B. Brief raden inzake Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg

Brief AB aan raden regio Utrecht

Kenmerk Datum Onderwerp

: : :

Uit-2023/11306/JZ/ah 13 december 2023 start aanbestedingsprocedure digitaal dossier Jeugdgezondheidzorg

Geachte raad,

Met deze raadsinformatiebrief informeren wij u over de start van de aanbestedingsprocedure voor het verkrijgen een nieuw standaardsoftwarepakket Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg (DDJGZ). Dit als vervolg op, en uitvoering van het eerder genomen besluit van 7 december 2022 in het algemeen bestuur van GGDrU. De Wet Geneeskundige BehandelOvereenkomst (WGBO) schrijft de dossiervoering voor, en de Wet Publieke Gezondheid (WPG) verplicht alle JGZ-organisaties om dit digitaal te doen. Denk aan cliëntbeheer, registratie, dossiervorming, planning en rapportage. Voorbereidingen aanbestedingstraject Digitaal Dossier Jeugdgezondheidzorg (DDJGZ) Met het huidige digitaal kinddossier, het MLCAS systeem, is continuïteit van de bedrijfsvoering vooralsnog gewaarborgd, en kan het werk van de jeugdgezondheidszorgprofessional doorgang vinden. Wet- en regelgeving schrijft echter voor dat, gezien het besluit is genomen te stoppen met het GGiD, een aanbesteding gestart moet worden voor een digitaal dossier. Op 7 december 2022 heeft het AB daarom ingestemd met het treffen van voorbereidingen voor het verkrijgen van een bestaand softwarepakket DDJGZ dat op de markt wordt aangeboden. Ook is besloten dat bij de voorbereidingen van de aanbesteding geen onomkeerbare stappen mogen worden gezet voordat een externe evaluatie is afgerond, zodat de uitkomsten van de evaluatie verwerkt kunnen worden.

Hierover bent u reeds geïnformeerd middels een brief van d.d. 9 december 2022. Inmiddels is ook de evaluatie van het GGiD traject afgerond en bent u hier separaat over geïnformeerd (brief d.d. 5 december 2023).

Zienswijzen raden Het algemeen bestuur van GGDrU hecht, net zoals de raden van onze gemeenten hebben laten weten, veel waarde aan een zorgvuldige voorbereiding en uitvoering van het nieuwe aanbestedingstraject DDJGZ. Op basis van de ingediende zienswijzen, inbreng vanuit moties uit de verschillende raden en de evaluatie van het GGID traject zijn lessen en aanbevelingen benut in de voorbereiding en voor de verdere uitwerking van het traject. De verschillende oproepen vanuit de raden zijn in de nieuwe procedure meegenomen. Als belangrijk leerpunt is opgepakt dat voor het nieuw aan te besteden digitaal dossier gebruik wordt gemaakt van een dossier dat al op de markt is en wordt gebruikt door andere organisaties. Zo is er dus gekozen voor een focus op reeds beschikbare pakketten die elders succesvol in gebruik zijn. Daarnaast wordt gewerkt met een deskundige, multidisciplinaire projectbezetting, met draagkracht in de organisatie en medewerkers die vrijgespeeld zijn voor de uitvoering van dit project. Dit vindt plaats naast de reguliere dienstverlening. Naast de projectorganisatie is, als opdracht van het AB, er ook gewerkt aan verdere versterking van reflectiemomenten. Dit middels het instellen van een klankbordgroep Proces.

Hierin zijn de heer Beek (Veenendaal, en DB-lid met de portefeuille Kansrijk opgroeien), mevrouw Havinga (Eemnes), de heer Bel (Vijfheerenlanden) en mevrouw Frowijn (Houten) vertegenwoordigd. Naast de aangedragen aandachtspunten vanuit de ingediende zienswijzen en evaluatie, is het belangrijk te constateren dat de aard van het te starten aanbestedingstraject significant anders is dan het GGID traject doordat een standaard software pakket wordt geselecteerd. Daarmee brengt het voorliggende traject ook eigen en andere risico’s met zich mee. Risico’s zijn geïnventariseerd en beheersmaatregelen geïdentificeerd. Zorgvuldigheid en risicomitigatie zijn en blijven belangrijke uitgangspunten voor de nieuwe aanbesteding en waar nodig worden passende beheersmaatregelen getroffen. Financiën Op basis van de huidige informatie is de inschatting dat de projectkosten en de structurele kosten van het nieuwe DDJGZ passen binnen de beschikbare financiële kaders. Mocht de informatie of de inschatting wijzigen, dan wordt het algemeen bestuur hier zo spoedig mogelijk over geïnformeerd.

Tijdpad Het vierde kwartaal van 2023 staat in het teken van de afronding van de voorbereiding en het op de markt brengen van de aanbesteding. Vervolgens wordt in het eerste kwartaal 2024 de leverancier geselecteerd en gecontracteerd. Vanaf het tweede kwartaal 2024 vinden de implementatievoorbereidingen plaats, wordt het systeem ingericht en waar nodig worden werkprocessen aangepast. Dit is tot en met het derde kwartaal van 2024. Tegelijkertijd met de laatste periode van de inrichting vindt er ook een opleidingstraject plaats dat op het einde van het jaar wordt afgerond. In het begin van 2025 vindt de migratie plaats, waarvan eind 2024 testconversies zijn uitgevoerd. Na afronding van het gehele project vindt in het tweede kwartaal van 2025 een evaluatie plaats. Bij wijziging van de planning waarin het digitaal dossier in gebruik wordt genomen, wordt het algemeen bestuur geïnformeerd. We gaan er vanuit u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben. Middels uw portefeuillehouder Volksgezondheid houden we u op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen.

Met vriendelijke groet, Namens het algemeen bestuur van GGD regio Utrecht Job Zwaal Directeur GGD regio Utrecht