E. Bestuurlijke evaluatie RFV 2018-2022 3 juni 2022

BESTUURLIJKE EVALUATIE 2018-2022 3 juni 2022

INHOUDSOPGAVE Inleiding

3

Analyse gesprekken

4

De samenwerking Onze kracht De inhoud Onze governance De processen

4 5 5 6 7

Tot slot

8

Totaaoverzicht aanbevelingen

9

2 | Bestuurlijke evaluatie 2018-2022 | 3 juni 2022

INLEIDING Op verzoek van het Dagelijks Bestuur is door ons een interne bestuurlijke evaluatie uitgevoerd naar de samenwerking in de regio. Het is goed dat het bestuur regelmatig stil wil staan bij de voortgang van samenwerking. Samenwerking is namelijk nooit af. Deze evaluatie leidt ertoe dat we met elkaar en van elkaar leren. Reflecteren, wat gaat er goed, waar zit onze kracht en waar zijn verbeteringen mogelijk. Om te komen tot deze evaluatie zijn er gesprekken gevoerd met de colleges van de acht deelnemende gemeenten. Ook is er gesproken met een afvaardiging van de Regiocommissie, van de griffiers, van de gemeentesecretarissen en met de regiodirecteur. Aan de hand van deze gesprekken is een analyse opgesteld. De analyse is onderverdeeld in vijf onderwerpen te weten: De samenwerking Onze kracht De inhoud Onze governance De processen Wij hebben geprobeerd een bondige evaluatie op te leveren met bevindingen en denkrichtingen. Deze vindt u in onderstaande analyse terug. Onze aanbevelingen treft u per onderwerp apart weergegeven aan. Wij lichten deze evaluatie graag toe tijdens het overleg van het Dagelijks Bestuur op 8 juni 2022 en het overleg van het Algemeen Bestuur op 10 juni 2022.

Ede, 3 juni 2022 J.M. (Jolanda) de Heer-Verheij, wethouder Rhenen J.J. (Jan) Luteijn, wnd. burgemeester Barneveld H. (Henriëtte) Davelaar-Bloemendal, adviseur regionale samenwerking Regio Foodvalley

Noot: Regio Foodvalley is een samenwerking tussen de drie O’s: Overheid, Ondernemers en Onderwijs/kennisinstellingen. Deze evaluatie beperkt zich tot de bestuurlijke samenwerking binnen de overheidskolom. 3 | Bestuurlijke evaluatie 2018-2022 | 3 juni 2022

ANALYSE GESPREKKEN DE SAMENWERKING Al ruim 10 jaar wordt er samengewerkt binnen Regio Foodvalley. Er ligt inmiddels een stevige fundering en er is een mooie doorontwikkeling zichtbaar. Samen zijn we trots op onze regio en zoals één van de bestuurders zich afvroeg: “Realiseren we ons goed genoeg dat we goud in handen hebben?”. De samenwerking binnen Foodvalley is de afgelopen jaren vanzelfsprekend geworden. Zowel ambtelijk als bij colleges en gemeenteraden. Er is een stevig netwerk gecreëerd waardoor er korte lijnen gehanteerd worden. We bezitten een krachtig samenwerkingsverband waarin alle gemeenten gelijkwaardig zijn. Vanwege het coronavirus zijn er veel onlinevergaderingen en -bijeenkomsten georganiseerd. Voor een aantal overleggen geldt dat dit een prima manier is. Een belangrijke les die we kunnen trekken uit de coronacrisis is dat fysieke ontmoeting bij regionaal samenwerken essentieel blijkt. De onderlinge verbinding met elkaar vind je niet tijdens online-meetings. Een breed signaal dat klinkt is: investeer in kennismaking en doe dit breed. Niet alleen voor het Dagelijks en Algemeen Bestuur maar ook voor colleges, stuurgroepen en andere bestuurlijke overleggen. Weet van elkaar met wie je aan tafel zit, maar heb ook het gesprek met elkaar om zo te weten welke (tegenstrijdige) belangen er leven in de verschillende gemeenten.

