E. Toezichtrapportage gemeente Renswoude over het jaar 2020 (2021)

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021)

Inhoud 1. 2. 3. A. B. C. 4. 5. 6. 7. 8.

Inleiding jaarverslag ......................................................................................................................... 1 Beoordeling provinciale toezichthouder verslagjaar 2018 - 2019 .....................................................1 Beoordeling gemeentearchivaris verslagjaar 2020 (2021) ............................................................... 2 COVID-19 en informatiebeheer ...................................................................................................... 2 Toelichting bij de door u aangeleverde informatie .......................................................................... 2 Nadere aandachtsgebieden ............................................................................................................ 4 Tabel beoordeling informatiebeheer .............................................................................................. 6 Tabel beheerinstrumenten en –plannen, aan- en afwezigheid ......................................................... 7 Verbonden partijen ......................................................................................................................... 9 Alle verbeterpunten op een rij........................................................................................................

12 Bijlage: geraadpleegde bronnen .................................................................................................... 14

1. Inleiding jaarverslag In overeenstemming met artikel 10 van de Archiefverordening gemeente Renswoude 2017 is de gemeentearchivaris van Renswoude belast met het toezicht op het gemeentelijke informatie- en archiefbeheer bij uw gemeente en is ook de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (depot Archief Eemland in Amersfoort). De gemeentearchivaris doet hiervan, in overeenstemming met artikel 15 en 16 van de Archiefverordening, jaarlijks verslag aan uw college, dat verantwoordelijk is voor de (bestuurlijke) zorg op de naleving van de Archiefwet 1995. Het verslag van dit jaar betreft de nietovergebrachte archieven. Voor het verslagjaar over 2021 (2022) wordt ook een integraal verslag door mij opgesteld van de overgebrachte archiefbescheiden in uw archiefbewaarplaats bij de gemeente Amersfoort. Met het jaarverslag van de gemeentearchivaris legt uw college verantwoording af aan de gemeenteraad, zoals voorgeschreven in artikel 17 van de Archiefverordening. Deze toezichtinformatie c.q. jaarverslag wordt eveneens door u toegezonden aan de interbestuurlijke toezichthouder, Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht. 2. Beoordeling provinciale toezichthouder verslagjaar 2018 - 2019 In 2020 is door mij de toezichtrapportage over het jaar 2019 (2020) opgesteld. De rapportage is na het bestuurlijke traject tijdig toegezonden aan het college van Gedeputeerde Staten.

Door grote werkdruk bij de provincie heeft de beoordeling van de toezichtrapportage 2019 (2020) nog niet plaatsgevonden. Recentelijk heb ik overleg gehad met de interbestuurlijk toezichthouder. De conclusie uit dit gesprek luidt: ‘de toezichtrapportage over 2019 (2020) en deze rapportage over 2020 (2021) zullen integraal worden beoordeeld’. Het voordeel van deze aanpak is een beoordeling die de actuele stand weergeeft van uw informatiebeheer. Om dit te realiseren dient mijn rapportage over 2020 (2021) tijdig bij Gedeputeerde Staten te worden ingediend.

1

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021) 3. Beoordeling gemeentearchivaris verslagjaar 2020 (2021) A. COVID-19 en informatiebeheer In maart 2020 heeft het Kabinet de eerste maatregelen getroffen tegen de verspreiding van COVID-19, de intelligente lockdown. Tijdens het schrijven van deze rapportage zijn er nog steeds (strenge) maatregelen van het Kabinet, waaronder het zoveel mogelijk thuiswerken om het COVID-19 te beteugelen. Dit heeft gevolgen voor uw organisatie en in het bijzonder voor het informatiebeheer. B. Toelichting bij de door u aangeleverde informatie In uw document “Uitgevoerde werkzaamheden over het jaar 2020 (2021) m.b.t. archief- en informatiebeheer van gemeente Renswoude’ heeft u de volgende nadere toelichting gegeven: ‘Uit de beoordeling over het afgelopen jaar zijn een aantal verbeterpunten overgebleven, welke deels zijn opgepakt. Over het grote geheel is er veel verbeterd en er is een omslag gemaakt naar digitaal werken. Door de verhuizing naar een ander pand, is al het papier bij de Div’ers terecht gekomen en beoordeeld op bewaren of vernietigen. Deze analoge en ook onze digitale informatie wordt duurzaam1 beheerd. Er wordt gewerkt aan een Handboek Vervanging en er is overzicht2 waar alle archiefwaardige informatie zich bevindt en alle informatie is onder professioneel beheer.

