Bijlage 4 Accountantsverslag 2024 GR Regio Foodvalley
Tekst van het document
GR Regio Foodvalley
Accountantsverslag 2024 28 maart 2025 | Concept
CONCEPT
Inleiding Doetinchem, 28 maart 2025 Aan het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Regio Foodvalley
<Logo klant>
Wij hebben de jaarrekening 2024 van uw organisatie gecontroleerd. In dit verslag brengen wij de hoofdzaken van onze bevindingen vanuit de controle onder uw aandacht. Daarnaast besteden wij aandacht aan de jaarrekening zelf en aan de interne beheersing. Dit accountantsverslag dient in samenhang te worden gelezen met de jaarrekening over 2024. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken. Daarnaast hebben wij beoordeeld of het jaarverslag in overeenstemming is met de jaarrekening. Ons oordeel over de jaarrekening komt tot uitdrukking in de controleverklaring. Het verslag is uitsluitend bestemd voor het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur en mag niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Waar relevant gaan onze bevindingen vergezeld van aanbevelingen. De in het verslag opgenomen bevindingen doen geen afbreuk aan ons oordeel omtrent de jaarrekening.
Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten drs G.J. Bouwhuis RA
Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag afgestemd met de directeur en de controller. Wij zullen deze rapportage toelichten tijdens de bijeenkomst met het bestuur op 4 april 2025.
2
CONCEPT
Inhoudsopgave Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Afsluiting
Bijlagen
3
CONCEPT
Samenvatting Strekking controleverklaring Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken als u de jaarrekening ongewijzigd vaststelt. Naar ons oordeel geeft de jaarrekening 2024 een getrouw beeld van vermogen en resultaat in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording.
Rechtmatigheidsverantwoording Het Dagelijks Bestuur verantwoordt in de rechtmatigheidsverantwoording een begrotingsoverschrijding en merkt deze als een acceptabele overschrijding aan. Er zijn verder geen onrechtmatigheden vastgesteld.
Wij zijn van mening dat de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.
Financiële positie Op basis van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde norm en systematiek voor het weerstandsvermogen bedraagt het gewenste weerstandsvermogen ultimo 2024 € 443.000. De algemene reserve van € 462.000 is voldoende op basis van de door het bestuur gestelde norm voor het weerstandsvermogen.
Controle proces Wij kijken terug op een goede samenwerking gedurende dit proces. De controledocumentatie was tijdig beschikbaar met uitzondering de onderbouwing van de uitgaven die in de Sisa, waarvoor u afhankelijk bent van de aanleverende gemeenten. Wij adviseren hier nog strakker op te zitten.
Interne beheersing De interne beheersing voldoet aan de daaraan te stellen eisen en past bij de omvang van uw organisatie. Wel zien we het belang van een goede projectbeheersing door een groeiend aantal projecten toenemen. De huidige omvang van de (financiële) functie binnen uw organisatie is beperkt. Wij adviseren hier volgende aandacht aan te besteden
Inhoudsopgave
Samenvatting
AandachtspuntenAlg emeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
4
CONCEPT
Aandachtspunten Algemeen Bestuur Voor 2024 hebben wij geen aandachtspunten vanuit het Algemeen Bestuur ontvangen. Mocht u aandachtspunten voor de controle van 2025 hebben dan vernemen wij deze graag zodat wij deze kunnen meenemen in onze controle 2025. Wij bespreken dit graag met u tijdens de bestuursvergadering op 4 april 2025.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
5
CONCEPT
Jaarrekening
Accountantscontrole
Rechtmatigheidsverantwoording
Financiële positie
Overige bevindingen
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
6
CONCEPT
Accountantscontrole Materialiteit Bij onze controle maken wij gebruik van een materialiteit. Deze materialiteit wordt gebruikt om de omvang van onze werkzaamheden te plannen en om te evalueren of de afwijkingen gevolgen hebben voor onze controleverklaring. Als er fouten zijn in de financiële overzichten die groot genoeg zijn om invloed te hebben op de keuzes die mensen maken, dan worden die fouten als belangrijk beschouwd en zijn daarmee materieel. Bij de controle van uw jaarstukken hebben wij de volgende materialiteit gehanteerd: Omschrijving
2024
Fouten
Onzekerheden
Materialiteit
€ 69.000
€ 207.000
Uitvoeringsmaterialiteit
€ 48.300
Ruimte voor evaluatie afwijkingen
€ 20.700
Rapporteringsgrens
€ 1.459
De rapporteringsgrens is het bedrag dat wij als grens hanteren voor het meenemen en rapporteren van afwijkingen. Het cumulatieve effect van de geconstateerde afwijkingen beneden dit bedrag zal naar verwachting niet van belang zijn voor de evaluatie.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
7
CONCEPT
Accountantscontrole Gecorrigeerde controleverschillen Vanuit de controlewerkzaamheden zijn een aantal verschillen naar voren gekomen. Deze zijn besproken met het management en gecorrigeerd in de jaarrekening zoals deze voor u ligt.
