Per 1-1-2025 is een trainee in dienst gekomen. De dagelijkse bedrijfsvoering is gewaarborgd, beleidsmatige zaken worden opgepakt naar prioriteit.
1
b
Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Zo ja, graag beknopt beschrijven bij de toelichting. Geen achterstanden = 2 punten.
Voldoet deels
Voldoet deels
Papier: geen structurele achterstanden. Digitaal: controle van afgehandelde zaken in Djuma zou meer aandacht kunnen krijgen.
1
2.3
Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer
a
Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau (waaronder de opleiding van het personeel) aangeven, en ook hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (is dit voldoende?)
Voldoet deels
Voldoet deels
Voor de benodigde werkzaamheden, zowel 1 uitvoerend, beleidsmatig als adviserend zijn voldoende gekwalificeerde medewerkers beschikbaar. Voor wat we nodig hebben, zijn kwalificaties aanwezig; Een trainee heeft ook ruim opleidingsbudget gekregen en is er 1 fte bijgekomen. De inhuur is wel afgenomen. Onze uitdaging is binnen onze beperkingen de juiste prioriteiten te
11
2
0,5
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) stellen en ons werk goed uit te voeren. We merken dat we als kleine gemeente vanzelfsprekend minder formatieruimte hebben, maar wel dezelfde wettelijke verplichtingen; waar een grotere gemeente makkelijker menskracht voor kan vrijmaken. b
Op welke manier wordt geborgd dat de wettelijk verplichte werkzaamheden worden uitgevoerd?
Voldoet deels
Voldoet deels
Met jaarverslag van de archivaris en verbeterplannen 1 wordt geborgd dat de wettelijk verplichte werkzaamheden uitgevoerd worden.
Toelichting bevindingen: 2.2.a en 2.3.a: nog geen structurele invulling van de formatie waardoor beleidsmatige zaken niet volledig opgepakt kunnen worden. 2.2.b: neem de controle van afgehandelde zaken Djuma structureel op.
3
0,5
8
5
Weging
Toegekende punten
Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Norm en weging
Analoog Digitaal
- Toelichting - Te ondernemen actie?
3.1
Archiefruimten
a
Beschikt de gemeente over een of meer Voldoet (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?
Het gemeentehuis van Renswoude zelf heeft geen 2 archiefruimte. Het grootste deel van het papieren archief (B2010-2019 en V-series) is daarom geplaatst in Rhenen. Het laatste papieren archiefblok staat nog wel in Renswoude, dit wordt ook naar Rhenen verplaatst als de laatste papieren dossiers verwerkt zijn.
2
b
Gebruikt het college naast deze archiefruimte(n) ook nog externe archiefruimten t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen informatieobjecten? S.v.p. overzicht met datum wanneer het voor het laatst goedgekeurd en getoetst is door gemeentearchivaris
Gemeente Renswoude heeft ruimte gehuurd in de 1 archiefruimte van de gemeente Rhenen. Deze is in het laatste audit verslag van gemeente Rhenen (april 2024) goed bevonden door de gemeentearchivaris van het RAZU.
1
Voldoet
12
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) c
Beschikt het college over applicaties DMS/RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Is er een applicatielandschap gedefinieerd? C.q. overzicht met de bedrijfskritische applicaties? Is er een bedrijfscontinuiteitsplan? Zo ja, graag overzicht bijvoegen van zaaksysteem en belangrijkste Taakspecifieke applicaties of verwijzing naar document waar deze in staan.
3.2
Archiefbewaarplaats
a
Is er door het college als zorgdrager een eigen gemeentelijke, intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoet?
b
Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte informatieobjecten?
3.3
e-Depot Is de gemeente voornemens om binnen twee jaar aan te sluiten bij een regionale eDepotvoorziening?
