23 RW Accountantsverslag d240624
Tekst van het document
Gemeente Renswoude
Accountantsverslag 2023 Definitief 24 juni 2024
Inleiding Aan de gemeenteraad van de gemeente Renswoude
Doetinchem, 24 juni 2024 <klantcode> Geachte raad, Wij hebben de jaarrekening 2023 van uw gemeente gecontroleerd. In dit verslag brengen wij de hoofdzaken van onze bevindingen vanuit de controle onder uw aandacht. Daarnaast besteden wij aandacht aan de jaarrekening zelf en aan de interne beheersing. Dit accountantsverslag kan het beste in samenhang te worden gelezen met de jaarrekening over 2023. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het College. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. Daarnaast hebben wij beoordeeld of het jaarverslag in overeenstemming is met de jaarrekening. Ons oordeel over de jaarrekening komt tot uitdrukking in de controleverklaring.
Wij hebben de inhoud van dit accountantsverslag op 24 juni 2024 afgestemd met de portefeuillehouder Financiën en de ambtelijke organisatie. Wij bedanken u graag voor de fijne samenwerking in de afgelopen jaren. Wij vonden deze waardevol. Wij hebben uw interne organisatie zien groeien gedurende deze periode. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
De heer R.H. Gosselink-Wolbrink RA
Navigatie: De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden.
CONCEPT
Vorige pagina
Inhoudsopgave
Volgende pagina
2
Inhoudsopgave 1. Kernpunten
2. Onderbouwing oordeel
3. Aandachtspunten gemeenteraad
4. Jaarrekening
5. Interne beheersing
6. Onze verantwoordelijkheid
7. Afsluiting
3
Inhoudsopgave bijlagen
Bijlage 1. Fraude en continuïteit in de controleverklaring
Bijlage 2. SiSa tabel fouten en onzekerheden
4
1. Kernpunten Strekking controleverklaring [getrouwheid] Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken als u de jaarstukken ongewijzigd vaststelt. Naar ons oordeel geeft de jaarrekening 2023 van uw gemeente een getrouw beeld van de financiële positie en van de baten en lasten in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Belangrijkste bevindingen Jaarstukken Zowel de jaarrekening als het jaarverslag geven voldoende inzicht om hierover een besluit te kunnen nemen. Het resultaat is € 0,1 miljoen negatief. Na verwerking van de mutaties in de reserves bedraagt het resultaat € 1,3 miljoen positief. Rechtmatigheidsverantwoording voldoet De rechtmatigheidsverantwoording geeft aan dat de onrechtmatigheden groter zijn dan 3%. Wij vinden dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouwe weergave van de werkelijkheid geeft. Geen fraude bekend Wij hebben een frauderisicoanalyse gemaakt en hebben onze controle zodanig uitgevoerd dat we materiële fraude kunnen vinden. Deze zijn intern niet bekend. Ook wij hebben geen fraude gezien. Wij hebben geadviseerd de onderhanden frauderisicoanalyse compleet te maken. Interne beheersing op orde De interne beheersing is in ontwikkeling. Wij hebben een managementletter uitgebracht.
Onze adviezen waren onder meer een verdere verbetering van de interne beheersing van de informatietechnologie, op de (voorbereiding van de) rechtmatigheidsverantwoording én op financiële processen. Met name het inkoopproces. En tevens op het goed regelen van de afspraken met de nieuwe dienstverlener voor de belastingheffing- en inning. Fijne samenwerking Wij hebben voldoende controle-informatie verkregen om een controleverklaring te kunnen verstrekken. Wij hebben de onderlinge samenwerking tijdens het controleproces als transparant en plezierig ervaren.
CONCEPT
5
2. Onderbouwing oordeel Oordeel jaarrekening Ons oordeel over de jaarrekening is goedkeurend. De niet-gecorrigeerde controleverschillen en de resterende onzekerheden blijven onder de goedkeuringstoleranties van 1% respectievelijk 3%, zoals deze met u zijn afgesproken.
WNT Bij de controle van de WNT-verantwoording zijn geen afwijkingen die van invloed zijn op het oordeel.
SiSa
Bij de controle van de SiSa-verantwoording zijn geen afwijkingen die van invloed zijn op het oordeel.
Jaarverslag Wij hebben geen tegenstrijdigheden tussen het jaarverslag (de programmaverantwoording en de paragrafen) en de jaarrekening gezien.
6
2. Onderbouwing oordeel Goedkeuringstolerantie Voor het goedkeuren van de jaarrekening bepalen wij de goedkeuringstolerantie, de materialiteit. Als er fouten zijn in de financiële overzichten die groot genoeg zijn om invloed te hebben op de keuzes die mensen maken, dan worden die fouten als belangrijk beschouwd en zijn daarmee materieel. De maximaal te hanteren materialiteit is wettelijk voorgeschreven in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden en bedraagt een percentage van de lasten én de dotaties aan de bestemmingsreserves. Niet gecorrigeerde controleverschillen Hieronder hebben wij een overzicht opgenomen van controleverschillen die niet in de jaarrekening 2023 zijn verwerkt. Met u hebben wij afgesproken welke afwijkingen wij in dit verslag vermelden. U heeft ons gevraagd in ieder geval alle afwijkingen groter dan € 10.000 te rapporteren. Omschrijving
Getrouwheid Fouten
Onzekerheden
Prestatielevering Jeugd
€
€ 20.000
TOTAAL
€
€ 20.000
Goedkeuringstolerantie voor fouten (1%)
€ 215.000
Goedkeuringstolerantie voor onzekerheden (3%)
€ 645.000
CONCEPT
7
2. Onderbouwing oordeel Toelichting verschil Onderstaand geven wij een toelichting op het geconstateerde controleverschil. Prestatielevering zorg Uw gemeente steunt voor de prestatielevering van de zorg op de productieverantwoordingen en controleverklaringen van de zorgaanbieders. Als de zorgaanbieder geen goedkeurende verklaring heeft, hebben wij onvoldoende zekerheid of de zorg daadwerkelijk geleverd is. In 2023 is dit voor de Jeugdzorg een bedrag van € 20.000. Dit is als onzekerheid meegenomen.
