B2. Toezichtverslag gemeente Renswoude over het jaar 2023 (2024) 593954
Tekst van het document
Toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2023 (2024) gemeente Renswoude
Opgesteld door: Aan:
Archief Eemland: Chantal Menting, gemeentearchivaris Renswoude Jacko de Groot, toezichthouder/archiefinspecteur College van burgemeester en wethouders van Renswoude
Datum:
16 juli 2024
Versie:
Definitief
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Inhoud
1. Inleiding jaarverslag......................................................................................................................3 2. Beoordeling provinciale toezichthouder .....................................................................................3 3. De door u aangeleverde toezichtinformatie ..............................................................................3 4. Positieve ontwikkeling ..................................................................................................................3 5. Tabel beoordeling informatiebeheer ......................................................................................... 4 6. Verbonden partijen .................................................................................................................... 20 6.1 Afvalverwerking Utrecht (AVU)................................................................................................. 20 6.2 Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper ............................. 21 6.3 Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) ..................................................... 21 6.4 Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) met statutaire vestigingsplaats Zeist ...................
22 6.5 Veiligheidsregio Utrecht (VRU) ................................................................................................. 22 7. Beoordeling gemeentearchivaris verslagjaar 2023 (2024) ...................................................... 23 8. Alle verbeterpunten op een rij uit vorige verslagen ............................................................... 23 9. Bijlage: geraadpleegde bronnen................................................................................................25
2
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024)
1. Inleiding jaarverslag In overeenstemming met artikel 10 van de Archiefverordening gemeente Renswoude 2017 is de gemeentearchivaris van Renswoude belast met het toezicht op het informatie- en archiefbeheer binnen uw organisatie en is ook de beheerder van de gemeentelijke archiefbewaarplaats (depot Archief Eemland in Amersfoort). De gemeentearchivaris doet hiervan, in overeenstemming met artikel 15 en 16 van de Archiefverordening, verslag aan uw college, dat verantwoordelijk is voor de (bestuurlijke) zorg op de naleving van de Archiefwet 1995. Het verslag van dit jaar 2023 (2024) betreft de nietovergebrachte1 archieven. Met het toezichtverslag van de gemeentearchivaris legt uw college verantwoording af aan de gemeenteraad, zoals voorgeschreven in artikel 17 van de Archiefverordening. Deze toezichtinformatie dient eveneens door u toegezonden te worden aan de interbestuurlijke toezichthouder, Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht.
2. Beoordeling provinciale toezichthouder Bij brief van 7 maart 2023, documentnummer: UTP-1913279266-3713, heeft de provinciale toezichthouder de beoordeling opgesteld over jaren 2020-2021 (2022). Deze beoordeling is al opgenomen in mijn toezichtrapportage over 2022 (2023). Ik verwijs daar graag naar.
3. De door u aangeleverde toezichtinformatie Dit jaar heeft u voor het toezicht op het informatie- en archiefbeheer ons nieuwe format toegezonden gekregen, gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de VNG. Hierin geeft u aan in hoeverre u voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Het nieuwe format bestaat uit vijf kwalificaties: onvoldoende, voldoende, ruim voldoende, goed en uitstekend. Voor de zeven hoofd KPI’s is een weging gemaakt waarbij op grond van wat is ingevuld punten worden toegekend. Op 30 mei 2024 heeft u de toezichtinformatie aangeleverd. Deze informatie bestond uit: • De door u ingevulde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) met toelichting. Hierin wordt door u geduid in hoeverre u voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. Zie hiervoor hoofdstuk 5. • Update verbeterpunten uit toezichtverslag 2022 (2023). Tot slot heb ik gebruik gemaakt van de bronnen die ik bij de toezichtrapportage over 2022 (2023) heb ontvangen en die nu nog actueel zijn. Voor de ontvangen informatie en door mij verzamelde documenten verwijs ik graag naar het hoofdstuk 9 (Geraadpleegde bronnen).
4. Positieve ontwikkeling Het verbeterpunt C, uit de rapportage 2022 (2023), is afgehandeld: Controleer bij de gemeente Rhenen of en zo ja of de archiefruimte nog steeds voldoet aan de gestelde eisen van archiefruimten. Doe hiervan verslag aan mij als toezichthouder. Stand van zaken juni 2024: Deze is in het laatste toezichtverslag van gemeente Rhenen (april 2024) goed bevonden door de gemeentearchivaris van het RAZU.
1 KPI vragen 3,2 (archiefbewaarplaats) en 3.3 (e-Depot) betreft overgedragen archieven.
3
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) 5. Tabel beoordeling informatiebeheer 1
Archief-KPI Lokale Regelingen: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Norm en weging
Analoog
Digitaal
2023
2023
- Toelichting - Te ondernemen actie?
Weging Toegekende punten
1.1 Informatieverordening a
Beschikt de gemeente over een actuele, door de Voldoet Voldoet gemeenteraad vastgestelde verordening over de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving? Zo ja, in welk jaar is het vastgesteld? Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten? Voldoet
Zie bijlage 2 (al in bezit van toezicht).
2
2
Ja
0
0
1.2 Beheerregeling informatievoorziening Voldoet Voldoet Beschikt de gemeente over een actuele, door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer over het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten en het beheer van de archiefbewaarplaats? Zo ja, in welk jaar is het vastgesteld?
Zie bijlage 2 (al in bezit van toezicht).
2
2
1.3 Strategisch Informatie Overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch Informatieoverleg ingesteld? (Frequentie: minimaal 2x per jaar)
Voldoet Voldoet
Ingesteld. Toezichthouder: regulier 2x per jaar. In 2023 slechts op 15 mei 2023 laatste SIO gehouden. Reden vertrek en pensionering medewerk(st)ers.
2
2
1.4 Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen voor de informatieobjecten bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?
Voldoet Voldoet
In overeenkomsten wordt een paragraaf over archivering opgenomen.
0
0
b
4
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI 1.5 Visie- en/of beleidsplan Informatievoorziening Beschikt de organisatie over een visie- en/of andere beleidsplannen waarin de strategische doelen en ontwikkelingen zijn beschreven (c.q. ‘stip aan de horizon’)? Zo ja, in welk jaar is het vastgesteld? 1.6 Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen
Voldoet Voldoet niet niet
Gemeente werkt aan een informatiebeleidsplan/ ivisie. Dit is voornamelijk gericht op digitale informatievoorziening. I.s.m. Veenendaal wordt privacy beleid opgesteld.