Er is een jaarplan opgesteld, waar de verbeterpunten op terug komen.’

Alle nog te bewaren dossiers zijn overgeplaatst naar de archiefruimte van de gemeente Rhenen en worden overgebracht zodra dat verplicht is volgens de Archiefwet 1995. De dossiers die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen zijn eveneens overgebracht naar de archiefruimte van Rhenen. In mijn inhoudelijke beoordeling ga ik hier verder op in en worden de bevindingen nader uitgewerkt. Aanpak In voorgaande jaren is telkens bij het toezicht op het informatiebeheer gebruik gemaakt van door de VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). De KPI’s werden door uw organisatie ingevuld en aan mij toegezonden als achtergrondinformatie voor het verslag. Dit jaar wijk ik daar bewust van af. De reden hiervan is mijn verzoek aan u tot het opstellen van het verbeter- en activiteitenplan voor de jaren 2021 – 2022. Positieve ontwikkelingen Een positieve ontwikkeling, die ik wil melden is dat uitvoering is gegeven aan mijn verbeterpunt 9 uit de laatste toezichtrapportage over 2019 (2020): ‘Zorg ervoor dat voor de verbouwing van het gemeentehuis geen fysieke dossiers meer aanwezig zijn in het bouwdeel dat wordt verbouwd. Betrek de gemeentearchivaris tijdig bij vraagstukken, voor tijdens en na de verbouwing, die betrekking hebben op het informatie- en archiefbeheer.’ De realisatie van het punt heeft in het eerste kwartaal van 2021 plaatsgevonden.

Uit het jaarplan blijkt ook dat doorlopend, het jaar door, aandacht is voor: a. Beheer van en communicatie over het zaaksysteem Djuma; b. Het beheer van de scanner. Belangrijk voor de transitie van analoog naar digitaal en hiermee de duurzaamheid waarborgen door een juist beheer; c. Het beheer van de i-Navigator als beheersmiddel om de informatiehuishouding in uw organisatie centraal in kaart te brengen en te beheren; d. Het selectieproces bewaren en tijdig vernietigen.

1 Dit is niet aangetoond met een onderbouwing. Geldt voor analoog als voor digitaal (zaaksysteem en taakspecifieke applicaties). Door

werkdruk is deze vraag (nog) niet beantwoord. 2 Overzicht (archiefwaardige) informatie is niet beschikbaar. Door werkdruk is deze vraag (nog) niet beantwoord.

2

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021) Verbeter- en activiteitenplan Renswoude Het door u aangeleverde jaarplan DIV2021 en het document ‘uitgevoerde werkzaamheden over het jaar 2020, is gebaseerd op de verbeterpunten uit mijn vorige toezichtinformatie en de beoordelingsbrief van de provincie. Deze verbeterpunten zijn terug te vinden in hoofdstuk 7 van deze rapportage. Aan de openstaande activiteiten/verbeterpunten zijn door u planningsdatums gehangen. De ambities in het jaarplan zijn van een hoog niveau en ik heb mijn twijfels over de haalbaarheid in deze COVID-19 pandemie. De beschikbaarheid van voldoende tijd en digitale vaardigheden bij de betrokken medewerk(st)ers om de transitie van analoog informatiebeheer naar volledig digitaal informatiebeheer te kunnen realiseren. Digitaal werken vraagt veel van DIV-medewerkers en ook om andere expertise. Zeker met het instrumentarium en de kennis van en over deze beheerinstrumenten, die nodig is om de informatie duurzaam te beheren. De DIV-medewerk(st)ers moeten nieuwe kennis ophalen door specifieke opleidingen te gaan volgen om competenties, vaardigheden en attitude af te stemmen op het digitaal informatiebeheer. Bijna alle verbeterpunten en activiteiten zijn gepland in 2021. De vraag is, gelet op de ervaringen, of dit realistisch en uitvoerbaar is.

