Accountantsverslag

Accountantsverslag 2020 Gemeente Renswoude

DEFINTIEF 17 september 2021

Aan de Raad van de gemeente Renswoude Lijsterbeslaan 18 3927 AE RENSWOUDE

Inleiding

Doetinchem, 17 september 2021

Geachte raad, Wij zijn vanaf 2020 uw nieuwe accountant. Wij hebben de jaarrekening 2020 van uw gemeente gecontroleerd. In dit verslag brengen wij de hoofdzaken van onze bevindingen en aanbevelingen vanuit de controle graag onder uw aandacht. Wij hebben dit verslag zo zorgvuldig mogelijk gemaakt en hopen dat het voor u een duidelijk leesbaar document is. Wij evalueren dat later graag met u. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders. Wij geven hierbij een controleverklaring. In dit verslag besteden wij aandacht aan de jaarrekening zelf en aan de interne beheersing. Wij bespreken deze rapportage graag met u en beantwoorden dan ook uw eventuele vragen. Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag afgestemd met de portefeuillehouder Financiën/het College, de gemeentesecretaris, het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en dienstverlening en een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie. Mocht u vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen.

Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman

w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA 2

Inhoudsopgave

Waar bent u naar op zoek?

1. Kernpunten

6. Sisa

2. Onderbouwing oordeel

3. Corona en de jaarstukken

4. Jaarrekening

5. Interne beheersing

7. Onze verantwoordelijkheid

8. Afsluiting

3

Wij hebben de jaarrekening 2020 van uw gemeente gecontroleerd. Wij informeren u in dit verslag over de bevindingen uit onze controle. De hoofdzaken hebben wij hier opgenomen.

1. Kernpunten

Geen goedkeurende oordelen

grote uitdaging.

Voor de rechtmatigheid geven wij een afkeurend oordeel. Dit is veroorzaakt door 1 grote onrechtmatige aanbesteding. Voor de getrouwheid geven we om kwalitatieve redenen een oordeel met beperking. Dit betekent dat we onvoldoende hebben kunnen vaststellen of baten, lasten en balansmutaties juist en volledig in de jaarrekening 2020 zijn opgenomen.

Financiële positie

Uit onze controle kwamen een aantal aanpassingen in de jaarstukken voort. Deze zijn in de voorliggende versie verwerkt.

In 2018 is een aanbesteding gedaan voor de bouw en het onderhoud van NOMwoningen. Deze aanbesteding is ten onrechte niet Europees aanbesteed. Het onderhoudscontract is in 2020 nader ingevuld. De totale omvang van deze aanbesteding is € 2,8 miljoen en is als onrechtmatigheid meegenomen.

Corona De coronacrisis heeft grote impact op de samenleving. Het heeft ook veel effect op uw organisatie en medewerkers. De gemeente heeft op diverse onderdelen ondersteuning verleend aan (kwetsbare) burgers, ondernemers en maatschappelijke organisaties. In de jaarrekening 2020 is hierop wel ingegaan maar bent u op een andere wijze over de gevolgen geïnformeerd. Interne beheersing niet voldoende geweest Wij hebben tijdens de interim controle de interne beheersing beoordeeld. Wij concluderen dat deze niet voldoet aan de daaraan te stellen eisen. Wij hebben in de managementletter verbeterpunten aan het College geadviseerd. Vanaf 2022 verandert de rechtmatigheidscontrole. Het College neemt dan een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. Voor de inrichting en uitvoering van verbijzonderde interne controle bij uw gemeente ligt nog een

De financiële positie van uw gemeente is goed. Het blijft een uitdaging om de begroting ook voor de komende jaren sluitend te houden. Europese aanbestedingen

Controleproces moeizaam verlopen Door de personele wisselingen en daarmee het verdwijnen van de kennis van de gemeente, is het controleproces stroef verlopen. De start van de controle is diverse keren uitgesteld en naar achteren geschoven. Door de organisatie is hard gewerkt om de achterstanden in de administratie weg te werken en te zorgen voor een compleet balansdossier. Wij zijn van mening dat gedurende dit proces de samenwerking tussen de medewerkers en ons goed en prettig is verlopen. Wij hebben uiteindelijk voldoende controle-informatie verkregen om een controleverklaring te kunnen verstrekken, maar niet voldoende voor een goedkeurend oordeel.

4

Onderstaand hebben wij een overzicht opgenomen van de niet in de jaarrekening 2020 verwerkte controleverschillen en de resterende onzekerheden. Met u hebben wij een afspraak gemaakt, welke afwijkingen wij in dit verslag vermelden. U heeft ons gevraagd in ieder geval alle afwijkingen groter dan € 195.000 aan u te rapporteren.

