C. Stand van zaken externe evaluatie GGiD

Aan de raden van uw gemeente

Kenmerk Datum Onderwerp

: UIT-2022/11012/IA : 3 april 2023 : Stand van zaken externe evaluatie GGiD

Geachte raad, Met deze brief informeren wij, het algemeen bestuur van GGD regio Utrecht, u over de stand van zaken met betrekking tot de externe evaluatie van het GGiD. Het AB is hierover geïnformeerd tijdens de vergadering van 29 maart 2023. Aanleiding Op 2 november 2022 hebben de algemeen besturen van de GGD’en van GGD regio Utrecht, GGD Hollands Noorden en GGD Twente het besluit genomen om te stoppen met de ontwikkeling van het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg (GGiD). Vervolgens is in december 2022 door de drie betrokken besturen ingestemd met een gezamenlijke evaluatie met de drie regio’s, met daarbij de mogelijkheid voor specifieke evaluatiepunten voor de eigen regio. Het bestuur hecht, net als de raden van onze gemeenten, veel waarde aan het evalueren van het proces om hier lessen uit te kunnen leren en deze te kunnen benutten voor de nodige vervolgstappen. Opdrachtgever, klankbordgroep, begeleidingsgroep De drie algemeen besturen zijn gezamenlijk opdrachtgever van de externe evaluatie met als opdracht: ‘zorg voor een gezamenlijke evaluatie van het totale proces van het GGiD’. Een vertegenwoordiging van elk van de drie besturen heeft plaats in de klankbordgroep. De leden van de klankbordgroep dragen zorg voor het volgen, monitoren en begeleiden van de voortgang van het project alsmede de terugkoppeling naar de algemeen besturen en raden.

Vanuit de organisaties van de GGD’en wordt de klankbordgroep ondersteund door medewerkers die niet betrokken zijn bij de nieuwe aanbesteding en die geen directe betrokkenheid hebben gehad in de totstandkoming van GGiD. Doelstelling en scope Het doel van de evaluatie is om inzicht te krijgen in het totale proces rondom het GGiD vanaf het eerste begin (moment dat is ingestoken op de ontwikkeling van een eigen product door drie GGD’en samen en de formulering van het programma van eisen) tot de afronding (besluit op 2 november 2022) en welke belangrijke mijlpalen en beslismomenten daarin zijn geweest. Ook moet de evaluatie inzicht geven in de positie en rol van de verschillende betrokken gremia (AB, DB en eventuele rechtsvoorgangers, Raad, GGD-organisaties, de coöperatie van de 3 GGD’en en directies). Op basis hiervan worden de belangrijkste bedrijfsvoerings- en leerervaringen beschreven. Het beoogde resultaat is een evaluatierapport met lessen, conclusies en aanbevelingen voor de bedrijfsvoering voor de drie GGD’en voor volgende trajecten. Daarbij gaat het om inzicht te geven in het proces en niet op het ontwikkelde product (digitale kinddossier).

Vervolgstappen en planning De opzet van de evaluatie is door de drie algemeen besturen besproken. De uitvraag voor de externe evaluator is op Tenderned geplaatst en de verwachting is dat in april de keuze voor het bureau kan worden gemaakt. De evaluatie kan dan uiterlijk in mei worden gestart. De evaluatie is in twee fasen opgeknipt. Het doel is dat voor de zomer van 2023 een eerste deel van de evaluatie (quickscan) kan worden gepresenteerd. Voor het tweede deel van de evaluatie wordt gepland dit eind Q3/begin Q4 af te ronden. De besturen en raden zullen over de uitkomsten van zowel het eerste, als het tweede deel op de hoogte worden gesteld. Bij het besluit in december 2022 en in de begrotingswijziging 2023-1 is aan de gemeenten gevraagd rekening te houden met een bedrag van € 75.000,- voor de evaluatie. Bij het vaststellen van de begrotingswijziging in het AB van 29 maart is middels de zienswijzen gevraagd scherp te kijken naar de offertes voor de evaluatie zodat de kosten voor de evaluatie niet boven dit bedrag uitkomen. Met vriendelijke groet, Namens het algemeen bestuur van GGD regio Utrecht

Nicolette Rigter Secretaris algemeen bestuur GGD regio Utrecht en Directeur Publieke Gezondheid GGD regio Utrecht

2