3
0
Voldoet Voldoet deels deels
Dit vraagt voortdurende aandacht i.s.m. archiefinstellingen en collega-gemeenten. In 2023 is actie ondernomen m.b.t. DAP's met GR-en. Zie ook bv. ODRU-bijeenkomst 25/6 over informatiebeheer. toezichthouder: https://organisaties.overheid.nl/26860/Gemeente_Ren swoude
3
1
Ja. Toezichthouder: https://organisaties.overheid.nl/26860/Gemeente_Ren swoude
0
0
Op archiefgebied zijn geen mandaten vastgesteld, omdat bevoegdheden via archiefverordening en besluit informatiebeheer op het juiste niveau zijn belegd. Toezichthouder: Bevoegdhedenbesluit gemeente Renswoude 2021 https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2022350469.html
1
1
a
Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen voor de zorg voor de informatieobjecten? En zijn er praktische afspraken gemaakt over het informatie- en archiefbeheer?
b
Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan Voldoet Voldoet de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GR-register, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?
1.7 Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving in het stellen van regels? Zo ja, wanneer is de mandaatregeling voor het laatst gewijzigd?
Voldoet Voldoet
5
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI 1.8 Uitbesteden archiefbeheer(staken) Voldoet Voldoet Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Als (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid? 1.9 Publicatie en bekendmaking Voldoet Voldoet Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties en/of op www.officielebekendmakinqen.nl/gemeenteblad?
- plaatsing archieven bij gemeente Rhenen. - plaatsing archieven bij Archief Eemland. - ODRU beheert vergunning dossiers. - opslag digitale informatie of servers gemeente. - Veenendaal (Verseon) en leverancier Circle (Djuma) Hiervoor zijn DVO's afgesloten
1
1
Ja.
0
0
14
9
Toelichting bevindingen: 1.5: Gemeente heeft nog geen informatiebeleidsplan/ i-visie. Dit is voornamelijk gericht op de digitale informatievoorziening. In samenwerking met Veenendaal wordt het privacy beleid opgesteld. 1.6.a: Of er concrete afspraken zijn gemaakt met alle samenwerkingsverbanden is niet beantwoord. De enige die is genoemd is de ODRU met het DAP.
2
Archief-KPI Mensen en middelen: kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsook hun kwaliteitsniveau? Norm en weging
2.1 Middelen Zijn er voldoende middelen beschikbaar om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?
Analoog
Digitaal
2023
2023
Voldoet
Voldoet
6
- Toelichting - Te ondernemen actie? College stelt voldoende budget en formatie beschikbaar.
Weging Toegekende punten 2
2
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI 2.2 Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer a
b
Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen? Is dit volgens u voldoende? Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Zo ja, graag beknopt beschrijven bij de toelichting. Geen achterstanden = 2 punten.
Voldoet Voldoet deels deels
2
1
2
1
Voor de benodigde werkzaamheden, zowel uitvoerend, beleidsmatig als adviserend zijn voldoende gekwalificeerde medewerkers beschikbaar. Toezichthouder: in het verslagjaar is voor het overgrote deel tijdelijke medewerkers ingezet. Met jaarverslag van de archivaris en verbeterplannen wordt geborgd dat de wettelijk verplichte werkzaamheden uitgevoerd worden.
1
0,5
1
0,5
Toelichting bevindingen: 2.2.a en 2.3.a: nog geen structurele invulling van de formatie. Niet structureel ingevuld van de formatie en dus niet voldoende geborgd. Hoog kwaliteitsniveau en incidenteel ingehuurd is 1 punt (2.2.a) en 0,5 (2.3.a) punt. 2.2.b: Er is een achterstand/werkvoorraad. 2.3.b: in het verslagjaar 2023 heeft de voortgang van de verbeterpunten vanuit de laatste toezichtrapportage grotendeels stilgelegen.
8
5
Voldoet Voldoet deels deels
Na vertrek van 3 medewerkers in 2023 is de formatie aangevuld met 2 inhuur-medewerkers (beide in deeltijd). 1 Medewerker is vast in dienst voor informatiebeheer. Twee uitgezette vacatures zijn nog niet ingevuld. De dagelijkse bedrijfsvoering is gewaarborgd, beleidsmatige zaken worden opgepakt naar prioriteit. Papier: geen structurele achterstanden. Digitaal: controle van afgehandelde zaken in Djuma. (Werkvoorraad: - Controlewerkzaamheden dagdozen, ca. 3 m - Verwerken papieren archieven, ca. 1 m - Nog toe te voegen archiefmateriaal aan al overgebrachte archiefblokken, ca. 0,5m.)
2.3 Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer a
Kan het college als archiefzorgdrager het Voldoet Voldoet deels kwaliteitsniveau (waaronder de opleiding van het deels personeel) aangeven, en ook hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (is dit voldoende?)
b
Op welke manier wordt geborgd dat de wettelijk verplichte werkzaamheden worden uitgevoerd?
Voldoet Voldoet deels deels
7
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024)
3
Archief-KPI Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Norm en weging
Analoog
Digitaal
2023
2023
- Toelichting - Te ondernemen actie?
Weging Toegekende punten
3.1 Archiefruimten a
Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en besluit genoemde eisen voldoen?
b
Gebruikt het college naast deze archiefruimte(n) Voldoet ook nog externe archiefruimten t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen informatieobjecten? S.v.p. overzicht met datum wanneer het voor het laatst goedgekeurd en getoetst is door gemeentearchivaris Beschikt het college over applicaties DMS/RMA en Voldoet deels procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Is er een applicatielandschap gedefinieerd? C.q. overzicht met de bedrijfskritische applicaties? Is er een bedrijfscontinuiteitsplan? Zo ja, graag overzicht bijvoegen van zaaksysteem en belangrijkste Taakspecifieke applicaties of verwijzing naar document waar deze in staan.
c
Voldoet
8
Nee. Toezichthouder: gemeente Renswoude heeft ruimte gehuurd in de archiefruimte van de gemeente Rhenen. Deze is in het laatste audit verslag van gemeente Rhenen (april 2024) goed bevonden door de gemeentearchivaris van het RAZU.
2
2
Gemeente Renswoude heeft ruimte gehuurd in de archiefruimte van de gemeente Rhenen. Deze is in het laatste audit verslag van gemeente Rhenen (april 2024) goed bevonden door de gemeentearchivaris van het RAZU.
