B1. Jaarverslag 2023 Rekenkamer Vallei en Veluwerand

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

Voorwoord Het jaar 2023 was in een aantal opzichten bijzonder. In de loop van 2023 hebben de gemeenteraden van Barneveld, Bunnik, Bunschoten, Leusden, Nijkerk, Renswoude, Scherpenzeel, Woudenberg en Zeewolde opnieuw hun vertrouwen uitgesproken in de gezamenlijke Rekenkamer Vallei en Veluwerand. De raden hebben besloten om de samenwerking te verlengen. Dit nieuwe besluit was nodig vanwege de inwerkingtreding van de Wet versterking decentrale rekenkamers. Deze wet heeft geen verstrekkende gevolgen voor ons, behalve dat niet meer wordt gesproken van een rekenkamercommissie, maar van een rekenkamer. Vanwege het instellen van de rekenkamer hebben de gemeenteraden Jolanda Versteegh, Jan Doorakkers en Herbert ter Beek herbenoemd als lid. Michael Neimeijer is als nieuw lid benoemd en ondergetekende is benoemd tot voorzitter. Jolanda Versteegh is door de rekenkamer gevraagd om de rol van vicevoorzitter te vervullen. Tegelijkertijd met deze (her)benoemingen namen we na zes jaar helaas afscheid van onze voorzitter Jan van Zomeren. Het was een feestelijk afscheidsmoment in aanwezigheid van een aantal burgemeesters, wethouders, griffiers, oud-rekenkamercommissiecollega’s en collega’s uit rekenkamerland. Jan werd geroemd om zijn bestuurlijke en verbindende kwaliteiten. Ook werd hij bedankt voor zijn grote betrokkenheid en inzet in de afgelopen jaren.

Maar het allerbelangrijkste: we hebben ook in 2023 weer een groot aantal onderzoeken mogen uitvoeren. In de rapporten werd antwoord gegeven op onderzoeksvragen die tot stand kwamen in gesprekken met raadscommissies, zoals auditcommissies en raadswerkgroepen financiën. Die gesprekken zijn belangrijk voor ons, omdat die focus en scherpte geven aan een onderzoek. Dank daarvoor. Naast de gemeenteraden bedanken we ook graag de colleges van burgemeester en wethouders, gemeentesecretarissen, ambtenaren en alle anderen die hebben meegewerkt aan de onderzoeken. Hun medewerking lijkt soms vanzelfsprekend, maar we realiseren ons terdege hoe tijdrovend en intensief een rekenkameronderzoek voor een gemeentelijke organisatie kan zijn. Graag blijven we ook in de toekomst in gesprek over de belasting die een onderzoek met zich meebrengt. Tot slot hopen we dat we met onze onderzoeken een constructieve bijdrage hebben geleverd aan de kwaliteit van gemeentelijk beleid en uitvoering. Daar doen we het voor.

Met vriendelijke groet, Dr. Mark Pen Voorzitter Rekenkamer Vallei en Veluwerand V.l.n.r. Jolanda Versteegh, Jan Doorakkers, Mark Pen, Michael Neimeijer, Marjolein Barel, Herbert ter Beek en Ingrid Spoor

2

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

1. Inleiding De Rekenkamer Vallei en Veluwerand is net als alle andere rekenkamers in ons land onafhankelijk. Het doel van de rekenkamer is om de gemeenteraad te ondersteunen bij zijn kaderstellende en controlerende rol. We toetsen het beleid van de gemeente op doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid. Met onze onderzoeksrapporten willen we bijdragen aan de effectiviteit en efficiëntie van de gemeenten. Via persberichten en de website geven we bekendheid aan ons bestaan, werkwijze en producten. De rekenkamer werkt voor negen gemeenten. Dat zijn Barneveld, Bunnik, Bunschoten, Nijkerk, Leusden, Renswoude, Scherpenzeel, Woudenberg en Zeewolde. Deze gemeenten liggen in drie provincies, namelijk Gelderland, Utrecht en Flevoland. De samenwerking is vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst met alle deelnemende gemeenten. In 2023 zijn de verordening en de samenwerkingsovereenkomst geactualiseerd. Dit vanwege de Wet versterking decentrale rekenkamers. In de praktijk heeft deze wet geen gevolgen voor onze werkwijze, behalve dat we nu niet meer spreken van een rekenkamercommissie, maar van een rekenkamer.

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

Samenstelling en aftreedrooster De rekenkamer bestaat uit vijf leden waarbij één lid de rol van voorzitter vervult. De leden zijn benoemd voor een periode van zes jaar, met de mogelijkheid tot eenmaal herbenoemen. Vanwege de genoemde wetswijziging is de benoemingstermijn van alle leden ingegaan op 1 oktober 2023. Dat zou betekenen dat als de benoemingstermijnen aflopen er een werving voor een geheel nieuwe rekenkamer gestart zou moeten worden. Om dit te voorkomen hebben de rekenkamerleden afgesproken dat ze voor het aftreden de oorspronkelijke benoemingstermijnen aanhouden. Dat betekent dat de voorzitter en één lid al een termijn lid zijn geweest en dat twee leden een halve termijn lid zijn geweest. Eén lid is voor het eerst benoemd op 1 oktober 2023. In onderstaande tabel staat het aftreedrooster zoals de rekenkamer dat heeft vastgesteld.

Einde eerste termijn volgens oorspronkelijke benoeming

Eén keer herbenoeming mogelijk op

Uiterlijke datum aftreden

Mark Pen

1 september 2023

n.v.t.

