Bijlage 3 Ontwerp Instellingsbesluit regionale Adviescommissie

INSTELLINGSBESLUIT REGIOCOMMISSIE Concept 1 november 2022

INHOUD Hoofdstuk 1 Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 Artikel 4 Artikel 5

Algemene Bepalingen Begripsomschrijvingen Regiocommissie Taken van de Regiocommissie De voorzitter De secretaris

3 3 3 3 3 4

Hoofdstuk 2 Artikel 6 Artikel 7 Artikel 8 Artikel 9 Artikel 10 Artikel 11 Artikel 12 Artikel 13 Artikel 14

Vergaderingen Vergaderingen Uitnodiging agenda Toezending voorstellen Opening vergadering Adviseurs Notulen Ingekomen stukken en mededelingen Handhaving orde, schorsing Beslissing en stemming

4 4 4 4 5 5 5 5 5 5

Hoofdstuk 3 Artikel 15 Artikel 16

Rechten van leden Het doen van voorstellen Voorstellen van orde

6 6 6

Hoofdstuk 4 Artikel 17 Artikel 18

Slotbepalingen Uitleg reglement In werking treden

6 6 6

2 Instellingsbesluit Regiocommissie | Concept 1 november 2022

Gemeenschappelijke Regeling Regio Foodvalley Artikel 27 - Regionale gemeenschappelijke adviescommissie 1. Het Algemeen Bestuur stelt op verzoek van alle raden van de deelnemende gemeenten met toepassing van artikel 24a van de Wet gemeenschappelijke regelingen een regionale gemeenschappelijke adviescommissie in, bestaande uit leden van de raden van alle deelnemende gemeenten. 2. Het Algemeen Bestuur legt het voorgenomen instellingsbesluit voor wensen en bedenkingen voor aan de raden.

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit besluit wordt verstaan onder: a. Regiocommissie: gemeenschappelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 24 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. b. Deelnemende gemeente: gemeente die deelneemt aan de gemeenschappelijke regeling Regio Foodvalley c. Voorzitter: de voorzitter van de Regiocommissie d. Secretaris: de secretaris van de Regiocommissie e. Griffier: griffier van de gastgemeente waar de Regiocommissie vergadert f. Griffiersoverleg: het periodiek overleg van de raadsgriffiers van de deelnemende gemeenten g. Regiobestuur: het Algemeen Bestuur van Regio Foodvalley h. Regiobestuurder: lid van het Algemeen Bestuur van Regio Foodvalley afkomstig uit de gastgemeente waar de regiocommissie vergadert i. Regiosecretaris: Regiosecretaris als bedoeld in artikel 50 van de gemeenschappelijke regeling Regio Foodvalley j. Voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de vergadering. Artikel 2 Regiocommissie 1. Op grond van artikel 27 van de gemeenschappelijke regeling Regio Foodvalley wordt een Regiocommissie ingesteld. 2. De Regiocommissie bestaat uit twee leden per deelnemende gemeente. 3. De raden van de deelnemende gemeenten wijzen uit hun midden twee leden en twee plaatsvervangende leden aan. 4. De zittingsperiode van de Regiocommissie is gelijk aan de zittingsperiode van de raden. 5.

Indien een lid van de regiocommissie ophoudt lid te zijn van de raad waardoor hij is aangewezen, eindigt het lidmaatschap van de Regiocommissie. De raad van de betreffende gemeente wijst een opvolger aan. Artikel 3 Taken van de Regiocommissie De Regiocommissie adviseert het regiobestuur en de raden van de deelnemende gemeenten over: a. het (besluitvormings)proces betreffende regionale zaken waarbij besluiten van de raden van de deelnemende gemeenten vereist is; b. de regie bij de inzet van raadsinstrumenten of raadsbevoegdheden ten aanzien van regionale onderwerpen of waarvan de inzet consequenties kan hebben voor de intergemeentelijke samenwerking in Regio Foodvalley; c. aandachtspunten en vragen bij de aanbieding van de Kaderbrief en de Begroting van Regio Foodvalley of de behandeling van andere regionale besluiten met ingrijpende gevolgen voor de deelnemende gemeenten. Artikel 4 De voorzitter 1. De voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter worden door de leden van de regiocommissie uit hun midden gekozen voor de duur van de zittingsperiode van de Regiocommissie. Ieder lid kan zich beschikbaar stellen. 2. De voorzitter is belast met: a. het voorbereiden en leiden van de vergadering b. het handhaven van de orde 3 Instellingsbesluit Regiocommissie | Concept 1 november 2022

c. het doen naleven van het reglement van orde 3. Hij verleent het woord, formuleert de conclusies, waarover zal worden gestemd en deelt de uitslag van de stemmingen mede. Artikel 5 De secretaris 1. De secretaris van de Regiocommissie wordt benoemd door het Dagelijks Bestuur van Regio Foodvalley, nadat de griffiers van de deelnemende gemeenten zijn gehoord. 2. De secretaris is in elke vergadering van de Regiocommissie aanwezig. 3. Hij kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen. 4. Bij verhindering of afwezigheid voorziet de Regiosecretaris in overleg met het Griffiersoverleg in de vervanging.