1
1
- iNavigator is beschikbaar en wordt langzamerhand gevuld: overzicht van processen, informatiebronnen, verantwoordelijkheden. - Djuma: zaaksysteem - Verseon: DMS, wordt gemigreerd naar Djuma in 2024 en afgestoten. - Er is (i.s.m. gemeente Veenendaal) een overzicht van applicaties opgesteld. De archiefbescheiden in deze applicaties is nog niet opgenomen in het overzicht. Dit wordt opgenomen in iNavigator.
4
3
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI 3.2 Archiefbewaarplaats a
Is er door het college als zorgdrager een eigen gemeentelijke, intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoet?
Voldoet
Archief Eemland
2
2
Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte informatieobjecten? 3.3 e-Depot Is de gemeente voornemens om binnen twee jaar aan te sluiten bij een regionale eDepotvoorziening? 3.4 Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures m.b.t. verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) informatieobjecten zijn opgenomen?
Voldoet
ja
0
0
Gemeente is voornemens aan te sluiten bij een regionale e-Depotvoorziening. De termijn hiervan is vooralsnog niet vastgesteld.
2
2
Voldoet Voldoet
Gemeente Renswoude is aangesloten bij risicoprofiel en crisisbeheersing van VRU/ gemeente Veenendaal. Voor de archieven die geplaatst zijn bij gemeente Rhenen geldt het rampen-/ calamiteitenplan van de gemeente Rhenen. Voor digitale informatieobjecten: gemeente Veenendaal heeft een continuïteitsplan. Visma Circle: garandeert 95% tot 99,5% uptime en service.
1
1
Voor de archieven die geplaatst zijn bij gemeente Rhenen geldt het rampen-/ calamiteitenplan van de gemeente Rhenen. Er is nog een archiefdeel in voorbereiding voor verplaatsing naar Rhenen; voor dit archiefdeel geldt het calamiteiten- en ontruimingsplan van het gemeentehuis, hierin is geen aparte aandacht voor papieren archieven. zie a.
2
1
1
0,5
b
Voldoet
3.5 Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming a
Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? In welk jaar is dat plan vastgesteld?
Voldoet deels
b
Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen informatieobjecten o.b.v. prioriteiten in het collectieplan?
Voldoet deels
9
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI Toelichting bevindingen: 3.1.a: Geen eigen archiefruimte, inhuur ervan via Rhenen. 3.1.c: Aan het vullen van de iNavigator wordt gewerkt. 3.5.a: Geen specifiek calamiteitenplan voor papieren archieven. 4
15
12,5
Archief-KPI Interne kwaliteitszorg en toezicht: werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Norm en weging
Analoog
Digitaal
2023
2023
- Toelichting - Te ondernemen actie?
Weging Toegekende punten
4.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer a
Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren informatieobjecten gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd? Zo ja, in welk jaar is dat vastgesteld?
Voldoet Voldoet deels deels
b
Zo ja, voldoet het beheer van de informatieobjecten aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Wordt de output meegenomen in een PDCA en besproken met de Toezichthouder? a. Welke stappen heeft uw organisatie in gang gezet als het aankomt op de invoering van de Wet open overheid (WOO)? b. Welke ambities heeft uw organisatie gesteld en wat is hiervan al gerealiseerd? c. Welke documenten zijn beschikbaar en lever deze aan. d. Hoe borgt uw organisatie de kwaliteit van informatie rondom actieve openbaarmaking in het kader van de WOO? e Hoe worden dubbelingen voorkomen? f. Wordt openbaar gemaakte informatie tijdig vernietigd?
Voldoet Voldoet deels deels
c
Voldoet Voldoet deels deels
10
Er is geen vastgesteld kwaliteitssysteem in gebruik door de gemeente. Wel hanteert de gemeente kwaliteitsprocedures, onder meer vastgelegd in handboek vervanging. Bovendien worden in iNavigator processen vastgelegd voor kwaliteitsborging en verbetering. Het beheer voldoet aan de kwaliteitseisen; maar er is geen sprake van een 'kwaliteitssysteem'. Dit wordt ook niet meegenomen in de PDCA cyclus.
3
0,5
2
1
De afhandeling van WOO-verzoeken is geborgd. Gemeente Renswoude is bezig met het inwerken van een vaste medewerker voor de verdere implementatie van de WOO, w.o. actieve openbaarmaking.
3
1,5
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI 4.2 Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gediplomeerde gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van nietovergebrachte en het beheer van de overgebrachte informatieobjecten?
Voldoet Voldoet
Archief Eemland
2
2
4.3 Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte informatieobjecten uitoefent en de bevindingen daarbij?
Voldoet Voldoet
Archief Eemland
2
2
4.4 Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten uitoefent en bevindingen daarbij?
Voldoet
Archief Eemland Toezichthouder: moet nog worden opgesteld over het beheer van de archiefbewaarplaats, de gemeentearchivaris.
2
2
14
9
Toelichting bevindingen: 4.1.a en b: Beschikt niet over een specifiek kwaliteitssysteem/handboek. Geen PDCA-cyclus informatiebeheer. 4.1.c: Wordt nog aan gewerkt. Vragen zijn niet volledig beantwoord.
11
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024)
5
Archief-KPI Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid informatieobjecten: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de informatieobjecten? Norm en weging
Analoog
Digitaal
- Toelichting - Te ondernemen actie?
2023
2023
5.1 Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) informatieobjecten, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?
Voldoet
Voldoet deels
5.2 Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elke der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) informatieobjecten m.b.v. metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: a De inhoud, structuur en verschijningsvorm;
Voldoet Voldoet deels
Analoog: authenticiteit en context is herleidbaar uit dossiers, registratie-programmatuur en inventarissen. Digitaal: authenticiteit en context is herleidbaar in gebruikte software (Djuma en Verseon). Gemeente Renswoude heeft geen vastgesteld metadataschema.
Voldoet Voldoet
b
4
3
zie 5.2
1
1
Wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak Voldoet Voldoet of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; deels
zie 5.2
1
1
c
De samenhang met andere informatieobjecten;
Voldoet Voldoet
zie 5.2
1
1
d
De uitgevoerde beheeractiviteiten;
Voldoet Voldoet
zie 5.2
1
1
e
De besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur over de informatieobjecten
Voldoet Voldoet deels deels
Informatie in Djuma en Verseon is herleidbaar. In iNavigator wordt dit verder vastgelegd.
1
1
12
Analoog: archief is geordend volgens de geldende eisen en toegankelijk met Djuma/ Verseon en inventarissen. Digitaal: archief is geordend volgens de geldende eisen en toegankelijk middels Djuma. Overzicht ontbreekt nog over de informatie die op andere plekken is opgeslagen. Verdere inrichting van iNavigator gaat meer overzicht geven.
