E2. Beoordeling IBT Omgevingsrecht 2020 2021

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Renswoude Postbus 8 3927 ZL RENSWOUDE

DATUM NUMMER UW E-MAILS.VAN

17 januari 2022 823F29D5 12 en 16 juli 2021

UW NUMMER BIJLAGE

TEAM REFERENTIE DOORKIESNUMMER E-MAILADRES

overzicht verbeterpunten

ONDERWERP

BEI / IBT omgevingsrecht Eric van der Pluijm 06-21124608 eric.vanderpluijm@provincie-utrecht.nl Beoordeling IBT Omgevingsrecht 20202021

Geacht college, Uw gemeente heeft in het kader van Interbestuurlijk Toezicht (IBT) informatie toegezonden over de taakuitvoering in 2020/2021 op het gebied van het Omgevingsrecht. Wij hebben deze informatie beoordeeld. Daarnaast hebben onze toezichthouders op 25 oktober 2021 een gesprek gevoerd met uw afdelingshoofd van Fysiek en Sociaal domein, twee juristen/beleidsmedewerkers VTH en de vergunningenregisseur. De informatie uit dit gesprek is in deze beoordeling meegenomen. Wij beoordelen prestaties van gemeenten als “voldoet”, “voldoet deels” of “voldoet niet”. De naamgeving van de prestaties is met de inwerkingtreding op 6 juli 2021 van ons nieuwe beleidskader aangepast. Dit beleidskader vindt u via de volgende link: www.provincie-utrecht.nl/onderwerpen/bestuurlijke-zaken/interbestuurlijk-toezicht, onder het kopje “Beleidskader en Uitvoeringsagenda”. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Een toelichting op deze ladder is te vinden op onze website www.provincie-utrecht.nl/werkwijze-ibt. Op basis van de door u ingediende toezichtinformatie luidt ons oordeel over uw taakuitoefening: Vakgebied Vergunningverlening Toezicht en Handhaving (VTH): voldoet deels. Vakgebied Monumenten/ Archeologie: voldoet. Hieronder leest u per deelterrein een toelichting op deze beoordeling.

Bevindingen en beoordeling VTH Toetsingscriteria Bij de beoordeling van de informatie voor het vakgebied VTH hebben we getoetst of uw gemeente de processen zodanig heeft ingericht dat deze taken naar behoren kunnen worden uitgevoerd. Wij baseren ons hierbij op de wettelijke eisen voor deze processen, zoals vermeld in hoofdstuk 5 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, hoofdstuk 7 van het Besluit omgevingsrecht en hoofdstuk 10 van de Ministeriële regeling omgevingsrecht. Deze proceseisen staan ook bekend als de BIG-8 cyclus.

College van Gedeputeerde Staten Archimedeslaan 6 Postbus 80300, 3508 TH Utrecht T 030-2589111

Beoordeling VTH In de vorige beoordelingsperiode is de taakuitvoering van uw gemeente als ‘voldoet deels’ beoordeeld. Dit betekent dat u de vorige beoordelingsronde deels voldeed aan de wettelijke eisen. Wij hebben daarom de ontvangen toezichtinformatie inhoudelijk getoetst aan de geldende wet- en regelgeving. In de beoordelingsbrief over 2019-2020 hebben wij aangegeven dat aan een aantal verbeterpunten gewerkt moet worden om de VTH-taken op voldoende niveau te kunnen uitvoeren, omdat de Big-Eight cyclus onvoldoende sluitend was. Wij constateren dat er nauwelijks vooruitgang heeft plaatsgevonden ten opzichte van onze voorgaande beoordeling. Een positief punt is dat uw college op 11 januari 2022 de regionaal ontwikkelde uniforme uitvoerings- en handhavingsstrategie voor de basistaken heeft vastgesteld. Wij beoordelen uw taakuitvoering voor VTH wederom als ‘voldoet deels’. Dit betekent dat u over de beoordelingsperiode 2020-2021 nog steeds gedeeltelijk voldoet aan de wettelijke eisen. Uw organisatie moet de nodige stappen zetten om in de toekomst aan de wettelijke eisen te kunnen voldoen. Indien verbetering niet zichtbaar wordt bestaat de mogelijkheid dat de volgende beoordeling uitkomt op ‘voldoet niet’ met verscherpt toezicht tot gevolg. We vertrouwen erop dat het zover niet hoeft te komen. De meest relevante verbeterpunten zijn nog steeds: -

Werk uw VTH-beleid uit voor het onderdeel toezicht en handhaving van bestemmingsplannen, zoals in dit beleidsdocument is aangegeven; Formuleer in het VTH-beleid meetbare doelstellingen voor de periode waarin het beleid van kracht is; Vermeld in het uitvoeringsprogramma welke van de in het beleid opgenomen activiteiten worden uitgevoerd voor de vakgebieden Ruimtelijke Ordening (RO)- en Bouw (toezicht en handhaving); Maak in het jaarverslag inzichtelijk welke activiteiten uit het uitvoeringsprogramma zijn uitgevoerd en vermeld daarbij welke resultaten zijn behaald; dit geldt vooral voor de RO- en Bouwtaken; Draag zorg voor goede monitoring van de resultaten op het gebied van RO en Bouw, zodat naar behoren kan worden geëvalueerd en geprogrammeerd. Dit ontbreekt nu met name ten aanzien van RO en Bouw.

