Concept verslag rekeningcommissie 01072021

Verslag Rekeningcommissie Datum vergadering

1 juli 2021

Djuma:

Aanwezig

voorzitter:

de heer A.J. Hoek

secretaris:

de heer M.H.T. Jansen

de leden:

ChristenUnie: de heer J. Pronk, mevrouw C.M. Veldhuizen en de heer J.H. Verdam VVD: de heer B. Bisschop SGP: de heren H. Don en H.H. van der Schoor Dorpsbelang Renswoude: de heren C.E. Eskes en J.B. Stutvoet CDA: de heer S. Verkerk

tevens aanwezig:

P. Doornenbal-van der Vlist (burgemeester), mevrouw M.C. TeunissenWillemsen (wethouder) en A. Wijs (wethouder) alsmede de dames K. de Groot en E. Wagenaar en de heren F. Veulings en R. Woestenenk (ambtenaren) en mevrouw A. Peeters en de heren R. Gosselink en H.J. Hoeve (accountant Stolwijk Kelderman)

notulist:

de heer J.B. Kammeraad

1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Hij stelt voor om eerst te beginnen met de behandeling van de jaarrekening 2020 en om daarna de volgorde van de agenda te volgen. Hiermee wordt ingestemd. 2. Jaarrekening 2020 Wethouder Teunissen stelt het team van Financiën voor. Zij hebben heel hard gewerkt aan de jaarrekening waarvoor dank. Er zal worden geprobeerd om de vragen die vanavond worden gesteld zoveel mogelijk te beantwoorden en als dat niet lukt wordt het antwoord schriftelijk gegeven. De heer Gosselink zegt dat er inderdaad keihard gewerkt is om alle informatie bij elkaar te krijgen. Er was ook veel informatie niet aanwezig binnen de gemeente en dat heeft ertoe geleid dat ook nog wat kennis en informatie is opgehaald bij de vorige accountant vanuit zijn controledossier. De vorige accountant heeft heel veel werkzaamheden gedaan waardoor de gemeente te weinig informatie had om de controles te kunnen uitvoeren. De samenwerking met het nieuwe team van Financiën was een behoorlijke uitdaging. Uiteindelijk heeft het geleid tot een soort werkdocument. De organisatie heeft zoveel mogelijk informatie en onderbouwing verzameld maar het verzamelen vindt nog steeds plaats en het is op dit moment best spannend of 15 juli kan worden gehaald.

Omdat het mogelijk is dat over die datum wordt gegaan is aan de organisatie geadviseerd om uitstel aan te vragen zodat dit goed onderbouwd kan worden voorbereid en daar met de provincie en het ministerie van BZK overeenstemming over kan worden gekregen. Alle pogingen worden ondernomen om toch echt op tijd klaar te zijn. Besloten is om op maandag met het hele team in Renswoude te gaan zitten en samen te werken met de financiële mensen om zo optimale lijntjes te creëren en dan kunnen ter plekke ook keuzes

Pagina 1 van 6

worden gemaakt of bepaalde dingen wel of niet nog moeten worden gedaan om straks een controleverklaring te kunnen afgeven. Op zich is al het nodige gecontroleerd. Het woningbedrijf en het grondbedrijf zijn al gecontroleerd maar er zijn nog heel veel posten en processen die moeten worden bekeken. Er wordt straks een oordeel gegeven over de getrouwheid van de jaarrekening en over de rechtmatigheid van de jaarrekening. Voor beide oordelen is een programma ontwikkeld en heeft de organisatie de voorbereidingen getroffen om inzicht te krijgen in beide onderdelen. Wat betreft de rechtmatigheid is geconstateerd dat er een grote aanbesteding is gedaan voor de lange termijn die zodanig groot was dat die de grenzen van de materialiteit overschreed zodat voor de rechtmatigheid dit jaar een afkeurende verklaring moet worden verstrekt. Dit is met de organisatie en inmiddels ook met het college afgestemd. Voor de getrouwheid wordt geprobeerd om samen zoveel mogelijk zaken binnen te halen en er wordt gestreefd naar een goedkeurende verklaring maar het kan zijn dat er straks stukken ontbreken die niet meer boven tafel kunnen komen of waarvan het lastiger is om de betrouwbaarheid te kunnen vaststellen. Er kan wel worden gezegd dat de cijfers in de jaarrekening goed zijn maar voor de volledigheid kan niet worden gezegd dat alles is gezien.