1 oktober 2029

Herbert ter Beek

8 maart 2024

n.v.t.

1 oktober 2029

Jolanda Versteegh

21 april 2027

1 oktober 2029

1 mei 2033

Jan Doorakkers

21 april 2027

1 oktober 2029

1 mei 2033

Michael Neimeijer

n.v.t.

1 oktober 2029

1 oktober 2035

De rekenkamer wordt ondersteund door twee secretaris-onderzoekers. Zij voeren ook een deel van het onderzoeksprogramma uit.

3

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

De achtergrond van de leden en secretaris-onderzoekers staat hieronder. Een overzicht van de nevenactiviteiten van de rekenkamerleden is opgenomen in bijlage 1.

Samenstelling van de rekenkamer De heer dr. Mark Pen (voorzitter) is adjunct-directeur Studenten, Onderwijs & Onderzoek en hoofd afdeling Onderzoek bij de Universitaire Bestuursdienst van de Universiteit Utrecht. Eerder was hij strateeg bij een gemeente, plaatsvervangend griffier, (wetenschappelijk) onderzoeker, consultant en lid van een andere gemeentelijke rekenkamer. De heer drs. Herbert ter Beek MPM (lid) is algemeen en bedrijfseconoom en Master of Public Management. Hij is eigenaar-adviseur van een economisch beleidsonderzoeks- en adviesbureau en was lid van een andere rekenkamer. De heer drs. Jan Doorakkers (lid) is zelfstandig adviseur op ruimtelijk-economisch gebied. Daarvoor was hij onder andere directeur van een middelgroot adviesbureau en lid van een gemeentelijke rekenkamer. De heer drs. Michael Neimeijer RA (lid) is teammanager bij een concerndienstverlener van het Rijk en plaatsvervangend afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Strategie. Daarvoor was hij intern accountant bij een grote gemeente en extern accountant bij een van de grote Nederlandse accountantskantoren. Mevrouw drs. Jolanda Versteegh (vicevoorzitter) is bestuurskundige en maakt deel uit van diverse raden van toezicht van stichtingen en bv’s in de zorg. Voorheen is zij actief geweest als consultant bij een adviesbureau en in financiële managementfuncties bij de lokale overheid. Mevrouw ir.

Ingrid Spoor werkt sinds 1 november 2011 als secretaris-onderzoeker bij deze rekenkamer. Daarnaast is zij sinds 2021 secretaris van de rekenkamer Wageningen. Voorheen heeft zij bij een andere gemeentelijke rekenkamer gewerkt als secretaris. Mevrouw Marjolein Barel-Glashouwer MSc werkt sinds 1 juli 2020 als secretaris-onderzoeker bij deze rekenkamer. Daarvoor heeft zij in het buitenland gewerkt en bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Ook is zij secretaris-onderzoeker geweest bij een andere gemeentelijke rekenkamer.

4

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

onderzoek

rekenschap

2. Wat wilden we bereiken? 2.1 Onderzoek naar gemeentelijk beleid De belangrijkste taak van de rekenkamer is om het uitvoeren van gemeentelijk beleid te onderzoeken. Het gaat in de onderzoeken om: • Doeltreffendheid: zijn de beoogde doelen en effecten van het beleid gehaald? • Doelmatigheid: zijn de beleidsdoelen bereikt met zo gering mogelijke inzet van middelen? • Rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan geldende wetten en regels? Meestal heeft het onderzoek betrekking op beleid dat al is uitgevoerd. Dat heet ex-post onderzoek. De rekenkamer kan ook ex-ante onderzoek uitvoeren. Zulke onderzoeken vinden plaats voordat een gemeente nieuw beleid invoert. In een ex-ante onderzoek onderzoeken we bijvoorbeeld de neveneffecten of de uitvoerbaarheid van beleidsvoornemens. Dit type onderzoeken komt niet vaak voor. Een deel van de onderzoeken voert de rekenkamer zelf uit. Voor een ander deel benut ze de expertise van externe bureaus. Daarnaast voert de rekenkamer onderzoeken uit met rekenkamers van gemeenten die niet tot het samenwerkingsverband van Rekenkamer Vallei en Veluwerand horen. Ook doen we, als gemeenten dat willen, mee aan onderzoeken van de landelijke vereniging van rekenkamers, de NVRR.

5

De rekenkamer wil met haar onderzoeken leer- en verbeterprocessen stimuleren. Dat leidt ertoe dat de gemeenten effectiever en efficiënter kunnen werken. Ook ondersteunt en versterkt de rekenkamer daarmee de rol van de raad. Vaak doet ze aanbevelingen aan de gemeenteraad. Als de raad de aanbevelingen overneemt, wordt hij over de opvolging geïnformeerd door het college. Dit conform een nieuw artikel in de Gemeentewet (185a) dat toeziet op de opvolging van aanbevelingen door het college. Dit artikel luidt: “Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.” De rekenkamer bepaalt, op basis van de uitvoering van dit wetsartikel door het college, en in afstemming met de auditcommissie, of een doorwerkingsonderzoek van de rekenkamer na een aantal jaar gewenst is.

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

onderzoek

rekenschap

2.2 Bijdragen aan controlerende en kaderstellende rol van de raad De rekenkamer wil de gemeenteraad ondersteunen bij zijn kaderstellende en controlerende rol. Met haar onderzoeksrapporten wil de rekenkamer het publieke debat in de gemeenten stimuleren. We dragen daaraan bij doordat we de onderzoeksrapporten toelichten tijdens vergaderingen van de raad of raadscommissies.

