C1. 2024-05 Brief raden DDJGZ na definitieve gunning

Brief van Algemeen Bestuur GGDrU aan raden Datum: 27 mei 2024 Onderwerp: Afronding aanbesteding en start implementatie Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg Geachte raad, Met deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de positieve afronding van de aanbesteding van het nieuwe Digitaal Dossier JeugdGezondheidsZorg (verder DDJGZ) en de start van de implementatie van dit nieuwe standaardsoftwarepakket. Dit als vervolg op de raadsinformatiebrief d.d. 6 december 2023 waarmee we u geïnformeerd hebben over de start van de aanbestedingsprocedure om het softwarepakket DDJGZ te verkrijgen. Achtergrond De Wet Geneeskundige BehandelOvereenkomst (WGBO) schrijft de dossiervoering voor, en de Wet Publieke Gezondheid (WPG) verplicht alle JGZ-organisaties om dit digitaal te doen. Wet- en regelgeving schrijft voor dat, gezien het eerder genomen besluit om te stoppen met het GGiD, een aanbesteding gestart moest worden voor een digitaal dossier. Op 7 december 2022 heeft het Algemeen Bestuur (AB) van GGDrU daarom ingestemd met het treffen van voorbereidingen voor het verkrijgen van een bestaand softwarepakket DDJGZ dat op de markt wordt aangeboden. Op 6 december 2023 heeft het AB akkoord gegeven om middels een formele aanbestedingsprocedure het benodigde DDJGZ te verkrijgen. Afronding van de aanbesteding Conform planning is eind april jl.

het formele aanbestedingstraject van het DDJGZ afgerond. Naar aanleiding van de voorlopige gunning zijn geen bezwaren ingediend en is het softwarepakket Iuvenelis van leverancier Eljakim als beste uit de beoordelingsprocedure gekomen. Inmiddels is de leverancier gecontracteerd en worden voorbereidingen getroffen voor het implementatietraject. Uitkomst van het aanbestedingstraject is ook dat de kosten beter in beeld zijn. Hiermee is duidelijk dat de structurele kosten lager zijn dan geraamd en dat de incidentele éénmalige kosten die tot nu toe als p.m. post waren opgenomen hoger zijn dan gedacht. In afstemming met het Algemeen Bestuur van GGDrU is binnen de meerjarige begroting ruimte gevonden waarmee de aanvullende eenmalige kosten opgevangen worden en er geen aanvullend beroep hoeft te worden gedaan op de gemeenten. Over het verloop van de implementatie en de daarbij horende kosten wordt u als raden op de hoogte gehouden via de reguliere P&C documenten. Doelstelling Digitaal Dossier JeugdGezondheidsZorg (DDJGZ) Een adequate informatievoorziening ten behoeve van de dienstverlening voor de jeugdgezondheidszorg (JGZ) is een belangrijke, noodzakelijke randvoorwaarde voor een kwalitatief sterke integrale jeugdgezondheidszorg. Het geselecteerde DDJGZ is een standaard softwarepakket dat reeds succesvol in de markt wordt aangeboden en gebruikt.

Daarmee is dit een geheel ander traject dan het GGiD-traject waarin een nieuw DDJGZ werd ontwikkeld en wordt invulling gegeven aan een belangrijk punt uit de evaluatie. Het geselecteerde DDJGZ sluit aan op de ambities als het gaat om dienstverlening aan cliënten, de bedrijfsvoering eisen en de samenwerking met ketenpartners. Het DDJGZ levert de ondersteunende informatievoorziening voor de JGZ processen van alle jeugdigen van 0 tot 18 jaar die in beeld zijn bij GGDrU inclusief de ondersteuning die wordt geboden aan (aanstaande) ouder(s). GGDrU beschikt

momenteel over 565.000 kinddossiers waarvan 230.000 actuele/lopende dossiers en 335.000 dossiers die op basis van regelgeving gearchiveerd zijn. Al deze dossiers dienen vanuit het huidige systeem worden overgezet naar het nieuwe DDJGZ. Implementatie en tijdpad In mei 2024 wordt het implementatieplan in samenwerking met de leverancier uitgewerkt. Vervolgens wordt het systeem ingericht, waar nodig worden werkprocessen aangepast en worden proefconversies uitgevoerd. Eind 2024 dienen de proefconversies – waarbij de data van het ‘oude’ naar het ‘nieuwe’ DDJGZ worden vertaald - te resulteren in een 100% betrouwbare vertaling van de data om te waarborgen dat alle data vanuit het huidige DDJGZ goed terechtkomen in het nieuwe DDJGZ. Verder worden eind 2024 alle gebruikers opgeleid in het nieuwe DDJGZ waarna begin 2025 de migratie gaat plaatsvinden naar het nieuwe DDJGZ. Het implementatie en opleidingstraject zal veel gaan vragen van de staande JGZ organisatie. Het gaat namelijk om zo’n 400 collega’s die worden opgeleid in het nieuwe DDJGZ en hier dagelijks mee gaan werken. Zorgvuldigheid en risicomitigatie zijn en blijven belangrijke uitgangspunten, daarbij wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de lopende dienstverlening aan ouders en kinderen, en waar nodig worden passende beheersmaatregelen getroffen.

Na afronding van het implementatietraject zal in het tweede kwartaal van 2025 een evaluatie plaatsvinden. Afsluitend Ervan uit gaande u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Tevens houden we u, uiteraard middels uw portefeuillehouder Volksgezondheid op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen. Met vriendelijke groet, Namens het algemeen bestuur van GGD regio Utrecht,

Marc Sprenger Directeur Publieke Gezondheid

2