Voldoet deels
- In augustus 2025 is een project gestart om de 4 informatiehuishouding volledig in kaart te brengen via iNavigator. Hierin worden alle processen aan applicaties en eigenaren gekoppeld. I.s.m. ICT Veenendaal is het applicatielandschap in beeld gebracht. De belangrijkste applicaties in Renswoude: - Djuma: zaaksysteem - Centric Leefomgeving: VTH, APV - Key2burgerzaken: burgerzaken - WMOned: sociaal domein. Doorlopende machtiging voor vernietiging verleend door AE. De papieren archieven zijn ontsloten door Djuma (via gemigreerde Verseon dossieromschrijvingen)
3
Voldoet
Archief Eemland
2
2
Voldoet
ja
0
0
Ja
2
2
Voldoet
13
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) 3.4
Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures m.b.t. verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) informatieobjecten zijn opgenomen?
3.5
Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming
a
b
Voldoet
Voldoet
Gemeente Renswoude is aangesloten bij risicoprofiel 1 en crisisbeheersing van VRU/ gemeente Veenendaal. Voor de archieven die geplaatst zijn bij gemeente Rhenen geldt het rampen-/ calamiteitenplan van de gemeente Rhenen. Voor digitale informatieobjecten: gemeente Veenendaal heeft een continuïteitsplan. Visma Circle: garandeert 95% tot 99,5% uptime en service.
1
Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de Voldoet archiefruimten en archiefbewaarplaats met een deels calamiteitenplan en ontruimingsplan? In welk jaar is dat plan vastgesteld?
Voor de archieven die geplaatst zijn bij gemeente Rhenen geldt het rampen-/ calamiteitenplan van de gemeente Rhenen. Er is nog een archiefdeel in voorbereiding voor verplaatsing naar Rhenen; voor dit archiefdeel geldt het calamiteiten- en ontruimingsplan van het gemeentehuis, hierin is geen aparte aandacht voor papieren archieven.
2
1
Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen informatieobjecten o.b.v. prioriteiten in het collectieplan?
zie a.
1
0,5
15
12,5
Voldoet deels
Toelichting bevindingen: 3.1.a: Serverruimtes vallen ook onder archiefruimtes. Ga na of deze ook aan de wettelijke eisen voldoet. 3.1.c: Aan het vullen van de iNavigator wordt gewerkt zet dit voort. 3.5.a: Geen specifiek calamiteitenplan voor papieren archieven. 4
Interne kwaliteitszorg en toezicht: werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Norm en weging
4.1
Analoog Digitaal
- Toelichting - Te ondernemen actie?
Kwaliteitssysteem archiefbeheer
14
Weging
Toegekende punten
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) a
Maakt het college als zorgdrager voor het beheer Voldoet van te bewaren informatieobjecten gebruik van deels een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Zo ja, in welk jaar is dat vastgesteld?
Voldoet deels
Er is geen vastgesteld kwaliteitssysteem in gebruik door de gemeente. Wel hanteert de gemeente kwaliteitsprocedures, onder meer vastgelegd in handboek vervanging. Bovendien worden in iNavigator processen vastgelegd voor kwaliteitsborging en verbetering.
b
Zo ja, voldoet het beheer van de Voldoet informatieobjecten aan de eisen van dat deels kwaliteitssysteem? Wordt de output meegenomen in een PDCA en besproken met de toezichthouder?
Voldoet deels
Het beheer voldoet aan de kwaliteitseisen; maar er is 2 geen sprake van een 'kwaliteitssysteem'. Dit wordt ook niet meegenomen in de PDCA cyclus.
1
c
a. Welke stappen heeft uw organisatie in gang gezet als het aankomt op de invoering van de Wet open overheid (WOO)? b. Welke ambities heeft uw organisatie gesteld en wat is hiervan al gerealiseerd? c. Welke documenten zijn beschikbaar en lever deze aan. d. Hoe borgt uw organisatie de kwaliteit van informatie rondom actieve openbaarmaking in het kader van de WOO? e Hoe worden dubbelingen voorkomen? f. Wordt openbaar gemaakte informatie tijdig vernietigd?