Om het regio-gevoel te krijgen, te behouden en te versterken is het een must om te investeren in kennismaking en netwerkbijeenkomsten. Zeker nu we aan de vooravond staan van een nieuwe bestuursperiode moeten we ervoor waken dat er tijd verloren gaat aan het ontdekken en herontdekken van rollen en structuren. Een inwerkprogramma van één of twee dagen voor bestuurders werd als optie genoemd. Samenwerking lijkt nog te vaak de optelsom van deelbelangen. Echt samenwerken is soms iets inleveren om er collectief beter van te worden. We hebben te maken met grote en kleine(re) gemeenten. De gemeente Ede is zich er bewust van dat zij de grootste is en doet haar best om niet als de grootste gemeente gezien te worden. Bestuurlijk wordt dit ook zo ervaren door de andere gemeenten. Er wordt geen onderlinge concurrentie ervaren. Het gemeenschappelijke belang van de samenwerking staat voorop. Het verschil is wel zichtbaar in de beschikbare capaciteit. Ede heeft op diverse thema’s voldoende slagkracht en geeft aan expertise te willen delen met andere gemeenten. Aangegeven wordt dat er soms een ambtelijke macht gevoeld wordt vanuit de grotere gemeenten terwijl bestuurders veel meer samenwerkingsgericht blijken te zijn. Het is goed om hiervan op de hoogte te zijn en dit bespreekbaar te maken.

De kleine(re) gemeenten zijn zich bewust dat zij niet op alle werkprogramma’s de benodigde ambtelijke inzet kunnen leveren. Dit hoeft geen probleem te zijn zolang een gemeente zich hiervan bewust blijft, zelf focus aanbrengt en dit deelt met anderen. Het is nu eenmaal een feit dat de ene gemeente bij het ene programma meer betrokken is dan bij het andere. Verschillen in beschikbare capaciteit mogen er zijn. Maak dit juist bespreekbaar bij bijvoorbeeld de gemeentesecretarissen. Zij hebben de afgelopen jaren een prachtige doorontwikkeling doorgemaakt en hun rol uitstekend opgepakt. Benut hen als smeerolie en overbrugging tussen het lokale en het regionale belang en bespreek eventuele capaciteitsvragen met hen. Durf als individuele gemeente ook te kijken wie op welk thema bekwame medewerkers en capaciteit heeft en laat andere gemeenten het (voorbereidende) werk doen. Wat ook naar voren kwam tijdens de gesprekken is dat er soms ruis wordt ervaren tussen gemeenten onderling. De veroorzaker(s) heeft hier niet altijd weet van. Bouw een open relatie op, vraag hiernaar en laat weten hoe deze ruis wordt ervaren. Een ongemak open op tafel leggen en bespreken hoort ook bij samenwerken maar lijkt nu niet tot weinig te gebeuren. Aanbeveling 1: Aanbeveling 2: Aanbeveling 3:

investeer in kennismaking en informele contacten bespreek beschikbaarheid van capaciteit bouw een open relatie met elkaar op en maak ongemak bespreekbaar

4 | Bestuurlijke evaluatie 2018-2022 | 3 juni 2022

ONZE KRACHT Onze kracht is zichtbaar op verschillende vlakken. Allereerst zit deze kracht in onze schaalgrootte. Zie ook het onderzoek ‘omgevingsscan’ dat in 2021 is uitgevoerd en waarover is besloten dat de gemeenschappelijke regeling op dit moment niet opengesteld wordt voor nieuwe partijen. De huidige schaalgrootte van acht gemeenten geeft een overzichtelijkheid die gekoesterd wordt. Er is een sterk onderling netwerk aanwezig, zowel ambtelijk als bestuurlijk. Deze overzichtelijkheid zorgt er ook voor dat het mogelijk is om de raadsleden te leren kennen van zowel de grote als kleinere gemeenten. Dat is kostbaar! De kracht van Regio Foodvalley zit ook in de diversiteit en het verschil van inzicht dat er is. Van verstedelijkte kern tot een plattelandsdorp en alles wat daar tussenin zit. Samen met de ondernemers en onderwijs- en kennisinstellingen maakt dit de regio uniek. De derde kracht is de relatie die is opgebouwd richting het Rijk en de provincies. Regio Foodvalley is een sterk merk geworden en we doen er landelijk toe. Dit zien we op allerlei mogelijke manieren terugkomen, onder andere door het realiseren van de Regio Deal. De positie van de gemeenteraden is sterk in Regio Foodvalley. Tijdens de gesprekken werd aangegeven dat andere samenwerkingsverbanden op veel grotere afstand staan.