Getrouwheid Omschrijving

Fouten €

2. Onderbouwing oordeel

Rechtmatigheid

Onzekerheden €

Fouten €

Voor een toelichting op de oordelen verwijzen wij naar hoofdstuk 2.

Onzekerheden €

Uitgaven zorgaanbieders WMO en Jeugd

157.461

157.461

Persoonsgebonden budgetten (SVB)

88.164

88.164

Continuïteitsbijdrage WMO/Jeugd

6.277

6.277

Vordering provincie Utrecht

57.500

57.500

Afschrijvingslast onzeker

95.000

95.000

Voorziening debiteuren belastingen te laag

38.000

38.000

Europese aanbestedingen

3.037.857

Onzekerheid baten, lasten en balansmutaties Totaal

PM 38.000

404.402+PM

Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%)

195.000

Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)

586.000

PM 3.075.857

5

404.402+PM

Ook bij de controle van de Sisa-bijlage en de WNT-verantwoording zijn geen afwijkingen geconstateerd die van invloed zijn op de strekking van ons oordeel. Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening.

Onderstaand geven wij een nadere toelichting op de geconstateerde fouten en onzekerheden

Verklaring met beperking voor getrouwheid Door de personele wijzigingen, waarmee ook de kennis van de gemeente is verdwenen, hebben tot grote achterstanden in de administratie geleid. De ambtelijke organisatie heeft hard gewerkt om zoveel mogelijk informatie te achterhalen en alsnog te verwerken in de administratie en jaarrekening. Tijdens het controleproces zijn nog veel transacties verwerkt en zijn correcties aangebracht. Als gevolg van het proces hebben wij onvoldoende zekerheid kunnen krijgen of alle transacties verwerkt zijn in de jaarrekening. Wat wij wel hebben kunnen controleren is verwerkt op de controleverschillen na. De omvang van de onzekerheden is moeilijk te bepalen door ons. Wij schatten in dat deze kleiner dan 10% van de totale lasten blijven, maar groter dan 3%. Hierdoor geven we een verklaring met beperking vanwege deze onzekerheden. Deze beperking geldt ook voor het rechtmatigheidsoordeel, naast de afkeuring voor rechtmatigheidsfout (aanbestedingen). Uitgaven zorgaanbieders WMO en jeugd Over de geleverde zorg in natura hebben we in 2020 voor € 1,3 miljoen controleverklaringen van zorgaanbieders ontvangen. Voor het resterende deel van de uitgaven aan zorgorganisaties - € 157.000 - is geen controleverklaring ontvangen over de geleverde zorg. Dit bedrag is als onzekerheid aangemerkt.

Persoonsgebonden budgetten Uw gemeente heeft geen interne controle werkzaamheden uitgevoerd op de verstrekking van de persoonsgebonden budgetten, zoals: - de bepaling van de totale last in de jaarrekening aan de hand van de prognose6

2. Toelichting oordeel van de Sociale Verzekeringsbank (SVB); - interne controles op het toekenningsproces; - controle op de levering van de zorg; Er zijn in 2020 overigens geen fraudesignalen van de SVB ontvangen. Door het niet uitvoeren van deze werkzaamheden moeten wij de totale lasten van het persoonsgebonden budget als onzekerheid meenemen voor een totaalbedrag van € 88.000. Afkeurende verklaring rechtmatigheid Wij hebben alle aanbestedingen van leveranciers waaraan over de periode 20172020 meer dan € 214.000 is geleverd onderzocht op het juist toepassen van de Europese aanbestedingsregels. In 2018 is een aanbesteding gedaan voor de bouw en het onderhoud van NOMwoningen (Nul op de meter). De omvang van het contract was groter dan de Europese aanbestedingsgrens voor werken, maar het contract is niet Europees aanbesteed. Het bedrag voor het bouwen van de woning is in 2018 als onrechtmatigheid meegenomen. Het onderhoudsdeel was bij de aanbesteding in 2018 nog niet bekend. Dit is in 2020 verder uitgewerkt en geformaliseerd. De totale omvang van het onderhoud voor de komende 30 jaar is € 2.887.000. Dit is in 2020 als onrechtmatigheid aangemerkt. Daarnaast zijn er 2 leveranciers waarbij we niet hebben kunnen vaststellen of de aanbesteding rechtmatig is geweest. Deze zijn ook als onrechtmatigheid aangemerkt. De totaal besteding was in 2020 € 151.000.

