C2. Brief GS aan BenW Renswoude IBT informatiebeheer over 2020-2021

Aan het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Renswoude Postbus 8 3927 ZL RENSWOUDE

ONDERWERP

DATUM DOCUMENTNUMMER VAN

Beoordeling Informatie- en archiefbeheer over 2020-2021 TELEFOONNUMMER (2022) 07-03-2023 E-MAILADRES UTP-1913279266-3713 Irmgard Broos DOMEIN/OPGAVE TEAM

+31651392542 irmgard.broos@provincieutrecht.nl BDO BEI

Geacht college,

U heeft ons in het kader van interbestuurlijk toezicht (IBT) informatie toegezonden over de uitvoering van de Archiefwet 2020-2021. Wij beoordelen de prestaties van gemeenten als ‘voldoet’, ‘voldoet deels’ of ‘voldoet niet’. Het oordeel voor uw organisatie over de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer in 2020-2021 (2022) luidt ‘voldoet deels’. Dit betekent dat uw informatiebeheer deels aan de vereisten van de Archiefwet voldoet, maar deels ook nog niet. Wij zien zeker dat er gewerkt wordt aan instrumenten die essentieel zijn om de omslag van analoog naar digitaal informatiebeheer te kunnen maken. Ons zorgpunt blijft dat, door de beperkte beschikbare capaciteit, deze instrumenten nog onvoldoende zijn geïmplementeerd. Daardoor gaat de definitieve omslag naar digitaal informatiebeheer, inclusief het regelen van de bijbehorende randvoorwaarden, langzaam. Hieronder lichten wij verder toe wat onze bevindingen zijn en welke acties wij van u verwachten. Naast toetsing van de aangeleverde toezichtrapportages van de gemeentearchivaris over 2020 en 2021, hebben we voor deze beoordeling ook mondelinge informatie gebruikt uit gesprekken met uw organisatie over ontwikkelingen in 2022. Bij deze gesprekken waren de archivaris en de gemeentelijk archiefinspecteur van Archief Eemland ook aanwezig. Deze recentere ontwikkelingen komen ook terug in deze brief.

Toetsingscriteria Bij de beoordeling van uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij, net als voorgaande jaren, of u voldoet aan de eisen die de Archiefwet- en regelgeving voorschrijven. In ons ‘Aanvullend beleidskader voor het interbestuurlijk archieftoezicht’ staan de risicogebieden waar wij specifiek naar kijken. Dit zijn: de omslag naar digitaal werken; het duurzaam beheren van analoge en digitale informatie; en de informatiehuishouding bij reorganisaties, herindelingen en samenwerkingsverbanden. Bij het uitvoeren van ons toezicht hanteren wij de interventieladder, die landelijk tussen Rijk, IPO en VNG is afgesproken. Deze interventieladder is te vinden op onze website IBT interventieladder.

1 van 3

Samenvatting bevindingen en beoordeling Net als bij onze vorige beoordelingsronde zien wij dat er positieve stappen zijn gezet om uw informatie- en archiefbeheer te laten voldoen aan de wettelijke vereisten. Het in kaart brengen van alle applicaties in uw organisatie om zo grip te krijgen op de informatiebestanden die daarin worden beheerd, de eerste inventarisatie van bestaande kwaliteitsmonitoring informatiebeheer, de RODIN-audit die recent is uitgevoerd zijn voorbeelden van die positieve ontwikkelingen. Daarnaast zijn de achterstanden in de selectie en vernietiging van analoge en digitale informatie voor een groot deel ingelopen (tot 2020) en wordt de verplichte overbrenging van uw archiefbescheiden naar Archief Eemland op korte termijn geformaliseerd. In de toezichtverslagen constateert uw archivaris dat de beschikbare capaciteit voor informatie- en archiefbeheer binnen uw organisatie vooral ingezet wordt voor operationele werkzaamheden. Meer beleidsmatige, tactische en strategische werkzaamheden kunnen daarom onvoldoende worden opgepakt. Ik deel de zorg van uw archivaris dat hierdoor de omslag naar een volledige digitale informatiehuishouding langzaam gaat. Juist omdat uw organisatie al wel grotendeels digitaal werkt met vrijwel uitsluitende digitale informatie, is uitstel van het borgen van digitaal informatiebeheer zeer risicovol.