Dat heet een onzekerheid in de controle en er zal ook daarvoor een voorbehoud moeten worden gemaakt wat betreft de getrouwheid in de controleverklaring. Alles wat aan fouten of aan afwijkingen is geconstateerd wordt besproken en wordt zoveel mogelijk meegenomen in de jaarstukken. Als er toch fouten worden gevonden zal dat in de jaarrekening worden opgenomen. De heer Bisschop geeft aan dat de fractie alle technische vragen al heeft ingediend. Is er al eens eerder een afkeurende verklaring voor een jaarrekening gegeven? Kan er een indicatie worden gegeven waarom een verklaring omtrent de getrouwheid niet zou kunnen worden gegeven? Komt er dan ook een advies bij over de verbeterpunten? De heer Gosselink heeft begrepen dat wat betreft het aanbesteden dit al eens eerder is gebeurd een paar jaar terug. De heer Hoeven vult aan dat het een onderdeel is van de aanbesteding die al een paar jaar geleden is gedaan. Dit deel van het contract is pas later ingevuld omdat 2-3 jaar geleden de omvang niet bekend was en het dus ook niet als onrechtmatigheid kon worden meegenomen. De heer Bisschop vindt dit een beetje vreemd klinken want als dit steeds hetzelfde dossier is zou dat betekenen dat ook volgende jaren geen goedkeurende verklaring kan worden gegeven.

Wat is de reden om hiervoor nogmaals een afkeurende verklaring te geven? De heer Gosselink zegt dat op 2 manieren kan worden omgegaan met fouten in een aanbesteding. In het ene geval kun je beter de jaarlasten nemen op het moment dat het contract aangepast kan worden. In dit geval kan het contract niet worden aangepast en wordt het hele bedrag van het contract meegenomen. De gemeente is dan in één keer van die fout verlost. Wethouder Teunissen memoreert dat de gemeente in 2018 een afkeurende verklaring heeft gekregen op een aanbesteding. Dat ging over de nul-op-de-meter woningen die het woningbedrijf heeft gebouwd. Er zijn toen wel 3 offertes aangevraagd maar het had Europees aanbesteed moeten worden. Je kunt alleen die nul-op-de-meter garanderen als je direct een contract van 30 jaar op het onderhoud afsluit. Dat wordt nu gezien als losstaand feit terwijl dat voor de gemeente geen losstaand feit is want het onderhoud moest worden afgenomen bij de bouwer. De heer Stutvoet vraagt of dit betekent dat de accountant de komende 30 jaar een afkeurende verklaring geeft. De vraag is of de accountant niet meer op hoofdlijnen moet kijken omdat het om een nieuw financieel team gaat. De heer Hoeven zegt dat het erom gaat dat het één contract was voor de bouw en het onderhoud.

In 2018 was de aanneemsom al bekend maar het onderhoudscontract was toen nog niet uitgewerkt maar het was wel één aanbesteding. Het bedrag voor het onderhoud is in 2020 bekend geworden voor de komende 30 jaar. Daarom kon dat bedrag niet eerder fout