De coronacrisis heeft grote impact op elke organisatie. Het heeft veel effect op uw medewerkers en burgers. In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan de financiële effecten Corona-crisis. Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) Het Rijk vergoedt voor deze ondersteuningsmaatregel de uitkeringen die de gemeente verstrekt voor 100% en de uitvoeringskosten (een vast bedrag per verstrekking). De gemeente Veenendaal heeft het recht op uitkering namens de gemeente Renswoude beoordeeld en geeft de beschikking voor de Tozo-regeling namens de gemeente af. De accountant van de gemeente Veenendaal heeft een goedkeurende controleverklaring verstrekt met een gewaarmerkte SiSaverantwoording inzake deze lasten. Tozo: Misbruik en oneigenlijk gebruik Bij de gemeente Veenendaal zijn in algemene zin procedures aanwezig om misbruik en oneigenlijk gebruik te detecteren. Voor de Tozo was in 2020 nog geen specifiek beleid voor misbruik en oneigenlijk gebruik opgesteld. Eind 2020 is voor de Tozo een zogenaamd signaleringsoverzicht (inlichtingen over de TOZO klanten) gekregen van het landelijk inlichtingenbureau. Hieraan is voor de jaarafsluiting nog geen actieve opvolging gegeven door de gemeente Veenendaal. Wel is inmiddels een concept plan van aanpak opgesteld in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Hierbij zullen in 2021 gericht aanvullende werkzaamheden worden uitgevoerd op de verkregen signalen dan wel zal sociale recherche worden uitgevoerd. Bij eventuele terugvorderingen uit hoofde van misbruik en oneigenlijk gebruik zal dit in de verantwoording 2021 worden betrokken.

7

3. Corona en de jaarstukken

Door de gemeente Veenendaal zijn interne controles uitgevoerd op de rechtmatigheid van de verstrekte Tozo uitkeringen. Tozo: Identificatieplicht Artikel 17 derde lid Participatiewet schrijft voor dat de identiteit van aanvragers vastgesteld dient te worden aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. De gemeente Veenendaal heeft de identificatie van de aanvragers getoetst aan de hand van DigiD in combinatie met BRP of Suwinet en ID-bewijs.

De coronacrisis heeft grote impact op elke organisatie. Het heeft veel effect op uw medewerkers en burgers. In dit hoofdstuk besteden we aandacht aan de financiële effecten van de Corona-crisis.

3. Corona en de jaarstukken

Continuïteitsbijdrage WMO en jeugd In de periode maart 2020 tot en met juni 2020 was door de lockdown een deel van de leveringen van de zorg niet mogelijk. Het Rijk heeft voorgesteld de zorgaanbieders door te betalen om onnodige faillissementen te voorkomen. De zorgaanbieders hebben een zogenaamde continuïteitsbijdrage ontvangen ter compensatie van deze periode. Het gaat om een bedrag van € 6.000. Tegenover deze bijdragen staan geen prestaties. Omdat geen finale kwijting met deze zorgaanbieders overeengekomen is, is dit bedrag onrechtmatig. Meerkosten WMO en jeugd

Het College heeft voldoende kaders gesteld om de gedeclareerde meerkosten van de zorgaanbieders WMO en jeugd uit te kunnen betalen. Hieraan is in 2020 een bedrag van € 5.000 besteed. Steunmaatregelen: risico op staatssteun Staatssteun is een overheidsmaatregel en mag geen invloed hebben op de markt. Krijgt een bedrijf staatssteun, maar de concurrenten niet? Dan kan dit leiden tot oneerlijke concurrentie. Daarom is staatssteun bijna altijd verboden. In het afgelopen jaar is door diverse gemeenten financiële steun verleend aan bedrijven of instellingen vanwege de Corona-gevolgen.

8

De gemeente Renswoude heeft beperkt financiële steun verleend aan organisaties. Deze financiële steun valt in 2020 niet onder de staatsteun op grond van de deminimisverordening. Op grond van deze verordening kunnen decentrale overheden ondernemingen over een periode van drie belastingjaren tot € 200.000 steunen.

4. Jaarrekening

Nadere toelichting jaarstukken

Financiële positie

Kwaliteit jaarstukken

Begrotingsrechtmatigheid

Overige bevindingen

9

De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat over 2020 en de financiële positie van uw gemeente op 31 december 2020.

Saldo van baten en lasten Het saldo van de lasten en baten over het jaar 2020 bedraagt € 67.000 positief tegenover begroot € 0 (na bestemming). Gedurende het jaar is het resultaat een aantal keren bijgesteld in de tussenrapportages. Het verloop is hiernaast op hoofdlijnen weergegeven.

4.1 Financiële positie

Resultaat

Het College stelt, in de resultaatbestemming, voor om het resultaat toe te voegen aan de algemene reserve.