Niet gecorrigeerde controleverschillen Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van de controleverschillen die niet in de jaarrekening 2024 zijn verwerkt. In overleg met u zijn alle individuele afwijkingen groter dan € 1.459 vermeld. De overige afwijkingen die het grensbedrag te boven gaan zijn cumulatief opgenomen. Getrouwheid
Omschrijving Fouten
Onzekerheden
Geen verschillen
€
-
€
-
TOTAAL
€
-
€
-
Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%)
€
69.000 €
207.000
Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
8
CONCEPT
Accountantscontrole Wet Normering Topinkomens (WNT) Uw organisatie valt onder de reikwijdte van de Wet Normering Topinkomens. In de jaarrekening is de voorgeschreven verantwoording opgenomen.
Verloop van de controle Het proces van het opstellen van de jaarrekening over het boekjaar 2024 is zodanig gepland, dat de gecontroleerde jaarrekening aan het bestuur kan worden voorgelegd.
Naleven verslaggevingsregels De jaarrekening is opgesteld overeenkomstig het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het BBV zijn nageleefd. Hierin hebben wij geen (belangrijke) afwijkingen vastgesteld.
Het concept van de jaarstukken was tijdig gereed. Het jaarrekeningdossier bevatte op onderdelen voldoende onderbouwingen om de controle te kunnen uitvoeren. Op andere onderdelen was er aanvullende informatie nodig. Het controleproces evalueren wij met de ambtelijke organisatie/de financiële staf. De afwikkeling was conform planning.
Kwaliteit van de jaarstukken De jaarstukken bestaan uit 2 onderdelen, het jaarverslag en de jaarrekening. De kwaliteit van de toelichtingen is voldoende en de indeling van de jaarstukken is conform de BBV.
Wij kijken terug op een goede samenwerking gedurende dit proces.
De afwijkingen ten opzichte van de begroting en de belangrijkste ontwikkelingen zijn per programma en in de paragrafen in het jaarverslag zijn voldoende toegelicht. Jaarverslag Het jaarverslag met daarin de paragrafen voldoet aan de minimale eisen van het BBV. Wij hebben geen tegenstrijdigheden met de jaarrekening 2024 geconstateerd.
Tijdigheid SiSa-verantwoordingen controle-informatie De Regio Foodvalley heeft met de gemeente Veenendaal, Ede en Barneveld afspraken gemaakt over de tijdige verantwoording van de jaarlijkse verantwoording van J106 Tijdelijke regeling specifieke uitkering gebiedsbudget. Bij de start van de balanscontrole bleken de onderbouwingen niet (volledig) gereed terwijl er wel bestedingen en woningaantallen zijn opgegeven. Wanneer documentatie vanuit de deelnemende gemeenten niet tijdig gereed is bestaat het risico dat er problemen kunnen optreden ten aanzien van de tijdigheid van de SiSa-verantwoording. Wij hebben het bestuur geadviseerd om met de betreffende deelnemende gemeenten in gesprek te gaan om de tijdigheid van de SiSa-verantwoording en onderbouwingen te waarborgen.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
9
CONCEPT
Rechtmatigheidsverantwoording Kaderstelling De financiële verordening (gebaseerd op artikel 212 gemeentewet) en de controleverordening (gebaseerd op artikel 213 van de gemeentewet) zijn aangepast op de inrichting van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De financiële verordening en de controleverordening zijn op 15 december 2023 vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Het normenkader is vastgesteld op 7 juni 2024 door het Algemeen Bestuur.