In het gesprek tussen Renswoude, Archief Eemland en de provincie heeft het afdelingshoofd benadrukt dat de focus, zoveel mogelijk, ligt op het wegwerken van de analoge informatie (archief). Mijn beoordeling Dit is voor mij ook de reden om aanvullende verbeterpunten op te nemen, zoals het integraal monitoren door mij, als gemeentearchivaris, van het door u aangeleverde plan. Door het rapporteren van de voortgang van het verbeterplan kan ik mijn rol als toezichthouder invullen en wordt u organisatie scherp gehouden om de genoemde ambities in het plan, door eventuele bijsturing, het daadwerkelijk en op tijd realiseren van de punten. Verbeterpunt 1: Rapporteer in de maanden september december 2021 aan mij over de inhoudelijke voortgang van alle punten in uw verbeter- en activiteitenplan 2021 – 2022. In het jaarplan wordt gesproken dat in het eerste kwartaal van 2021 het postproces op orde zal zijn. Dit is een positieve ontwikkeling en een goede eerste stap. Wat al eerder in toezichtrapportages als verbeterpunt is geduid is om alle (taakspecifieke) applicaties in kaart te brengen en deze te onderzoeken op relevante duurzame informatie. Met het in kaart brengen kan een risicoanalyse 3 uitkomst bieden hoe deze informatie onder professioneel beheer van uw organisatie gebracht kan worden.

Verbeterpunt 2: maak een analyse op basis van het informatieoverzicht (taak) specifieke applicaties op basis van het risico op verlies van informatie, duurzame opslag en tijdige selectie op archiefvernietiging. Breng de informatie op basis van risicoklassen onder professioneel beheer. Dit geldt met name voor applicaties waarin informatie langer dan 7 jaar of permanent in goede, geordende en toegankelijke staat dient te blijven.

3

De vraag aan Renswoude: ‘het een integraal postproces of is het postproces zaaksysteem? En wat is de relatie met de TSA (applicaties) en het genoemde postproces?’ Door werkdruk is deze vraag (nog) niet beantwoord.

3

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021) U geeft aan in het document ‘Uitgevoerde werkzaamheden 2020’ dat een overzicht4 voorhanden is van de gebruikte applicaties. De ICT-coördinator van de gemeente Veenendaal is ervan bewust dat DIV betrokken zal gaan worden bij de aanschaf van applicaties en modules. In het tweede kwartaal 2021 staan de volgende activiteiten op de agenda: Handboek Djuma (zaaksysteem) en de sjablonen van de G-schijf verwijderen. Achtereenvolgens in het derde kwartaal 2021 staat de koppeling Djuma met de i-Navigator en de digitale handtekening op het programma. Om vervolgens in 2022 de G-schijf op te gaan schonen. Al deze zaken komen voort uit het verbeterpunt 1 van Gedeputeerde Staten bij hun beoordeling over 2018 - 2019. In het vierde kwartaal 2021 staat de conversie gepland van Verseon naar Djuma. Het is belangrijk om mij hierbij in een vroeg stadium te betrekken overeenkomstig artikel 6 van uw Besluit informatiebeheer gemeente Renswoude 2017. Dit is de (deel) uitwerking van verbeterpunt 1 van Gedeputeerde Staten, beoordeling over 2018 – 2019. In hetzelfde kwartaal van 2021 wordt eveneens gestart met het informatiebeleidsplan. Dit betreft verbeterpunt 3 (2018-2019) van Gedeputeerde Staten. Mijn adviseurs van Archief Eemland lezen graag, in een vroeg stadium, mee. C.

Nadere aandachtsgebieden Lokale wet- en regelgeving De Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer van uw gemeente, respectievelijk door de gemeenteraad vastgesteld op 27 juni 2017 en door uw college op 11 april 2017, zijn aan een actualisatie toe. Waarom? In 2021/2022 wordt de Archiefwet, Archiefbesluit en de Archiefregeling geactualiseerd. Dit betekent dat medio 2022/2023 de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van u gemeente aangepast moet gaan worden. Ik meld dit nu al, omdat in uw plannen voor 2022/2023 hier rekening mee gehouden kan worden. Archiveren van sociale media In uw verbeter- activiteitenplan staat niets over het archiveren van WhatsApp5. Als toezichthouder adviseer ik u dringend om hierop beleid te ontwikkelen en te implementeren en hierbij ook de andere social media te betrekken die uw organisatie gebruikt zoals Twitter, Facebook. Aanvullend hierop moeten ook duidelijke afspraken gemaakt worden over het archiveren van e-mail. Zeker als dit deel uitmaakt van de informatie die essentieel is voor het verloop van het (primaire) werkproces. Verbeterpunt 3: Stel beleid op voor het archiveren van sociale media in relatie tot integraal Informatiebeheer in uw organisatie.

4

Vraag aan Renswoude: ‘document(overzicht) hierover beschikbaar’ Door werkdruk is deze vraag (nog) niet beantwoord.