Onze producten bieden we digitaal aan. Daarbij houden we rekening met digitale toegankelijkheidseisen. Daardoor is onze informatie toegankelijk voor mensen met een functiebeperking, zoals blinden en slechtzienden. De informatie is daardoor ook beter leesbaar voor mensen zonder beperkingen.

De rapporten zijn openbaar en toegankelijk voor zowel de gemeenteraden als de inwoners. De rekenkamer kan besluiten om de resultaten wel te delen met de raad en het college, maar niet openbaar te maken. Dat doen we als de resultaten van een onderzoek de belangen van de gemeente kunnen schaden. Via nieuwsbrieven, persberichten, LinkedIn, en de website rkvalleienveluwerand.nl maakt de rekenkamer haar werkwijze, rapporten en activiteiten bekend. De communicatie van de rekenkamer richt zich op de gemeenteraden, de colleges en ambtelijke organisaties. Ook richten we onze communicatie op inwoners en organisaties uit de negen betrokken gemeenten.

6

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendmaking activiteiten rekenkamer

overige activiteiten

3. Wat hebben we gedaan? 3.1 Inventariseren onderzoeksonderwerpen De rekenkamer is onafhankelijk. Maar we staan open voor verzoeken van de gemeenteraden en inwoners. We willen een onderzoek graag afstemmen op de behoefte van de raad. De rekenkamer gebruikt criteria waaraan een onderwerp moet voldoen. We stemmen met de gemeenteraad af over onderzoeksonderwerpen, onderzoeksvoorstellen en de voortgang van het onderzoek. Alle gemeenten in ons samenwerkingsverband hebben een raadscommissie, auditcommissie of een vergelijkbare commissie, waarmee de rekenkamer afstemt. Een afvaardiging van de rekenkamer is in 2023 bij de betreffende vergaderingen geweest.

7

jaarverslag 2023

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendmaking activiteiten rekenkamer

overige activiteiten

voorwoord/inleiding

3.2 Onderzoek Afgeronde en lopende onderzoeken In 2023 hebben we drie onderzoeken en zes doorwerkingsonderzoeken afgerond. De rapporten hebben we aangeboden aan de betreffende gemeenteraden. Ook hebben we de onderzoeken gepubliceerd op de website rkvalleienveluwerand.nl. Daarnaast waren er in 2023 nog vier lopende onderzoeken en twee lopende doorwerkingsonderzoeken. Deze zullen we in 2024 afronden. Hieronder volgt een overzicht van alle onderzoeken in 2023.

Afgeronde onderzoeken in 2023 Heffingen en leges

Barneveld De rekenkamer heeft via dit onderzoek inzicht gegeven in de manier waarop de gemeente de producten en diensten doorberekent in de heffingen en leges. Eén van de uitkomsten is dat de gemeente voor diverse producten en diensten niet jaarlijks een berekening van het tarief maakt. Het risico daarvan is dat tarieven niet meer aansluiten bij de daadwerkelijke kosten die de gemeente maakt. Daarnaast vindt de rekenkamer dat de gemeenteraad meer informatie moet ontvangen over de uitgangspunten die bij de heffing worden gehanteerd, de kostenonderbouwing van tarieven en de mate waarin tarieven kostendekkend zijn.

Schulddienstverlening Regionale Sociale Dienst (RSD)

Bunnik De rekenkamer heeft onderzoek gedaan naar de effectiviteit van schulddienstverlening door de regionale sociale dienst RSD. Dit onderzoek is uitgevoerd samen met drie andere rekenkamers, namelijk van de gemeenten De Bilt, Utrechtse Heuvelrug en Zeist. Het onderzoek wijst uit dat de RSD een professionele en betrokken organisatie is waarin het uitvoeringsproces van schulddienstverlening over het algemeen goed verloopt. Er is verbetering mogelijk op het gebied van nazorg en preventie.

Grip op verbonden partijen

Leusden De rekenkamer heeft onderzocht hoe de grip van de raad en het college op de verbonden partijen is. Uit het onderzoek blijkt dat het college van burgemeester en wethouders tevreden is over de samenwerkingen. Maar de gemeenteraad heeft in beperkte mate ‘grip’ op de verbonden partijen. De rekenkamer ziet ruimte om de invloed van de raad te vergroten, bijvoorbeeld door meer samen te werken met andere gemeenteraden uit de regio. Ook kunnen de kennis en vaardigheden van raadsleden worden vergroot, zodat zij het werk van de verbonden partijen beter kunnen beoordelen.