Pagina 2 van 6

worden gerekend dan in 2020 en dat betekent dat er niet nogmaals voor dit geval een afkeurende verklaring zal worden afgegeven. Er worden elders weer woningen gebouwd maar die vallen onder de Europese aanbestedingsgrens en daar kan geen onrechtmatigheid uitkomen en de gemeente zal zich nu ervan bewust zijn zodat voortaan de juiste aanbestedingsprocedure wordt gevolgd. De heer Gosselink vult aan dat dit punt al eerder bekend was bij de accountant en bij de ambtenaren en het is eerder besproken. Er is ook diverse keren contact geweest over andere contracten om te kijken of die binnen de Europese regels konden worden aanbesteed. De aandacht van de organisatie is daar dus meteen op gefocust. Als wordt gekeken naar de getrouwheid en alle fouten worden gecorrigeerd, dan wordt gebleven onder een foutenmarge van 1%. In dat opzicht is er geen risico als de gemeente alles aanpast. Er is ook sprake van een percentage van 3% voor de onzekerheden in de getrouwheid. In het accountantsverslag moet een onderbouwing worden aangebracht dat er geen onzekerheidsfout in zit van meer dan 3%. In de resterende periode worden dus nog documenten verzameld en als de onderbouwing van minder dan 3% kan worden gemaakt zou mogelijk nog tot een goedkeurende verklaring kunnen worden gekomen. Er zijn 3 varianten in de onzekerheid.

Als de onzekerheid onder de 3% is kan worden gesproken over een goedkeurend getrouwheidsoordeel. Als de onzekerheid tussen 3 en 10% van de begroting is, wordt gesproken over een zogenaamde beperking en als het risico boven de 10% zit geeft dat een oordeelonthouding. Niet wordt verwacht dat de laatste categorie wordt gehaald maar de middelste categorie kan best een reële uitkomst zijn op basis van het ontbreken van documenten die nodig zijn om de controle te kunnen uitvoeren. De organisatie en de accountant werken momenteel heel dicht bij elkaar en er worden bijna dagelijks adviezen gegeven over hoe met bepaalde zaken kan worden omgegaan. Er is sprake van een sterk lerende organisatie die heel snel dingen oppakt en heel snel achterstanden aan het wegwerken is. Als de achterstanden zijn weggewerkt en de posten onderbouwd voor 80%, dan is er voor 80% zekerheid wat betreft de getrouwheid en zal bij wijze van spreken die andere 20% in 2021 moeten worden verzameld. Als volgend jaar alle kennis en ervaring wordt ingezet zal het heel anders lopen met dezelfde mensen dan hoe het nu is. Wethouder Teunissen vult aan dat die onzekerheid soms zit in afspraken en bonnetjes van jaren geleden. Het zit niet in recente zaken want de organisatie heeft het tegenwoordig wat beter voor elkaar. De organisatie maakt namelijk enorme stappen.

Mevrouw Peeters legt uit dat er bijvoorbeeld bij de materiële vaste activa tegenaan wordt gelopen dat bekend moet zijn wat de investering ooit is geweest en in welk jaar, dus waar is de afschrijving op gebaseerd maar dat zijn dingen die moeilijk terug te zoeken zijn. De heer Bisschop wijst erop dat de gemeente in het verleden voor jaarrekeningen ook een goedkeurende verklaring heeft gekregen. Kan de accountant zich dan daar niet op baseren? Dit lijkt een beetje over de top. Wordt er door de accountant ook straks een advies gegeven hoe het voortaan beter kan? Op pagina 15 wordt gesproken over de bezetting qua fte en dan lijkt het erop dat de gemeente een personele bezetting zou mogen hebben van 42 en dat er 8 tekort worden gekomen. Welke risico’s worden gelopen wanneer dit niet wordt ingevuld? Op pagina 17 staat het een en ander over de kostendoorrekeningen van Veenendaal en die zijn met terugwerkende kracht doorbelast. Bestaat hiervoor geen overeenkomst en is het niet gek dat dit na 2 jaar nog kan gebeuren? Wat gaat de organisatie eraan doen om dit soort verrassingen te voorkomen? Op pagina 27 sociaal domein valt op er veel meer inwoners zijn die een uitkering hebben. Wat is daar de oorzaak van en is dat wellicht corona gerelateerd? Daarnaast wordt een flinke stijging van 50% van de re-integratievoorzieningen gezien.

Wat is daar de oorzaak van? Op pagina 44 en 45 bij milieubeheer wordt gemeld dat er minder RES-gelden aan de regio Foodvalley zijn doorbetaald en dat er een budgetoverheveling van € 190.000 wordt voorgesteld. Wat is daarvan de reden en welke activiteiten zijn dan niet doorgegaan?