5 Vraag aan Renswoude: ‘Op de website van Renswoude staat een uitleg over Whatsapp i.h.k.v buurtpreventie. Wordt Whatsapp verder nog

gebruikt in de organisatie? ‘. Door werkdruk is deze vraag (nog) niet beantwoord.

4

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021) Digitale bewaarstrategie en ontwikkeling E-depot De organisatie beschikt niet over een E-depot. De ontwikkelingen bij de gemeente Amersfoort c.q. Archief Eemland worden nauwlettend door uw organisatie gevolgd. Daarnaast heeft de provincie in hun laatste beoordeling geconstateerd dat er nog geen digitale bewaarstrategie is. Ik heb als toezichthouder van Amersfoort en Renswoude afgesproken dat uw organisatie kan aansluiten bij de generieke bewaarstrategie, die door de gemeente Amersfoort en Archief Eemland in derde kwartaal van 2021 wordt ontwikkeld. Archiefbewaarplaats In 2020 is door de archiefinspecteur een rapportage opgesteld aan de beheerder van de archiefbewaarplaats Amersfoort, de gemeentearchivaris. De geconstateerde verbeterpunt worden in 2021 opgepakt en gerealiseerd. Daarnaast zal per 2022 een integraal verslag van de gemeentearchivaris opgesteld worden over het beheer van de archiefbewaarplaats van de gemeenten Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest, Woudenberg en de gemeenschappelijke regelingen AVU, BBS, RMN, ParkeerService en Het Waterschapshuis. Dit komt overeen met artikel 16 van Archiefverordening gemeente Renswoude 2017. Informatiebeveiliging Jaarlijks zijn er updates aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd, maar niet tot één actueel handboek verwerkt.

De CISO heeft te kennen gegeven om in 2021 een volledig nieuwe handboek informatiebeveiliging maken. Verbeterpunt 4: Actualiseer in 2021 het handboek informatiebeveiliging en neem hierin mee het autorisatiebeleid voor alle (taakspecifieke) applicaties.

5

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021) 4. Tabel beoordeling informatiebeheer Analoog

Voldoet:✓Voldoet deels:× Voldoet niet:×

Archief-KPI

Digitaal

2019

2020

2019

2020

1

Bewaarstrategie van informatie

✓

✓

X

X6

2

Schema van metagegevens voor vastlegging en vindbaarheid van informatie

✓

✓

X

X

3

Organisatiebreed geordend overzicht van informatie

✓

✓

X

X

4

Kwaliteitssysteem informatiebeheer

X

X

X

X7

5

Archiefruimte voor opslag en beheer van analoge resp. digitale informatie

✓

✓

x

x

6

Digitale vervanging van analoge informatie

n.v.t.

n.v.t.

X

X-8

7

Migratie en conversie van digitale informatie

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

8

Informatiebeheer bij interne reorganisatie, bij externe uitbesteding van taakuitvoering en bij afstoting van taken

X

X+

X

X

9

Waardering en selectie van informatie

✓

✓-9

-

-

10

Beschikbaarstelling van informatie intern en extern, zo nodig beperkt

✓

✓

-

-

Goede, geordende en toegankelijke staat overall

✓-

X-

6 Uw organisatie beschikt niet over een (concept) bewaarstrategie. Dat uw organisatie zich aansluit bij de in 2021 te ontwikkelen

bewaarstrategie van Archief Eemland. 7 Verstrekte informatie: ‘Een overkoepelende visie wordt dan ook direct in de praktijk uitgevoerd, maar is nog niet aan het papier toevertrouwd.’ Jaarplan 2021 – 2022 vierde kwartaal 2021 8 Concept handboek vervanging en handboek DIV is beoordeeld door Archief Eemland. In jaarplan 2021 – 2022: derde en vierde kwartaal 2021 9 Wordt opgepakt in 2021. De processen-verbaal van de goedgekeurde vernietigingslijsten van de ‘afgelopen jaren’ moeten nog worden opgesteld door uw organisatie.