HOOFDSTUK 2 VERGADERINGEN Paragraaf 1

Voorbereidingen

Artikel 6 Vergaderingen 1. De Regiocommissie stelt voor haar vergaderingen een vergaderschema vast. 2. De vergaderingen worden gehouden in het gemeentehuis van de in het vergaderschema genoemde gastgemeente. 3. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van het vergaderschema. Hij voert hierover overleg met de leden van de Regiocommissie. 4. De vergaderingen van de Regiocommissie zijn openbaar. 5. In afwijking van het vierde lid kan een vergadering geheel of gedeeltelijk in beslotenheid worden gehouden op verzoek van de voorzitter of een lid van de Regiocommissie of het Algemeen Bestuur. 6. Als de Regiocommissie naar aanleiding van het vijfde lid beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de gehele of gedeeltelijke vergadering verzetten, vindt de vergadering geheel of gedeeltelijk plaats achter gesloten deuren. 7. Van een besloten (deel van een) vergadering wordt melding gemaakt in het verslag en wordt zo nodig een afzonderlijk verslag gemaakt. Artikel 7 Uitnodiging: agenda 1. De voorzitter zendt -spoedeisende vergaderingen uitgezonderd- tenminste 10 dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke uitnodiging onder vermelding van de dag, tijd en plaats van de vergadering. 2. De uitnodigingsbrief vermeldt de onderwerpen, die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld. 3.

De Regiocommissie kan, op voorstel van een lid of de voorzitter, besluiten de volgorde van behandeling te wijzigen. 4. De Regiocommissie kan besluiten in spoedeisende gevallen, op voorstel van een lid of de voorzitter, onderwerpen die niet in de uitnodigingsbrief zijn vermeld, terstond in behandeling nemen. 5. De voorzitter kan na het verzenden van de uitnodigingsbrief zo nodig een aanvullende agenda doen uitgaan. De daarop vermelde voorstellen worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk twee dagen voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden. Artikel 8 Toezending voorstellen De voorzitter zorgt ervoor dat - spoedeisende gevallen uitgezonderd- de te behandelen onderwerpen en de daarop betrekking hebbende stukken tegelijkertijd met de uitnodigingsbrief meegezonden worden.

4 Instellingsbesluit Regiocommissie | Concept 1 november 2022

Paragraaf 2

Orde ter vergadering

Artikel 9 Opening vergadering 1. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde tijdstip. 2. Wanneer 15 minuten na opening van de vergadering het vereiste aantal leden conform artikel 14 lid 3 niet aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en uur van de volgende vergadering. Artikel 10 Adviseurs 1. De voorzitter of een lid kan voorstellen om niet leden als adviseur aan de vergadering te laten deelnemen bij de bespreking van een of meerdere agendapunten. 2. Niet leden hebben geen stemrecht in de vergadering Artikel 11 Notulen 1. De ontwerp-notulen van de voorgaande vergadering worden gelijktijdig met de schriftelijke uitnodiging aan de leden van de Regiocommissie toegezonden. 2. Bij het begin van de vergadering worden de notulen van de vorige vergadering vastgesteld. 3. De leden, w.o. de voorzitter en de secretaris hebben het recht, een voorstel tot verandering te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. 4. De notulen moeten inhouden: a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd hebben; b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest en de conclusies; c.

een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijk stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich van stemming hebben onthouden; d. de tekst van de ter vergadering ingediende voorstellen van orde, moties, subamendementen en amendementen; 5. De notulen worden opgesteld onder de zorg van de secretaris; 6. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend. Artikel 12 Ingekomen stukken en mededelingen Na de behandeling van de notulen doet de voorzitter mededeling van de sedert de vorige vergadering ingekomen en voor de Regiocommissie bestemde stukken en hetgeen verder ter kennis van het dient te worden gebracht. Hij doet daaromtrent de nodige mededelingen en voorstellen. Artikel 13 Handhaving orde; schorsing 1. Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker, hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. 2.

De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en –indien na heropening de orde opnieuw wordt verstoord- de vergadering sluiten. Paragraaf 3

Beslissing en stemming

Artikel 14 Beslissing en stemming 1. De voorzitter sluit een agendapunt als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de leden anders besluiten. 2. Indien van toepassing vraagt de voorzitter of stemming nodig is over een voorstel. Als dit niet het geval is, stelt de voorzitter vast dat het voorstel is aangenomen. 3. In de vergadering kan slechts worden beraadslaagd of besloten, als ten minste de helft van de deelnemende gemeenten vertegenwoordigd is. 4. Stemming vindt plaats door handopsteken. 5. Voor het aannemen van een besluit is een normale meerderheid vereist. 6. Indien het een stemming over personen betreft vindt stemming schriftelijk plaats.

5 Instellingsbesluit Regiocommissie | Concept 1 november 2022

HOOFDSTUK 3 RECHTEN VAN LEDEN Artikel 15 Het doen van voorstellen 1. De leden van de Regiocommissie hebben het recht voorstellen te doen. De voorstellen moeten tenminste 48 uur vóór de vergadering en door tenminste 1 medelid zijn ondertekend, schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend. 2. De Regiocommissie kan in spoedeisende gevallen op voorstel van de voorzitter besluiten om onderwerpen, die niet in de uitnodigingsbrief zijn vermeld, terstond in behandeling te nemen. 3. De in dit artikel bedoelde voorstellen kunnen door de opsteller schriftelijk of mondeling worden toegelicht. Artikel 16 Voorstellen van orde 1. De voorzitter en ieder lid kunnen tijdens de vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. 2. Een voorstel van orde kan uitsluitend de orde van de vergadering betreffen. 3. Over een voorstel van orde beslist de Regiocommissie terstond.

HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN Artikel 17 Uitleg reglement In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de Regiocommissie op voorstel van de voorzitter. Artikel 18 In werking treden Dit besluit treedt in werking op 1 oktober 2023. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur Regio Foodvalley op 22 september 2023 (beoogde datum)

6 Instellingsbesluit Regiocommissie | Concept 1 november 2022