8

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendmaking activiteiten rekenkamer

overige activiteiten

Afgeronde doorwerkingsonderzoeken in 2023 Doorwerkingsonderzoek risicomanagement sociaal domein

Barneveld, Leusden en Scherpenzeel Een paar jaar geleden heeft de rekenkamer voor verschillende gemeenten onderzocht of zij de risico’s van de beleidsdoelen in het sociaal domein in beeld hadden. In doorwerkingsonderzoeken voor drie gemeenten heeft de rekenkamer gekeken in hoeverre de aanbevelingen uit het eerdere onderzoek zijn opgevolgd. Barneveld: De rekenkamer concludeert dat de aanbevelingen zijn opgevolgd. Ondanks ruimte voor verdere verbetering die de rekenkamer ziet, is de gemeente goed op weg. Sinds het rekenkameronderzoek is de bewustwording voor beleidsinhoudelijke risico’s in het sociaal domein vergroot en wordt in planning- en control documenten meer aandacht besteed aan risico’s. Mogelijkheden voor verbetering betreffen vooral het versterken van de interne informatieketen. Leusden: De conclusie is dat de aanbevelingen zijn opgevolgd. De gemeente beschikt over betere stuurinformatie en kan het gebruik van zorg en de kosten in het sociaal domein beter inschatten dan in 2019. Ook kan de gemeente betere financiële prognoses maken. Uit het doorwerkingsonderzoek blijkt dat de gemeente met behulp van data-analyse voortdurend bezig is met het verbeteren van de stuurinformatie en daarnaast ernaar streeft om de zorgkosten terug te dringen.

Ondanks deze inspanningen zijn de zorgkosten de afgelopen jaren toegenomen, maar de gemeente heeft tot op heden deze kosten kunnen opvangen.

9

Scherpenzeel: De conclusie is dat de aanbevelingen slechts gedeeltelijk zijn opgevolgd. Dat komt vooral door de ontwikkelingen voor gemeentelijke herindeling met Barneveld. In combinatie met een krappe arbeidsmarkt heeft dit geleid tot een vrij groot personeelsverloop in de gemeente Scherpenzeel. De noodzakelijke werkzaamheden zijn uitgevoerd met vooral aandacht voor de kwaliteit van de dienstverlening. In 2023 zijn diverse nieuwe, vaste medewerkers aangetrokken. De gemeente bouwt aan een nieuwe organisatie en pakt nieuwe plannen op. Dat krijgt binnen het sociaal domein vorm in het programma “Basis op orde”, dat ontwikkeld wordt.

Doorwerkingsonderzoek innovatief aanbesteden

Doorwerkingsonderzoek minimabeleid

Renswoude In 2018 heeft de rekenkamer een rapport uitgebracht over het minimabeleid van de gemeente. In het doorwerkingsonderzoek is gekeken in hoeverre de aanbevelingen zijn opgevolgd. Op verzoek van college is het doorwerkingsonderzoek niet eerder dan 2022 opgestart. Uit het doorwerkingsonderzoek blijkt dat het college aan de slag is gegaan met het actiever onder de aandacht brengen van minimaregelingen. De gemeente neemt regie in het aansporen van maatschappelijke organisaties om minimaregelingen bekend te maken. De verordeningen en beleidsregels zijn sterk uitgebreid, waardoor de minimaregelingen op één lijn zijn met de gemeente Veenendaal, die het minimabeleid uitvoert voor Renswoude.

Barneveld De rekenkamer heeft in 2019 onderzoek gedaan naar een innovatieve aanbesteding van het wegenonderhoud. De aanbevelingen die de rekenkamer in 2019 deed, gingen niet alleen over het innovatief aanbesteden van wegenonderhoud, maar waren toe te passen op aanbestedingen in het algemeen. Uit het doorwerkingsonderzoek blijkt dat de gemeente verbeteringen heeft doorgevoerd in de inkoopprocessen. Ruimte voor verbetering is er op het gebied van dossiervorming van inkooptrajecten.

Doorwerkingsonderzoek Uitvoeringsorganisatie Baarn, Bunschoten en Soest (BBS)

Bunschoten In 2018 heeft de rekenkamer onderzocht hoe de Uitvoeringsorganisatie BBS de bijstand en re-integratie uitvoert. Uit het doorwerkingsonderzoek blijkt dat het merendeel van de aanbevelingen is opgevolgd. De gemeente stelt nu concretere doelen op voor BBS, inclusief bijbehorende prestatie-indicatoren. Bij BBS heeft een professionaliseringsslag en organisatieontwikkeling plaatsgevonden. De gemeente is tevreden over het werk dat BBS levert. BBS geeft tegenwoordig adequate sturingsinformatie aan de gemeente. De informatie wordt echter niet altijd op tijd, dat wil zeggen in lijn met de planning en control cyclus, geleverd.

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendmaking activiteiten rekenkamer

overige activiteiten

Lopende onderzoeken en doorwerkingsonder- Nijkerkse Inclusie Agenda Nijkerk zoeken in 2023 (afronding in 2024) De auditcommissie heeft de voorkeur uitgesproken voor een Meedoen naar vermogen

Barneveld Eén van de pijlers van het beleid voor sociaal domein van Barneveld is ‘meedoen naar vermogen’. Deze pijler heeft de gemeente uitgesplitst in zestien opgaven. In afstemming met de auditcommissie heeft de rekenkamer in 2023 een quick scan gedaan naar deze opgaven. Op basis van de bevindingen uit de quick scan bespreekt de rekenkamer met de auditcommissie naar welke opgave verdiepend rekenkameronderzoek volgt in 2024.

onderzoek naar de Nijkerkse Inclusie Agenda. Dit onderzoek is opgestart en grotendeels uitgevoerd in 2023.

Doorwerkingsonderzoek Woonvisie

Nijkerk In 2020 heeft de rekenkamer een evaluatie gedaan van de Woonvisie 2015 van de gemeente. De rekenkamer deed aanbevelingen voor de nieuwe Woonvisie. Het doorwerkingsonderzoek is eind 2023 opgestart.

