B4. Verbeterplan Renswoude 2024 concept 594900 594900

Verbeterplan gemeente Renswoude 2024 Prio

Verbeterpunt

Planning Start Gereed

1 Aanpassen van zaaktypen in Djuma, optimaliseren van processen, trainen van medewerkers in zaakgericht werken

Status augustus 2024 Dit zijn basisvoorwaarden voor de definitieve omslag naar digitaal werken.

doorlopend 2 Vernietigen van zaken in Verseon en Djuma en vernietigen van papieren dossiers

Alles is gereed voor zowel fysieke als digitale vernietiging t/m 2023. Voor daadwerkelijke vernietiging van papieren dossiers zijn we afhankelijk van gemeente december Rhenen. Deze heeft gepland vernietiging van papieren dossiers uiterlijk december (jaarlijks) 2024 2024 uit te voeren. 3 Monitoringsgesprekken plannen met de toezichthouder over de Gesprekken worden gepland aug-24 apr-25 voortgang van het verbeterplan 4 Nemen van een vervangingsbesluit, inclusief opstellen van een Handboek vervanging bouwvergunningen ligt ter goedkeuring bij Archief Eemland. ? ? handboek vervanging 5 Tijdig betrekken van de gemeentearchivaris bij nieuwe Dit is een vast aandachtspunt, dat we uitvoeren als een applicatie met doorlopend aanbestedingen van applicaties archiefwaardige informatie aanbesteed gaat worden. 6 Tijdig betrekken van de gemeentearchivaris bij conversie en migratie Dit is een vast aandachtspunt, dat we uitvoeren als migratie of conversie van doorlopend van (taakspecifieke) applicaties archiefbescheiden aan de orde is. 7 Opstellen van een informatiebeleidsplan De randvoorwaarden voor digitaal werken en integraal informatiebeheer komen hierin aan de orde.

nov-23 mrt-25 8 Vaststellen en implementeren van een metadataschema Wordt opgenomen in het informatiebeleidsplan sep-24 mrt-25 9 Een informatieoverzicht opstellen van taakspecifieke applicaties In iNavigator worden applicaties, processen en informatiestromen vastgelegd. Hiermee worden zowel een overzicht van archiefbescheiden (Archiefregeling art. 18) gecreëerd als het beheer van deze informatie (o.a. vernietigen) vastgelegd. Dit is een langer lopend traject, waarbij we eerst de kernapplicaties oppakken. 10 Uitbreiden van de mogelijkheden voor vernietigen in applicaties sep-24 dec-25 11 Beleid opstellen voor archiveren van sociale media, email, tekstberichten (-apps) nov-24

jun-25

12 Opstellen en implementeren van een digitale bewaarstrategie jan-25

okt-25

14 Beheerafspraken maken met verbonden partijen

mrt-23

Bedrijfsvoering, Toezichtbrief 2023, RODIN audit Bedrijfsvoering en verslag 2020

Verslag 2024 Toezichtbrief 2023 Verslag 2024 Verslag 2024 Verslag 2023, Toezichtbrief 2023, RODIN audit Verslag 2023, Toezichtbrief 2023 Bedrijfsvoering, Verslag 2022, Toezichtbrief 2023, RODIN audit RODIN audit

In samenwerking met bestuur (-ssecretariaat), communicatie en MT wordt beleid opgesteld over omgang met en archiveren van social media, tekstberichten en email. Aansluitend worden technische oplossingen geïnventariseerd. De digitale bewaarstrategie van gemeente Amersfoort wordt als uitgangspunt genomen om een strategisch document voor de gemeente Renswoude op te stellen.

Verslag 2022

Gepland na vaststellen van het informatiebeleidsplan. We gaan diverse kwaliteitsonderdelen van ons werk samenvoegen in een meer gestructureerd kwaliteitssysteem. Denk aan diverse controleprocedures zoals onder meer opgenomen in de handboeken vervanging. Als de iNavigator verder gevuld is, dient dit als basis voor het kwailteitssysteem. Als kleine gemeente voelt Renswoude zich beperkt in de mogelijkheden om afspraken te maken met verbonden partijen. We zullen zoveel mogelijk aansluiten bij andere gemeenten. Toch zullen we wel initiatief nemen om na afspraken met Foodvalley ook met ODRU tot afspraken te komen. Aansluitend gaan we andere partijen benaderen.

Verslag 2023, RODIN audit

We zullen de archiefverordening en informatiebesluit checken op actualiteit, mede aan de hand van de VNG-modelverordeningen. We willen ons eerst richten op de randvoorwaarden voor de omslag naar digitaal informatiebeheer, voor we aan het werk gaan met deze meer formale beleidsstukken. Indien mogelijk, wachten we de nieuwe archiefwet af om in een keer een actuele verordening en beheerregeling vast te stellen.

Verslag 2023, Toezichtbrief 2023

Verslag 2023, Toezichtbrief 2023

Verslag 2022, Toezichtbrief 2023

dec-25

15 Controleren van de Archiefverordening en het Besluit informatiebeheer op actualiteit en aanpassen indien nodig

jun-25

Bron

aug-25

13 Implementeren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer

apr-25

Status

sep-25

Inkleuring bij voortgangsverslag: afgerond volgens planning vertraging of issues stilstand of grote vertraging