[1] Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening. Het voorwaardecriterium komt met name voor de volgende processen van uw organisatie: ➢ Europese aanbestedingen ➢ Treasury Wij hebben vastgesteld dat er geen fouten of onduidelijkheden voorkomen boven de verantwoordingsgrens.
In de financiële verordening in artikel 10 lid 2 heeft het Algemeen Bestuur de verantwoordingsgrens op 1% van de lasten en dotaties aan reserves gesteld. Op basis van de voorliggende jaarrekening is dit een bedrag van € 69.000. Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat deze voldoet aan het voorgeschreven model. Er zijn drie criteria vastgesteld om financiële rechtmatigheid concreet te maken, te weten: [1] het voorwaardencriterium [2] het begrotingscriterium en [3] misbruik en oneigenlijk gebruik. Bij het opstellen van de jaarrekening moet het Dagelijks Bestuur verantwoording afleggen over deze drie criteria in de rechtmatigheidsverantwoording.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
10
CONCEPT
Rechtmatigheidsverantwoording [2] Begrotingscriterium Het budgetrecht bepaalt dat het Algemeen Bestuur toestemming geeft om het te realiseren beleid binnen de vastgestelde begroting per programma uit te voeren. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is, zowel overschrijdingen als onderschrijdingen. In de rechtmatigheidsverantwoording worden alleen de afwijkingen toegelicht die niet passen in de afspraken tussen het Algemeen Bestuur en het Dagelijks Bestuur en boven de verantwoordingsgrens uit komen. Het Algemeen Bestuur wordt expliciet gevraagd in te stemmen met deze afwijkingen bij de behandeling van de jaarrekening.
- Meer of minder baten dan begroot Op 8 programma’s is sprake van meer of minder baten dan begroot. Voor meer of minder baten dan begroot geldt dat deze onrechtmatig zijn, tenzij er aanvullende afspraken zijn gemaakt tussen het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur of deze al gemeld zijn in de jaarstukken, dit laatste is het geval en op basis hiervan is er geen sprake van onrechtmatigheden. - Oordeel begrotingsrechtmatigheid Wij hebben vastgesteld dat het begrotingscriterium binnen de huidige afspraken van het Algemeen Bestuur voldoende zijn toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.
- Meer lasten dan begroot Er is op programma 1 een overschrijding van de lasten ten opzichte van de begroting. De totale overschrijding is € 60.177. Dit telt als onrechtmatigheid mee in de rechtmatigheidsverantwoording. Overschrijdingen op openeinde regelingen of overschrijdingen die gecompenseerd worden door baten, zijn acceptabel. Dit is een bedrag van € 60.177. Dit is in de rechtmatigheidsverantwoording toegelicht. - Minder lasten dan begroot Op alle overige programma’s zijn de gerealiseerde lasten minder dan begroot. De afwijkingen van de begroting zijn tijdig gemeld aan het Algemeen Bestuur en tellen daarom niet mee als begrotingsonrechtmatigheid.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
11
CONCEPT
Rechtmatigheidsverantwoording [3] Misbruik en oneigenlijk gebruik Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving zal een vertaling plaats vinden naar de opzet van de interne organisatie. Toelichting in paragraaf bedrijfsvoering Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording is het een vereiste dat het Dagelijks Bestuur in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting geeft op alle afwijkingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast dient te worden beschreven welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
Uw organisatie heeft een eigen inkoopbeleid vastgesteld waarin de gids proportionaliteit is uitgewerkt. In 2024 is voor een deel een verbijzonderde interne controle uitgevoerd op het volgen van het intern inkoopbeleid inzake inkopen onder de aanbestedingsgrens. Wij hebben het Dagelijks Bestuur geadviseerd deze verbijzonderde interne controle uit te breiden op de gevolgde inkoopprocedures ten opzichte van het inkoopbeleid onder de Europese aanbestedingsgrens.
- Rapportagegrens In lid 3 van de financiële verordening is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering fouten of onduidelijkheden groter dan € 25.000 dienen te worden toegelicht.
- M&O beleid nageleefd Het beleid inzake het voorkomen van Misbruik en oneigenlijk gebruik is nageleefd. Dit is toegelicht in de paragaaf bedrijfsvoering.