Weging Toegekende punten
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI 5.3 Systeem voor toegankelijkheid analoog en Voldoet Voldoet deels digitaal Waarborgen het zaaksysteem en de belangrijkste Taakspecifieke applicaties, de toegankelijke staat van (te bewaren) informatieobjecten zodanig dat elk van de informatieobjecten binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is? 5.4 Duurzame materialen en gegevensdragers Voldoet analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) informatieobjecten? 5.5 Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag Voldoet analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren informatieobjecten? 5.6 Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het zaaksysteem en de belangrijkste taakspecifieke applicaties, c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren informatieobjecten na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn; D.w.z. worden de informatieobjecten in goede materiële staat gebracht en gehouden?
Voldoet
13
Analoog: registratie in Verseon (met vervolgens migratie naar Djuma) en (voor oudere archieven) inventarissen per archiefblok waarborgen de toegankelijkheid. Digitaal: informatie in Djuma en Verseon is direct toegankelijk. Informatie in overige informatiesystemen is wisselend toegankelijk; iNavigator moet hier overzicht in scheppen.
3
1,5
Materialen voldoen aan de normen.
1
1
Materialen voldoen aan de normen.
1
1
Ja. Opslag goedgekeurde archiefruimten in Rhenen. Na 20 jaar worden de dossiers overgebracht naar het depot (archiefbewaarplaats) bij Archief Eemland (Amersfoort).
1
1
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI 5.7 Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden?
Voldoet deels
Gemeente heeft een RODIN audit laten uitvoeren. De aanbevelingen zijn opgenomen in het verbeterplan. GIBIT wordt toegepast door gemeente (gemeente Veenendaal). Back-ups worden gemaakt door gemeente Veenendaal en Centric (Djuma en Verseon). Een informatiebeleidsplan is in voorbereiding.
2
1
5.8 Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?
Voldoet
Ja, PDF-A, 300 DPI. De gemeente onderzoekt de mogelijkheden van PDF-UA. Dit is als punt opgenomen in de Woo-impactanalyse.
1
1
5.9 Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale informatieobjecten vastgesteld en geïmplementeerd?
Voldoet deels
Vastgesteld voor Djuma en Verseon. Niet voor taakapplicaties.
2
1
5.10 Voorzieningen compressie en encryptie a
Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de informatieobjecten in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Zo ja, welke?
Voldoet
Bij encryptie wordt de sleutel bewaard.
0
0
b
En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?
Voldoet
Gebruik van 2-factor identificatie
0
0
c
Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van informatieobjecten aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?
Voldoet
n.v.t.
0
0
14
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI Toelichting bevindingen: 5.1: Compleet overzicht ontbreekt nog over de informatie die op andere plekken is opgeslagen. 5.3: informatie, buiten Djuma en Verseon, in de overige informatiesystemen is wisselend toegankelijk en wordt aangegeven dat de iNavigator hierin overzicht moet scheppen. 5.9: Functionele eisen taakspecifieke applicaties zijn niet vastgesteld en geïmplementeerd. 6
20
15,5
Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van informatieobjecten: weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van informatieobjecten van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Norm en weging
Analoog
Digitaal
2023
2023
- Toelichting - Te ondernemen actie?
Weging Toegekende punten
6.1 Vervanging, besluiten en verklaringen a
Past de gemeente vervanging toe zoals bijv. het Voldoet Voldoet deels vervangen papieren informatieobjecten door digitale reproducties of omgekeerd, waarna de vervangen informatieobjecten worden vernietigd? In welk jaar is het handboek en het vervangingsbesluit vastgesteld?
b
Zo ja, waarborgt het college als Voldoet Voldoet archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen informatieobjecten voorkomende gegevens? Zo ja, heeft het college als archiefzorgdrager een Voldoet Voldoet verklaring tot vervanging van op termijn te vernietigen en van blijvend te bewaren informatieobjecten opgemaakt en het besluit daarover op de juiste wijze bekend gemaakt?
c
15
Voor Djuma/ ingekomen post is een vervangingsbesluit (incl. handboek) vastgesteld. Voor en digitaliseren van bouwvergunningen is een vervangingsbesluit incl. handboek in voorbereiding. Het handboek vervanging omgevingsvergunningen is in de voorbereidingsfase inclusief een positief advies gemeentearchivaris en het te nemen vervangingsbesluit. Renswoude werkt volgens het handboek vervanging, c.q. besteedt digitalisering van dossiers aan met PvE volgens het handboek vervanging.
2
1,5
2
2
Bij vervanging (vernietiging van papieren documenten) wordt een verklaring van vervanging opgemaakt.
1
1
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI 6.2 Converteren en migreren a
Wordt er tijdig (m.b.v. een migratieplan) geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de informatieobjecten voldaan zal gaan worden?
N.v.t.
N.v.t.
2
2
b
Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?
N.v.t.
n.v.t.
1
1
6.3 Advisering rondom vervanging van applicaties: de toezichthouder wordt vooraf betrokken voor advies als er een applicatie wordt vervangen (noem laatste contactmoment met toezichthouder op dit punt)
N.v.t.
Tot nu toe zijn geen applicaties met archiefwaardige informatie vervangen.
3
3
6.4 Selectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst a
Past het college als archiefzorgdrager waardering Voldoet Voldoet en selectie toe op de gemeentelijke informatieobjecten, en dan wel in het zaaksysteem en taakspecifieke applicaties?
Waardering en selectie in taakspecifieke applicaties moet deels nog plaatsvinden met verdere invulling van iNavigator
3
3
b
Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke informatieobjecten gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende Selectielijst? Bent u aangesloten bij de nieuwe Selectielijst voor emailbewaring (Capstone)? Is er een hotspotmonitor vastgesteld? Zo ja, in welk jaar?
Voldoet Voldoet deels
Gemeente Renswoude is niet aangesloten bij de selectielijst voor emailbewaring. In principe vindt archivering, ook van emails, in het zaaksysteem plaats.
1
0,5
Voldoet Voldoet
3 april 2023 is een hotspotmonitor vastgesteld.
2
2
Zijn er interne richtlijnen opgesteld voor het gebruik van tekstberichten zoals WhatsApp, Signal, Sociale media, etc.?
Voldoet Voldoet niet niet
Het opstellen van richtlijnen voor gebruik/ archivering van tekstberichten is opgenomen in het verbeterplan.
