B3. AANGEPAST Brief raden nav AB 7 dec

CONCEPT Brief AB aan raden Datum: 09/12/2022 Onderwerp: Besluiten algemeen bestuur 7 december 2022: vervolgstappen stoppen met ontwikkeling GGiD Geachte raad, Met deze brief informeren wij, het algemeen bestuur van GGD regio Utrecht, u zoals toegezegd over de besluiten omtrent GGiD die in de algemeen bestuursvergadering (AB) op 7 december 2022 zijn genomen. Aanleiding Het bestuur van GGD regio Utrecht heeft samen met de besturen van GGD Hollands Noorden en GGD Twente op 2 november 2022 het moeilijke, maar helaas noodzakelijke, besluit genomen om de samenwerking met de leverancier van het zogeheten Digitaal Dossier Jeugd Gezondheid (GGiD) te beëindigen. Hierover hebben wij u eerder in de brief van het algemeen bestuur GGDrU van 2 en 23 november 2022 geïnformeerd. Op basis van deze besluitvorming zijn de verschillende benodigde vervolgstappen in gang gezet. Hierover heeft besluitvorming plaatsgevonden in het AB op 7 december. Graag informeren we u hierover. Externe evaluatie Het bestuur hecht, net als de raden van onze gemeenten, veel waarde aan het evalueren van het proces om hier lessen uit te kunnen leren en deze te kunnen benutten voor de nodige vervolgstappen.

Op 2 november 2022 hebben de besturen van GGD regio Utrecht, GGD Hollands Noorden en GGD Twente tegelijk met het besluit om te stoppen met het GGiD, ook besloten een onafhankelijke evaluatie uit te laten voeren door een externe partij. Op 7 december 2022 heeft het algemeen bestuur van GGDrU besloten deze evaluatie met de drie regio’s gezamenlijk uit te voeren, met daarbij de mogelijkheid van specifieke evaluatiepunten voor de eigen regio. Hiervoor wordt ook een klankbordgroep geformeerd die bestaat uit leden van de algemeen besturen uit de drie betrokken regio’s. De raden van onze gemeenten worden over de gezette stappen en de vastgestelde opdracht van de evaluatie geïnformeerd. De uitkomst van de evaluatie wordt benut voor het proces van de nieuwe aanbesteding en met de raden gedeeld. Aanbesteding digitaal kinddossier Met het huidige digitaal kinddossier, het MLCAS systeem, is continuïteit van de bedrijfsvoering vooralsnog gewaarborgd, voldoen we aan onze wettelijke verplichtingen en kan het werk van de jeugdgezondheidszorgprofessional doorgang vinden. De Aanbestedingswet schrijft echter voor dat we, nu het besluit is genomen te stoppen met het GGiD, een aanbesteding moeten starten voor een digitaal dossier. Dit is tevens het advies van de accountant. Daarom heeft het algemeen bestuur op 7 december 2022 besloten voorbereidingen te treffen voor deze aanbesteding.

Waar bij het GGiD samen is opgetrokken met twee andere GGD’en zal de GGDrU ditmaal een eigen aanbestedingstraject volgen. Deze inkoop zal worden begeleid door een externe deskundige projectleider die niet bij het GGiD proces is betrokken en een frisse blik meebrengt. De opdracht voor de definitieve aanbesteding wordt aan het algemeen bestuur ter besluitvorming worden voorgelegd. We zullen de raden hierover op de hoogte houden.

Samenhang aanbesteding en externe evaluatie Het algemeen bestuur heeft besloten dat bij de voorbereidingen van de aanbesteding geen onomkeerbare stappen mogen worden gezet voordat een externe evaluatie is afgerond. Zodat de relevante lessen hieruit betrokken kunnen worden in en bij het proces van de nieuwe aanbesteding. Vooruitlopend hierop, is een belangrijk leerpunt uit het GGiD traject dat we in de aanbesteding de markt niet willen vragen een nieuw digitaal kinddossier te ontwikkelen. We richten ons op het gebruiken van een bestaand dossier dat door de markt wordt aangeboden (‘standaard, van de plank’). De ambitie die GGDrU had met GGiD hebben we dus verlaten. Budget voor aanbesteding Voor de aanbesteding is door het algemeen bestuur een budget van 500.000 euro gereserveerd. Deze kosten zijn opgebouwd uit de verwachte kosten voor externe begeleiding (geschat op 100.000 euro), juridische kosten (geschat op 25.000 euro) en implementatiekosten ten behoeve van het aanpassen van processen, opleiden van personeel, datamigratie, leggen van koppelingen en testen (geschat op 375.000 euro). Dit betreffen incidentele kosten. Na afronding van de aanbesteding zullen de structurele kosten voor het gebruiken van het ‘nieuwe’ digitaal dossier (m.n. licentiekosten) naar verwachting kunnen worden betaald uit het reeds bestaande budget zoals opgenomen in de begroting.