Voldoet deels
Voldoet deels
De afhandeling van WOO-verzoeken is geborgd. Gemeente Renswoude is bezig met het inwerken van een vaste medewerker voor de verdere implementatie van de WOO, w.o. actieve openbaarmaking.
3
1,5
4.2
Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gediplomeerde gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van nietovergebrachte en het beheer van de overgebrachte informatieobjecten?
Voldoet
Voldoet
Archief Eemland
2
2
15
3
0,5
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) 4.3
Verslag toezicht archiefbeheer Voldoet Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte informatieobjecten uitoefent en de bevindingen daarbij?
4.4
Verslag beheer archiefbewaarplaats Voldoet Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten uitoefent en bevindingen daarbij?
Voldoet
Archief Eemland
2
2
Archief Eemland
2
2
14
9
Toelichting bevindingen: 4.1.a en b: Werk aan een kwaliteitssysteem/handboek en neem deze op in een PDCA-cyclus informatiebeheer. 4.1.c Rond het inwerken van de medewerker WOO verder af. 5
5.1
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid informatieobjecten: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de informatieobjecten? Norm en weging
Analoog Digitaal
- Toelichting - Te ondernemen actie?
Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) informatieobjecten, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?
Voldoet
Analoog: archief is geordend volgens de geldende 4 eisen en toegankelijk via Djuma (gemigreerde dossieromschrijvingen uit Verseon) en inventarissen. Digitaal: archief is geordend volgens de geldende eisen en toegankelijk middels Djuma. Verdere inrichting van iNavigator gaat een volledig beeld geven van informatiestromen en bijbehorende processen, applicaties en eigenaarschap.
Voldoet deels
16
Weging
Toegekende punten 3
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) 5.2
Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elke der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) informatieobjecten m.b.v. metagegevens(schema) kan worden vastgesteld:
Voldoet
Voldoet deels
Analoog: authenticiteit en context is herleidbaar uit dossiers, registratie-programmatuur en inventarissen. Digitaal: authenticiteit en context is herleidbaar in gebruikte software (Djuma, CLO). Gemeente Renswoude heeft geen vastgesteld metadataschema, maar voor Djuma is wel een metadata-overzicht vastgesteld in het Handboek vervanging.
a
De inhoud, structuur en verschijningsvorm;
Voldoet
Voldoet
zie 5.2
1
1
b
Wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak Voldoet of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt;
Voldoet
zie 5.2
1
1
c
De samenhang met andere informatieobjecten;
Voldoet
Voldoet
zie 5.2
1
1
d
De uitgevoerde beheeractiviteiten;
Voldoet
Voldoet
zie 5.2
1
1
e
De besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur over de informatieobjecten
Voldoet
Voldoet
1
1
5.3
Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborgen het zaaksysteem en de belangrijkste Taakspecifieke applicaties, de toegankelijke staat van (te bewaren) informatieobjecten zodanig dat elk van de informatieobjecten binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?
Voldoet
Voldoet deels
Analoog: registratie in Verseon (met vervolgens migratie naar Djuma) en (voor oudere archieven) inventarissen per archiefblok waarborgen de toegankelijkheid. Digitaal: informatie in Djuma en Verseon is direct toegankelijk. Informatie in overige informatiesystemen is wisselend toegankelijk; iNavigator moet hier overzicht in scheppen.
3
1,5
5.4
Duurzame materialen en gegevensdragers Voldoet analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) informatieobjecten?
Ja
1
1
17
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) 5.5
Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren informatieobjecten?
Voldoet
5.6
Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het zaaksysteem en de belangrijkste taakspecifieke applicaties, c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren informatieobjecten na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn; D.w.z. worden de informatieobjecten in goede materiële staat gebracht en gehouden?
Voldoet
5.7
Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?