6

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021) 5. Tabel beheerinstrumenten en –plannen, aan- en afwezigheid Naast de maatregelen op het terrein van beleid en organisatie is het voor de kwaliteitsborging van informatie nodig hieronder opgesomde beheerinstrumenten te hanteren. In onderstaand overzicht zijn de noodzakelijke beheerinstrumenten en –plannen in het kader van de Archief-KPI’s opgenomen en daarbij de stand van zaken binnen de organisatie Aanwezig

1

✓

Deels aanwezig

Beheerinstrument(en)

Goede, geordende en toegankelijke staat

3

Schema metagegevens

4

Geordend overzicht van informatie en ZTC Kwaliteitssysteem informatiebeheer

5

Archiefruimte c.q. bewaarplaats voor opslag en beheer van analoge, en van digitale informatie

6

Niet aanwezig

Archief-KPI HS 2

Bewaarstrategie van informatie

2

×

× 2019

2020

1. Normen goede, geordende en toegankelijke staat

x

X

2. Lijst van informatiebeheerregimes

x

x

3. Overzicht van te gebruiken materialen voor analoge archiefbescheiden

✓

✓

4. Specificatie van aan te leveren informatie voor opname in eDepotvoorziening

--

--

5. Metagegevensschema (digitaal)

X+

X+10

6. Overzicht van aanwezige informatie (digitaal)

X

X

7. Zaaktypencatalogus cf. ZTC 2.0 met classificatie – i-Navigator

x

x

8. Operationeel kwaliteitssysteem (per beheerregime)

x-

x-

9. Instructie voor opslag en beheer in archiefruimte, en –bewaarplaats (Archief Eemland.

✓

✓

10. Handboek bij calamiteiten (analoog)

✓

✓

11. Archiefruimte (Zaaksysteem + RMS+ storage)

✓-

✓-

12. eDepotvoorziening

--

--11

x

x+12

7

Digitale vervanging van analoge informatie

13. Handboek(en) vervanging

8

Migratie of conversie van digitale informatie

14. Conversieplan(nen)13

n.v.t.

n.v.t

9

Informatiebeheer bij reorganisatie, etc.

15. Wijzigingsplan(nen)

n.v.t.

n.v.t.

10

Waardering en selectie van informatie

✓-

✓

10

16. Selectielijst(en) VNG

Zit in i-navigator en wordt gebruikt voor het zaaksysteem

11 Zie bladzijde 5: ‘Digitale bewaarstrategie en ontwikkeling E-depot 12 Staat in de planning voor 2021 voor het reguliere handboek, en ook het handboek vervanging bouwvergunningen. 13 Staat in de planning voor 2021 (Verseon  Djuma).

7

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021)

Aanwezig

11

✓

Deels aanwezig

Beschikbaarstelling van informatie intern en extern, zo nodig beperkt

×

Niet aanwezig

×

17. Lijst lokale afwijkingen n.a.v. hotspot-monitor

X

X

18. Autorisatiebeleid of -tabel (voor alle applicaties)

X

X14

19. Verwerkingsregister AVG15

✓

✓

20.Lijst beperkingsgronden openbaarheid Archiefwet 1995

✓

✓

14 Jaarlijks zijn er updates aan het college voorgelegd, maar zijn nog niet tot één verwerkt actueel document. De CISO wil in 2021 een volledig

nieuwe handboek informatiebeveiliging maken. Zie ook mijn verbeterpunt 4. 15 Register verwerkingen en datalekken - Privacystatement - Bestuur & organisatie - Gemeente Renswoude

8

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021) 6. Verbonden partijen Inleiding In dit hoofdstuk komen de meeste van uw verbonden16 partijen aan de orde. Uw organisatie mandateert taken aan deze verbonden partijen. Dit betekent voor het informatie- en archiefbeheer dat u daar wel verantwoordelijk voor blijft als zorgdrager, volgens, in overeenstemming met artikel 30 van de Archiefwet 1995. Het is van essentieel belang dat met deze partijen goede afspraken worden gemaakt over het informatie- en archiefbeheer. Dit geldt zeker bij het aangaan van nieuwe samenwerkingen. Wanneer in het (recente) verleden geen afspraken zijn gemaakt met uw verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer adviseer ik u dringend om dit alsnog te regelen. Tot slot is het belangrijk om ook afspraken te maken wanneer u besluit om uit te treden uit een verbonden partij en hoe u uw informatie terugkrijgt van de verlatende partij. In de door u verstrekte informatie geeft u aan dat er een overzicht is van welke verbonden partijen er zijn, te weten: AVU Afval Verwijdering Utrecht, GGD-regio Utrecht, OdrU Omgevingsdienst regio Utrecht en VRU Veiligheidsregio Utrecht. U geeft aan dat met de meeste partijen afspraken zijn gemaakt over het archief- en informatiebeheer en deze zijn vastgelegd.