De primitieve begroting sloot op € 0. Bij de voorjaarsnota is het resultaat met € 331.000 naar beneden bijgesteld door extra inhuur. Tussentijds is het resultaat € 119.000 naar beneden bijgesteld door extra budget voor de Omgevingsdienst Regio Utrecht en aanleg van fietspad Barneveldseweg. Bij de najaarsnota is het resultaat nog verder naar beneden bijgesteld met € 209.000. Totaal na de najaarsnota komt daarmee op € 659.000 negatief. Het werkelijke resultaat is € 67.000 positief, met name door de winstneming op Beekweide 1 ad € 0,5 miljoen. Wij bevelen aan om ook tussentijdse winstnemingen in de tussentijdse rapportages te betrekken zodat er een betere informatievoorziening naar de Raad plaatsvindt.

10

Primitieve begroting

0

Voorjaarsnota (met name extra inhuur)

-/- 331.000

Tussentijdse wijzigingen (fietspad Barneveldseweg en budget ODRU

-/- 119.000

Najaarsnota (extra inhuur en hogere kosten jeugdzorg)

-/- 209.000

Resultaat na najaarsnota

-/- 659.000

4.1 Financiële positie

De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van het resultaat 2020 en de financiële positie van uw gemeente op 31 december 2020.

Financiële positie en weerstandsvermogen Het eigen vermogen van uw gemeente bedraagt per jaareinde € 17,6 miljoen, waarvan € 15,4 miljoen beschikbaar is in de algemene reserve (inclusief het Woningbedrijf).

voldoende.

De solvabiliteit is in 2020 ten opzichte van 2019 lichtelijk gedaald, maar met 41% is dit voldoende.

Uw gemeente beschikt volgens de door de organisatie gemaakte berekeningen en risico-inschattingen over voldoende weerstandsvermogen, zowel incidenteel als structureel. De weerstandsratio in de jaarstukken bedraagt 1,4. Dit is voldoende. De intern vastgestelde minimale waarde is ook 1,4.

10.546

Ten opzichte van vorig jaar is het eigen vermogen toegenomen met € 904.000.

4.960

4.759 3.542

Schuldpositie Uw gemeente heeft per 31 december 2020 voor een bedrag van € 16,1 miljoen aan leningen opgenomen. De schuldpositie per inwoner bedraagt derhalve € 2.905. Dit is ruim boven de schuldpositie van de gemiddelde Utrechtse gemeente, circa € 1.970. Een reden van de hoge schuldpositie zijn de leningen van het Woningbedrijf. De netto schuldquote bedraagt 107% en is daarmee

3.325 2.167

WEERSTANDSVERMOGEN

realisatie 2019

11

begroting 2020

RISICO'S

realisatie 2020

Bij onze controle hebben wij de informatiewaarde, de leesbaarheid en de naleving van wettelijke vereisten van de jaarstukken beoordeeld.

Kwaliteit van de jaarstukken De jaarstukken bestaan uit 3 onderdelen: De programma’s, de paragrafen en de jaarrekening. Wij vinden de structuur van de jaarstukken duidelijk. Uw gemeente kent 4 inhoudelijke programma’s. Daarnaast worden de algemene dekkingsmiddelen en overhead separaat gepresenteerd. Wij hebben het College geadviseerd de inhoudelijke analyse van het resultaat in de jaarstukken te verduidelijken. Jaarverslag en paragrafen Het jaarverslag en de paragrafen voldoen aan de minimale eisen van het Besluit Begroting en Verantwoording. Wij hebben geen tegenstrijdigheden vastgesteld tussen het jaarverslag en de jaarrekening 2020. Naleving van de verslaggevingsregels Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd. Hierin hebben wij geen (belangrijke) afwijkingen vastgesteld.

12

4.2 Kwaliteit jaarstukken

Verloop van de controle Het proces van het opstellen van de jaarrekening was over het boekjaar 2020 zodanig gepland om aan de auditcommissie de gecontroleerde jaarrekening in juli 2021 voor te kunnen leggen. De afwikkeling is niet conform planning bereikt. De concept jaarrekening was pas laat in het controleproces gereed. Het heeft veel tijd gekost om het balansdossier compleet te maken. Hierdoor heeft de controle veel vertraging opgelopen. Wij hebben het College geadviseerd het balansdossier en de concept jaarstukken voor komend jaar eerder te completeren, intern te controleren en nader te specificeren. Wij gaan hiermee samen aan de slag, zodat u in 2022 op tijd wordt geïnformeerd over de resultaten.

Bij de controle van de rechtmatigheid gaan wij na of de lasten en baten en de balansmutaties juist, tijdig, volledig én met de geldende wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader in overeenstemming zijn geweest. Wij hebben de baten en lasten en de balansmutaties over 2020 gecontroleerd op rechtmatigheid.

4.3 Begrotingsrechtmatigheid

Begrotingscriterium De raad heeft besloten met 4 inhoudelijke programma’s), algemene dekkingsmiddelen en overhead te werken. Dit geeft een overzichtelijk beeld van de resultaten. U heeft het college toestemming gegeven om binnen de budgetten van de programma’s, te opereren. Het college legt verantwoording af over de besteding op de programma’s.