Dit komt onder andere doordat bij anderen besluitvorming plaatsvindt op bestuursniveau (Algemeen Bestuur) terwijl bij ons de voorbereiding plaatsvindt via het bestuur en de besluitvorming bij de colleges en raden ligt. De procedures die hierbij horen kosten meer tijd, maar maakt ook dat we met acht gemeenten eensluidende besluiten nemen en hier lokaal mee aan de slag gaan. Aanbeveling 4: Aanbeveling 5: Aanbeveling 6:

behoud de huidige schaalgrootte behoud en intensiveer een effectieve relatie met Rijk en beide provincies koester de betrokkenheid van de gemeenteraden

DE INHOUD We zijn het er allen over eens dat de huidige Strategische Agenda 2020-2025 een goede inhoudelijke basis vormt. Er is focus aangebracht, er zit vaart achter de programma’s, de programma’s versterken elkaar en ze zijn actueel. Samen met de Regio Deal vormt dit een krachtig geheel. Basismobiliteit inclusief het leerlingenvervoer zijn onlangs uit de gemeenschappelijke regeling RFV gehaald. Dit paste niet in de reikwijdte van de samenwerking en wordt inmiddels vanuit de gemeente Barneveld ingevuld via de constructie van een bedrijfsvoeringsorganisatie. Dit is een voorbeeld dat het soms ook anders kan en evengoed kan functioneren. Iedereen noemt tijdens de gespreksronde het woord focus of vraagt aandacht voor afbakening. Wat doen we nu samen en wat niet? Wat draagt bij aan onze ambities en doelen van de Strategische Agenda? Bedenk dat iedere taak of opdracht een belasting is op het regiokantoor, en dus ook de eigen ambtenaren. Niet alles hoeft samen, een samenwerking kan ook met minder gemeenten zonder de gemeenschappelijke regeling ermee te belasten. Blijkbaar hebben we bestuurlijk toch vaak de neiging om iets uit te laten dijen. In de Strategische Agenda zijn meerjarige afspraken opgesteld waar we ons aan committeren en aan de andere kant ontstaat er soms een cafetariamodel. Dit maakt regionaal samenwerken soms ingewikkeld.

Het meerjarig opstellen van afspraken voelt af en toe beknellend. Kan een gemeente nog nee zeggen tegen een project? Wat zijn regionale afspraken dan waard? Aangegeven wordt dat we scherper aan de voorkant moeten markeren waar we ja tegen zeggen, inclusief de financiële consequenties die daar eventueel bij horen. Ook moeten we voorkomen dat er tussendoor nieuwe projecten opkomen waarbij er ook een (financiële) ronde bij gemeenteraden nodig is. Breed wordt de wens geuit om vaker met elkaar te spreken over de vraag: “Wat zijn nu belangrijke thema’s voor Foodvalley? Wat is voor Foodvalley van belang en hoe profileren we ons?” Er leven zorgen om de grote opgaves die naast de Strategische Agenda liggen op het gebied van landbouw, verstedelijking en de Regionale Energiestrategie (RES). Hoe gaan we dit gezamenlijk oppakken en hoe trekken we dan samen op inclusief de verschillende belangen? 5 | Bestuurlijke evaluatie 2018-2022 | 3 juni 2022

Bespreek dit met elkaar en stel drie punten centraal: een afgestemde inhoud, heldere processen en goede onderlinge relaties. Aanbeveling 7: Aanbeveling 8: Aanbeveling 9:

behoud focus in de Strategische Agenda markeer scherp aan de voorkant waar ja tegen wordt gezegd voorkom extra financiële rondes bij gemeenteraden

ONZE GOVERNANCE Hoe verhouden de diverse rollen zich met elkaar? Dit blijkt niet voor iedereen duidelijk te zijn. Hoe verbindt de Economic Board zich bijvoorbeeld aan de thema’s van de Strategische Agenda? Bij verschillende programma’s is dit niet duidelijk terwijl dit elkaar juist moet versterken. Ook is niet altijd helder hoe de overige twee O’s (ondernemers en onderwijs) bijdragen aan de ambities en doelen van de Strategische Agenda. Dit hoeft niet altijd in geld te zijn, maar kan bijvoorbeeld ook door het beschikbaar stellen van menskracht. Benoem dit omdat het bijdraagt aan het draagvlak. We moeten ervoor zorgen dat elke partner expliciet maakt hoe de samenwerking hen verder brengt en hoe de regionale inzet past bij het specifieke doel. Regio Foodvalley ligt verspreid over twee provincies: Gelderland en Utrecht. Er zijn programma’s die met name vanuit het Gelderse georiënteerd zijn. Er heerst zorg dat de provincie Utrecht zowel ambtelijk als bestuurlijk op een groot aantal programma’s minder aangehaakt is. Eén van de Utrechtse gemeenten gaf aan dat het helpt om gedeputeerden hierop aan te spreken en met hen hierover in gesprek te gaan. Mobiliteit is hier een goed voorbeeld van. Daar zijn naar aanleiding van een goed gesprek inmiddels beide provincies goed aangehaakt. Ook Noord Foodvalley en Zuid Foodvalley kwam enkele keren aan bod tijdens de gesprekken.