- Uitvoering verbijzonderde interne controle De verbijzonderde interne controle is uitgevoerd door de organisatie zelf. Wij hebben u aanbevolen om komend jaar een beschrijving in de paragraaf bedrijfsvoering op te nemen van de wijze waarop de verbijzonderde interne controle heeft plaatsgevonden en hoe deze is verlopen.
- Wet Fido en bijbehorende regelingen Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Tijdens onze controle hebben wij geen niet-financiële onrechtmatigheden geconstateerd.
- Intern inkoopbeleid Wanneer de normen uit de gids proportionaliteit herhaaldelijk niet worden nageleefd of wanneer de documentatie en/of motivering ervan ontoereikend is, wordt van het Dagelijks Bestuur verwacht hierover te rapporteren via de paragraaf bedrijfsvoering.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
12
CONCEPT
Rechtmatigheidsverantwoording - Toelichting fouten en onduidelijkheden rechtmatigheid Er zijn geen onrechtmatigheden vastgesteld en daarmee is een verder toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering met maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen niet noodzakelijk. Onze bevinding over de rechtmatigheidsverantwoording Het Dagelijks Bestuur verantwoordt in de rechtmatigheidsverantwoording een begrotingsoverschrijding en merkt deze als een acceptabele overschrijding aan. Er zijn verder geen onrechtmatigheden vastgesteld.
Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door het Algemeen Bestuur hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. De jaarrekening en het jaarverslag bevat alle voorgeschreven informatie.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
13
CONCEPT
Financiële positie De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat over 2024 en de financiële positie van uw organisatie per 31 december 2024. Saldo van baten en lasten Het saldo van de baten en lasten over het jaar 2024 bedraagt circa € 1.182.000 positief tegenover begroot € 1.000.000 positief. Het positieve resultaat is met name ontstaan door een hogere doorbelasting van loonkosten vanuit het Regiokantoor van circa € 118.000 dan begroot en circa € 71.000 minder uitgaven op Economic Board dan begroot. Van begroting naar realisatie De primitieve begroting 2024 met een begroot saldo van nihil is voornamelijk gewijzigd met één grote begrotingswijziging bij de tussentijdse rapportage van € 1.000.000 positief zoals door het Algemeen Bestuur vastgesteld. Dit betreft de ontvangen rente vanuit Schatkistbankieren. Incidentele baten en lasten De incidentele baten in het boekjaar bestaan uit de rente op Schatkistbankieren van € 987.000 en de incidentele lasten uit de kosten van het opstellen van een nieuwe strategische agenda voor de periode 2025 tot en met 2029 van circa € 90.000.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Eigen vermogen Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2024 circa € 5.679.000 en bestaat uit een algemene reserve van € 462.000, een bestemmingsreserve Verkeer & Vervoer van circa € 3.785.000, een bestemmingsreserve verhuiskosten van circa € 250.000 en het positieve gerealiseerde resultaat over het boekjaar. Het Algemeen Bestuur heeft een Nota Reserves en Voorzieningen Regio Foodvalley 2023 vastgesteld en aanvullend hierop een norm voor het weerstandsvermogen. Het Dagelijks Bestuur heeft inzicht gegeven in de financiële positie en de risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen in het jaarverslag. Wij hebben het proces van risicoanalyse en de veronderstellingen die het Dagelijks Bestuur heeft gehanteerd beoordeeld en geëvalueerd. Op basis van de door het Algemeen Bestuur vastgestelde norm en systematiek voor het weerstandsvermogen bedraagt het gewenste weerstandsvermogen ultimo 2024 € 443.000. De algemene reserve van € 462.000 is voldoende op basis van de door het bestuur gestelde norm voor het weerstandsvermogen. Regio Foodvalley heeft per balansdatum geen langlopende schulden. Per jaareinde is circa € 8,4 miljoen uitgezet via Schatkistbankieren (ultimo 2023: € 24,8 miljoen). Deze forse daling ten opzichte van 2023 wordt met name veroorzaakt door doorstorting van gelden vanuit het Rijk inzake SPUK gebiedsbudget van circa € 19 miljoen aan de gemeenten Veenendaal, Ede en Barneveld.
