E1. RIB Toezicht informatie- en archiefbeheer 2024 2025 door gemeentearchivaris

Raadsinformatiebrief

Nummer 606901/617967 Datum 6 januari 2025 Opgesteld door H. van Hell Telefoonnummer 0318 578 150 E-mail h.van.hell@renswoude.nl

Onderwerp Toezicht informatie- en archiefbeheer 2024/2025 door gemeentearchivaris Samenvatting Archief Eemland heeft haar jaarlijkse Toezichtverslag informatiebeheer gestuurd. De beoordeling is ‘ruim voldoende’. Op basis van de aanbevelingen en verbeterpunten hebben we een Verbeterplan Informatiebeheer 2026 geschreven. Beide documenten bieden we hierbij ter kennisname aan de gemeenteraad aan. Inhoud De gemeentearchivaris (i.c. Archief Eemland) rapporteert jaarlijks over het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Renswoude. Het college stelt hierop een Verbeterplan Informatiebeheer vast en brengt vervolgens verslag uit aan de raad conform art. 17 van de Archiefverordening. Bijgaand ontvangt u het verslag van de gemeentearchivaris met begeleidende brief. De gemeentearchivaris geeft de gemeente de kwalificatie ‘ruim voldoende’ (75,5 van 100 punten) voor het informatie- en archiefbeheer. Hij benoemt een aantal positieve punten van afgelopen jaar en herhaalt de verbeterpunten die nog open staan. Omdat we op veel punten wel voortgang tonen maar het verbeterpunt nog niet hebben afgerond, is de score hetzelfde als vorig jaar. Een aantal beleidsstukken als kaders voor digitaal werken ontbreken nog. Ook zijn we nog aan het werk met in kaart brengen van de processen en informatiestromen binnen de organisatie.

De gemeentearchivaris constateert ook dat de formatie voldoende is voor dagelijkse bedrijfsvoering maar krap is om extra taken uit te voeren. We hebben een Verbeterplan informatiebeheer 2026 opgesteld op basis van de aanbevelingen en verbeterpunten van de gemeentearchivaris. We hebben de verbeterpunten geprioriteerd en van een planning voorzien. Het verbeterplan dient als een actieplan om het informatiebeheer van de gemeente steeds te blijven verbeteren. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Renswoude, Gemeente Renswoude Postadres Postbus 8, 3927 ZL Renswoude Bezoekadres Dorpsstraat 4 3927 BD Renswoude

Pagina 1 van 2

Telefoon E-mail Website

0318 - 578 150 info@renswoude.nl renswoude.nl

KvK BTW IBAN

32163726 001104512B01 NL77 BNGH 0285 0070 84

de secretaris {{esl:Signer1:SigningDate:size(200,20)}} {{esl:Signer1:capture:size(200,50)}} {{esl:Signer1:signature:size(200,50)}} E.J. Jansonius de burgemeester {{esl:Signer2:SigningDate:size(200,20)}} {{esl:Signer2:capture:size(200,50)}} {{esl:Signer2:signature:size(200,50)}} P. Doornenbal-van der Vlist

Bijlagen: 1. Toezichtverslag 2024 (2025) van de gemeentearchivaris 2. Brief bij Toezichtverslag 2024 (2025) van de gemeentearchivaris 3. Verbeterplan Informatiebeheer 2026

Pagina 2 van 2