D1. Raadsinformatiebrief IBT toezicht informatiebeheer

Raadsinformatiebrief

Nummer 603209/603806 Datum 26 februari 2025 Opgesteld door H. van Hell Telefoonnummer 0318 578 150 E-mail h.van.hell@renswoude.nl

Onderwerp Toezichtoordeel IBT informatiebeheer 2023 en 2024 Samenvatting De provincie beoordeelt het informatie- en archiefbeheer van de gemeente Renswoude in de jaren 2023 en 2024 als 'voldoet deels'. De organisatie spant zich in om de aanbevelingen van de provincie en Archief Eemland op te volgen. Inhoud De gemeente heeft medio 2024 een verbeterplan informatiebeheer opgesteld op basis van het toezichtverslag van Archief Eemland. Dit verbeterplan en toezichtverslag zijn gedeeld met de gemeenteraad in de vergadering van 12 november 2024 en met het provinciebestuur. De provincie heeft het toezichtoordeel ‘voldoet deels’ gegeven, net als afgelopen jaren. Dit geeft aan dat het informatiebeheer van de gemeente Renswoude van voldoende niveau is, maar de provincie geeft wel een aantal aanbevelingen om met name het digitaal werken te verbeteren, onder meer: 1. De inkadering van het digitale informatiebeheer kan beter. Hiervoor is het nodig een informatiebeleidsplan en een digitale bewaarstrategie vast te stellen. Daarnaast zijn we de bouwvergunningen aan het digitaliseren om over te brengen naar het edepot. 2. Het is belangrijk om meer grip te krijgen op informatiestromen. Door digitalisering dreigt het informatiebeheer meer te versnipperen. We zijn aan het werk om in de iNavigator de informatiestromen, processen, applicaties en verantwoordelijkheden vast te leggen.

Ook de Wet Open Overheid (Woo) en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv, ingangsdatum 1-1-2026) verplichten ons dit overzicht te hebben. 3. Richt een kwaliteitssysteem in. We willen een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer opzetten met de iNavigator als referentiepunt. We gaan deze verbeterpunten opnemen in het Verbeterplan informatiebeheer, dat u en de provincie medio 2025 ter kennisname zullen ontvangen. Door de aanstelling van een nieuwe medewerker hebben we meer capaciteit beschikbaar om in 2025 goede Gemeente Renswoude stappen in de juiste richting te zetten. Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Renswoude,

Pagina 1 van 2

Postadres Postbus 8, 3927 ZL Renswoude Bezoekadres Dorpsstraat 4 3927 BD Renswoude Telefoon E-mail Website

0318 - 578 150 info@renswoude.nl renswoude.nl

KvK BTW IBAN

32163726 001104512B01 NL77 BNGH 0285 0070 84

de secretaris 11-03-2025

ValidSigned door E.J. Jansonius op 11-03-2025 E.J. Jansonius

de burgemeester 11-03-2025 ValidSigned door P. Doornenbal-van der Vlist op 11-03-2025

P. Doornenbal-van der Vlist Bijlage: Brief GS aan Renswoude IBT informatiebeheer over 2023-2024

Pagina 2 van 2