E 1 Omgevingsdienst Regio Utrecht - Getekende brief Reactie op zienswijze Kadernota 2022

Bezoekadres: Archimedeslaan 6 3584 BA Utrecht

Gemeente Renswoude Aan de gemeenteraad, ter attentie van het College van B&W Postbus 8 3927 ZL RENSWOUDE

Postadres: Postbus 13101 3507 LC Utrecht 088 – 0225000 info@odru.nl www.odru.nl kvk 55523544 btw NL85 1750 126 B01 iban NL35 BNGH 0285 1555 71

Utrecht, 15 januari 2021

DIGITAAL VERZONDEN 15 JANUARI 2021

Uw kenmerk: Ons kenmerk: Behandeld door:

523978/525557 INT20.1011/3869 A.E. van Vuuren

Onderwerp:

Kadernota 2022 ODRU

Geacht college,

Op 17 november 2020 hebben wij uw brief ontvangen met uw zienswijze op de (ontwerp) Kadernota 2022. Wij danken u de aandachtspunten die u ons meegeeft. In de vergadering van 17 december 2020 is de Kadernota 2022 unaniem vastgesteld door het algemeen bestuur van Omgevingsdienst regio Utrecht. Bijgaand treft u de vastgestelde Kadernota 2022 aan. De ODRU is verheugd dat de gemeenten instemmen met de Kadernota. Dat was niet vanzelfsprekend want het is duidelijk: voor alle gemeenten geldt dat het financiële vraagstuk een zeer belangrijk aandachtspunt is ten aanzien van de Kadernota 2022. De ODRU begrijpt dat de financiële situatie veel vraagt van de gemeenten. Het betreft zowel bezuinigingen als onduidelijkheden en onzekerheden over de komst van de Omgevingswet en andere relevante regelgeving die ook in 2022 geëffectueerd worden, zoals de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb). We willen graag, als verlengd lokaal bestuur in nauwe samenwerking met de deelnemende gemeenten, die onzekerheden en vraagstukken aanpakken. Daartoe zal de ODRU gedurende het komende jaar concrete voorstellen doen aan het algemeen bestuur van de ODRU. De ODRU waardeert de zorgvuldige wijze waarop de gemeenten de Kadernota 2022 hebben beschouwd. De ingediende zienswijzen zijn in de vergadering van het algemeen bestuur op 17 december 2020 aan de orde geweest.

In het merendeel van de ontvangen zienswijzen staat een aantal gelijke thema’s en aandachtspunten. Daarom treft u in deze notitie een samenvatting aan van deze gedeelde thema’s en aandachtspunten en geeft de ODRU daarop een reactie.

Belangrijkste gedeelde thema’s en aandachtspunten en reactie van de ODRU A.

Kosten Omgevingswet

Door de deelnemende gemeenten is aangegeven dat zij tevreden zijn dat de verwachte kostenstijging voor anders werken en extra taken is bijgesteld van 27% naar 16%. Ze zien de onzekerheden en onduidelijkheden rondom de invoering van de Omgevingswet. Een enkele gemeente verwacht uiteindelijk kostenbesparingen te zien en andere gemeenten geven juist aan - vanwege de nog altijd grote onzekerheden - extra voorzichtig te zijn met het verstrekken van cijfers ten aanzien van de kostenontwikkeling als gevolg van de Omgevingswet. De gemeenten verzoeken ons om goed meegenomen te worden in de ontwikkelingen en de consequenties van de Omgevingswet op taakinhoud en -verdeling, mogelijke kosten(besparingen) en de begroting. Zij vinden dat uitbreidingen goed onderbouwd en gedekt moeten zijn. In de Kadernota staan inderdaad voorlopige berekeningen voor de structurele kosten, omdat de exacte invloed van de Omgevingswet op de activiteiten nog niet kan worden aangegeven. We hebben afgesproken de gemeenten flexibiliteit te bieden door het opnemen van extra tijdelijke uren in het UVP 2022 en de DVO pas later aan te passen. Zodra de financiële gevolgen van de Omgevingswet duidelijker worden, zal de ODRU dat communiceren naar de deelnemende gemeenten.

De ODRU trekt zoveel mogelijk gezamenlijk op met de deelnemende gemeenten en zal de keuzemogelijkheden aan de gemeenten voorleggen ten aanzien van de inhoud en kwaliteit van dienstverlening, waarbij de kostenontwikkeling nadrukkelijk in beeld is. De ODRU is vanaf het begin van het Programma Omgevingswet alert om efficiencyvoordelen te realiseren. Wij willen de uitvoering zo efficiënt mogelijk doen, waarbij de kosten voor de gemeenten beheersbaar blijven. Wij willen dat bereiken door verdergaande digitalisering en uniforme inrichting van de processen. De mogelijkheden voor die uniforme inrichting van processen zijn mede afhankelijk van beleidsmatige keuzes die gemeenten maken.