Klankbordgroep aanbesteding Bij het proces om te komen tot een nieuwe aanbesteding wordt een klankbordgroep opgericht waar leden van het algemeen bestuur deel van zullen uitmaken. Het algemeen bestuur, dagelijks bestuur en de raden worden periodiek geïnformeerd over de voortgang van de aanbesteding, samen met de voortgang van de externe evaluatie. Geactualiseerd ombuigingenplan Het besluit om te stoppen met het ontwikkelen van het GGiD betekent ook dat er een actualisatie gemaakt dient te worden van de structurele besparingen gerelateerd aan GGiD zoals opgenomen in het Ombuigingenplan 2018-2021. Het algemeen bestuur heeft het geactualiseerde ombuigingenplan vastgesteld. Besloten is tot besparingen die de oorspronkelijke ombuigingen vervangen. We schatten in dat dit realistische en haalbare ombuigingen zijn, vooralsnog zonder negatieve impact op de bestaande dienstverlening. Het zijn wel moeilijke keuzes die ervoor zorgen dat GGDrU nog steeds scherp aan de wind zeilt. Dit wordt verwerkt in de begrotingswijziging 2023-1 en begroting 2024-0. De voortgang van de uitvoering van het geactualiseerde ombuigingenplan zal door GGDrU worden gemonitord en we houden u hiervan op de hoogte. Totaaloverzicht kosten In onderstaande tabel presenteren we u het totaaloverzicht van de kosten voor zover nu bekend.

Daarbij zijn de kosten voortkomend uit het afboeken van GGiD-investeringen nagenoeg zeker. De kosten voor een nieuwe aanbesteding en de externe evaluatie schatten we in als realistische ramingen. De kosten voor de juridische afwikkeling van het GGiD zijn nog niet bekend.

2

Verwerking en zienswijzen in planning & control cyclus Over de financiële gevolgen van het afboeken van de GGiD investering bent u in een eerdere brief van 2 november 2022 geïnformeerd. Regelgeving schrijft voor dat dit nog in 2022 verwerkt moet worden. De eerstvolgende gelegenheid daarvoor is met de jaarstukken over het jaar 2022. Door in eerste instantie een beroep te doen op de reserves van GGDrU, zullen de 25 jeugdgezondheidszorggemeenten niet het volledige bedrag (in totaal 4,9 miljoen) hoeven bijdragen. Na vaststelling van het rekeningresultaat 2022 van GGDrU wordt het definitieve bedrag tussen GGDrU en de 25 jeugdgezondheidszorggemeenten verrekend. Zoals in deze brief vermeld is op een aantal punten wijziging van de begroting 2023 nodig. Dit betekent dat op basis van de besluitvorming van 7 december 2022 over het ombuigingenplan en de kosten voor de nieuwe aanbesteding en externe evaluatie een (ontwerp)begrotingswijziging 2023-1 op korte termijn wordt opgesteld en voor zienswijzen aan de raden wordt aangeboden. Juridische afwikkeling traject Na het besluit om te stoppen met de ontwikkeling van GGiD is het nodig om het contract met de huidige leverancier goed af te wikkelen. Op dit moment is in de afwikkeling nog sprake van juridische procedures en overeenkomsten met de leverancier die we tot een passende afronding willen brengen.

Dit vraagt grote zorgvuldigheid om te voorkomen dat de economische, juridische en/of financiële positie van de GGD-en worden geschaad. Openbaarmaking van informatie zou zowel de positie van de leverancier als de GGD-en kunnen schaden en daarmee de uitkomst van het proces ongewenst kunnen beïnvloeden. Zodra we u hierover meer kunnen berichten, ook over de financiële consequenties, zullen wij dit doen. Vervolgstappen GGD Hollands Noorden en GGD Twente werken op vergelijkbare wijze in deze periode aan het afronden van dit traject. Hierover hebben de drie GGD’en nauw contact. De bestuursleden en raden van alle drie de regio’s zullen de komende tijd via raadsbrieven dan wel verzoeken tot zienswijzen geïnformeerd worden over de voortgang van de vervolgstappen. Daarnaast is GGDrU, samen met uw portefeuillehouder Volksgezondheid, vanzelfsprekend bereid hierover met u in gesprek te gaan indien uw raad dat wenst. Met vriendelijke groet, Namens het algemeen bestuur van GGD regio Utrecht Eelco Eerenberg

3

Voorzitter algemeen bestuur GG regio Utrecht Nicolette Rigter Secretaris algemeen bestuur GGD regio Utrecht en Directeur Publieke Gezondheid GGD regio Utrecht

4