Waar de één dit slechts als benaming van een uitvoerende splitsing ziet, ziet de ander de kans ontstaan dat het een splitsing teweegbrengt in de gehele samenwerking. Wees hier alert op. Wat ook genoemd werd is de verhouding tussen het Dagelijks en Algemeen Bestuur. Probeer een goede mix te behouden tussen wethouders en burgemeesters en laat strategische inhoudelijke punten bij het Algemeen Bestuur. Lokaal versus regionaal mag beslist niet ontbreken in dit hoofdstuk. Voor raden is de regionale samenwerking in Regio Foodvalley soms niet te behappen. De grote hoeveelheid aan vergaderstukken vergt veel tijd en sommige raden worden in toenemende mate kritischer. Dit zorgt soms voor een spanningsveld en betekent dat we aandacht moeten houden voor de governance. Wie beslist wanneer en hoe vlechten we de diverse besluiten in elkaar. Beschrijf dit in (start)notities zodat aan de voorkant duidelijk is wie welke rol heeft. Laat ook meer zien wat het resultaat van regionale samenwerking op lokaal niveau betekent. Aangegeven wordt dat raden de afgelopen jaren meer in hun rol gebracht zijn. Ook de doorontwikkeling op het gebied van de P&C-cyclus is zichtbaar bij de raden en wordt positief ervaren. De Regiocommissie wordt gekoesterd. De betrokkenheid van de raden is belangrijk en de Regiocommissie heeft haar rol goed opgepakt.

De leden van de Regiocommissie geven aan dat er door bestuurders een open houding gecreëerd is die voorheen minder zichtbaar was. In deze bestuursperiode krijgt de Regiocommissie een formele plek door verankering in de nieuwe GR. Er is een overdrachtsdocument opgesteld waarin helder beschreven wordt hoe de Regiocommissie haar rol nog sterker kan nemen. Benut de Regiocommissie explicieter als het gaat om het doornemen van processen. Maak het hen mogelijk om (bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van een klein budget) ook inspirerende sprekers uit te nodigen. We moeten aandacht houden voor het Midden- en Kleinbedrijf. Goede aanhaking is essentieel. Niet alleen voor een stad als Ede maar ook voor een klein dorp als Renswoude. VNO-NCW is vaak betrokken maar staat ver van de lokale ondernemers vandaan. Laat merken dat we voeling hebben met de achterban door in voorstellen aan te geven wat dit voor zowel grote als kleine bedrijven betekent. Voor ondernemers is het niet altijd eenvoudig om een beeld te krijgen van Regio Foodvalley. Bestuurders geven aan het lastig te vinden om dit aan hen uit te leggen. Hoe zorgen we 6 | Bestuurlijke evaluatie 2018-2022 | 3 juni 2022

ervoor dat ons beleid de lokale ondernemer bereikt? Wat kan de regio voor hen betekenen en hoe kunnen we de lokale ondernemer meer en beter betrekken? Aanbeveling 10: zorg voor duidelijke rollen en processen en benoem ze in (start)notities Aanbeveling 11: committeer andere partners, inclusief de eigen inzet bij een project Aanbeveling 12: maak de betekenis van de Economic Board duidelijk naar alle actoren Aanbeveling 13: versterk de aandacht voor het MKB en lokale ondernemers

DE PROCESSEN Bij samenwerken is het van cruciaal belang dat aan de voorkant heldere en duidelijke afspraken gemaakt worden. We kunnen als regio kracht winnen als we dit helderder en concreter aan de voorkant bespreken. Dit begint in de eigen gemeenten. Bespreek met elkaar wat er lokaal gedaan wordt en wat zich juist leent voor regionale samenwerking. Betrek de gemeenteraad hierbij en zet hen daarmee in hun kracht. Er is een spanningsveld tussen de deadlines van de regeling en de lokale besluitvorming. Ook het verschil in vergadercycli per gemeente maakt besluitvorming soms lastig. Er is een grote behoefte aan het zoveel mogelijk gelijktijdig informeren van raden. Hier is door de griffiers de afgelopen periode aan gewerkt. De Regionale Energie Strategie is een voorbeeld dat in de afgelopen bestuursperiode niet vlekkeloos verliep. Verlies de raden bij dergelijke vraagstukken niet uit het oog en benoem de rol van de raad vanaf de start van een proces. Dit voorkomt onduidelijkheden, ruis en eventuele vertraging. Een van de raadsinstrumenten is de raadsinformatiebijeenkomst. De opkomst is de laatste tijd minder, terwijl dit juist zo belangrijk is. Stimuleer de aanwezigheid door niet te formeel uit te nodigen maar op inspirerende en aantrekkelijke wijze. Breng als bestuurder (en griffie) het belang hiervan voortdurend onder de aandacht bij de raadsleden.