Aanpak van ondermijning

Barneveld en Nijkerk De rekenkamer is een onderzoek gestart. Zowel de auditcommissie van Barneveld als van Nijkerk had interesse in dit onderwerp en daarom voeren we het onderzoek voor beide gemeenten uit. Elke gemeente zal een eigen rapport van dit onderzoek ontvangen. In dit onderzoek kijkt de rekenkamer in hoeverre de ondermijningsaanpak van de gemeenten doeltreffend is.

Doorwerkingsonderzoek Reinigingsbedrijf Midden-Nederland (RMN)

Bunnik In 2019 heeft de rekenkamer het functioneren en de prestaties van de RMN onderzocht. Het doorwerkingsonderzoek voeren we uit samen met de rekenkamers van Baarn, Nieuwegein, Soest en Zeist. Eind 2023 is aan de colleges verzocht om informatie over de opvolging van de aanbevelingen. Naar verwachting ontvangen we de informatie van de colleges in het eerste kwartaal van 2024, waarna het doorwerkingsonderzoek uitgevoerd kan worden.

10

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendmaking activiteiten rekenkamer

overige activiteiten

3.3 Bekendmaking activiteiten van de rekenkamer De rekenkamer wil haar activiteiten bekendmaken bij de gemeenteraden, de gemeentelijke organisaties, maatschappelijke organisaties in de gemeenten, en de inwoners. In 2023 hebben we de publiciteit gezocht door: • het versturen van persberichten aan de lokale media bij de start en afronding van een onderzoek; • het versturen van een nieuwsbrief aan de raden, colleges en gemeentelijke organisaties. Daarin geven we informatie over de lopende onderzoeken en over de voortgang van de werkzaamheden; • het aanbieden van de onderzoeksrapporten aan de betreffende gemeenteraden, colleges en de pers. Verder hebben we rapporten voor de ene gemeente ook aangeboden aan de overige acht gemeenteraden die aangesloten zijn bij de rekenkamer. Hierdoor hebben alle gemeenten voordeel van onderzoek dat we voor één gemeente hebben gedaan; • het plaatsen van de onderzoeksrapporten, persberichten en de nieuwsbrief op de website rkvalleienveluwerand.nl en op LinkedIn; • het opstellen, publiceren en verspreiden van het jaarplan en jaarverslag; • het plaatsen van rapporten op de website van de landelijke vereniging van rekenkamers, de NVRR.

11

jaarverslag 2023 2022

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

inventariseren onderzoeksonderwerpen

onderzoek

bekendmaking activiteiten rekenkamer

overige activiteiten

3.4 Overige activiteiten Traject van rekenkamercommissie naar rekenkamer In de inleiding van dit jaarverslag noemden we dat in 2023 de Wet versterking decentrale rekenkamers in werking is getreden. Het was vanwege deze nieuwe wet nodig om de verordening en de samenwerkingsovereenkomst te actualiseren. De negen griffiers van de aangesloten gemeenten hebben een traject uitgestippeld voor besluitvorming hierover in de afzonderlijke raden. De rekenkamer heeft de griffiers daar waar nodig ondersteund.

Vergaderingen rekenkamer

De rekenkamer heeft in 2023 zes keer vergaderd. Deze vergaderingen gingen vooral over de onderzoeken die we deden. Ook de onderwerpkeuze per gemeente vond plaats tijdens de vergaderingen.

Vergaderingen bij de negen gemeenten

Bij vergaderingen van de auditcommissies en begeleidingscommissies van de gemeenten is doorgaans een lid van de rekenkamer aanwezig geweest. De leden en een secretaris-onderzoeker zijn aanwezig geweest bij de behandeling van de onderzoeksrapporten door de raden of raadscommissies.

Griffiersoverleg

In september hebben de griffiers van de deelnemende gemeenten en de rekenkamer een overleg gehad. Dit overleg vindt eenmaal per jaar plaats. Dan bespreken we de onderzoeken, de voortzetting van de samenwerkingsovereenkomst en werkprocedures.

12

Professionalisering

De secretaris-onderzoekers en de leden volgen landelijke ontwikkelingen op het gebied van rekenkameronderzoek en nemen deel aan vergaderingen van bijvoorbeeld de landelijke vereniging van rekenkamers: de NVRR. De secretaris-onderzoekers hebben daarnaast overleggen met andere rekenkamers in de regio. Daarin wisselen we ervaringen uit en volgen we relevante ontwikkelingen. De secretaris-onderzoekers volgen regelmatig webinars van de NVRR om kennis te verbreden.

Functioneren

De voorzitter heeft functioneringsgesprekken met de leden gevoerd. Ook werden met de beide secretaris-onderzoekers functioneringsgesprekken gevoerd. Dat laatste gebeurde conform afspraak in het bijzijn van de vicevoorzitter van de rekenkamer.

Evaluatie van onderzoek

De rekenkamer evalueert de onderzoeksprocessen en de doorwerking van de onderzoeken. Daarmee waarborgen we de kwaliteit van ons werk. Verbeterpunten naar aanleiding van evaluaties verwerken we in het onderzoeksprotocol van de rekenkamer of in de checklist die we gebruiken bij onderzoek. We evalueren op de volgende manieren: • De rekenkamer evalueert na afronding van een onderzoek het verloop en resultaat van het onderzoek met de gemeente. Dit doen we via een evaluatiegesprek met één of meerdere personen van de gemeente of via een formulier. De manier van evalueren hangt af van de situatie en de wens van de gemeente. • Het onderzoeksteam van de rekenkamer vult een intern evaluatieformulier in. • Er zijn onderzoeken waarbij de rekenkamer een extern onderzoeksbureau inschakelt. Met het bureau voert het onderzoeksteam na afloop een evaluatiegesprek. Tot nu toe voerde de rekenkamer ongeveer drie jaar na het uitbrengen van een onderzoeksrapport een doorwerkingsonderzoek uit. In 2023 is er echter een nieuw artikel in de Gemeentewet (185a) gekomen dat toeziet op de opvolging van aanbevelingen door het college.