5.8
5.9
Ja
1
1
1
1
Voldoet deels
Gemeente heeft een RODIN audit laten uitvoeren. 2 De aanbevelingen zijn opgenomen in het verbeterplan. GIBIT wordt toegepast (gemeente Veenendaal). Back-ups worden gemaakt door gemeente Veenendaal en Visma Circle (Djuma). Een digitale bewaarstrategie is in voorbereiding.
1
Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?
Voldoet
Ja, PDF-A, 300 DPI. De gemeente onderzoekt de mogelijkheden van PDF-UA. Dit is als punt opgenomen in de Woo-impactanalyse.
1
1
Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale informatieobjecten vastgesteld en geïmplementeerd?
Voldoet deels
Vastgesteld voor Djuma en Verseon. Niet voor taakapplicaties.
2
1
5.10 Voorzieningen compressie en encryptie
18
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) a
Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de informatieobjecten in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Zo ja, welke?
Voldoet
Nog niet van toepassing
0
0
b
En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?
Voldoet
Nog niet van toepassing
0
0
c
Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van informatieobjecten aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?
Voldoet
Nog niet van toepassing
0
0
20
15,5
Toelichting bevindingen: 5.1: Compleet overzicht ontbreekt nog over de informatie die op andere plekken is opgeslagen. 5.3: Zorg ervoor dat de wisselende toegankelijkheid van informatie in de informatiesystemen (buiten Djuma en Verseon) wordt opgelost en dat de iNavigator verder wordt ingezet om hierin overzicht te scheppen. 5.7: Werk verder aan de digitale bewaarstrategie 5.9: Werk aan het vaststellen van functionele eisen in taakspecifieke applicaties 6
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van informatieobjecten: weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van informatieobjecten van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Norm en weging
Analoog Digitaal
6.1
Vervanging, besluiten en verklaringen
a
Past de gemeente vervanging toe zoals bijv. het Voldoet vervangen papieren informatieobjecten door digitale reproducties of omgekeerd, waarna de vervangen informatieobjecten worden vernietigd? In welk jaar is het handboek en het vervangingsbesluit vastgesteld?
Voldoet deels
19
- Toelichting - Te ondernemen actie?
Weging
Toegekende punten
Voor Djuma/ ingekomen post is een vervangingsbesluit (incl. handboek) vastgesteld. Voor digitaliseren en vervangen van bouw-/ omgevingsvergunningen is een vervangingsbesluit (incl. handboek) in voorbereiding. Najaar 2025 zijn de laatste (papieren) bouwdossiers gedigitaliseerd.
2
1,5
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) b
Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen informatieobjecten voorkomende gegevens?
Voldoet
Voldoet
Renswoude werkt volgens het handboek vervanging, 2 c.q. besteedt digitalisering van dossiers aan met PvE volgens het handboek vervanging.
2
c
Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een Voldoet verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren informatieobjecten opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?
Voldoet
1
1
6.2
Converteren en migreren
a
Wordt er tijdig (m.b.v. een migratieplan) geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de informatieobjecten voldaan zal gaan worden?
We hebben in beeld dat als zich dit voordoet, we de archivaris betrekken.
2
2
b
Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?
We hebben in beeld dat als zich dit voordoet, we de archivaris betrekken.
1
1
6.3
Advisering rondom vervanging van applicaties: de toezichthouder wordt vooraf betrokken voor advies als er een applicatie wordt vervangen (noem laatste contactmoment met toezichthouder op dit punt)
We hebben in beeld dat als zich dit voordoet, we de archivaris betrekken.
3
3
6.4
Selectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst
a
Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke informatieobjecten, en dan wel in het zaaksysteem en taakspecifieke applicaties?
De inzet van iNavigator is inmiddels gerealiseerd; waar dit voorheen nog een plan was, is het nu in gebruik. Daarnaast is het beheer, inclusief vernietiging, in WMOned op orde gebracht en worden archiefafspraken voor CLO opgesteld.