Momenteel wordt besluitvorming georganiseerd via twee portefeuillehouders overleggen: PHO Ruimte in de ochtend en PHO Economie in de middag. Er wordt grote waarde gehecht aan het feit dat portefeuillehouders de voorbereiding en besluitvorming doen en het Algemeen Bestuur het formele besluit neemt. Men wenst het vergaderproces graag te houden zoals dit nu is. De basis is op orde. Durf te accepteren dat er geen structuur bestaat die alles dekt en behoudt de overzichtelijkheid zoals deze er nu is. Aangegeven wordt dat het PHO Ruimte niet altijd als het ideale overleg gezien wordt. We zien een toename van (gewichtige) onderwerpen die besproken worden in dit PHO. Vaak is er de tijd niet om het onderwerp uit te diepen. Bij een aantal thema’s is gebleken dat een informeel overleg (Benen Op Tafel) waardevol en vruchtbaar is. Verschillen tussen gemeenten komen dan beter in beeld, belangen en standpunten worden uitgewisseld om elkaar (beter) te vinden. Het BOT-overleg Mobiliteit wordt vaak als goed voorbeeld benoemd. Ook werd tijdens de gesprekken gemeld dat er soms in het PHO bezwaren op tafel komen terwijl er al maandenlange voorbereidingen aan vooraf zijn gegaan waarin dit niet naar voren is gekomen. Goede ambtelijke voorbereiding en afstemming is en blijft hiervoor cruciaal. De frequentie van de PHO’s en het AB is voldoende.

De beschikbare tijd tijdens een PHO is soms een beperkende factor. Wees daarom zorgvuldig met de beschikbare tijd tijdens de PHO’s. Opties die ter verbetering genoemd zijn: - minder informatieve presentaties - werk met vaste tijden per programma (bijvoorbeeld 45 - 60 minuten per programma) - informatieve presentaties schriftelijk verstrekken - te werken met hamerstukken Aanbeveling 14: enthousiasmeer als bestuurder (en als griffie) raadsleden voor raadsinformatiebijeenkomsten Aanbeveling 15: organiseer ook andere gesprekken naast het PHO Aanbeveling 16: zorg voor goede ambtelijke voorbereiding en afstemming 7 | Bestuurlijke evaluatie 2018-2022 | 3 juni 2022

TOT SLOT Wij danken iedereen voor zijn of haar bijdrage. Wij hebben de gesprekken ervaren als open, plezierig en vertrouwd. Ook dat kenschetst de samenwerking: samen in vertrouwen met elkaar! Zoals u leest gaat er veel goed, houd dit vast en optimaliseer de samenwerking. Als bijlage treft u op de volgende pagina een totaaloverzicht aan van onze aanbevelingen waarvan wij hopen dat het u als bestuurders zal helpen bij het doordenken van een nog sterkere regionale samenwerking.

8 | Bestuurlijke evaluatie 2018-2022 | 3 juni 2022

OVERZICHT AANBEVELINGEN Aanbeveling 1:

investeer in kennismaking en informele contacten

Aanbeveling 2:

bespreek beschikbaarheid van capaciteit

Aanbeveling 3:

bouw een open relatie met elkaar op en maak ongemak bespreekbaar

Aanbeveling 4:

behoud de huidige schaalgrootte

Aanbeveling 5:

behoud en intensiveer een effectieve relatie met Rijk en beide provincies

Aanbeveling 6:

koester de betrokkenheid van de gemeenteraden

Aanbeveling 7:

behoud focus in de Strategische Agenda

Aanbeveling 8:

markeer scherp aan de voorkant waar ja tegen wordt gezegd

Aanbeveling 9:

voorkom extra financiële rondes bij gemeenteraden

Aanbeveling 10: zorg voor duidelijke rollen en processen en benoem ze in (start)notities Aanbeveling 11: committeer andere partners, inclusief de eigen inzet bij een project Aanbeveling 12: maak de betekenis van de Economic Board duidelijk naar alle actoren Aanbeveling 13: versterk de aandacht voor het MKB en lokale ondernemers Aanbeveling 14: enthousiasmeer als bestuurder (en als griffie) raadsleden voor raadsinformatiebijeenkomsten Aanbeveling 15: organiseer ook andere gesprekken naast het PHO Aanbeveling 16: zorg voor goede ambtelijke voorbereiding en afstemming

9 | Bestuurlijke evaluatie 2018-2022 | 3 juni 2022