Dit artikel luidt: “Het college zendt de raad jaarlijks een overzicht van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, vergezeld van zijn standpunt daaromtrent en van de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.” De rekenkamer bepaalt, op basis van de uitvoering van dit wetsartikel door het college, en in afstemming met de auditcommissie, of een doorwerkingsonderzoek van de rekenkamer na een aantal jaar gewenst is.

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

4. Wat heeft dat gekost? In de samenwerkingsovereenkomst hebben de negen raden afspraken gemaakt over de kosten van de rekenkamer. Op basis hiervan golden voor 2023 de volgende bedragen : • De bijdrage per gemeente bedroeg € 1,14 per inwoner. • De leden ontvingen een bruto uurvergoeding van € 57,71 per ingezet uur. • De leden ontvingen een reiskostenvergoeding van € 0,19 per km. Reistijd wordt niet vergoed. • De voorzitter ontving, naast bovengenoemde uurvergoeding, een vaste jaarlijkse vergoeding van € 1.154 voor werkzaamheden die niet direct gedeclareerd worden.

4.1 Totale inkomsten De inkomsten van de rekenkamer in 2023 bestonden uit een bijdrage van € 1,14 per inwoner van de deelnemende gemeenten. De begroting ging uit van een budget van € 261.598. Dit was gebaseerd op een inschatting van het totale aantal inwoners per 1 januari 2023. Op basis van het werkelijke aantal inwoners per gemeente bedroeg het totale budget € 263.161.

Tabel 2 Bijdrage per gemeente 20231

Zoals vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst streven we ernaar om minimaal 70% van het budget direct in te zetten voor onderzoek. De overige 30% besteden we aan onderzoekondersteunende activiteiten. In de samenwerkingsovereenkomst staat dat elke gemeente over een periode van drie jaar een inzet voor onderzoek dient te ontvangen, gelijk aan haar eigen financiële bijdrage.

Gemeente

1

13

Begroot

Werkelijk

( € 1,14 per inwoner)

( € 1,14 per inwoner)

Barneveld

€ 69.774

€ 70.280

Bunnik

€ 18.156

€ 18.265

Bunschoten

€ 25.615

€ 25.661

Leusden

€ 35.483

€ 35.896

Nijkerk

€ 51.022

€ 51.285

Renswoude

€ 6.630

€ 6.552

Scherpenzeel

€ 11.842

€ 11.841

Woudenberg

€ 16.170

€ 16.362

Zeewolde

€ 26.907

€ 27.018

Totaal

€ 261.598

€ 263.161

In de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd dat de gemeentelijke bijdrage per inwoner, de uurvergoeding van de leden en de vaste jaarlijkse vergoeding van de voorzitter vanaf 1 januari 2015 jaarlijks geïndexeerd zullen worden op basis van de prijsmutatie Bruto Binnenlands Product (pBBP) volgens de meicirculaire van het ministerie van Binnenlandse Zaken van het voorafgaande jaar. Vanwege afrondingsverschillen kunnen de tellingen in de tabellen 2 t/m 6 iets afwijken.

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

4.2 Totale inkomsten en kosten De kosten van de rekenkamer zijn te verdelen in: • kosten voor de secretaris-onderzoekers, • kosten voor de leden, • externe inhuur, • overige kosten. In tabel 3 en de toelichting daaronder is dit verder uitgewerkt.

Tabel 3: Totale inkomsten en kosten 2022 (werkelijk) en 2023 (begroot en werkelijk) Kostensoort

Werkelijk 2022

Ondersteuning rekenkamer

Begroot 2023

€ 179.135

Werkelijk 2023

€ 183.000

€ 192.773

Salaris + sociale lasten secretaris-onderzoekers

€ 119.423

€ 122.000

€ 128.515

Opslag 50% (huisvesting e.d.)

€ 59.712

€ 61.000

€ 64.258

Rekenkamerleden + Externe inhuur

€ 102.225

€ 85.154

€ 95.794

Rekenkamerleden

€ 41.169

€ 40.154

€ 42.214

Onderzoekskosten externe inhuur

€ 61.057

€ 45.000

€ 53.580

Overig Representatiekosten, vormgeving, lidmaatschap NVRR, verzekering, reiskosten, etc.

€ 5.250

€ 4.000

€ 4.333

Totaal kosten

€ 286.609

€ 272.154

€ 292.900

Totaal inkomsten

€ 251.661

€ 261.598

€ 263.161

Tekort (-)/ Overschot (+)

€ -34.948

€ -10.556

€ -29.739

Het budget voor 2023 was € 263.161. Dit budget is gebaseerd op het werkelijke aantal inwoners per 1 januari 2023. In 2022 hebben we € 29.739 meer uitgegeven dan het beschikbare budget. Daardoor is de reserve kleiner geworden: de reserve van de rekenkamer was namelijk groter dan nodig en de rekenkamer wilde dit verkleinen. De reserve is per 31 december 2023 € 9.331 (zie tabel 6). De reserve is eind 2023 voldoende om eventuele tegenvallers of onvoorziene uitgaven in de komende jaren te kunnen opvangen.