In de bijlage zijn de door ons geconstateerde verbeterpunten vermeld. Verordening Kwaliteit VTH Zoals vermeld in onze uitvoeringsagenda IBT van 2021 toetsen we deze beoordelingsronde of uw college jaarlijks evalueert in hoeverre de kwaliteitscriteria worden nageleefd door de omgevingsdienst en de eigen organisatie en of daarover mededeling wordt gedaan aan de gemeenteraad. De kwaliteitscriteria hebben betrekking op opleidingen, kritische massa en frequentie van de uitvoering van taken per medewerker. Deze criteria zijn in uw gemeente van toepassing op de basis- en plustaken die de Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) uitvoert en de VTH-taken die uw eigen organisatie uitvoert. We hebben geen document aangetroffen waarin uw college evalueert in hoeverre de kwaliteitscriteria worden nageleefd door zowel de ODRU als door uw eigen organisatie. Het is van belang dat uw gemeente erop stuurt dat door de ODRU aan de kwaliteitscriteria wordt voldaan en de gemeenteraad daarover actief informeert. Voor de eigen taakuitvoering is niet geëvalueerd in hoeverre de kwaliteitscriteria worden nageleefd en ook is daarover geen mededeling gedaan aan de gemeenteraad. Wij verzoeken u dringend deze evaluatie jaarlijks uit te voeren en ook hierover te rapporteren aan de gemeenteraad, zodat duidelijk wordt in hoeverre uw gemeente voldoet aan de kwaliteitscriteria en waar de knelpunten liggen.

Vanuit de gemeente is medegedeeld dat de middelen beperkt zijn en dat daardoor ook de beschikbare capaciteit niet optimaal is. Wij adviseren u te analyseren welke capaciteit er benodigd is om op adequaat niveau uw VTH-taken te kunnen uitvoeren.

2

Toezichtregime komende beoordeling Komende beoordeling toetsen we wederom of uw gemeente de processen voor het vakgebied VTH zodanig heeft ingericht dat deze taken naar behoren kunnen worden uitgevoerd. Daarbij kijken we ook naar uw inspanningen in het kader van (de invoering van) de Omgevingswet. Nu de beoordeling van uw taakuitvoering uitkomt op “voldoet deels” valt u de komende beoordelingsronde onder het reguliere toezicht, wat betekent dat de toezichtinformatie inhoudelijk wordt getoetst aan de geldende wet- en regelgeving. Gelet op het aantal en de aard van de verbeterpunten blijven we ambtelijk met uw organisatie in gesprek om te monitoren op verbetering van uw BIG-8 cyclus. Bevindingen en beoordeling Monumenten en Archeologie Toetsingscriteria Bij de beoordeling van dit vakgebied hebben we getoetst of: sprake is van adequate vergunningverlening; de monumentencommissies goed functioneren; - sprake is van adequate advisering in het kader van de archeologische monumentenzorg . Beoordeling De beoordeling van de uitvoering van dit taakveld over 2020 luidt net als vorig jaar ‘voldoet’. Dit betekent dat u grotendeels voldoet aan de wettelijke eisen. Wij baseren dit oordeel op toezichtinformatie die op 16 juli 2021 is ingediend. Uit de ingediende toezichtinformatie blijkt dat bij planologische besluiten rekening is gehouden met archeologische waarden.

Archeologie maakte in 2020 deel uit van de vergunningsprocedure. Bij omgevingsvergunningen voor Rijksmonumenten is advies gevraagd van de Monumentencommissie. Tot slot Hiermee is deze toetsingsronde afgerond. We verzoeken u de hiervoor genoemde verbeterpunten op te pakken en bij de toezichtinformatie voor de volgende beoordelingsronde een overzicht te voegen met de ondernomen acties naar aanleiding van deze verbeterpunten. In 2022 beoordelen wij de uitvoering van de taken op het gebied van het omgevingsrecht opnieuw. De volledige toezichtinformatie over de periode 2021/2022 ontvangen wij graag zo spoedig mogelijk nadat u deze hebt vastgesteld, maar in ieder geval uiterlijk op 15 juli 2022. Behalve de taakuitvoering van het omgevingsrecht, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen informatiebeheer, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Zie utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via deze kaart ook toegankelijk.

daarvoor

www.provincie-

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, namens hen,

A.J. Schaddelee Gedeputeerde Mobiliteit, Recreatie en Toerisme, Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving, Communicatie en Participatie