3
3
Voldoet
Voldoet
20
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) b
Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke informatieobjecten gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende Selectielijst? Bent u aangesloten bij de nieuwe Selectielijst voor emailbewaring (Capstone)?
Voldoet
Voldoet deels
Gemeente Renswoude is niet aangesloten bij de selectielijst voor emailbewaring. In principe vindt archivering, ook van emails, in het zaaksysteem plaats.
1
0,5
c
Is er een hotspotmonitor vastgesteld? Zo ja, in welk jaar?
Voldoet
Voldoet
3 april 2023 is een hotspotmonitor vastgesteld.
2
2
d
Zijn er interne richtlijnen opgesteld voor het gebruik van tekstberichten zoals WhatsApp, Signal, Sociale media, etc.?
Voldoet niet
Voldoet niet
Het opstellen van richtlijnen voor gebruik/ archivering 2 van tekstberichten is opgenomen in het verbeterplan.
0
6.5
Vernietiging en verklaringen
a
Vernietigt het college als archiefzorgdrager tijdig de daartoe in aanmerking komende informatieobjecten? Denk daarbij o.a. het zaaksysteem en de taakspecifieke applicaties.
Voldoet
Voldoet
3
3
b
Maakt het college als archiefzorgdrager Voldoet verklaring van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde informatieobjecten en de grond en wijze van vernietiging bevatten?
Voldoet
1
1
6.6
Vervreemding, besluiten en verklaringen
a
Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar informatieobjecten vervreemd?
N.v.t.
0
0
b
Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?
N.v.t.
0
0
c
Zo ja, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?
N.v.t.
0
0
Voor emailarchivering hebben we geen losstaand beleid vastgesteld, dit gaat mee in algemene visie: archiveren bij de zaak in Djuma.
21
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) d
Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?
N.v.t.
Toelichting bevindingen: 6.4.a: Rond de invulling van de waardering en selectie van taakspecifieke applicaties af 6.4.b: Er is geen e-mailbeleid? Dat is de essentie van de vraag. 6.4.d: Er zijn geen interne richtlijnen opgesteld voor het gebruik van tekstberichten zoals WhatsApp, Signal, Sociale media, ect
7
0
0
23
20
Overbrenging van informatieobjecten: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren informatieobjecten na bij Wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Norm en weging
Analoog Digitaal
- Toelichting - Te ondernemen actie?
Weging
Toegekende punten
Voldoet
Digitalisering van de 2e serie bouwvergunningen is 5 bijna afgerond; aansluitend zal vervangingsbesluit en overbrenging voorbereid worden.
3,5
7.1
Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn
a
Zijn alle te bewaren informatieobjecten waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of eDepotvoorziening?
b
Zo nee, welke informatieobjecten zijn niet overgebracht?
N.v.t.
0
0
c
Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?
N.v.t.
0
0
7.2
Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?
Bij overbrenging wordt een verklaring van overbrenging opgemaakt.
1
1
Voldoet
Voldoet deels
Voldoet
22
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) 7.3
Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor informatieobjecten die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?
N.v.t.
Toelichting bevindingen: 7.1.a: Wacht nog op de afronding van het besluitvormings- en overbrengingsproces.
23
0
0
6
4,5
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2024 (2025) Bijlage 2: Geraadpleegde bronnen • • • • • • • • • • •
Agenda Strategische Informatie Overleg 19 november 2024. Archiefverordening gemeente Renswoude 2017. Besluit informatiebeheer gemeente Renswoude 2017. Brief Gedeputeerde Staten van 12 februari 2025 over het toezichtverslag 2023 (2024) KPI’s 2024 (2025) ingevuld en toegelicht. RODIN toetst 2022 – 2023. Oplegger bij de resultaten. Verbeteroverzicht n.a.v. RODIN toets. Verbeterplan status 2 oktober 2025. Verslag gemeentearchivaris toezicht archief- en informatiebeheer 2022. Verslagen Strategische Informatie Overleggen 2022.
24