2
0
c d
16
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI 6.5 Vernietiging en verklaringen a
Vernietigt het college als archiefzorgdrager tijdig Voldoet Voldoet de daartoe in aanmerking komende informatieobjecten? Denk daarbij o.a. het zaaksysteem en de taakspecifieke applicaties.
b
Voldoet Voldoet
Maakt het college als archiefzorgdrager verklaring van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde informatieobjecten en de grond en wijze van vernietiging bevatten? 6.6 Vervreemding, besluiten en verklaringen
Digitale vernietiging Djuma en Verseon in 2023 uitgevoerd. Toezichthouder: analoge archiefvernietiging is bijgewerkt t/m jaar 2023.
3
3
Bij vernietiging wordt een verklaring van vernietiging opgemaakt.
1
1
a
Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar informatieobjecten vervreemd?
N.v.t.
0
0
b
Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?
N.v.t.
0
0
c
Zo ja, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?
N.v.t.
0
0
d
Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de N.v.t. vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt? Toelichting bevindingen: 6.1.a: Concept-handboek vervanging bouwvergunningen ligt ter beoordeling bij de gemeentearchivaris. Handboek vervanging omgevingsvergunningen is in de maak. Dit is de reden van een ½ punt in mindering gebracht. 6.3: Nadere vragen stellen aan Renswoude, afgelopen jaren ook niet gemeld. 6.4.b: Er is geen e-mailbeleid? Dat is de essentie van de vraag. Geen beleid aangeleverd is 0,5 punten aftrek 6.4.d: Er zijn geen interne richtlijnen opgesteld voor het gebruik van tekstberichten zoals WhatsApp, Signal, Sociale media, etc.?
0
0
23
20
17
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024)
7
Archief-KPI Overbrenging van informatieobjecten: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren informatieobjecten na bij Wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Norm en weging
Analoog
Digitaal
2023
2023
- Toelichting - Te ondernemen actie?
Weging Toegekende punten
7.1 Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn a
Zijn alle te bewaren informatieobjecten waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of eDepotvoorziening?
Voldoet Voldoet deels
b
Zo nee, welke informatieobjecten zijn niet overgebracht?
N.v.t.
c
Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?
N.v.t.
7.2 Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?
5
3,5
N.v.t.
Het laatste analoge archiefblok 1990 -1999 is in 2023 formeel overgebracht naar Archief Eemland. Eerstvolgende blok is 2000 – 2009. Overbrengen in 2030. Voor de gescande bouwvergunningen geldt dat de procedure nog niet is afgerond. Digitaal: nog niet van toepassing N.v.t.
0
0
N.v.t
N.v.t.
0
0
Bij overbrenging wordt een verklaring van overbrenging opgemaakt.
1
1
N.v.t.
0
0
6
4,5
Voldoet Voldoet
7.3 Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor informatieobjecten die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?
Toelichting bevindingen: 7.1.a: wacht nog op de afronding van de procedure. Wanneer het handboek vervanging bouwvergunningen afgerond, moet nog een positief advies worden gevraagd om vervolgens een vervangingsbesluit te laten nemen door het college. Daarnaast is Renswoude nog bezig met het handboek vervanging Omgevingsvergunningen. Het resultaat is dat hiervoor 1 ½ punt in mindering is gebracht.
18
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Archief-KPI
1. Lokale Regelingen 2. Mensen en middelen 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid informatieobjecten 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van informatieobjecten 7. Overbrenging van informatieobjecten Totaal Behaalde punten
Kwalificatie
T/m 54 55 - 69 70 - 79 80 - 89 90 - 100
Onvoldoende Voldoende Ruim voldoende Goed Uitstekend
19
Weging
Behaald
14 8 15 14
9 5 12,5 9
20
15,5
23 6 100
20 4,5 75,5
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) 6. Verbonden partijen Inleiding U beschikt over een overzicht van de verbonden partijen. U gaf vorig jaar aan dat met de meeste partijen afspraken zijn gemaakt over het informatie- en archiefbeheer en dat deze zijn vastgelegd. Over de vastlegging is toen geen nadere informatie verstrekt. Hierdoor kan ik niet beoordelen of de afspraken adequaat en juist zijn. In de meeste samenwerkingsvormen wordt samengewerkt op basis van mandatering. Dat betekent voor het informatie- en archiefbeheer dat u bestuurlijk verantwoordelijk blijft als zorgdrager voor deze archiefbescheiden. Dit in overeenstemming met artikel 30 van de Archiefwet 1995. Het is van essentieel belang dat met deze partijen goede afspraken worden gemaakt over het informatie- en archiefbeheer. Dit geldt zeker bij het aangaan van nieuwe samenwerkingen. Wanneer in het (recente) verleden geen afspraken zijn gemaakt met uw verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer adviseer ik u dringend om dit alsnog te regelen. Tot slot is het belangrijk om ook afspraken te maken wanneer u besluit om uit te treden uit een verbonden partij en hoe u uw informatie terugkrijgt als de verlatende partij.
Bij het mandateren aan een verbonden partij dient u bij het verlaten van de verbonden partij uw aldaar opgeslagen informatie terug te krijgen om het gemandateerde verder in eigen beheer voort te zetten. Samenvattende jaarverslagen verbonden partijen 6.1 Afvalverwerking Utrecht (AVU) Toezichthouder: archivaris van de AVU. De deelnemers zijn alle gemeenten in de provincie Utrecht. In november 2023 is het toezichtverslag opgesteld. Op 19 januari 2023 en 7 maart 2024 is het Strategisch Informatie Overleg gehouden met de directeur en met een externe belast met het informatie- en archiefbeheer. De gerealiseerde verbeterpunten in het verslagjaar zijn: 1. De analoge archiefvernietiging is t/m 2022 op orde. Het proces verbaal is door de directeur en de archivaris ondertekend en hiermee is het vernietigingsproces afgerond t/m 2022. 2. Het Informatiebeheerregeling 2023 wordt november 2023 vastgesteld in het dagelijks bestuur. De basis hiervoor vormt artikel 5 van uw Informatieverordening. De geconstateerde verbeterpunten zijn: 1. De Informatieverordening, vastgesteld op 8 december 2021 door het algemeen bestuur, wordt medio 2024 op de voorgeschreven wijze gepubliceerd. 2. De drie Amsterdamse archiefdozen met dossiers die voor permanente bewaring in aanmerking komen worden alsnog overgebracht naar Archief Eemland. 3.