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
14
CONCEPT
Overige bevindingen Schattingen Het opstellen van de jaarrekening vereist dat de organisatie oordelen vormt en schattingen maakt, die van invloed zijn op de toepassing van de grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en verplichtingen en van de baten en lasten. De schattingen en de hiermee verbonden veronderstellingen zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden en verschillende andere factoren die, gegeven de omstandigheden, als redelijk worden beschouwd. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. Een goed inzicht in de jaarrekening vraagt kennis van de gemaakte schattingen. Deze lichten wij hier kort toe.
De Regio Foodvalley heeft afspraken met de deelnemende gemeenten gemaakt ten aanzien van de benodigde tussentijdse verantwoordingsinformatie. Bij de jaarrekeningcontrole is gebleken dat de deelnemende gemeenten niet in staat zijn om tijdig conform de afspraken de juiste informatie aan te leveren terzake de bestedingen en de woningaantallen.
Huisvesting Wij hebben vastgesteld dat de huidige dienstverleningsovereenkomst voor de huisvesting met de gemeente Ede per 1 april 2026 afloopt en dat nog niet bekend is op welke wijze de huisvesting na deze datum zal plaatsvinden. Het niet tijdig onderzoeken van alternatieve huisvestingsopties kan mogelijk de continuïteit van de organisatie in gevaar brengen.
Hieronder geven we een korte toelichting op de verwerkingswijze van de Sisa-gelden in de jaarrekening 2024: • De gelden voor de specifieke uitkering J106 Tijdelijke regeling specifieke uitkering gebiedsbudget ad € 19.025.000 zijn door Regio Foodvalley in 2023 vanuit het Rijk ontvangen en ultimo 2023 als vooruitontvangen voorschotbedrag opgenomen. • In 2024 is het totale bedrag als voorschot betaald aan de gemeenten Veenendaal, Ede en Barneveld. Deze worden als “nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering” op de balans verantwoord. • Toekomstige bestedingen van gemeenten worden rekeninghoudend met de cofinanciering in mindering gebracht op de balansposities (vorderingen en schulden) en als bate en last verantwoord in het Overzicht van baten en lasten 2024 en de SiSa-bijlage. • De vordering op de deelnemende gemeenten komt ultimo 2024 overeen met de ontvangen voorschotbedragen van het Rijk (schuld) van € 19.025.000 (Dit betreft het saldo van ontvangen bedragen minus € 0 bestedingen).
Wij zien dat de organisatie inspanningen heeft gedaan om tijdig afspraken te maken met de deelnemende gemeenten. Echter is de SiSa-verantwoording ten tijde van het opstellen van het accountantsverslag nog niet gereed. Wij adviseren u om in gesprek te gaan met de betreffende gemeenten en nadere afspraken te maken om deze processen nog strakker in te richten vanwege de grote omvang van de specifieke uitkering.
Wij adviseren derhalve om proactief te handelen door tijdig te onderzoeken welke alternatieve huisvestingsmogelijkheden beschikbaar zijn. Hierbij dient tevens rekening gehouden te worden met eventuele noodzakelijke aanpassingen in de infrastructuur om een duurzame voortzetting van de organisatie te waarborgen. SiSa-verantwoording Ter voorbereiding op de controle van 2024 en tijdens de controle hebben wij meerdere malen met u overleg gehad over de SiSa-verantwoording van specifieke uitkering “J106 Tijdelijke regeling specifieke uitkering gebiedsbudget”.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
15
CONCEPT
Interne beheersing IT omgeving Op basis van boek 2, artikel 393, lid 4 van het Burgerlijk Wetboek moet de accountant in zijn verslag aandacht te besteden aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. U heeft momenteel beperkt inzicht op de wijze waarop de uitbestede processen worden beheerst, omdat er zeer beperkt informatie wordt ontvangen van de leverancier. Wij bevelen u aan om de dienstverlening periodiek te monitoren door verantwoordingsinformatie te vragen of zekerheid te verkregen over de uitbestede processen middels een ISAE 3402 verklaring.