B.

Kostenbesparingen

Kostenbesparing algemeen Verschillende gemeenten uiten in de zienswijze waardering voor de aanpak van de ODRU om kostenbesparingen te realiseren. Verder wordt aandacht gevraagd, vanwege het belang hiervan voor de begrotingscyclus van de gemeenten, voor de mogelijkheid om kostenbesparingen te verwerken in de begroting van 2022 en besparingen en verhogingen goed zichtbaar te maken. De gemeenten hebben aangegeven graag samen met de ODRU toe te werken naar het stroomlijnen van de processen, waarbij aandacht wordt gevraagd voor plaatselijke verschillen. In het voorjaar van 2021 wordt bij het opstellen van de begrotingswijziging 2021 en de begroting 2022 bekeken, welk deel van de te realiseren kostenbesparing in beide stukken verwerkt kan worden. Waar nodig en mogelijk brengen we dan ook de noodzakelijke kostenverhogingen en/of tegenvallers in beeld. In onderstaande paragrafen besteden we aandacht aan de verschillende sporen van kostenbesparingen.

2 van 5

Kostenbesparingen: bezetting op toegestane vaste formatie Diverse gemeenten hebben aangegeven achter het streven te staan om de flexibele schil terug te dringen en daarmee besparingen te realiseren. De ODRU werft actief om de vaste personele bezetting meer aan te laten sluiten bij de toegestane vaste formatie. Deze toegestane vaste formatie is gebaseerd op de door gemeenten gegarandeerde contracturen (de DVO-uren). Het verhogen van de verhouding tussen vast en tijdelijk personeel is een belangrijk aandachtspunt van het managementteam. De verhouding is al iets in de gewenste richting opgeschoven en de ODRU blijft zich inspannen om deze ontwikkeling verder door te zetten. Uw gemeente kan bijdragen aan het terugdringen van de flexibele schil door de van de ODRU af te nemen uren zoveel mogelijk onder te brengen in de gegarandeerde (DVO-) uren.

Kostenbesparingen: minder uren/verlaging kwaliteit dienstverlening Diverse gemeenten hebben aangegeven geen voorstander te zijn van het verlagen van de kwaliteit van dienstverlening of schrappen van taken, omdat dit mogelijk leidt tot ontevredenheid en hogere kosten voor de gemeenten die geen taken schrappen. Om de efficiëntie te bevorderen is het nodig dat de gemeente (opdrachtgever) en de ODRU (opdrachtnemer) duidelijke afspraken maken over de gewenste kwaliteit en de benodigde inzet. Hierbij wordt o.a. de volgende aanpak gehanteerd: • Bij het bespreken van een opdracht komt de kwaliteit aan de orde en worden er afspraken gemaakt over wat de opdrachtgever verwacht. Daarmee wordt voorkomen dat er meer wordt gedaan dan nodig. • Bij Toezicht en Handhaving wordt gewerkt volgens een vastgelegde standaard kwaliteit. Wanneer er grote problemen zijn bij een bedrijf vindt er overleg plaats met de gemeente over de aanpak. Bij de aanpak komt ook de benodigde inzet aan de orde. Keuzes zijn met name mogelijk in de diepgang waarmee een zaak behandeld wordt. Hoe nauwkeuriger bijvoorbeeld een vergunningaanvraag beoordeeld wordt, hoe kleiner het risico dat er later toch nog iets misgaat (en andersom). Die risicoafweging is primair een zaak van de gemeente als opdrachtgever, waarbij de ODRU wel een grens ontwikkelt van kwaliteit waaronder zij niet wil leveren.

De ODRU wil benadrukken dat er ruimte blijft voor maatwerk en regionale verschillen.

Kostenbesparingen: andere samenwerkingsvormen/taakverdeling (in de keten) In diverse ontvangen zienswijzen wordt ondersteuning gegeven aan de oproep om als deelnemende gemeenten meer samen te werken. Wel wordt uiting gegeven aan de wens om meer duidelijkheid te krijgen hoe dit vorm te geven en wat de effecten hiervan kunnen zijn. Enkele gemeenten wijzen op het belang van keuzevrijheid voor een gemeente. De Kadernota richt zich op het berekenen van het uurtarief 2022, op basis van de begrote vaste kosten en het aantal DVO-uren. De efficiency en optimalisatie van taken en ook de aanpassingen van de contracten komen jaarlijks aan de orde bij het opstellen en bespreken van de DVO en het UVP per gemeente. In die bespreking wordt nadere invulling gegeven aan de benodigde hoeveelheid uren per taakveld. De voordelen van samenwerking en de wens om taken uit te wisselen komen dan ook aan de orde. In het algemeen bestuur zal worden gesproken over een gezamenlijke aanpak om de samenwerking meer gestalte te geven. Daarnaast wordt het gesprek hierover ook gevoerd in het algemeen bestuur en anderszins met de gemeenten aan de hand van de voorbereiding op de introductie van de Omgevingswet. 3 van 5

C.

