Beantw. RV OPR - Instellen Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

GEMEENTE RENSWOUDE

Raadsvragen Onderwerp: Instellen Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland Datum vergadering: 24 juni 2025 Fractie: OPR Indiener: Vragen

Antwoord (indien schriftelijk)

Gedurende een lange reeks van jaren bedroegen de jaarlijkse archiefkosten circa € 19.500 op jaarbasis. Met ingang van het jaar 2025 bedragen de kosten van Archief Eemland circa € 36.000 op jaarbasis. Gemeente Amersfoort heeft afgelopen jaren onevenredig veel kosten gedragen van de gezamenlijke archiefdienst. Met de nieuwe GR worden de kosten evenredig (naar 1. Welke inwoneraantal en aantal meter overgedragen archief) verdeeld over de gemeenten. onderbouwing De kosten bestaan uit de volgende onderdelen: is er bij de 1. Toezicht & Advies: toezicht op het informatiebeheer vanuit Archief Eemland en advies bij bijvoorbeeld kostenverhoging aanbestedingstrajecten en conversie-/migratietrajecten; van €19.000,1. Analoog archiefbeheer: het beheer, onderhoud, de beschikbaarstelling van informatie uit het analoog archief + begeleiding van het naar €36.000,-? overbrengingstraject van papieren archief naar het Archief; En uit welke 1. Digitaal archiefbeheer (e-depot): Het beheer, onderhoud, de beschikbaarstelling van digitaal archiefbescheiden + onderdelen begeleiding van en de daadwerkelijke ingest van digitaal archief in het e-depot. bestaan deze kosten?

Voor Renswoude zien de kosten in 2025 er als volgt uit: Onderdeel Kosten Kosten voor Toezicht & advisering € 10.949 Kosten voor Analoog archiefbeheer € 17.805 Kosten Digitaal archiefbeheer (e-Depot) € 6.939 Totale kosten in 2025 € 35.693 Toezicht en advies Formatie

Gemeentearchivaris Adviseur informatieverwerking Senior Informatieadviseur Informatiemanager Totale kosten Toezicht & advisering voor de regiogemeenten en verbonden partijen, excl. gemeente Amersfoort • •

Inzet voor de regio 0,4 0,5 0,5

Schaal Norm

Exclusief Inclusief overhead overheid x inzet

Toezicht & advisering

12 9 9

€ 123.000,00 € 49.200 € 86.200,00 € 43.100 € 86.200,00 € 43.100

€ 65.730 € 63.763 € 63.763

€ 49.200 € 63.763 € 63.763

0,85 0,1

11 12

€ 109.000,00 € 81.750 € 123.000,00 € 12.300

€ 127.776 € 16.433

€ 127.776 € 16.433 € 320.935

Totaal aantal medewerkers deelnemende regio en verbonden partijen excl. gemeente Amersfoort: 1319,06 Aantal medewerkers gemeente Renswoude 45

Totaal kosten Renswoude: €320.935 (= tot. kosten Toezicht & advisering) /1319,06 x 45 = € 10.949

Opmerkingen: • Voor het kunnen uitoefenen van de taken behorende bij toezicht en advies is gekeken welke functionarissen hiervoor ingezet worden. • Overhead is niet doorberekend bij de Gemeentearchivaris. Het gaat om een coördinerende functie. • Voor toezicht en advies is gekeken naar het totaal aantal medewerkers van een deelnemer. • In de berekening zijn vervolgens de totale kosten gedeeld door het totaal aantal medewerkers x het aantal medewerkers van de betreffende deelnemer. Analoog archiefbeheer Formatieplaats Inzet voor Schaal Norm omschrijving de regio

Exclusief Inclusief overhead overhead x inzet € 76.200,00 € 45.230 € 73.128 € 76.200,00 € 12.923 € 20.919 € 76.200,00 € 14.520 € 23.505 € 76.200,00 € 32.307 € 52.299 € 76.200,00 € 14.520 € 23.505 € 76.200,00 € 18.150 € 29.381 € 67.100,00 € 76.680 € 130.110

Senior medewerker 0,623 8 informatieverwerking 0,178 8 0,2 8 0,445 8 0,2 8 0,25 8 Medewerker 1,2 7 informatieverwerking Contentbeheerder 0,1 8 € 76.200,00 € 7.260 website Subtotaal Overige kosten Factor Kosten Eemhuis inclusief Depot € 165.000 0,10 Software kosten (applicaties Picturae, € 95.000 0,10 Maïsflexis) Totale kosten analoog archiefbeheer voor de regiogemeenten en verbonden partijen, excl. gemeente Amersfoort

€ 11.753

Analoog archiefbeheer € 73.128 € 20.919 € 23.505 € 52.299 € 23.505 € 29.381 € 130.110 € 11.753 € 364.689,90 € 16.500 € 9.500 € 390.689,90

• • • • •

Totale opslag Archief Eemland incl. gemeente Amersfoort: 7.000 m1 Totale opslag regiogemeenten actuele stand bij Archief Eemland: 1.536 m1 Aantal strekkende m1 gemeente Renswoude 70 m1 Totale kosten Analoog archiefbeheer voor regio en verbonden partijen: € 390.690 Prijs per m1 (€ 390.690: 1.536 m1) € 254,36

Totale kosten Renswoude: € 254,36 x 70 m1 (= aantal m1 analoog archief Renswoude in het depot bij Archief Eemland) = € 17.805 Opmerkingen • Voor het kunnen uitoefenen van de taken behorende bij analoog archiefbeheer is gekeken welke functionarissen hiervoor ingezet worden. • De kosten Eemhuis en de softwarekosten rondom het collectiebeheer zijn slechts voor 10% doorberekend aan de deelnemers. 90% wordt door de gemeente Amersfoort betaald. • Op dit moment is het totaal aantal strekkende meter van deelnemende gemeenten 1536m1. De totale kosten analoog archiefbeheer / 1536m1 maakt een prijs per m1. • Om de kosten voor Renswoude te bepalen is de prijs per m1 vermenigvuldigd met het aantal strekkende meter dat Renswoude gebruikt. Digitaal archiefbeheer (e-depot)

Totale kosten Renswoude 2025: €6.939

Opmerkingen • Bovenstaande berekening is gebaseerd op: Structurele personele kosten, Structurele jaarlijkse kosten voor beheer en onderhoud van de e-depotvoorziening, Opslagkosten per terabyte per jaar. • Personele kosten zijn gebaseerd op de loonsom 2023, inclusief overhead en bestaat uit een functioneel beheerder, informatieadviseur, adviseur informatieverwerking en een senior medewerker informatieverwerking. • Beheerkosten zijn gebaseerd op licentiekosten RM-tool, e-depotvoorziening en consultancykosten tbv doorontwikkeling • Opslagkosten per terabyte is gebaseerd op de verwachte opslag per jaar en verwachte kosten per jaar. • De doorberekening is gerelateerd aan de inwonersaantallen per gemeente in 2022. • Incidentele kosten zijn niet meegenomen: dus het op orde brengen van de datakwaliteit door een deelnemende gemeente (metadata en mapping bijvoorbeeld). 2. 3.