Zorg direct bij de implementatie dat SharePoint digitaal duurzaam wordt ingericht en hiermee voldoet aan de Archiefwet 1995 en de aanverwante regelgeving in combinatie met de privacywetgeving (AVG) en de Wet Open Overheid (WOO). Hieraan voorafgaand dienen de benodigde randvoorwaardelijke kaders, zoals een digitale bewaarstrategie, een metadataschema en een handboek vervanging te worden opgesteld/vastgesteld en wat passend is bij omvang van uw organisatie. Neem tijdig contact met mij op wanneer u hiermee aan de gang gaat. Het advies is, eveneens als vorig jaar, om de digitale beheeromgeving, voor de ingebruikname, te auditen met RODIN en de resultaten met mij te delen.
20
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) 6.2 Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper Toezichthouder 2: gemeentearchivaris van Barneveld. Er is geen toezichtrapportage beschikbaar. De regeling is getroffen voor gemeenschappelijke behartiging van de belangen van de deelnemers in het kader van de uitvoering van hun bedrijfsvoeringstaken over het Vraagafhankelijk vervoer en het OV-vangnet. 6.3. Gemeenschappelijke Regeling Regio FoodValley Toezichthouder: gemeentearchivaris Ede. Er is geen toezichtrapportage beschikbaar. Samenwerkingsvorm: openbaar lichaam. Doel regeling3: De gemeenschappelijke regeling is aangegaan om in FoodValley regio samen te werken op het gebied van kennis, ontwikkeling en innovatie in de agro-foodsector. Dit gebeurt door versterking van het vestigingsklimaat en de kwaliteit van de leefomgeving. Hierbij wordt samengewerkt met ondernemers en onderwijs/onderzoek. Regio FoodValley concentreert zich op de terreinen economie, werkgelegenheid, ruimtelijke ontwikkeling, wonen en mobiliteit. 6.3 Gemeentelijke Gezondheidsdienst regio Utrecht (GGDrU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) In mei werd na een grondige verbouwing het hoofdkantoor van de GGDrU in Zeist opgeleverd.
Daarna volgde de verhuizing van het provinciehuis Utrecht als tijdelijke locatie, naar de nieuwe locatie te Zeist die op 19 juni officieel werd geopend. De GGDrU heeft in voorgaande jaren gewerkt aan een model van zelforganisatie; de afgestemde thema-inspectie op de gevolgen voor de informatiehuishouding is niet van de grond gekomen. Met een vervolgopdracht moest in 2023 helderheid komen binnen de rollen van de zelforganisatie, waarna een doorontwikkeling gemaakt moest worden op de teamrollen. Aan het einde van 2023 moest nog worden vastgesteld hoe de informatiehuishouding hierin een plek heeft gekregen. In juni 2023 heeft de archivaris positief geadviseerd op het Kwaliteitshandboek Informatiebeheer van de GGDrU. Ook werd voor het eerst een Informatiebeheerplan opgesteld en werden verbeteracties op heldere wijze inzichtelijk gemaakt. Twee kerninstrumenten voor verbetering bij de GGDrU in de komende jaren. Een beraamde follow-up inspectie van HUA bleek achterhaald na succesvolle inspanningen van de informatieadviseur van de GGDrU. Geraamde uren voor deze follow-up worden in 2024 besteed aan advisering van HUA voor projectplannen van de GGDrU, zoals het besluit digitale vervanging, de aanbesteding en inrichting van een nieuw document managementsysteem (DMS) en de herinrichting van samenwerkplatform SharePoint.
Project SharePoint en aanbesteding DMS liepen vertraging op, en lopen door in 2024 net als de oplevering van de I-visie voor de GGDrU. Het stopgezette GGiD project stond in teken van afronding met de leverancier en evaluatie. De GGDrU startte een aanbesteding van een nieuw kinddossier. Vanuit toezicht zal gelet worden op de voorzieningen voor rechtmatig informatiebeheer. Naast tactisch en strategisch informatieoverleg stond het contact tussen HUA en GGDrU in het teken van de impactanalyse voor de SharePoint-kopie van het Coronabedrijf n.a.v. de afbakening van de hotspot Corona. Doel van deze impactanalyse is om een rapport op te leveren met een aantal scenario’s voor de beste keuze om deze omgeving duurzaam toegankelijk te maken en houden. Deze impactanalyse liep vertraging op door de export van bestanden uit het systeem: een vertraging die afgelopen jaren bij meerdere organisaties de bottleneck is.
2 Volgens de regeling, Artikel 22c – Toezicht: Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringorganisatie, voor zover
deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de gemeentearchivaris van Barneveld. Wordt opgepakt door wnd. gemeentearchivaris/archiefinspecteur van de gemeente Barneveld 3 Instellingsbesluit van burgemeester en wethouders van de gemeenten Barneveld, Ede, Nijkerk, Renswoude, Rhenen, Scherpenzeel, Veenendaal en Wageningen houdende regels tot vaststelling van de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Valleihopper (overheid.nl)
21
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) 6.4 Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) met statutaire vestigingsplaats Zeist Toezichthouder: gemeentearchief Zeist Tussenbalans medio 2023 Samengevat is de balans per medio 2023 dat het – inmiddels goeddeels digitale – informatiebeheer deels niet voldoet aan de wet. De score, gemeten aan de hand van de archief-KPI's, bleef gelijkwaardig aan de vorige toezichtrapportage. Door met name onderbemensing is de meerjarenplanning goeddeels niet uitgevoerd. Wel werd de migratie van informatie naar de nieuwe procesapplicatie (Rx. Mission) technisch voltooid, en werkt de organisatie nu - op de spreekwoordelijke uitzonderingen en losse eindjes na - volledig digitaal. Dat is een compliment waard, maar er blijft nog veel te doen. Speerpunten Eerst en vooral dient de formatie voor het informatiebeheer te worden opgeschaald. Die is, zeker na het vertrek van de recordmanager enige maanden geleden, ondermaats. Daardoor kan er feitelijk niet veel. Over de formatie is een afzonderlijk adviesrapport geschreven (bijlage), dat erop neerkomt dat er in de huidige setting voor beleidsmatig werk zo’n 2 FTE noodzakelijk zijn en dat daarnaast nog aanzienlijke hoeveelheden achterstallig onderhoudswerk aan de informatie zouden moeten worden uitbesteed.