Pagina 3 van 6

Op pagina 45 bij de grondexploitaties wordt een winstneming gezien op Beekweide I van € 485.000 en dat is een mooi resultaat. In de begroting wordt echter geen rekening gehouden met die verplichte winstnemingen terwijl bijna elk jaar wel een behoorlijke winst vrijkomt. De volgende jaren zijn er ook weer behoorlijke projecten die lijken winstgevend te zijn en daar zou dus wat mee gedaan moeten worden in de toekomst. Klopt het dat de herverdeling van het gemeentefonds uiteindelijk toch positief voor de gemeente gaat uitwerken en wat is daar de reden van? Er is een mutatie op de reserves van € 243.000 dat nog verder wordt uitgewerkt. Misschien kan daar iets over gezegd worden. Het eigen vermogen van de gemeente is gestegen van 16 miljoen naar 17 miljoen maar als dan wordt gekeken naar de balans op pagina 84 lijkt die totaaltelling niet te kloppen. Mevrouw Veldhuizen stelt dat de raad de informatie bij stukjes en beetjes krijgt aangeleverd en daardoor wordt een totaal beeld gemist. Sommige paragrafen zijn maar half ingevuld. Daarnaast worden gemist de verwerking van het woningbedrijf in de jaarrekening en het accountantsverslag. Er is sprake van een flinke winstneming uit het grondbedrijf en misschien zit er nog meer in het verschiet voor het komende jaar maar dat kan niet worden beoordeeld doordat er geen toelichtende paragraaf aanwezig is.

Voorts valt op dat de begrotingswijzigingen vaak hoger uitkomen dan de begroting zelf en dat het in de jaarrekening weer lager uitkomt en soms zelfs lager dan de oorspronkelijke begroting. De jaarrekening van het woningbedrijf is ook nog niet compleet. In de toelichting wordt gerefereerd aan de bedrijfswaarde maar die staat nergens genoemd. Is het mogelijk dat de toelichting in de paragraaf weerstandsvermogen wordt opgenomen? De heer Verkerk vraagt welke risico’s er nog zijn voor het jaar 2020. De heer Don constateert dat de opbrengst van de toeristenbelasting in 2020 een stuk hoger was dan geraamd terwijl de lockdowns elkaar opvolgden. De tabel bovenaan pagina 71 gaat over de afvalstoffenheffing. Het lijkt erop dat in de loop van het jaar een andere systematiek wordt gehanteerd want op het moment van de raming wordt nog gesproken over eenpersoonshuishoudens en meerpersoonshuishoudens en op het moment van de opbrengst wordt gesproken over vastrecht code 1 en vastrecht medisch code 2. De opbrengst is een stuk lager dan wat er is geraamd. Zijn deze bedragen nog niet compleet want in de nieuwe systematiek betalen de mensen extra wanneer de kliko daadwerkelijk wordt aangeboden? De heer Stutvoet hoopt dat er toch nog een goedkeurende verklaring komt.

Hoe verhouden de winstnemingen uit het grondbedrijf zich tot het positieve resultaat want de indruk bestaat dat nog niet het juiste resultaat van de jaarrekening 2020 wordt gezien? De heer Gosselink zegt dat er op dit moment een werkdocument ligt en daar zitten fouten, onvolledigheden en andere dingen in die nog zullen worden aangepast naar het definitieve document toe. Het document is dus nog niet volledig gecheckt op zorgvuldigheid en juistheid en ook nog niet door de organisatie zelf. Mevrouw Wagenaar geeft aan dat in het jaar 2020 de nieuwe organisatie is vormgegeven. De gemeentesecretaris en de burgemeester zijn een aantal maanden geleden ook meegenomen in alle ontwikkelingen rondom de organisatie. Dat laat zien dat er inderdaad veel vacatures waren in het afgelopen jaar en dat er veel externen waren ingeschakeld. De wens was om dit te vullen met vaste medewerkers. Spreker en mevrouw De Groot zijn in 2020 gestart en de heer Woestenenk in 2021. Nagenoeg alle vacatures zijn nu ingevuld. Pagina 17 gaat over de overhead en de privacy officer. Er zijn inderdaad meerdere jaren betaald in 2020. In 2018 is namelijk een wetswijziging geweest waardoor de privacy officer moest worden aangesteld en daarvoor is samengewerkt met de gemeente Veenendaal. Er zijn toen contracten opgesteld maar die zijn nooit formeel geworden.