Verantwoordingsrapportages en kengetallen

In de zienswijzen geven diverse gemeenten aan dat de kwartaalrapportages nog onvoldoende inzicht geven waardoor onder andere het maken van de jaarlijkse UVP-afspraken wordt bemoeilijkt. De betreffende gemeenten hechten groot belang aan de doorontwikkeling van rapportages met aantallen en kengetallen. Ook de ODRU hecht hier groot belang aan. De ODRU heeft veel aandacht voor harmonisatie en het stroomlijnen van processen, waardoor efficiency toeneemt en er minder uren nodig zijn voor het realiseren van een product. Met behulp van het programma SMV (sturing, monitoring en verantwoording) worden onder meer kengetallen per product (zoals gemiddelde duur en doorlooptijd) ontwikkeld, als ook andere prestatieindicatoren (op kwaliteit en klanttevredenheid). De eerste resultaten zijn inmiddels beschikbaar en dienen als basis voor doorontwikkeling. De ODRU doet dit in nauw overleg met de gemeenten opdat rapportages steeds beter inzicht geven in de geleverde dienstverlening en de bijbehorende inzet door de ODRU.

D.

Tarieven/Tariefdifferentiatie

Diverse gemeenten stemmen in met de ontwikkeling van het uurtarief en de daarin verwerkte stijging met 1,92 %. Wel hebben enkele gemeenten vragen over dit tarief: • Een aantal gemeenten vraagt zich af of de tariefstijging van voor of tijdens de coronacrisis is. Het tarief is berekend op basis van de CPB-cijfers die zijn uitgebracht in augustus van dit jaar. Het betreft de verwachtingen voor de komende jaren. De CPB-cijfers houden rekening met de inflatiecijfers tot en met augustus. Tot dusver heeft de coronacrisis vooral invloed op de economische groei en is de invloed op de inflatie gering. Mogelijk wijzigen door de crisis de cijfers in grotere mate dan in een normale situatie. Het systeem van berekenen houdt rekening met een nacalculatie waarbij verschillen worden meegewogen en gecorrigeerd. • Daarnaast plaatsen gemeenten een kanttekening bij het uurtarief in verband met het ontbreken van tariefdifferentiatie. Het principe van een integraal uurtarief is door het algemeen bestuur vastgesteld als wijze om het uurtarief van de ODRU te berekenen. In dit tarief zijn de begrote vaste kosten van de toegestane formatie en de overige vaste kosten afgestemd op de verwachtte omzet vanuit de DVO’s (basisbegroting). Door deze berekeningssystematiek worden alle begrote structurele (vaste) kosten gedekt en dit geeft een stabiele financiële basis voor de ODRU en de gemeenten.

Onder andere naar aanleiding van de vraag vanuit diverse gemeenten over tariefdifferentiatie, doet de ODRU onderzoek naar de financieringssystematiek. Conform afspraak zijn de resultaten van dit onderzoek gepresenteerd in de vergadering van het algemeen bestuur van 17 december 2020. Het algemeen bestuur heeft ingestemd met het voorstel om een combinatie van input-financiering en outputsturing verder uit te werken. Het streven is om in de april vergadering van het algemeen bestuur deze uitwerking te agenderen voor verdere bespreking. • Tot slot is er, omdat door de coronacrisis bepaalde kosten in een ander daglicht zijn komen te staan, behoefte aan meer inzicht in de opbouw van het uurtarief. De verwachting is dat de kosten vanwege de veranderende situatie door meer thuiswerken niet veel zullen veranderen. De kantoorruimte wordt gehuurd t/m juli 2024. Qua reiskosten zal er mogelijk wel wat veranderen, maar hier komen andere kosten voor in de plaats. Denk aan kosten voor inrichting van de thuiswerkplek. Mochten er zich substantiële wijzigingen voordoen, dan zal dat worden meegenomen in de begrotingswijziging. 4 van 5

Wij hopen u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben en danken u nogmaals voor het in ons gestelde vertrouwen. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met de heer A.E. van Vuuren, directeur, via telefoonnummer 088– 0220.5000 of via het e-mailadres bestuurssecretariaat@odru.nl.

Met vriendelijke groet, het algemeen bestuur Omgevingsdienst regio Utrecht,

Namens deze, G.F. Naafs voorzitter

bijlage:

Kadernota 2022

c.c.

Regievoerder

5 van 5