Ten tweede dient de uitrol van het zogenoemde model - DAP dat in de Utrechtse samenwerkingsorganisatie in het kader van de Omgevingswet wordt ontwikkeld, en waarin de ketensamenwerking en -archivering met aangesloten gemeenten in het kader van de Omgevingswet per 1-1-2024 wordt geregeld, hoogste prioriteit te hebben. Ten derde dienen twee al langer lopende zaken zo spoedig mogelijk te worden geregeld, te weten de juridische borging van archiefwettelijke vervanging van informatie van eigen en in mandaat uitgevoerde taken, en de bewerking en teruggaaf van papieren informatie die in beheer is gekomen bij, en is gevormd door de omgevingsdienst en haar voorgangers in het kader van de gemandateerde taakuitvoering voor de aangesloten gemeenten. Over een mogelijke, door de omgevingsdienst te initiëren en gezamenlijk naar rato te bekostigen bewerking van ca. 1 kilometer aan gemeenten terug te leveren papieren archieven is op verzoek een afzonderlijk adviesrapport opgesteld (bijlage bij toezichtsrapport). Gezien de omvang en de vereiste specifieke kennis en ervaring dient deze bewerking te worden uitbesteed. Overige zaken kunnen in de meerjarenplanning worden opgenomen.
6.5 Veiligheidsregio Utrecht (VRU) Toezichthouder: gemeentearchivaris Utrecht (Het Utrechts Archief) Het team Informatiebeheer kwam in 2023, net als in 2022, niet op sterkte en dit zorgde ervoor dat de ontwikkelingen langzaam verliepen of stillagen. Dit betrof onder meer het zaaksysteem, kwaliteitssysteem, het Informatiebeleidsplan en het project voor informatiehuishouding rond Risicobeheersing. Gaandeweg het jaar werd binnen het team Informatiebeheer intern geschoven maar onderaan de streep bleef het team onderbezet: wel beweging, maar helaas geen resultaten. In het vroege najaar vertrokken een adviseur en de teamleider van het team. Een interim-adviseur Informatiebeheer ging van start met de opdracht(en) twee trainees te begeleiden en te coachen tot adviseur Informatiebeheer, en adviezen uit te brengen rond vraagstukken over informatiebeheer. Na werving werd een nieuwe teamleider gevonden die 1 januari 2024 van start gaat. In de zomer vond bij de VRU een deelverhuizing plaats van het provinciehuis naar de Belcampostraat in Leidsche Rijn. Begin december werd ruim 110 meter aan objectdossiers vernietigd van de bandweerpost te Veenendaal, die kort daarop werd gesloopt. De rechtmatigheidsverklaring hiervoor is getoetst door de archiefinspectie. Sinds januari 2022 voerden HUA en VRU een impactanalyse uit voor aansluiting op het e-depot.
Het afgelopen jaar stond in het teken van een geslaagde export uit archiefsysteem CORSA en een ingest in de testomgeving van het e-depot. Door personele wisselingen en uitblijvende invulling van functies in het project, kon de impact analyse niet helemaal worden afgerond. Planning is om begin 2024 het afsluitende gesprek met de bevindingen plaats te laten vinden.
22
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) 7. Beoordeling gemeentearchivaris verslagjaar 2023 (2024) In hoofdstuk 5 bladzijde 20 van deze rapportage kunt u lezen dat u aan de hand van het door u ingevulde KPI-formulier een score heeft behaald van 75 ½ punt. Dit is inclusief 6 punten voor de KPIvragen 6.2 en 6, die niet van toepassing waren in het verslagjaar. Dit is goed voor een ruim voldoende. In mei 2023 is in een Strategisch Informatie Overleg (SIO) gehouden met de gemeentesecretaris, gemeentearchivaris, archiefinspecteur en twee van uw, nu vertrokken, medewerkers. In dit overleg wordt de stand van zaken van het informatie- en archiefbeheer besproken. Er is door de vertrokken medewerkers van dit overleg geen verslag gemaakt door het prioriteren van de laatste activiteiten van hun werkzaamheden. In bijlage 8 staat een overzicht van de geraadpleegde bronnen die verder zijn gebruikt bij het opstellen van deze rapportage. De verbeterpunten waaraan nog moet worden gewerkt zijn terug vinden in het volgende hoofdstuk 8 ‘alle verbeterpunten op een rij’. Gelet op het aantal openstaande verbeterpunten uit de voorgaande jaren, die nog aangepakt moeten worden, heb ik voor dit jaar geen nieuwe punten opgesteld. Daarentegen zijn de onderstaande aandachtspunten opgenomen: A.
Plan tweemaal (november 2024 en april 2025) een monitoringsoverleg in met de toezichthouder over de voortgang van het SMART-verbeterplan met de bijbehorende (capaciteits- en tijds) planning. B. Betrek bij nieuwe aanbestedingen van uw applicaties tijdig de gemeentearchivaris. C. Betrek de gemeentearchivaris bij conversie en migratie van (taakspecifieke) applicaties. Wel heeft u uitdrukkelijk aangegeven bij verbeterpunt 1 uit de rapportage 2021 (2022) dat dit jaar een actueel verbeterplan wordt opgesteld met alle nog te realiseren verbeterpunten uit mijn vorige rapportages. Een capaciteitsplan hoe dit te realiseren valt hoort hier uiteraard standaard bij. 8. Alle verbeterpunten op een rij uit vorige verslagen Verbeterpunten uit mijn rapportage over 2022 (2023) gaat nog de nodige tijd en inspanning vragen om de punten uit de voorgaande verslagen met de huidige capaciteit te kunnen realiseren. Zeker nu nog geen vaste formatie is bij DIV. Wordt nu gedeeltelijk opgevangen door externe inhuur. In mijn vorige rapportage 2022 (2023) zijn de volgende verbeterpunten benoemd. Hieronder volgt per verbeterpunt de stand van zaken. A. Controleer uw Archiefverordening (Informatieverordening) en het Besluit Informatiebeheer (Beheerregeling) op hun actualiteit en pas deze aan indien nodig. Zie ook de vorige beoordeling van de provincie.
Stand van zaken: Dit krijgt een plek in het op te stellen verbeterplan, daarin wordt ook de prioritering bepaald. Daarnaast wordt door uw organisatie gewacht op de nieuwe Archiefwet en besluit en -regeling) of die nog gevolgen gant krijgen op de verordening en/of beheerregeling. B. Stel een Informatievisie /informatiebeleidsplan op, die past bij uw organisatie. Stand van zaken: in 2023 is gestart met het opstellen van een informatiebeleidsplan. Een van de 2 inhuurmedewerkers werkt daar op dit moment aan verder. In het verbeterplan 2024 wordt de planning opgenomen. Uw organisatie geeft de voorkeur om zich eerst te richten op stukken als het informatiebeleidsplan, de bewaarstrategie en verder het implementeren van iNavigator.