Programma (*€ 1.000)

Wij hebben gecontroleerd of de begrotingsregels door het college zijn nageleefd.

Fysiek domein

7.703

10.482

-2.780

Algemene dekkingsmiddelen

-629

-78

-551

Bevindingen: Bij 1 inhoudelijk programma en bij de algemene dekkingsmiddelen is de begroting overschreden. De oorzaak van de overschrijding is toegelicht in de jaarrekening, waarbij is vastgesteld dat: - deze hogere lasten gecompenseerd zijn door hogere baten; - de overschrijding een gevolg is van een open einde regeling. De toelichting is voldoende en daarmee heeft de overschrijding geen invloed op ons oordeel over de rechtmatigheid.

13

Lasten Begroting

Lasten 2020

Overschrijding

4.4 Overige bevindingen

Hier informeren wij u over de bevindingen op het gebied van de getrouwheid

Schattingen De opstelling van de jaarrekening vereist, dat de organisatie oordelen vormt en schattingen maakt, die van invloed zijn op de toepassing van de grondslagen en de gerapporteerde waarde van activa en de verplichtingen en van de baten en lasten. De schattingen en de hiermee verbonden veronderstellingen zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden en verschillende andere factoren die, gegeven de omstandigheden, als redelijk worden beschouwd. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. Een goed inzicht in de jaarrekening vraagt kennis van de gemaakte schattingen. Deze lichten wij hier kort toe: 1) Grondexploitatie Uw gemeente heeft een beperkt aantal grondexploitaties. De uitgangspunten die in de berekening van de verwachte resultaten in de actieve grondexploitaties zijn gehanteerd, vinden wij acceptabel en consistent aan voorgaande jaren. In 2020 is het project Beekweide 2 in exploitatie genomen. Dit project bestaat uit 2 delen, zijnde een reguliere grondexploitatie en een uitbestede grondexploitatie (kostenverhaal). Voor de reguliere grondexploitatie is het verwachte resultaat € 909.000. Het andere deel wordt middels zelfrealisatie ontwikkeld door derde partijen. De kosten die de gemeente maakt voor dit deel, worden verhaald op deze derde partijen. Per ultimo 2020 is de vordering € 179.000.

Het project Dorpshart van het Woningbedrijf is in 2020 afgesloten. Het negatief resultaat bij afsluiting was iets lager dan de beschikbare voorziening. Hierdoor is een klein positief resultaat van € 16.000 behaald. 14

Op het project Beekweide 1 is in 2020 € 484.000 winst gerealiseerd. De gehanteerde uitgangspunten als basis voor deze winstverwachting zijn naar onze mening acceptabel. 2) Voorziening vervanging toplaag tennis Deze voorziening is bestemd voor de vervanging van de toplaag van de tennisbanen bij de tennisvereniging. Op basis van de gebruikersovereenkomst betaalt de gemeente 70% van de kosten. Jaarlijks wordt een vast bedrag aan de voorziening toegevoegd. Per ultimo 2020 bedraagt de voorziening € 57.000 (2019: € 50.000). Wij kunnen instemmen met de uitgangspunten voor deze voorziening. 3) Voorziening egalisatie onderhoud kunstgrasvelden

Op basis van de gebruikersovereenkomst betaalt de gemeente 70% van de kosten van vervanging van de kunstgrasvelden van de voetbalvereniging. Jaarlijks wordt hiervoor € 24.500 toegevoegd aan de voorziening. De voorziening per 31 december 2020 bedraagt € 288.000 (2019: € 264.000). Wij kunnen instemmen met de uitgangspunten voor deze voorziening. 4) Voorziening pensioen De voorziening voor wethouderspensioen is gebaseerd op actuariële berekeningen. Deze worden opgesteld door een derde partij. De gehanteerde rekenrente van 0,082% is conform de circulaire van het Rijk. Wij kunnen instemmen met de uitgangspunten voor deze voorziening.

4.4 Overige bevindingen 5) Voorziening milieu

onterecht niet in de administratie is opgenomen.

Dit betreft de voorziening voor afvalstoffenheffing. Een tekort op het product afval wordt onttrokken aan deze voorziening en een overschot wordt toegevoegd. In 2020 was het tekort € 89.000. Dit is aan de voorziening onttrokken en het restant is ten laste van het resultaat gebracht. De voorziening heeft per ultimo 2020 een stand van € 0 (2019: € 65.000). Wij kunnen instemmen met de uitgangspunten voor deze voorziening.