Ik moet constateren dat de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper en de Gemeenschappelijke Regeling Regio FoodValley ontbreken in de door u aangeleverde informatie. Als toelichting zegt u echter dat het complete overzicht nog aan het ‘papier’ moet worden toevertrouwd. Dit is voor mij de reden om het volgende (herhaalde) verbeterpunt nogmaals te duiden ondanks dat u dit heeft opgenomen in het jaarplan 2021- 2022 om dit te realiseren in het 4e kwartaal 2021. Verbeterpunt 5: Maak, waar dit nog niet is gedaan, praktische beheerafspraken met verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer en leg deze afspraken vast. Zorg er verder voor dat de periodieke evaluatie van deze afspraken in het kwaliteitssysteem informatiebeheer geborgd is. Afvalverwerking Utrecht (AVU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Soest Maart 2020 is het toezichtverslag opgesteld. Een vijftal verbeterpunten zijn geconstateerd. In 2020 zijn hiervan drie punten gerealiseerd. De AVU heeft een analoog archief. Dit is op orde. De overgang naar een digitaal archief is nog niet gerealiseerd, aangezien zij graag willen aansluiten bij de ontwikkelingen bij het Reinigingsbedrijf Midden Nederland (RMN).

Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper Toezichthouder: gemeentearchivaris Barneveld Er is geen verslag over het informatiebeheer beschikbaar van de toezichthouder. Samenwerkingsvorm: bedrijfsvoeringsorganisatie Doel regeling: De Valleihopper werkt met professionele vervoersbedrijven en chauffeurs. Of u nu speciaal aangepast vervoer nodig hebt of niet, wij vervoeren u comfortabel en veilig. We beschikken over taxiauto’s en taxibusjes, ook voor aangepast vervoer. De Valleihopper valt onder de verantwoordelijkheid van Regio Foodvalley, een samenwerkingsverband van de gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Veenendaal en Wageningen.

9

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021) Gemeenschappelijke Regeling Regio FoodValley Toezichthouder: gemeentearchivaris Ede Er is geen verslag over het informatiebeheer beschikbaar van de toezichthouder. Samenwerkingsvorm: openbaar lichaam. Doel regeling: De gemeenschappelijke regeling wordt getroffen om de FoodValley regio een Europese topregio te maken op het gebied van kennis, ontwikkeling en innovatie in de agro-foodsector door versterking van het vestigingsklimaat en de kwaliteit van de leefomgeving. De gemeenschappelijke regeling Regio FoodValley werkt daartoe samen met ondernemers en onderwijs/onderzoek. Regio FoodValley concentreert zich op de terreinen economie, werkgelegenheid, ruimtelijke ontwikkeling, wonen en mobiliteit. Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Sinds de uitbraak van het coronavirus heeft de GGDrU alle zeilen moeten bijzetten. De reguliere taken GGDrU werden afgeschaald en het zwaartepunt verschoof naar het crisisteam. Toen het besef doordrong dat het coronavirus meer duurloop ging krijgen, werden medewerkers aangenomen en opgeleid. Ook werd voor de coronawerkzaamheden een projectmatige organisatie opgezet: het Coronabedrijf GGDrU.

Door aanpassing van de (tijdelijke) organisatiestructuur van de GGDrU konden vanaf 1 september de reguliere taken GGDrU weer opgepakt worden. Zo ook werden ook activiteiten opgestart ter verbetering van o.a. de informatiehuishouding, die on hold waren gezet: de invoering van zelforganisatie, de implementatie van de applicaties SharePoint en GGiD, en het inrichten van een scanstraat. De actualisering van de samenwerkingsovereenkomst van de GGDrU en Het Utrechts Archief voor het toezicht tot 2023 is eind 2020 in gang gezet. Hierbij moest worden onderkend dat voorgenomen toezichtactiviteiten in 2020 grotendeels geen doorgang konden vinden door de coronamaatregelen. Het aanwijzen en vaststellen van een Archief hotspot Corona is voor 2021 op de agenda van de GGDrU gezet. Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) met statutaire vestigingsplaats Zeist Toezichthouder: gemeentearchivaris Amersfoort (Archief Eemland) De Omgevingsdienst regio Utrecht is statutair gevestigd in Zeist. De gemeente Zeist heeft het toezicht op het informatie- en archiefbeheer vanaf het verslagjaar 2019 belegd bij de gemeentearchivaris van Amersfoort en wordt uitgevoerd door de archiefinspecteur. Bij brief 24 augustus 2020 heeft Gedeputeerde Staten in het kader van het interbestuurlijk toezicht over 2018 -2019 (eerste helft 2020) beoordeeld als ‘redelijk adequaat’.