Dat betekent dat de dienstverlening wel is verleend aan Renswoude maar dat de betaling nooit heeft plaatsgevonden. Dit is nu goed afgerond met de gemeente Veenendaal waardoor al die jaren in één keer zijn betaald en de contracten zijn met terugwerkende kracht goed opgesteld. Niet wordt verwacht dat er nog naheffingen komen. De organisatie is dit jaar ook hard aan het

Pagina 4 van 6

werk om ervoor te zorgen dat contracten goed worden opgesteld zodat de gemeente in de toekomst niet meer voor dit soort verrassingen komt te staan. De voorzitter meldt dat de overige vragen schriftelijk zullen worden beantwoord. De heer Eskes begrijpt dat het onzeker is of 15 juli gehaald wordt terwijl de raad op 13 juli de jaarrekening zou moeten goedkeuren zodat die naar de provincie kan worden gestuurd. Wanneer dat niet wordt gehaald, moet de raad dan nog een keer tijdens het zomerreces bij elkaar komen? De heer Gosselink zegt dat is geadviseerd om uitstel te vragen tot 1 oktober. Dat is een realistische datum waarop alles door de raad zou kunnen worden vastgesteld en er nog tijd is voor de raad om vragen te stellen. De heer Bisschop vraagt of nu al wat kan worden gezegd over de winstneming van ruim 5 ton of dat in de begroting kan worden meegerekend. De heer Gosselink geeft aan dat bijna geen enkele gemeente tussentijds winstnemingen of verliezen in de grondexploitatie prognosticeert in de jaarbegroting omdat het maken van een dergelijke berekening ingewikkeld is en ook niet van tevoren kan worden gezegd wat verkocht wordt afhankelijk van de economische situatie. Op dit moment maken alle gemeenten behoorlijke winsten in de grondexploitatie.

Dat heeft niet alleen te maken met de positieve ontwikkeling in de woningmarkt maar vooral met de negatieve ontwikkelingen in het afgelopen jaar. Als de gemeente tussentijds ramingen wil afgeven dient een planeconoom in mei/juni een berekening te maken met een aangepaste inschatting en dat vraagt een enorme investering om te doen en daarom doen de meeste gemeenten dat niet. Als wordt gestreefd naar een optimale financiële organisatie zou dat lukken maar bijna geen enkele gemeente is hiertoe in staat. De voorzitter stelt de jaarrekening van het woningbedrijf aan de orde. De heer Stutvoet vraagt met betrekking tot pagina 13 de rekening-courant van algemene dienst waar het verschil in zit tussen de bedragen in 2020 van ruim € 987.000 en in 2019 ruim 5 miljoen. Er is sprake van dat de verhuurdersheffing mogelijk wordt opgeheven maar dat kost het woningbedrijf bijna 4 ton op jaarbasis. Is er nog nieuws uit Den Haag over de mogelijke afschaffing hiervan in het kader van de woningbouw? De heer Bisschop constateert dat er weliswaar sprake is van een woningbedrijf maar het is geen officiële toegelaten instelling en het lijkt erop of de provincie er niet zo naar kijkt in het kader van het financieel toezicht.

Zou het woningbedrijf in de toekomst toch niet beter kunnen aansluiten bij de regels die gelden voor woningcorporaties qua boekhouding? De heer Gosselink legt uit dat de wet- en regelgeving bij woningcorporaties beduidend anders is dan bij gemeenten. Omdat het woningbedrijf onderdeel van de gemeente is, is het woningbedrijf ook verplicht om de regels van de gemeente te volgen. Het belangrijkste is altijd de waardering van de woningen, of de werkelijke waarde niet is onder de waarde die in de boeken staat want dat is het grootste risico. De voorzitter geeft aan dat de vragen van Dorpsbelang Renswoude schriftelijk zullen worden beantwoord. Wethouder Teunissen wenst de accountant succes met de verdere werkzaamheden. De gemeentelijke organisatie doet zeer goed zijn best om alles voor elkaar te krijgen om toch die datum te halen zodat nog voor de zomer de jaarrekening met de raad kan worden behandeld. De heer Gosselink zegt dat samen aan de slag wordt gegaan om te proberen om die datum te halen. 3. Voorjaarsnota 2021 De heer Stutvoet constateert dat er onder andere bij maatwerkvoorziening en Burgerzaken niet staat hoeveel geld de gemeente van het Rijk gaat ontvangen.