Overige bevindingen

6) Voorziening riolering In 2020 is de begrote dotatie toegevoegd op basis van het Gemeentelijke Rioleringsplan (GRP). Er zijn in 2020 geen onttrekkingen gedaan. Er is een nieuw GRP opgesteld voor de periode 2021-2028. De stand van de voorziening per ultimo 2020 ad € 1,3 miljoen sluit aan met het GRP. Wij kunnen instemmen met de uitgangspunten voor deze voorziening. 7) Voorziening dubieuze debiteuren Ultimo 2020 heeft uw gemeente vorderingen op diverse partijen. Door de organisatie een inschatting gemaakt van de inbaarheid van deze vorderingen. Voor de openstaande debiteuren algemene en belastingdebiteuren is een voorziening gevormd van € 152.000 en voor de debiteuren uitkeringen van € 685.000. Beide liggen in lijn met voorgaand jaar. Voor de belastingdebiteuren is geen voorziening gevormd, terwijl de ouderdom wel hoog is. De benodigde voorziening wordt door ons ingeschat op € 38.000. Dit is als controleverschil meegenomen. Overigens hebben we vastgesteld dat een bate van voor 2019 15

Bij de controle van de getrouwheid gaan wij na of de baten en lasten en de mutaties in de balans tijdig, juist en volledig zijn verantwoord.

Prestatie leveringen De goedkeuring voor de prestatielevering bij een factuur wordt is vanaf 2020 zoveel mogelijk gegeven door een andere functionaris dan de besteller. Hierdoor is het risico op het betalen van facturen zonder dat daar een prestatie voor Renswoude aan ten grondslag ligt beperkt. Wij hebben een steekproef uitgevoerd op een aantal facturen waarbij wij hebben beoordeeld in hoeverre 2 personen hebben getekend en of er onderbouwende informatie is als bewijs voor de levering. Bij alle 149 facturen uit de steekproef is de prestatie voldoende onderbouwd. Bij 31 facturen hiervan is de factuur alleen geautoriseerd door de budgethouder en niet door een prestatie akkoordverklaarder.

Afschrijvingstermijnen renovaties De investeringen in renovaties die door het Woningbedrijf worden gedaan, worden in 35-40 jaar afgeschreven. In de nota investerings- en afschrijvingsbeleid staat een afschrijvingstermijn van 25 jaar. We adviseren het College het beleid hier op aan te passen.

4.4 Overige bevindingen Vordering provincie Utrecht niet onderbouwd Per ultimo 2020 is een vordering op de provincie Utrecht opgenomen van € 57.500. Dit betreffen lasten die gemaakt zijn, waarvoor nog een subsidie moet worden ontvangen. De gemeente heeft niet kunnen aantonen dat de verantwoorde kosten passen binnen de subsidievoorwaarden. Deze lasten zijn als onzekerheid meegenomen in ons oordeel. Afgrenzing facturen 2020 niet juist Vanuit onze controle blijkt dat 3 facturen die in 2021 geboekt zijn, betrekking hebben op 2020. Dit betreffen 2 investeringsfacturen en 1 factuur voor de grondexploitaties. Totaalbedrag hiervan is € 91.000.

Het niet verwerken hiervan in 2020 heeft overigens geen invloed op het rekeningsaldo. Aanschafwaardes activa ontbreken Bij de materiële vaste activa ontbreken in een aantal gevallen de aanschafwaarden. Hierdoor kan de afschrijvingstermijn niet meer herleid worden. De juistheid van de afschrijvingslast kunnen wij niet vaststellen. Dit leidt tot een onzekerheid van € 95.000, die in ons oordeel is meegenomen. Niet onderbouwde schuld Onder de overlopende passiva is een nog te betalen post opgenomen van €

16

24.000. De gemeente heeft geen onderbouwingen bij deze post aan kunnen leveren, waardoor wij hebben kunnen vaststellen of werkelijk sprake is van een schuld. Op basis van het voorzichtheidsprincipe is deze post wel als schuld blijven staan per ultimo 2020. Formele onrechtmatigheden in WMO, Jeugd en subsidies We hebben een steekproef uitgevoerd op de dossiers van WMO, Jeugd en subsidies. Daarbij hebben we diverse formele onrechtmatigheden geconstateerd. Deze tellen niet mee in ons oordeel. Het betreft met name het te laat afgeven van beschikkingen.

Als onderdeel van de controle van de jaarrekening hebben wij een interimcontrole uitgevoerd. Over de bevindingen en aanbevelingen hebben wij in de managementletter gerapporteerd.

5. Interne beheersing

Samenvatting managementletter

Uw planning & Control cyclus

Bij de interim controle hebben wij de wij de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. Naar aanleiding de interim controle hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen in de managementletter van 10 februari 2021 gerapporteerd aan het College.

Voor het Woningbedrijf wordt een afzonderlijke begroting opgesteld. We hebben geadviseerd deze te integreren in de begroting van de gemeente.

