E. Brief toezichtverslag gemeente Renswoude informatie en archiefbeheer 2020 (2021)

Aan

Gemeente Renswoude t.a.v. college van burgemeester en wethouders Postbus 8 3927ZL RENSWOUDE 3927 ZL RENSWOUDE

Onderwerp

Ons kenmerk

Toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2020 (2021) 1460757

Datum

14 juni 2021

Uw kenmerk

Geachte college, Hierbij ontvangt u mijn toezichtverslag over het uitgevoerde toezicht in 2020 (2021) op het informatie- en archiefbeheer van uw organisatie. Artikel 15 van de Archiefverordening van de gemeente Renswoude bepaalt dat de gemeentearchivaris verslag uitbrengt aan het college van burgemeester en wethouders over de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte (digitale) archieven. Voor het verslagjaar over 2021 (2022) wordt ook een integraal verslag door mij opgesteld van de overgebrachte archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats bij de gemeente Amersfoort. Dit staat in artikel 16 van de verordening. Met dit toezichtverslag legt het college, in overeenstemming met artikel 17 van de Archiefverordening, verantwoording af over de zorg van het informatie- en archiefbeheer aan de gemeenteraad. Sinds de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht dient u de toezichtinformatie uiterlijk 15 juli a.s. bij Gedeputeerde Staten, als interbestuurlijke toezichthouder, aan te leveren. In maart 2020 heeft het Kabinet de eerste maatregelen getroffen tegen de verspreiding van COVID-19, de intelligente lockdown. Tijdens het schrijven van deze rapportage zijn er nog steeds maatregelen van het Kabinet, waaronder het zoveel mogelijk thuiswerken om het COVID-19 te beteugelen. Dit heeft gevolgen voor de organisatie en in het bijzonder voor het informatiebeheer.

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17

Positieve ontwikkelingen Ondanks Covid-19 zie ik een positieve ontwikkeling, die ik zeker wil melden en dat is dat uitvoering is gegeven aan mijn verbeterpunt 9 uit de laatste toezichtrapportage over 2019 (2020): ‘Zorg ervoor dat voor de verbouwing van het gemeentehuis geen fysieke dossiers meer aanwezig zijn in het bouwdeel dat wordt verbouwd. Betrek de gemeentearchivaris tijdig bij vraagstukken, voor tijdens en na de verbouwing, die betrekking hebben op het informatie- en archiefbeheer.’ De realisatie van het punt heeft in het eerste kwartaal van 2021 plaatsgevonden. Uit het jaarplan blijkt ook dat structureel, het jaar door, aandacht is voor: a. Beheer van en communicatie over het zaaksysteem Djuma; b. Het beheer van de i-Navigator als beheersmiddel om de informatiehuishouding in de organisatie centraal in kaart te brengen en te beheren; c. Het selectieproces bewaren en tijdig vernietigen. Verbeter- en activiteitenplan (jaarplan) Het door u aangeleverde jaarplan DIV2021 en het document ‘uitgevoerde werkzaamheden over het jaar 2020 is gebaseerd op de verbeterpunten uit mijn vorige toezichtinformatie en de toezichtbrief van de provincie. Deze verbeterpunten zijn terug te vinden in hoofdstuk 7 van de rapportage. Aan de openstaande activiteiten/verbeterpunten zijn door u planningsdatums gehangen.

De ambities in het jaarplan zijn van een hoog niveau en ik heb mijn twijfels over de haalbaarheid in deze COVID-19 pandemie/de tijdelijke huisvesting, de verbouw van het gemeentehuis en de terugkeer naar het verbouwde gemeentehuis. De beschikbaarheid van voldoende tijd, menskracht en digitale vaardigheden bij de betrokken medewerk(st)ers om de transitie van analoog informatiebeheer naar volledig digitaal informatiebeheer te kunnen realiseren is een punt van zorg. Digitaal werken vraagt veel van DIV-medewerkers en ook om andere expertise. Zeker met het instrumentarium en de kennis van en over deze nieuw op te zetten beheerinstrumenten, die nodig is om de digitale informatie duurzaam op te slaan en toegankelijk te beheren. Bijna alle verbeterpunten en activiteiten zijn gepland in 2021. De vraag is, gelet op de ervaringen, of dit realistisch en uitvoerbaar is. In het gesprek tussen de gemeente, Archief Eemland en de provincie heeft het afdelingshoofd benadrukt dat de focus, nu zoveel mogelijk, ligt op het wegwerken van de analoge informatie (archief). Dit kan gevolgen hebben voor het verder doorontwikkelen naar volledig digitaal informatieen archiefbeheer.

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17

Mijn beoordeling Dit is voor mij ook de reden om aanvullende verbeterpunten op te nemen, zoals het integraal monitoren door mij, als gemeentearchivaris, van het door u aangeleverde jaarplan. Door het rapporteren van de voortgang van het verbeterplan kan ik mijn rol als toezichthouder invullen en wordt uw organisatie scherp gehouden om de genoemde ambities in het plan, door eventuele bijsturing, daadwerkelijk en op tijd te realiseren van de punten. Verbeterpunten rapportage gemeentearchivaris 2020 (2021) 1. Rapporteer in de maanden september en december 2021 aan mij over de inhoudelijke voortgang van alle punten in uw verbeter- en activiteitenplan 2021 – 2022. 2. Maak een analyse op basis van het informatieoverzicht (taak) specifieke applicatie op basis van de risico op verlies van informatie, duurzame opslag en tijdige selectie op archiefvernietiging. Dit geldt met name voor applicatie waarin informatie langer als 7 jaar of permanent in goede, geordende en toegankelijke staat dienen te blijven. 3. Stel beleid op voor het archiveren van sociale media in relatie integraal Informatiebeheer in uw organisatie. 4. Actualiseer in 2021 het handboek informatiebeveiliging en neem hierin mee het autorisatiebeleid voor alle (taakspecifieke) applicaties. 5.

Maak, waar dit nog niet is gedaan, praktische beheerafspraken met verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer en leg deze afspraken vast. Zorg er verder voor dat de periodieke evaluatie van deze afspraken in het kwaliteitssysteem informatiebeheer geborgd is. De vijf verbeterpunten 2020 (2021) zijn terug te vinden in mijn verslag op bladzijde 12 hoofdstuk 7 ‘alle aanbevelingen van de gemeentearchivaris op een rij’. Dit geldt eveneens voor de stand van zaken van mijn verbeterpunten uit het vorige verslag over 2019 (2020). Voor de verbeterpunten Gedeputeerde Staten uit de beoordeling over 2018 - 2019 verwijs ik naar bladzijde 12 van mijn verslag. Uiteraard ben ik graag bereid om de inhoud van deze brief en het bijbehorende toezichtverslag nader toe te lichten. Ik ontvang graag van uw college een reactie over het verloop en de uitkomsten van het bestuurlijke proces. Met vriendelijke groet,

Chantal Menting Plaatsvervangend gemeentearchivaris BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17