Pagina 5 van 6

De heer Bisschop zegt dat het met de voorjaarsnota positiever lijkt uit te pakken. Zijn de doorrekeningen wel goed gemaakt want het lijkt erop dat 2 keer het bedrag van € 77.000 er in zit als wordt gekeken naar pagina 3. De heer Woestenenk zegt dat er inderdaad een dubbeling zit in de optelling in de laatste regel van het bedrag van de financiële tabel. De voorzitter vraagt of de voorjaarsnota dan wel kan worden vastgesteld met deze fout er in. De heer Woestenenk geeft aan dat het saldo begroting na voorjaarsnota in 2021 € 28.000 zou zijn en het tweede jaar -12. De tabel is al aangepast en wordt toegevoegd aan de nieuwe voorjaarsnota en die gaat spoedig naar de raad. Conclusie: De voorzitter concludeert dat het voorstel als debatstuk naar de raad gaat. 4. Kadernota 2022 De heer Don heeft een vraag betreffende paragraaf 10 bovenaan. Het grootste bedrag is de gemeentewerf maar de gemeentewerf wordt nog door de raad besproken. Is hier al met een scenario gerekend waarbij het nog niet zeker is of de raad daarvoor gaat kiezen? Mevrouw Veldhuizen constateert dat bij de investering verduurzaming sporthal een bedrag van € 32.000 staat maar waarom zijn de jaarlasten daar niet ingevuld? Is het wel terecht dat voor de energietransitie geen extra geld nodig is? De meerjarenbegroting 2022-2025 laat meerdere jaren geen sluitende begroting zien.

Hoe verhoudt zich dat tot de toetsingscriteria van de provincie nu de begroting niet structureel in evenwicht is? De heer Bisschop vraagt of de mutaties in de voorjaarsnota al in de kadernota zijn verwerkt. Krijgt de raad nog meer inzage in de niet verwerkte mutaties? Er wordt uitgegaan van een ozb verhoging in de kadernota maar wat is het effect wanneer dat niet wordt doorgevoerd? De heer Woestenenk meldt dat de mutaties in de voorjaarsnota nog niet zijn verwerkt in de kadernota omdat de voorjaarsnota nog niet is vastgesteld. Bij de ozb verhoging gaat het om 1,7%. Het financiële effect is rond de 18k. Verder is een globaal beeld te schetsen van de nog niet verwerkte mutaties maar op dit moment is de vraag nog niet te beantwoorden omdat er nog geen inzicht is in de impact ervan. De voorzitter vraagt wanneer de organisatie denkt de schriftelijke antwoorden te kunnen geven gelet op de raad van 13 juli aanstaande. Burgemeester Doornenbal zegt dat het streven is om dat zo snel mogelijk te doen maar als het nodig is dient het college er nog naar te kijken en daarom kan pas definitief antwoord worden gegeven op dinsdagmiddag. Er zijn namelijk ook wat vragen bij die wat politieker van aard zijn. De voorzitter lijkt het dan het verstandigst om de politieke vragen tot dinsdag te bewaren en dat als er al eerder antwoorden zijn die ook direct door te sturen naar de raad.

Burgemeester Doornenbal zegt toe dat alles wat eerder kan ook eerder zal worden gestuurd naar de raad. 5. Sluiting De voorzitter bedankt iedereen voor zijn aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering om 19.45 uur. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raadscommissie op 7 september 2021. de secretaris,

de voorzitter,

Pagina 6 van 6