Ons beeld van de algemene beheersing

Ook hebben we aandacht gevraagd voor de bestemmingsreserves. Het advies is om alleen de strikt noodzakelijke reserves aan te houden, om onnodige administratieve lasten te voorkomen.

De governance is ingericht. Integriteit krijgt goede aandacht. We hebben diverse adviezen uitgebracht om de governance te verbeteren, waaronder het instellen van een auditcommissie, het inrichten van verbijzonderde interne controle en het opstellen van een frauderisicoanalyse.

Wij hebben het College geadviseerd om een aantal zaken aan de begroting toe te voegen om te voldoen aan alle eisen die het BBV hieraan stelt.

Daarnaast hebben we adviezen uitgebracht voor de verbetering van de financiële administratie. Dit is onder meer:

In de tussenrapportages 2020 is de koppeling met de voortgang van beleid en aandacht voor risico’s zichtbaar. In de komende periode wordt dit verder uitgewerkt.

• Het eerder verwerken van boekingen; • Het verbeteren van de kwaliteit van de primaire vastleggingen/boekingen; • Monitoring van de juiste en volledige verwerking begrotingswijzigingen.

17

Tussentijdse informatievoorziening

Als onderdeel van de controle van de jaarrekening hebben wij een interim controle uitgevoerd. Over de bevindingen en aanbevelingen hebben wij in de managementletter gerapporteerd.

5. Interne beheersing

Risico’s interne beheersing

Richting de rechtmatigheidsverantwoording

In de managementletter hebben wij per proces aangegeven welke risico’s niet (geheel) worden afgedekt door interne beheersingsmaatregelen. Om voldoende controlezekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als gevolg van het ontbreken van deze (voldoende) maatregelen afwijkingen bevat hebben wij aanvullende gegevenswerkzaamheden moeten verrichten om dit risico te verlagen. Hieronder geven wij kort weer welke van deze werkzaamheden zijn uitgevoerd:

Over het jaar 2022 ligt er de uitdaging dat het College in de jaarstukken een rechtmatigheidsverantwoording opstelt voor de Raad. Het College geeft daarin aan dat zij heeft gehandeld binnen de wet- en regelgeving van de financiële rechtmatigheidsvereisten. Het oordeel van de accountant zal vanaf dat jaar alleen een getrouwheidsoordeel zijn, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel is. De rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van de totale controle van de jaarstukken. Hoewel er nog onzekerheden zijn over de precieze invulling, vormt een goede interne controle de basis voor het kunnen verstrekken van de rechtmatigheidsverantwoording. Het is aan het College om dit adequaat in te richten. Hiertoe moeten nog een aantal stappen worden gezet.

1. Inkoopfacturen zonder prestatie Wij hebben op basis van een steekproef vastgesteld dat er voldoende onderbouwingen zijn voor de levering van de ingekochte goederen en diensten waaruit blijkt dat deze ten goede komen aan de gemeente Renswoude.

Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording worden de verantwoordelijkheden rondom de rechtmatigheid helderder belegd. De Raad stelt de kaders vast, het College voert uit en legt hierover verantwoording af aan de raad en de accountant controleert deze verantwoording.

2. WMO en Jeugd zonder prestatie Voor de prestatielevering van de zorg steunt de gemeente alleen op de productieverantwoordingen en controleverklaringen van de zorgaanbieders. Dit heeft er toe geleid dat er onzekerheden zitten in de prestatielevering. 3. Onterecht niet Europees aanbesteden

De diepgang van de rechtmatigheidscontrole is momenteel geregeld in de Bado/ kadernota rechtmatigheid. Met de wijziging is het aan de raad om deze (binnen de bandbreedte) te bepalen.

Zoals aangegeven in hoofdstuk 2 hebben we 1 grote onrechtmatigheid geconstateerd met betrekking tot de aanbesteding van het onderhoud voor de NOM-woningen. Bedrag is € 2,9 miljoen en leidt tot een afkeurend oordeel voor de rechtmatigheid.

Wij adviseren u met het College afspraken te maken over de verantwoording en u op de hoogte te laten houden over de stand van zaken van de invoering en uitvoering van de interne controle. Wij ondersteunen u en het college hierbij graag.

18

5. Interne beheersing

Opvolging bevindingen interimcontrole

IT omgeving Vanuit onze rol als accountant besteden we aandacht aan de bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde omgeving. Dit onderzoek is niet primair gericht op cybersecurity. Uit onderzoek en uit de praktijk blijkt echter dat veel bedrijven nog niet ‘cybersecure’ zijn. De risico’s worden onderschat, wat vervolgens leidt tot onvoldoende beveiligingsmaatregelen. Informatiebeveiliging is namelijk geen eenmalige exercitie, maar een continu proces. Aanvallers zitten immers niet stil en er komen steeds nieuwe bedreigingen onze kant op. Dit betekent dat zelfs organisaties die op het eerste oog goed beveiligd zijn zich toch moeten blijven wapenen tegen de gevaren van een cyberaanval. In de blog “Hoe Cybersecure is jouw organisatie?” staan enkele voorbeelden hoe u dit als organisatie kan beoordelen, zie hiervoor: https://stolwijkkennisnetwerk.nl/blog-hoe-cybersecure-is-jouw-organisatie/ Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Wij hebben de automatiseringsorganisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole gecontroleerd.