3

Overzicht verbeterpunten VTH Rapportage en evaluatie 1. Maak inzichtelijk hoe de prioritering voor VTH tot stand is gekomen. Toelichting: hier worden de onderliggende risicoanalyses bedoeld, die bij de prioriteitenmatrixen horen. Deze informatie is niet aangetroffen bij de ingediende toezichtinformatie. Tijdens het ambtelijke gesprek op 25 oktober 2021 is duidelijk geworden dat de risicoanalyses nog moeten worden geactualiseerd. 2. Voer periodiek een rapportage uit ten aanzien van het toezicht- en handhavingsbeleid over RO, Bouw en Milieu. Stel deze vast en stuur deze ter informatie aan de gemeenteraad. Toelichting: het huidige beleid bevat geen evaluatie van het voorgaande beleid; wij adviseren u de periodieke rapportage van het beleid uit te voeren voordat u het huidige beleid voor de VTH-taken die u zelf uitvoert actualiseert. Wanneer vervolgens de periodieke beleidsevaluatie wordt opgenomen in het jaarverslag, ontsnapt dit niet aan de aandacht. 3. Maak in het -jaarverslag inzichtelijk welke activiteiten uit het uitvoeringsprogramma van het voorgaande jaar zijn uitgevoerd en vermeld daarbij welke resultaten zijn behaald; dit geldt vooral voor de RO- en bouwtaken. Toelichting: in het jaarverslag over 2020 zijn alleen de bestede uren en het totale aantal controles vermeld. 4.

Stel het jaarverslag tijdig vast, zodat bij het opstellen van het uitvoeringsprogramma voor het nieuwe jaar rekening kan worden gehouden met de conclusies en aanbevelingen uit het jaarverslag. Toelichting: het jaarverslag VTH over 2020 is op 6 juli 2021 vastgesteld. Strategisch beleid 5. Werk het beleid uit met betrekking tot toezicht en handhaving van bestemmingsplannen, zoals is aangegeven in paragraaf 7.4 van het VTH-beleidsdocument. 6. Formuleer in het beleid heldere en meetbare doelstellingen die gekoppeld zijn aan gestelde prioriteiten. Toelichting: in het beleid zijn geen doelstellingen geformuleerd. Operationeel beleid 7. Geef aan welke toezichtstrategieën worden gebruikt om de doelen te bereiken. Toelichting: er zijn geen doelen in het VTH-beleid opgenomen, zodat er ook geen koppeling is tussen strategieën en doelen. Programma en organisatie 8. Stel het uitvoeringsprogramma VTH tijdig vast, zodat bij aanvang van het nieuwe jaar de uitvoering kan plaatsvinden volgens een actueel programma en maak dit vervolgens bekend aan de gemeenteraad. Van belang is dat bij het schrijven van het jaarlijkse uitvoeringsprogramma rekening kan worden gehouden met de conclusies en aanbevelingen uit het jaarverslag. Toelichting: het uitvoeringsprogramma VTH voor 2021 is pas op 6 juli 2021 vastgesteld en is daarna niet bekend gemaakt/opgestuurd aan de gemeenteraad. 9.

Maak in het uitvoeringsprogramma inzichtelijk welke activiteiten op het vakgebied van RO (handhaving bestemmingsplannen, aanpak strijdig gebruik) en Bouw worden uitgevoerd. Toelichting: In productblad 4, behorende bij het gecombineerde jaarverslag 2020/uitvoeringsprogramma 2021 is globaal aangegeven welke acties in 2021 zijn gepland, echter zonder verdere onderbouwing, zonder vermelding van de benodigde uren/capaciteit en zonder koppeling met beleidsdoelen (deze zijn nog niet in het huidige beleid opgenomen). 10. Maak de personele en financiële middelen die benodigd zijn voor het uitvoeren van de voorgenomen activiteiten inzichtelijk en waarborg deze in de begroting. Toelichting: in het uitvoeringsprogramma 2021 is alleen de beschikbare formatie vermeld.

4

Voorbereiding, uitvoering en monitoring 11. Maak voor RO en Bouw een beschrijving van de procedures en de bijbehorende informatievoorziening. Deze beschrijving moet betrekking hebben op de uitvoering van de VTH-taken en het voorbereiden, geven en uitvoeren van bestuurlijke sancties. Toelichting: deze procedures en informatievoorziening hoeven niet per se op papier beschikbaar te zijn. We raden u aan deze integraal op te nemen in de nieuwe registratietool (zie ook verbeterpunt 12). 12. Zorg dat uw organisatie de resultaten en voortgang van de uitvoering van het uitvoeringsprogramma en het bereiken van de gestelde doelen monitort voor VTH-zaken op het gebied van RO en Bouw. Toelichting: in productblad 2 van het jaarverslag 2020/uitvoeringsprogramma 2021 is vermeld dat een nieuwe tool wordt ontwikkeld voor monitoring van de binnengekomen zaken. Uit de toezichtinformatie en het ambtelijk gesprek blijkt dat aan optimalisering van de registratietool ‘Djuma’ wordt gewerkt.

5