D2. Renswoude IBT toezichtsbrief informatiebeheer over 2023-2024

Gemeente Renswoude t.a.v. college van burgemeester en wethouders Postbus 8 3927 ZL RENSWOUDE Onderwerp Datum Documentnummer Referentienummer Referentiedatum Van Telefoonnummer E-mailadres Domein/opgave Team

Beoordeling Interbestuurlijk Toezicht informatiebeheer over 2023-2024 12-02-2025 UTSP-1913279266-5622 590757/595728 05‑09‑2024 Marielle Jansen-ten Berge +31652769749 marielle.ten.berge@provincie-utrecht.nl Strategie en Bestuur B&I

Geacht college, U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2023-2024 luidt ‘voldoet deels’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. In onze vorige toetsingsronde kwamen wij ook tot dit oordeel. Naast toetsing van de aangeleverde toezichtinformatie heeft onze toezichthouder op 19 november jl. een constructief gesprek gevoerd met uw teammanager Middelen en uw adviseurs informatiebeheer. Bij dit gesprek waren ook uw archivaris en de archiefinspecteur van Archief Eemland aanwezig. De informatie uit dit gesprek is in deze beoordeling meegenomen, zodat de toezichtbrief ook betrekking heeft op 2024. Toetsingscriteria Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij, net als voorgaande jaren, of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons ‘Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken.

Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website www.provincie-utrecht.nl/werkwijze-ibt. Bevindingen en beoordeling U werkt volledig digitaal, maar daarvoor zijn nog niet alle randvoorwaarden goed geregeld. Hoewel er hard gewerkt wordt aan verbeteringen van het informatiebeheer, ontbreken door de beperkt beschikbare capaciteit nog steeds een aantal essentiële instrumenten, zoals het informatiebeleidsplan en de digitale bewaarstrategie.

1 van 3

Het niet tijdig regelen van de juiste randvoorwaarden zorgt voor informatieverlies en u loopt het risico dat uw bedrijfsvoering en -verantwoording belemmerd worden. Uw archivaris komt tot het oordeel ‘ruim voldoende’ en doet in haar toezichtverslag een aantal aanbevelingen waar wij ons in herkennen. Hieronder lichten wij verder toe welke acties wij van u verwachten. Inrichting duurzaam (digitaal) informatiebeheer U heeft een vervangingsbesluit genomen voor het zaaksysteem, maar de vervangingsbesluiten voor de bouwvergunningen en de omgevingsvergunningen moeten nog afgerond worden. U kijkt voor het opstellen van een digitale bewaarstrategie en een informatiebeleidsplan naar de ervaring van andere gemeenten. Verbeterpunten: 1. Zorg dat de vervangingsbesluiten genomen worden met een positief advies van uw archivaris en voer de vervanging van de bouwvergunningen en de omgevingsvergunningen uit. 2. Zorg voor het vaststellen en het invoeren van het informatiebeleidsplan en de digitale bewaarstrategie die passen bij uw organisatie. Kwaliteitssysteem Ook afgelopen periode hebben er kwaliteitscontroles plaatsgevonden op de informatie in het zaaksysteem en zijn procedures hiervoor vastgelegd (onder andere in het handboek vervanging). Deze controles en procedures maken nog geen onderdeel uit van een kwaliteitssysteem zoals bedoeld in de Archiefwet- en regelgeving.

Er is de afgelopen periode een RODIN audit uitgevoerd en de aanbevelingen zijn opgenomen in uw verbeterplan. Een dergelijke audit is een structureel onderdeel van het kwaliteitssysteem. Verbeterpunt: 3. Gebruik de bestaande kwaliteitsprocedures en -controles om het kwaliteitssysteem verder in te richten, op maat gemaakt voor uw organisatie. Grip krijgen op alle informatiestromen Binnen uw organisatie wordt gewerkt aan het in beeld brengen van alle applicaties, bijbehorende processen en informatie. Op deze manier krijgt u grip op de informatiestromen binnen de organisatie en kunt u alle informatie op de juiste manier beheren (toegankelijk maken, tijdig vernietigen). Dit informatieoverzicht is nog niet compleet en de informatiestromen in de applicaties zijn nog niet in het geheel onder beheer van informatiespecialisten gebracht. Verbeterpunt: 4. Breng alle informatiestromen, inclusief de decentrale vakapplicaties en mailboxen in beeld en onder deskundig informatiebeheer. Overbrenging van archiefbescheiden – e-depot In 2023 is het laatste papieren jarenblok 1990-1999 formeel overgebracht naar Archief Eemland. Hiermee voldoet u op dit punt aan de archiefwettelijke vereisten. Gezien de snelgroeiende hoeveelheid digitale archiefbestanden die op termijn voor blijvende bewaring in een edepot opgenomen moeten worden, is het noodzakelijk dat u daar ook maatregelen voor gaat nemen.

Tot nu toe is dat nog niet gebeurd. Verbeterpunt: 5. Stel voldoende capaciteit en middelen ter beschikking om de aansluiting op een edepotvoorziening te regelen. Doe dit in overleg met uw archivaris. Wet- en regelgeving Uw archiefverordening en besluit informatiebeheer is voor het laatst geactualiseerd in 2017. Door het digitaal werken en de veranderende processen binnen de organisatie is het belangrijk om deze interne regelgeving te actualiseren.

2 van 3

Verbeterpunt: 6. Actualiseer uw Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer, zodat daarmee de rollen en verantwoordelijkheden voor het informatie- en archiefbeheer duidelijk vastliggen. Zorg vervolgens voor een goede implementatie van deze interne regelgeving. Informatiehuishouding bij samenwerkingsvormen / verbonden partijen Bij uitbesteding van gemeentelijke taken aan verbonden partijen blijft de gemeente eindverantwoordelijk, ook voor het goed regelen van het informatiebeheer. Met de meeste verbonden partijen waar de gemeente Renswoude aan deelneemt, zijn geen praktische beheerafspraken voor het informatiebeheer gemaakt. Dit brengt risico’s op informatieverlies en het niet nakomen van privacywetgeving met zich mee. Verbeterpunt: 7. Maak met alle verbonden partijen en gemeenschappelijke regelingen praktische beheerafspraken voor het informatie- en archiefbeheer (o.a. hoe worden digitale dossiers opgebouwd en overgedragen als de samenwerking verandert of ophoudt, afspraken over tijdige vernietiging). Maak die afspraken in ieder geval dit jaar met de ODRU, gezien de aankomende fusie met de RUD. Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. We gaan ervan uit dat u de door uw archivaris en ons geconstateerde verbeterpunten, in overleg met Archief Eemland doorvoert. De volledige toezichtinformatie over de periode 2024 ontvangen wij graag uiterlijk 15 juli 2025.

Wij verzoeken u om in deze informatie ook weer aan te geven hoe het gaat met de uitvoering van de verbeterpunten. Mocht deze datum niet haalbaar zijn voor uw gemeente, verzoeken wij u tijdig contact op te nemen met onze IBT toezichthouder informatiebeheer. Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBTwerkwijze kunt u terecht op www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de IBTkaart ook toegankelijk.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

H.J.J.M. Bakker Gedeputeerde Klimaat & Circulaire samenleving, Water & Bodem, Financiën, Grondzaken, Organisatie en Participatie cc gemeentearchivaris Renswoude

3 van 3