Risico’s interne beheersing Bij de interimcontrole hebben wij de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. In het accountantsverslag van voorgaand jaar hebben wij diverse bevindingen over de interne beheersing met u gedeeld. Allereerst willen wij de organisatie wederom complimenteren voor de hoeveelheid bevindingen welke in het boekjaar zijn opgevolgd binnen de mogelijkheden van het regiokantoor. De bevindingen vanuit voorgaand jaar welke zijn opgevolgd zullen wij niet opnieuw benoemen. Vanaf de volgende pagina zullen wij enkel ingaan op de bevindingen welke nog niet zijn opgevolgd aangevuld met onze nieuwe bevindingen voor 2024. Onze voornaamste bevinding heeft betrekking op de projectbeheersing, waarvan het belang door een toenemend aantal projecten toeneemt.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
16
CONCEPT
Interne beheersing Projectbeheersing Gezien de toename van het aantal projecten dat via de organisatie loopt en de verwachting dat deze groei de komende jaren verder zal doorzetten, is het van belang om de beheersing van deze projecten tijdig te versterken. Het professioneel beheren van projecten draagt bij aan een verbeterde risicobeheersing, efficiënt gebruik van middelen en het vergroten van de kans op succesvolle realisatie van projectdoelstellingen. Wij zien dat de organisatie verbeteringen doorvoert binnen de mogelijkheden, echter is de huidige invulling van deze beheersing suboptimaal omdat veel handelingen achteraf plaatsvinden. Bijvoorbeeld wanneer bij een subsidie vanwege het ontbreken van onvoldoende tussentijds inzicht niet alle uitgaven worden gedaan en daarmee niet alle projectdoelstellingen worden gerealiseerd of het risico dat niet tijdig de juiste verantwoordingsinformatie beschikbaar is zowel ten aanzien van de SiSa-verantwoording. Wij adviseren u om de mogelijkheden te onderzoeken voor het benoemen van een functionaris welke verantwoordelijk is voor de aanvraag van subsidies (inclusief cofinanciering), Risicobewaking, tussentijdse monitoring van de projecten alsmede verantwoordelijk is voor het verantwoorden van de aanvragen tot vaststelling.
Op deze wijze kunnen de programmamanagers zich focussen op de inhoudelijke projecten en worden de administratieve taken bij een specialist belegd. Europese aanbestedingen Het aanbestedingsproces is belegd bij de budgetbeheerder en/of budgethouder. Bij bestellingen of verlengingen is het niet verplicht een inkoopadviseur te raadplegen voor de juiste procedure. Door het ontbreken van een signaleringsmiddel wordt het risico gelopen dat een aanbesteding niet of niet tijdig volgens de juiste spelregels wordt gedaan. Wij zien verbetering in het proces binnen de mogelijkheden zoals het afdwingen van het invullen van een checklist met de overwegingen voorafgaand aan de aanbesteding.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Wij hebben begrepen dat het afdwingen van een centraal contractenregister met een automatische workflow vanwege de beperkte omvang van de organisatie niet realiseerbaar is c.q. wenselijk is. Het risico bestaat dat decentraal in de organisatie op verschillende programma’s dezelfde type dienstverlening wordt ingekocht. Op deze wijze bestaat er een risico dat inkopen ten onrechte niet Europees worden aanbesteed. Mogelijk is dit inzicht vanuit de projectbeheersing aanwezig en zou deze functionaris een belangrijke signaleringsfunctie hierin kunnen hebben. Begrotingswijzigingen In de begrotingswijzigingen wordt momenteel niet opgenomen wat het totaal van de begroting is per programma na het doorvoeren van de begrotingswijziging. Wij bevelen aan om bij de begrotingswijzigingen ook aan te geven wat het totaal per programma volgens begroting is na vaststelling van de begrotingswijziging zoals ook de commissie BBV aanbeveelt.
Consistentie begroting met jaarstukken De indeling van de begroting sluit op onderdelen momenteel niet aan bij de indeling van de jaarstukken en ook is de primitieve begroting op onderdelen onvolledig. Wij adviseren om de onderlinge consistentie te waarborgen, aangezien de begroting conform BBV hierin leidend is. Tevens adviseren wij u om de door ons gedeelde checklist te hanteren bij het opstellen van de begroting voor 2026.