De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Voor onze controle steunen we voor een beperkte mate op de automatiseringsomgeving van uw organisatie.

19

Wij hebben als onderdeel van onze controle de SiSa bijlagen gecontroleerd. De controle is uitgevoerd zoals is opgenomen in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2020 d.d 8 april 2021.

6. Sisa (1/2)

In de onderstaande (voorgeschreven) tabel rapporteren we onze bevindingen. Financiële Toelichting omvang in euro's fout/onzekerheid

Nr.

Specifieke uitkering of overig

D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

Geen

n.v.t.

n.v.t

E3

Subsidieregeling sanering verkeerslawaai

Geen

n.v.t.

n.v.t

G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2020

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G3

Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeentedeel 2020

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G4

Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G4

Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G4

Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G4

Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing artikel 21, lid 3 Besluit 17 april)

Geen

n.v.t.

n.v.t.

Deze tabellen dient u samen met de overige verplicht voorgeschreven verantwoordingsdocumenten voor 1 oktober 2021 bij het CBS aan te leveren.

Fout of onzekerheid

Strekking controleverklaring rechtmatigheid

Afkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid

Beperking

20

Wij hebben als onderdeel van onze controle de SiSa bijlagen gecontroleerd. De controle is uitgevoerd zoals is opgenomen in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2020 d.d 8 april 2021.

6. Sisa (2/2)

In de onderstaande (voorgeschreven) tabel rapporteren we onze bevindingen. Financiële Toelichting omvang in euro's fout/onzekerheid

Nr.

Specifieke uitkering of overig

G4

Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G4

Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G4

Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G4

Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G4

Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet, maar wel identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

Geen

n.v.t.

n.v.t.

G4

Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

Geen

n.v.t.

n.v.t

G4

Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020)

Geen

n.v.t.

n.v.t

Specifieke uitkering Sport

Geen

n.v.t.

n.v.t

H4

Deze tabellen dient u samen met de overige verplicht voorgeschreven verantwoordingsdocumenten voor 1 oktober 2021 bij het CBS aan te leveren.

Fout of onzekerheid

Strekking controleverklaring rechtmatigheid

Afkeurend

Strekking controleverklaring getrouwheid

Beperking

21

Wij hebben onze controle overeenkomstig de opdracht uitgevoerd en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

7. Onze verantwoordelijkheid

Onze opdracht

Fraude

De jaarrekening 2020 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het College. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd.

De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het College. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het College. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

Onderdeel van de jaarrekening is de SiSa bijlage. Met deze bijlage legt het College verantwoording over de besteding van Rijksbijdragen af aan het Rijk. Wij hebben onze controle uitgevoerd op basis van onze controlestandaarden voor de accountantscontrole. Daarnaast hebben wij het besluit accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 195.000 (1% van de lasten) en voor onzekerheden € 586.000 (3% van de lasten). Voor SiSa en voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd.

Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Inzicht urenbesteding

Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. De voor uw organisatie in 2020 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken, die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.

Vanuit het programma ‘In het publiek belang’ van de NBA dienen wij de bestede uren van onze controlewerkzaamheden aan u te rapporteren. Voor uw inzicht verstrekken wij onderstaand een opgave van de tijdsbesteding (inclusief een schatting van nog te besteden uren voor de afronding van de jaarrekeningcontrole). Tekenend accountant Controleteam

22

70 1.050

Dank u voor de samenwerking

Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door de raad, op de website van uw gemeente, te publiceren samen met de controleverklaring van de accountant. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. Afsluiting Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman

w.g. dhr. R.H. Gosselink-Wolbrink RA

8. Afsluiting

Toegevoegde waarde

die bijdraagt aan uw duurzame succes

Samenwerkende specialisten Binnen Stolwijk Kennisnetwerk bundelen wij een aantal kennisgebieden op financieel, bedrijfskundig, economisch en personeelsniveau. Vanuit deze verschillende disciplines hebben wij een 360 graden overview, zodat wij u beter en vollediger kunnen adviseren. Deze aanpak, waarbij specialisten en generalisten nauw samenwerken, leidt ertoe dat wij een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het duurzame succes van uw organisatie. Hoe wij dat doen? Dat leest u in het transparantieverslag op onze website.

Uw succes > www.stolwijkkennisnetwerk.nl