B3. Brief bij toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2023 (2024) 593953

Aan

Onderwerp

Ons kenmerk

Gemeente Renswoude t.a.v. college van burgemeester en wethouders Postbus 8 3927ZL RENSWOUDE

Toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2023 (2024) 1893214

Datum

16 juli 2024

Uw kenmerk

Geachte college, Hierbij ontvangt u mijn toezichtverslag over het uitgevoerde toezicht in 2023 (2024) op het informatie- en archiefbeheer van uw organisatie. Artikel 15 van de Archiefverordening van de gemeente Renswoude bepaalt dat de gemeentearchivaris verslag uitbrengt aan het college van burgemeester en wethouders over de uitoefening van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven. Met dit verslag legt het college verantwoording af over de zorg van het informatie- en archiefbeheer, aan de gemeenteraad. Het verslag is op feiten gecheckt door uw medewerkers en de gemaakte opmerkingen zijn verwerkt. Mijn verslag bestaat uit twee nog openstaande verbeterpunten uit 2019 (2020), vier nog openstaande verbeterpunten uit 2021 (2022), drie verbeterpunten uit de toezichtverslag 2022 (2023) en drie aandachtspunten 2023 (2024). Al deze verbeterpunten zijn van groot belang om het informatiebeheer verder op orde te krijgen en te borgen binnen de organisatie. Openstaande verbeterpunten1 uit het toezichtverslag 2019 (2020): 6. Voer in het eerste halfjaar van 2021 een externe RODIN-audit uit om vast te stellen of er hiaten zijn in het (digitale) Informatie- en archiefbeheer. 7. Geef in 2022, zodra dat mogelijk is, uitvoering aan uw voornemen om de papieren dossiers overeenkomstig de machtiging van de gemeentearchivaris te vernietigen.

De stand van zaken is terug te lezen op pagina 25 van het bijgevoegde verslag. Openstaande verbeterpunten uit het toezichtverslag 2021 (2022): 1. Rapporteer aan mij over de inhoudelijke voortgang van alle punten in uw verbeter- en activiteitenplannen. 2. Maak een analyse op basis van het informatieoverzicht (taak) specifieke applicatie op basis van de risico op verlies van informatie, duurzame opslag en tijdige selectie op archiefvernietiging. Dit geldt met name voor applicatie waarin

1

Gaat om de nummering, die is gebruikt in het desbetreffende toezichtverslag. BEZOEKADRES POSTADRES archiefeemland.nl Eemplein 73 Postbus 4000 archiefeemland@amersfoort.nl 3812 EA 3800 EA TEL 033-469 50 17 Amersfoort Amersfoort

informatie langer als 7 jaar of permanent in goede, geordende en toegankelijke staat dienen te blijven. 3. Stel beleid op voor het archiveren van sociale media in relatie integraal Informatiebeheer in uw organisatie. 4. Maak, waar dit nog niet is gedaan, praktische beheerafspraken met verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer en leg deze afspraken vast. Zorg er verder voor dat de periodieke evaluatie van deze afspraken in het kwaliteitssysteem informatiebeheer geborgd is. Deze verbeterpunten uit 2021 (2022) zijn ook op pagina 24 van het bijgevoegde verslag terug te vinden inclusief de stand van zaken. Openstaande verbeterpunten uit het toezichtverslag 2022 (2023): A. Controleer uw Archiefverordening (Informatieverordening) en het Besluit Informatiebeheer (Beheerregeling) op hun actualiteit en pas deze aan indien nodig. Zie ook de vorige beoordeling van de provincie. B. Stel een Informatievisie /informatiebeleidsplan op, die past bij uw organisatie. C. Zet het voornemen om een ‘kwaliteitssysteem informatie- en archiefbeheer’ om in het daadwerkelijk realiseren en implementeren ervan. De verbeterpunten uit 2022 (2023) zijn op pagina 23 en 24 van het bijgevoegde verslag terug te vinden. Ook is de stand van zaken hier vermeldt. De drie aandachtspunten zijn: A.

Plan tweemaal (november 2024 en april 2025) een monitoringsoverleg in met de toezichthouder over de voortgang van het SMART-verbeterplan met de bijbehorende (capaciteits- en tijds) planning. B. Betrek bij nieuwe aanbestedingen van uw applicaties tijdig de gemeentearchivaris. C. Betrek de gemeentearchivaris bij conversie en migratie van (taakspecifieke) applicaties. De aandachtspunten zijn terug te vinden in het verslag op pagina 23. Mijn beoordeling zit in stap drie van de beoordelingssystematiek met vijf stappen en die luidt ruim voldoende. De personele ontwikkelingen die in 2023 hebben plaatsgevonden baren mij wel ernstige zorgen voor de continuïteit en ook voor de voortgang van de verbeterpunten. Het is, ondanks de nodige inspanningen, nog niet gelukt om de vacatures structureel in te vullen. Op dit moment worden de werkzaamheden gedeeltelijk verricht door goed opgeleide extern inhuurde medewerkers.

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17

Uiteraard ben ik graag bereid om de inhoud van deze brief en het bijbehorende toezichtverslag nader toe te lichten. Ik ontvang graag van u een reactie over het verloop en de uitkomsten van het bestuurlijke proces. Bijlage: Toezichtverslag gemeente Renswoude over het jaar 2023 (2024) definitief Met vriendelijke groet,

Chantal Menting Gemeentearchivaris

BEZOEKADRES Eemplein 73 3812 EA Amersfoort

POSTADRES Postbus 4000 3800 EA Amersfoort

archiefeemland.nl archiefeemland@amersfoort.nl TEL 033-469 50 17