Het niet tijdig regelen van de juiste randvoorwaarden zorgt voor informatieverlies en kan uw bedrijfsvoering en verantwoording serieus belemmeren. Uit de gesprekken met uw organisatie blijkt dat voor het opstellen van instrumenten, zoals een digitale bewaarstrategie of een informatiebeleidsplan, gebruik wordt gemaakt van voorbeelden uit de regio en ervaringen en deskundigheid bij Archief Eemland worden benut. Ook samenwerking in de regio met vergelijkbare gemeenten wordt gezocht. Het is niet zeker of met deze aanpak het benodigde tempo van de omslag van analoog naar digitaal behaald kan worden. Ik onderschrijf dan ook de aanbeveling van uw archivaris om eventueel tijdelijk inhuur van externe kennis en capaciteit voor deze instrumenten te overwegen. 1.

De belangrijkste aanbeveling die ik dan ook nogmaals doe, is om de verbeterpunten van uw archivaris uit haar Toezichtverslagen over 2020 en 2021 uit te voeren, evenals de punten uit onze vorige toezichtbrief (brief d.d. 12 mei 2020). Betrek daarbij ook de uitkomsten van de uitgevoerde RODIN-audit. Een nauwe samenwerking met Archief Eemland is daarbij belangrijk, ook op het vlak van monitoring, actualisering en bijsturing van uw huidige verbeterplan.

Om niet te veel te herhalen, verwijs ik u voor de context van onderstaande verbeterpunten naar onze vorige toezichtbrief. Onze andere belangrijke verbeterpunten zijn: 2.

Het opstellen, vaststellen en invoeren van alle noodzakelijke randvoorwaarden voor een volledig digitaal informatiebeheer (zie hierboven). Het gaat hier om het opstellen en invoeren van onder meer een digitale bewaarstrategie, een informatiebeleidsplan en metadataschema voor alle applicaties binnen uw organisatie. Zorg ook voor het vaststellen van de handboeken vervanging, het regelen van een formeel vervangingsbesluit en het uitvoeren van vervanging.

3.

Het verder uitbouwen van de kwaliteitsbewaking op het informatiebeheer, die nu al binnen uw organisatie wordt gedaan, tot een kwaliteitssysteem zoals bedoeld in de Archiefwet en op maat gemaakt voor uw gemeente. Het uitvoeren van een RODIN-audit die nu éénmalig (als uitgebreide nulmeting) wordt uitgevoerd, is een structureel onderdeel van een kwaliteitssysteem.

4.

Het structureel bijhouden van het informatieoverzicht van applicaties en het onder beheer brengen van deze (decentrale) informatiestromen. Bewaak dit via het kwaliteitssysteem.

5.

Zorg voor het actualiseren van de interne informatieverordening en de beheerregeling.

6.

Het maken en vastleggen van praktische beheerafspraken met verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer. Zorg ook hierbij dat de periodieke evaluatie van deze afspraken onderdeel wordt van het kwaliteitssysteem. Het gaat om taken die door uw organisatie aan deze verbonden partijen zijn gemandateerd

2 van 3

en waar u nog steeds eindverantwoordelijk voor bent. Die eindverantwoordelijkheid geldt ook voor het goed regelen van het informatiebeheer.

Tot slot Hiermee is voor ons deze toetsingsronde afgerond. We gaan ervan uit dat u de door uw archivaris en ons geconstateerde verbeterpunten, in overleg met Archief Eemland doorvoert. De volledige toezichtinformatie over de periode 2022 ontvangen wij graag uiterlijk 15 juli 2023. We verzoeken u om in deze informatie ook weer aan te geven hoe het gesteld is met de uitvoering van de hierboven genoemde verbeterpunten. Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer, toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven. Een afschrift van deze brief sturen wij ter kennisgeving aan uw gemeenteraad. Wij publiceren de resultaten van ons toezicht op de IBT-kaart. Voor deze kaart en meer informatie over de IBT-werkwijze kunt u terecht op: www.provincie-utrecht.nl/interbestuurlijktoezicht. Deze brief wordt via de IBT-kaart ook toegankelijk. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Utrecht, Namens hen,

R.C.L. (Robert) Strijk Gedeputeerde Financiën, Organisatie, Economie en Europa

cc. gemeentearchivaris Renswoude

3 van 3