14

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

Kosten voor ondersteuning rekenkamer

Bij deze kosten gaat het om salariskosten van de secretaris-onderzoekers plus een opslag van 50% voor overhead voor de gemeente Barneveld. Bij overhead gaat het onder andere om werkplek, administratie en ICT. De kosten van de secretaris-onderzoekers zijn te verdelen in kosten voor onderzoek en kosten voor secretariswerkzaamheden. De kosten zijn € 96,10 per uur. Dit is inclusief de genoemde overhead. De onderzoekskosten hebben we doorberekend naar de gemeenten. Dat doen we op basis van werkelijk bestede tijd x kosten per uur. De kosten van de secretariswerkzaamheden belasten we naar rato van bijdrage per gemeente door.

Overige kosten

De overige kosten betreffen onder andere reiskosten, uitgaven voor verzekeringen, vormgeving en contributie aan de landelijke vereniging van rekenkamers, de NVRR. Uit tabel 3 blijkt dat de externe onderzoekskosten wat hoger waren dan gepland. Ook zijn de salariskosten gestegen, en daardoor ook de 50% opslag die de rekenkamer aan de gemeente Barneveld betaalt: de opslag is gekoppeld aan de salariskosten van de secretaris-onderzoekers.

Kosten voor de leden van de rekenkamer + externe inhuur Deze kosten bestaan uit: • vergaderkosten, • kosten voor directe inzet voor onderzoek, • een vaste vergoeding voor de voorzitter, • kosten voor inhuur van externen.

15

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

Kosten voor onderzoek

4.3 Kosten per gemeente

De onderzoekskosten zijn direct verbonden aan onderzoeksactiviteiten. Ze zijn verdeeld over de gemeenten naar werkelijk daarvoor gemaakte uren. De onderzoekskosten bestaan uit uren van de secretaris-onderzoekers, de leden van de rekenkamer en externe inhuur. Daarnaast zijn er ook wat algemene onderzoekuren, die niet direct gerelateerd zijn aan een bepaald onderzoek. Deze verdelen we naar rato over de gemeenten.

De kosten van de rekenkamer zijn te verdelen in kosten voor onderzoek en indirecte onderzoekskosten. De kosten worden als volgt verdeeld over de gemeenten:

Tabel 4 Kosten per gemeente 2023 Gemeente

Indirecte (onderzoeks)kosten Indirecte (onderzoeks) kosten

Kosten onderzoek

Totaal

secretarisonderzoekers

leden + externe inhuur

naar rato verdeeld naar inwonersaantal

Barneveld

€ 45.359

€ 33.945

€ 26.855

€ 106.160

Bunnik

€ 7.928

€ 2.902

€ 6.979

€ 17.810

Bunschoten

€ 10.955

€ 1.141

€ 9.806

€ 21.902

Leusden

€ 19.460

€ 12.986

€ 13.717

€ 46.163

Nijkerk

€ 18.932

€ 18.585

€ 19.597

€ 57.114

Renswoude

€ 4.180

€ 888

€ 2.504

€ 7.572

Scherpenzeel

€ 4.781

€ 736

€ 4.525

€ 10.042

Woudenberg

€ 2.907

€ 1.029

€ 6.252

€ 10.189

Zeewolde

€ 4.493

€ 1.131

€ 10.324

€ 15.948

€ 118.996

€ 73.344

€ 100.560

€ 292.900

Totaal

16

De overige kosten zijn kosten die niet direct zijn gerelateerd aan onderzoek, maar wel de onderzoeksactiviteiten ondersteunen. Deze kosten verdelen we over de gemeenten naar rato van het aantal inwoners. Het gaat hierbij om de kosten voor de volgende activiteiten: • vergaderkosten en reiskosten, • planning en verantwoording (jaarplan, jaarverslag, jaarrekening), • externe communicatie, • financieel beheer, HR-zaken waaronder werving en selectie wanneer dat aan de orde is, en overige bedrijfsvoering, • aanwezigheid bij en afstemming met raadscommissies (auditcommissies, financiële werkgroepen, begeleidingscommissies) en • het volgen van gemeentelijke en landelijke ontwikkelingen. We streven ernaar om minimaal 70% van het budget direct in te zetten voor onderzoek. Dit is vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst. In 2023 heeft de rekenkamer in totaal 66% van haar uitgaven direct besteed aan onderzoek. Naast de onderzoeken en de gebruikelijke onderzoekondersteunende activiteiten waren er twee zaken die dit jaar extra tijd vroegen. Dat waren de omvorming van rekenkamercommissie tot rekenkamer vanwege de nieuwe wet, en de werving van een nieuw lid.

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

4.4 Overschot of tekort op het budget per gemeente De rekenkamer mag budget overhevelen naar een volgend jaar. Dit mag tot een maximum van de helft van het jaarbudget. In de samenwerkingsovereenkomst is vastgelegd dat elke gemeente over een periode van drie jaar een inzet voor onderzoek dient te ontvangen, gelijk aan haar eigen financiële bijdrage voor onderzoek. Tabel 5 vergelijkt de bijdrage per gemeente met de kosten die de rekenkamer per gemeente gemaakt heeft. Zo laten we zien voor welke gemeenten we in 2023 meer kosten hebben gemaakt en welke gemeenten budget overhouden. De tekorten en overschotten per gemeente in 2023 verrekenen we met de reserves aan het begin van het jaar. Zie hiervoor paragraaf 4.5.