In het oog springt de ondersteuning van het verbeterpunt van de gemeentearchivaris, door GS, van de in bruikleen verstrekte analoge dossiers, die retour moeten naar de deelnemende gemeenten als zorgdrager. In juli 2020 is het toezichtverslag door de gemeentearchivaris opgemaakt over de periode 2019 – juni 2020. In het verslagjaar zijn een negental verbeterpunten geconstateerd. Een viertal (belangrijke) verbeterpunten zijn gepland in 2021.

10

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021) Het vervolgtoezicht, na juni 2020, op het informatie- en archiefbeheer is wederom door de gemeente Zeist belegd bij de gemeentearchivaris van Amersfoort. Het toezicht zal bestaan uit het opleveren door de ODRU van een integraal en realistisch verbeterplan 2021 - 2022. Dit plan zal door de gemeentearchivaris worden beoordeeld op de uitvoerbaarheid. Het plan zal daarnaast gedurende het jaar op gezette tijden worden gemonitord. Veiligheidsregio Utrecht (VRU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Vanwege de coronamaatregelen werkten de medewerkers van de VRU vanaf medio maart 2020 niet op locatie, met uitzondering van toezichtsactiviteiten. Nadat de onderhandelingen met de zaaksysteemleverancier Brein door de VRU waren stopgezet, volgde inzet op een nieuw document managementsysteem (DMS). Het aanbestedingstraject voor het DMS werd in doorlopen; de gunning was eind 2020 nog niet bekend. De transitie van het team Informatiebeheer van de VRU van operationeel naar tactisch niveau kwam tot een afronding, door plaatsing van de adviseurs bij team Informatiemanagement en ICT (I&I). Voorts werden in december met het aantreden van een teamleider Informatievoorziening, hoofd Informatiemanagement & ICT en chief information Officer (CIO) openstaande functies binnen het onderdeel I&I ingevuld.

De organisatiebrede omwenteling ter verbetering van het digitale informatiebeheer ging in het najaar van start. Het handboek ‘Digitale vervanging archiefbescheiden 2021-2024’ van de VRU werd getoetst door Het Utrechts Archief. Het formele advies van de archivaris op dit handboek en het daarop voorgenomen vervangingsbesluit, is over de jaarwisseling naar 2021 heen gepland. In april werd de Archief hotspot ‘COVID-19 VRU’ vastgesteld en een plan van aanpak voor de uitvoering hiervan geschreven. De samenwerkingsovereenkomst van de VRU en Het Utrechts Archief voor het toezicht werd tot en met 2022 geactualiseerd, met daarin voorzien een follow-up op de al uitgevoerde nulmeting naar de informatiehuishouding bij de VRU.

11

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021)

7. Alle verbeterpunten op een rij Verbeterpunten rapportage gemeentearchivaris 2020 (2021) 1. Rapporteer in de maanden september en december 2021 aan mij over de inhoudelijke voortgang van alle punten in uw verbeter- en activiteitenplan 2021 – 2022. 2. Maak een analyse op basis van het informatieoverzicht (taak) specifieke applicatie op basis van de risico op verlies van informatie, duurzame opslag en tijdige selectie op archiefvernietiging. Dit geldt met name voor applicatie waarin informatie langer als 7 jaar of permanent in goede, geordende en toegankelijke staat dienen te blijven. 3. Stel beleid op voor het archiveren van sociale media in relatie integraal Informatiebeheer in uw organisatie. 4. Actualiseer in 2021 het handboek informatiebeveiliging en neem hierin mee het autorisatiebeleid voor alle (taakspecifieke) applicaties. 5. Maak, waar dit nog niet is gedaan, praktische beheerafspraken met verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer en leg deze afspraken vast. Zorg er verder voor dat de periodieke evaluatie van deze afspraken in het kwaliteitssysteem informatiebeheer geborgd is. Uit de vorige toezichtrapportage van 2019 (2020) van de gemeentearchivaris staan de volgende verbeterpunten17 nog open: 6. Voer in het eerste halfjaar van 2021 een externe RODIN-audit uit om vast te stellen of er hiaten zijn in het (digitale) Informatie- en archiefbeheer.