23
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) C. Zet het voornemen om een ‘kwaliteitssysteem informatie- en archiefbeheer’ om in het daadwerkelijk realiseren en implementeren ervan. Stand van zaken: u gaat aan de slag met het kwaliteitssysteem. U gaat werken aan het samenvoegen van diverse kwaliteitsonderdelen van het informatiebeheer in een meer gestructureerd kwaliteitssysteem. Denk hierbij aan diverse controleprocedures zoals onder meer opgenomen in handboeken vervanging, verdere invulling van iNavigator, kwaliteitscontroles in Djuma. Planning moet nog nader worden bepaald. Uit mijn rapportage 2021 (2022) zijn de volgende verbeterpunten deels opgepakt, maar nog niet afgerond. 1. Rapporteer aan mij over de inhoudelijke voortgang van alle punten in uw verbeter- en activiteitenplannen. Stand van zaken: in de maand maart 2023 is het verbeterplan besproken met uw toenmalige medewerk(st)ers. Het verbeterplan van maart 2023 moet nog wel worden aangevuld met de in de RODIN-audit geconstateerde verbeterpunten. Dit om een volledig en geïntegreerd overzicht te krijgen van wat nodig is om het informatie- en archiefbeheer verder op orde te krijgen en te houden. Door het vertrek van de medewerk(st)ers is het verbeterplan nog niet aangevuld met de uit de RODIN-audit punten.
In het te actualiseren verbeterplan (medio 2024) wilt u alle verbeterpunten en aanbevelingen meenemen van provincie, gemeentearchivaris, Rodin-audit en eventuele andere zaken die vanuit bedrijfsvoering spelen. 2. Maak een analyse op basis van het informatieoverzicht (taak) specifieke applicatie op basis van de risico op verlies van informatie, duurzame opslag en tijdige selectie op archiefvernietiging. Dit geldt met name voor applicatie waarin informatie langer als 7 jaar of permanent in goede, geordende en toegankelijke staat dienen te blijven. Stand van zaken: in het verbeterplan maart 2023 staat dat per kwartaal twee tot drie applicaties geanalyseerd worden. Dit betekent dat het een meerjarig traject gaat worden. Mijn dringende advies is om als eerste de kernapplicatie aan te pakken en de nadruk te leggen op het tijdig selecteren op vernietigen en het voorkomen dat persoonsgegevens te lang blijven bewaard. 3. Stel beleid op voor het archiveren van sociale media in relatie integraal Informatiebeheer in uw organisatie. Stand van zaken: in het verbeterplan van maart 2023 stond dit punt gepland voor Q4 van 2023. Als toelichting geeft u aan dat het mogelijk onderdeel gaat uitmaken van een algemene informatievisie. U gaf tevens het volgende aan in het verbeterplan van maart 2023: ‘Het informatiebeleidsplan wordt in stukjes opgesteld.
In 2023 is WhatsApp, emailarchivering en de basiseisen van de applicaties aan de orde.’ Als nadere toelichting wordt gesteld dat het een meerjarentraject betreft.
4. Maak, waar dit nog niet is gedaan, praktische beheerafspraken met verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer en leg deze afspraken vast. Zorg er verder voor dat de periodieke evaluatie van deze afspraken in het kwaliteitssysteem informatiebeheer geborgd is. Stand van zaken: • U laat een brief uitgaan met het verzoek aan de gemeenschappelijke regelingen om het voortouw te laten nemen met het opstellen van een generiek DAP. Ik wil benadrukken dat uw college verantwoordelijk blijft als (bestuurlijk) zorgdrager voor het informatiebeheer. • In het verbeterplan maart 2023 staat dit gepland in Q3 van 2023. Er is gestart met het DAP van de OdrU. De ODRU organiseert in de 2e helft van 2024 een informatie-/ overlegbijeenkomst specifiek over archiefbeheer versus het afsluiten van een DAP. • Tot slot: Met Foodvalley zijn praktische beheerafspraken gemaakt (in overleg met gemeente Ede).
24
Verslag informatiebeheer gemeente Renswoude over 2023 (2024) Uit mijn rapportage 2019 (2020) zijn de volgende twee verbeterpunten deels opgepakt, maar nog niet afgerond. 6. Voer in het eerste halfjaar van 2021 een externe RODIN-audit uit om vast te stellen of er hiaten zijn in het (digitale) Informatie- en archiefbeheer. Stand van zaken: De definitieve audit is medio februari 2023 opgeleverd. De geconstateerde verbeterpunten worden meegenomen het op te stellen verbeterplan 2e helft 2024.
7. Geef in 2022, zodra dat mogelijk is, uitvoering aan uw voornemen om de papieren dossiers overeenkomstig de machtiging van de gemeentearchivaris te vernietigen. Stand van zaken: De vernietigingslijsten voor zaken uit Djuma, Verseon en voor fysieke dossiers zijn goedgekeurd. Aangezien het fysieke archief zich in Rhenen bevindt, wachten we op de gemeente Rhenen op het daadwerkelijk vernietigen. Zodra zij klaar zijn voor vernietiging wilt u samen met Rhenen alle fysieke dossiers in een keer vernietigen. Verwachting is medio 2024.
9. Bijlage: geraadpleegde bronnen • • • • • • • • • • • •
Agenda Strategische Informatie Overleggen 15 mei 2023. Archiefverordening gemeente Renswoude 2017. Besluit informatiebeheer gemeente Renswoude 2017. Brief Gedeputeerde Staten van 7 maart 2023 over de beoordeling uitvoering Archiefwet over 20202021 (2022). KPI’s 2023 (2024) ingevuld en toegelicht. Mailwisseling voortgang, 10, 11, 12 en 13 oktober 2023, 8 januari 2024, 10, 17 april 2024, 1, 30 en 31 mei 2024 RODIN toetst 2022 – 2023. Oplegger bij de resultaten; Verbeteroverzicht n.a.v. RODIN toets. Verbeterplan status maart 2023 aangevuld: 3, 5 en 6 juni en 11 juni 2024 (toelichting). Verslag gemeentearchivaris toezicht archief- en informatiebeheer 2022. Verslagen Strategische Informatie Overleggen 2022.
25