Tabel 5 Overschot of tekort per gemeente 2023 Gemeente

Bijdrage over 2023

Totale kosten 2023

Overschot of tekort over 2023

Barneveld

€ 70.280

€ 106.160

-€ 35.880

Bunnik

€ 18.265

€ 17.810

€ 455

Bunschoten

€ 25.661

€ 21.902

€ 3.759

Leusden

€ 35.896

€ 46.163

-€ 10.267

Nijkerk

€ 51.285

€ 57.114

-€ 5.829

Renswoude

€ 6.552

€ 7.572

-€ 1.020

Scherpenzeel

€ 11.841

€ 10.042

€ 1.799

Woudenberg

€ 16.362

€ 10.189

€ 6.174

Zeewolde

€ 27.018

€ 15.948

€ 11.070

Totaal

€ 263.161

€ 292.900

-€ 29.739

Voor de gemeenten Barneveld, Leusden, Nijkerk en Renswoude waren de kosten groter dan de bijdrage. Bij deze gemeenten zijn de opgebouwde reserves daarom afgenomen. Voor de gemeenten Bunnik, Bunschoten, Scherpenzeel, Woudenberg en Zeewolde waren de uitgaven van de rekenkamer lager dan de bijdrage. Voor deze gemeenten hebben we het overschot toegevoegd aan de reserves (zie tabel 6).

17

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

totale inkomsten

totale inkomsten en kosten

kosten per gemeente

overschot of tekort

voorziening

4.5 Reserves per gemeente Totale reserve

Het budget voor 2023 was € 263.161. Dit budget is gebaseerd op het werkelijke aantal inwoners per 1 januari 2023. In 2023 hebben we € 29.739 meer uitgegeven dan het beschikbare budget. Daardoor is de reserve kleiner geworden. De reserve is per 31 december 2023 € 9.331 (zie tabel 6). De reserve is voldoende om eventuele tegenvallers of onvoorziene uitgaven in de komende jaren te kunnen opvangen.

Reserve per gemeente

Een overzicht van de reserves verdeeld over de gemeenten staat in tabel 6. Bij het onderzoeksprogramma van de rekenkamer voor 2023, in het jaarplan 2023, hadden we rekening gehouden met de verwachte reserve per gemeente.

18

Tabel 6 Overzicht reserve per gemeente Reserves per 31/12/2022

Overschot of tekort over 2023

Reserves per 31/12/2023

Barneveld

€ 39.271

-€ 35.880

€ 3.391

Bunnik

-€ 1.333

€ 455

-€ 878

Bunschoten

-€ 2.873

€ 3.759

€ 886

Leusden

€ 19.833

-€ 10.267

€ 9.566

Nijkerk

-€ 9.155

-€ 5.829

-€ 14.984

Renswoude

€ 11.896

-€ 1.020

€ 10.876

Scherpenzeel

-€ 3.272

€ 1.799

-€ 1.473

Woudenberg

-€ 5.900

€ 6.174

€ 274

Zeewolde

-€ 9.397

€ 11.070

€ 1.673

Totaal

€ 39.069

-€ 29.739

€ 9.331

Gemeente

jaarverslag 2023

voorwoord/inleiding

wat wilden we bereiken?

wat hebben we gedaan?

wat heeft dat gekost?

bijlage

Bijlage 1 Nevenactiviteiten leden rekenkamer In deze bijlage staat een overzicht van de beroepsmatige activiteiten en nevenactiviteiten van de leden van de rekenkamer op 31 december 2023. Dit zijn de activiteiten die zij verrichten naast hun werkzaamheden voor de rekenkamer.

Overzicht van beroepsmatige - en nevenactiviteiten Naam

Functies

M. Pen (voorzitter)

Hoofd afdeling Onderzoek bij de Universitaire Bestuursdienst van de Universiteit Utrecht

Ja

H.M. ter Beek (lid)

Eigenaar-adviseur van Bureau voor Economische Argumentatie (BEA)

Ja

Penningmeester Stichting Vrienden van Sint Ansfridus

Nee

Directeur Doorakkers-Advies

Ja

Lid Raad van Commissarissen Bedrijvencentra Utrecht BV

Ja

Voorzitter bestuur Stichting Wittevrouwen Bolwerk

Ja

Voorzitter bestuur Stichting Vondellaan

Ja

Docent bij Stichting Clok

Ja

Teammanager Business Control, Interne beheersing en Risicomanagement en plaatsvervangend afdelingshoofd Bedrijfsvoering en Strategie bij het Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (CFD)

Ja

Lid rekenkamer gemeente Vijfheerenlanden

Ja

Lid van raad van toezicht Stichting Rosengaerde

Ja

Lid van raad van toezicht Stichting hulp bij zorg

Ja

Voorzitter raad van commissarissen Expertcare en Elyse

Ja

Lid ledenraad Rabobank Eemland

Nee

Lid bestuur Amersfoorts vrouwennetwerk

Nee

J.C.T.M. Doorakkers (lid)

M.C. Neimeijer (lid)

J.T. Versteegh (vicevoorzitter)

19

Bezoldigd

jaarverslag 2023

colofon Dit jaarverslag is een uitgave van Rekenkamer Vallei en Veluwerand, maart 2024 www.rkvalleienveluwerand.nl info@rkvalleienveluwerand.nl