(Zie mijn rapportage 2018 - 2019 punt 4). Stand van zaken: geen uitvoering aangegeven en is niet opgenomen in het jaarplan 2021-2022. 7. Geef in 2020, zodra dat mogelijk is, uitvoering aan uw voornemen om de papieren dossiers overeenkomstig de machtiging van de gemeentearchivaris te vernietigen. Stand van zaken: in het jaarplan 2021- 2022 wordt aangegeven dat hier in 2021 aan wordt gewerkt binnen de beperkingen van COVID-19. 8. Stel een onderzoek in naar de formatie voor informatiebeheer in relatie tot de opgaven die gemoeid zijn om de verbeterpunten en aanbevelingen te kunnen realiseren. (Zie mijn rapportage 2018 - 2019 punt 8). Stand van zaken: aan dit verbeterpunt is tot op heden geen gevolg aangegeven. Er is een bedrag van € 10.000,00 beschikbaar voor training van personeel en advisering door een extern bedrijf. 9. Zorg ervoor dat voor de verbouwing van het gemeentehuis geen fysieke dossiers meer aanwezig zijn in het bouwdeel dat wordt verbouwd. Betrek de gemeentearchivaris tijdig bij vraagstukken, voor tijdens en na de verbouwing, die betrekking hebben op het informatie- en archiefbeheer. Stand van zaken: verbeterpunt is uitgevoerd. Zie Activiteitenplanning Informatiebeheer Renswoude.

17 Nummering verbeterpunten gelijk aan de rapportage 2019 (2020).

12

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021) Herhaalde verbeterpunten 2018 – 2019 van Gedeputeerde Staten: 1. Zorg ervoor dat u zo snel mogelijk alle noodzakelijke randvoorwaarden om volledig digitaal te werken opstelt, vaststelt en implementeert. Denk hierbij aan een Handboek Vervanging voor alle processen, het vervangingsbesluit, een digitale bewaarstrategie en metadataschema. Stand van zaken: • Handboek vervanging bouw- en milieudossiers t/m 2012 en het vervangingsbesluit: in het jaarplan 2021-2022 opgenomen in het tweede kwartaal 2021. • Generiek handboek vervanging/handboek DIV: in het jaarplan 2021-2022 opgenomen in het derde/vierde kwartaal. • Bewaarstrategie: In overleg met Archief Eemland tijdelijk on hold gezet in afwachting bewaar-strategie gemeente Amersfoort/Archief Eemland. • Metadataschema: geen informatie ontvangen van de gemeente Renswoude. 2. Stel een compleet en logisch samenhangend overzicht op van alle archiefwaardige informatie binnen uw organisatie en breng dit onder professioneel beheer. Stand van zaken: Er wordt hierover gesproken, maar is niet aangetoond door een overzicht. Oorzaak werkdruk. 3. Stel een overkoepelende visie en informatiebeleidsplan op. Stand van zaken: in jaarplan 2021-2022 opgenomen voor het 4e kwartaal 2021. 4.

Stel een kwaliteitssysteem op en vast en zorg ervoor dat deze binnen uw hele organisatie wordt geïmplementeerd en geborgd. Stand van zaken: in jaarplan 2021-2022 opgenomen voor het 4e kwartaal 2021. 5. Maak, waar dit nog niet is gedaan, praktische beheerafspraken met verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer en leg deze afspraken vast. Zorg er verder voor dat de periodieke evaluatie van deze afspraken in het kwaliteitssysteem informatiebeheer geborgd is. Stand van zaken: zie mijn nieuwe verbeterpunt 4 2020 (2021).

13

Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2020 (2021) 8. Bijlage: geraadpleegde bronnen • Aangepaste toelichting bij KPI over 2019. • Activiteitenplanning Informatiebeheer Renswoude exclusief oplegnotitie met de onderbouwing, april 2021. • Archiefverordening gemeente Renswoude 2017. • Besluit informatiebeheer gemeente Renswoude 2017. • Brief Gedeputeerde Staten van 12 mei 2020 betreffende beoordeling uitvoering Archiefwet over 2018/2019. • Dienstverleningsovereenkomst Sociale Zaken en Werkgelegenheid gemeente Renswoude en gemeente Veenendaal – v14-03-2012def. • Handboek_Informatiebeheer_versie02_20191127. • Informatiebeveiliging, mail 11 juni 2021. • Nadere toelichting Renswoude aangeleverde informatie, mei 2021. • Uitgevoerde werkzaamheden over het jaar 2020 (2021) m.b.t. archief- en informatiebeheer van gemeente Renswoude, stand van zaken op aanbevelingen van de gemeentearchivaris en GS. • Verslag gemeentearchivaris toezicht archief- en informatiebeheer 2018 (2019). • Verslag van de gemeentearchivaris over het informatie- en archiefbeheer gemeente Renswoude over 2019 (2020).

14