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
17
CONCEPT
Interne beheersing Creditcards Tijdens de controle is geconstateerd dat één medewerker en de directeur beschikken over een creditcard. Momenteel is er geen zichtbaar autorisatieproces aanwezig met betrekking tot uitgaven die via de creditcard worden gedaan. Het ontbreken van een autorisatieproces kan leiden tot ongecontroleerde uitgaven, fraude of het niet tijdig signaleren van ongeoorloofde transacties. Dit brengt financiële risico's met zich mee voor de organisatie. Wij adviseren u om een autorisatieproces in te richten voor uitgaven met de creditcard. Mandaatregeling De directeur heeft ondermandaat vanuit het Dagelijks Bestuur en was tot eind 2024 de enige functionaris die binnen de organisatie verplichtingen mocht aangaan. In 2024 is er ook ondermandaat afgegeven aan de programmadirecteuren en de manager bedrijfsvoering, waarin staat dat de programmadirecteuren en de manager bedrijfsvoering gemandateerd zijn voor het fiatteren van facturen binnen een specifiek domein. Dit geldt ook voor het aangaan van verplichtingen wat niet specifiek in het ondermandaat is opgenomen.
Wij adviseren u het ondermandaat aan te passen zodat het aangaan van verplichtingen ook gemandateerd is aan de programmadirecteuren en de manager bedrijfsvoering. U heeft aangegeven deze aanpassing van het mandaat inmiddels te hebben opgevolgd.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
18
CONCEPT
Onze verantwoordelijkheid Onze opdracht De jaarrekening 2024 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het Dagelijks Bestuur. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd. Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet) én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt.
Fraude De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het Dagelijks Bestuur van de organisatie. Ingeval van fraude door het Dagelijks Bestuur melden we dit aan het Algemeen Bestuur. Wij merken op dat onze werkzaamheden niet specifiek gericht zijn op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het Dagelijks Bestuur.
De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 69.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 207.000 (3% van de lasten). Voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd.
De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn werkzaamheden. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging.
Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. Dit betekent dat op een aantal vormen van overige dienstverlening aanvullende voorwaarden van toepassing zijn, dat voor sommige soorten van overige dienstverlening beperkingen gelden en dat sommige soorten dienstverlening niet toegestaan zijn.
Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
Naast de controle van de jaarrekening hebben wij géén overige diensten en/of adviesopdrachten uitgevoerd. De voor uw organisatie in 2024 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
19
CONCEPT
Afsluiting Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door het Algemeen Bestuur, op de website van uw gemeenschappelijke regeling, te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. De wetgeving rondom de WNT (Wet Normering Topinkomens) geeft aan dat de WNT-verantwoording door de organisatie op internet gepubliceerd moet worden voor een periode van tenminste zeven jaar. De gegevens moeten vrij toegankelijk en eenvoudig te vinden zijn. Afsluiting Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking en open communicatie tijdens onze controlewerkzaamheden. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
drs G.J. Bouwhuis RA
20
CONCEPT
Bijlagen
Bijlage SiSa tabel fouten en onzekerheden
Inhoudsopgave
Samenvatting
AandachtspuntenA lgemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
21
CONCEPT
Bijlage SiSa tabel fouten en onzekerheden Wij hebben als onderdeel van onze controle de SiSa bijlagen gecontroleerd. De controle is uitgevoerd zoals is opgenomen in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2024 d.d. 20 februari 2025. Wij zijn verplicht een tabel op te nemen in dit accountantsverslag met fouten en onzekerheden met betrekking tot de verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen. Deze tabellen dient u samen met de overige verplicht voorgeschreven verantwoordingsdocumenten voor 15 juli 2025 bij het CBS aan te leveren, inclusief de hieronder vermelde oordelen in onze controleverklaring:
Strekking controleverklaring Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening
Goedkeurend
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Bijlagen
22
CONCEPT
Bijlage SiSa tabel fouten en onzekerheden Nr.
Specifieke uitkering
J106
Tijdelijke regeling specifieke uitkering gebiedsbudget
Inhoudsopgave
Samenvatting
Aandachtspunten Algemeen Bestuur
Jaarrekening
Interne beheersing
Onze verantwoordelijkheid
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout of onzekerheid
Geen
n.v.t.
n.v.t.
Bijlagen
23
Samen bouwen aan duurzaam succes Als ondernemer, manager of bestuurder dealt u dagelijks met veranderingen. Dan is het prettig om voor cijfers, financiële processen en fiscale vraagstukken zekerheid in te bouwen. Wij zijn graag die specialist dichtbij, die altijd een extra stap voor u zet en die naast de data altijd de mens ziet.
Zullen we samen bouwen aan uw duurzame succes?