CONCEPT
8
3. Aandachtspunten gemeenteraad We hebben voor onze controle geen aandachtspunten van de gemeenteraad meegekregen.
CONCEPT
9
4. Jaarrekening
4.1 Financiële positie
4.2 Kwaliteit jaarstukken
4.3 Rechtmatigheidsverantwoording
4.4 Overige bevindingen
10
4.1 Financiële positie De jaarrekening geeft inzicht in de totstandkoming van de baten en de lasten en de financiële positie van uw gemeente per 31 december 2023. Saldo van baten en lasten Het saldo van baten en lasten is € 0,1 miljoen negatief. Na verwerking van de reservemutaties is dit € 1,3 miljoen positief. Van begroting naar realisatie In de primitieve begroting is uitgegaan van een positief resultaat van € 0,7 miljoen na verwerking van de reservemutaties. Tussentijds is dit bijgesteld naar plus € 1 miljoen. Het gerealiseerde saldo is € 1,3 miljoen. Het verschil van € 0,3 miljoen bestaat met name uit: Voordelen • € 0,3 miljoen lagere salarislasten • € 0,3 miljoen verminderingen vennootschapsbelasting • € 0,1 miljoen hogere leges Nadelen • € 0,1 miljoen hogere lasten jeugdzorg • € 0,1 miljoen naheffing BTW en BCF • € 0,2 miljoen lasten energietoeslag die niet geraamd waren
Incidentele baten en lasten Het incidentele resultaat is € 1,7 miljoen positief. Het structurele saldo is dan € 0,5 miljoen negatief. De grootste incidentele lasten zijn voor opvang Oekraïense vluchtelingen € 0,4 miljoen, € 1,1 miljoen toevoegingen aan de reserves, € 0,1 miljoen naheffingen btw en € 0,2 miljoen energietoeslag. De grootste baten zijn: € 2 miljoen rijksbijdrage voor opvang Oekraïense vluchtelingen, € 1,7 miljoen onttrekkingen aan de reserves en € 0,2 miljoen vermindering vennootschapsbelasting
.
Ontwikkeling lasten en baten € 25.000
Bedragen x € 1.000, excl. reservemutaties
€ 20.000 € 15.000 € 10.000 € 5.000 €0 Lasten
realisatie 2021
CONCEPT
realisatie 2022
baten
begroting 2023
realisatie 2023
11
4.1 Financiële positie Eigen vermogen De stand van het eigen vermogen per einde 2023 is € 19,6 miljoen (2022: € 19,7 miljoen). Hiervan zit € 11,2 miljoen in de algemene reserve en € 7,1 miljoen in bestemmingsreserves. Het resultaat 2023 is € 1,3 miljoen. De solvabiliteit is 38%. Weerstandsvermogen Het beschikbare weerstandsvermogen bestaat uit de algemene reserve (vaste buffer) en de stille reserves. Dit is een totaal van € 5 miljoen. De benodigde weerstandscapaciteit is berekend op € 1,1 miljoen. De ratio is dan 4,5 en is door uw gemeente als ‘uitstekend’ geclassificeerd.
CONCEPT
12
4.2 Kwaliteit jaarstukken De jaarstukken voldoen De jaarstukken bestaan uit 2 onderdelen, het jaarverslag en de jaarrekening. Er zijn geen tegenstrijdigheden met de jaarrekening 2023. De afwijkingen ten opzichte van de begroting en de belangrijkste ontwikkelingen zijn per programma en in de paragrafen in het jaarverslag toegelicht. Naleving van de verslaggevingsregels Wij hebben gecontroleerd of de bepalingen in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn nageleefd. Hierin zijn geen (belangrijke) afwijkingen. Verloop van de controle Het opstellen van de jaarrekening 2023 is zodanig gepland dat de gecontroleerde jaarrekening begin juli 2024 aan de gemeenteraad voor kan worden gelegd. Het concept van de jaarstukken was tijdig gereed. Het jaarrekeningdossier bevatte voldoende onderbouwingen om de controle te kunnen uitvoeren. Het controleproces evalueren wij met de ambtelijke organisatie. De afwikkeling was conform planning. Wij kijken terug op een goede samenwerking gedurende dit proces.
CONCEPT
13
4.3 Rechtmatigheidsverantwoording Kaderstelling De financiële verordening (gebaseerd op artikel 212 gemeentewet) en de controleverordening (gebaseerd op artikel 213 van de gemeentewet) zijn herzien vanwege de rechtmatigheidsverantwoording, die nu in de jaarrekening is opgenomen. De herziene financiële verordening en de controleverordening zijn op 20 juni 2023 door de gemeenteraad vastgesteld. Beide verordeningen gelden met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2023. Het normenkader is door de gemeenteraad vastgesteld op 12 december 2023. In de financiële verordening in artikel 10 lid 2 heeft de Raad de verantwoordingsgrens op 3% van de lasten én dotaties aan reserves gesteld. Op basis van de voorliggende jaarrekening is dit een bedrag van € 655.000. Rechtmatigheidsverantwoording De rechtmatigheidsverantwoording is in de jaarrekening op blz. 104 opgenomen. Wij hebben vastgesteld dat deze aan het voorgeschreven model voldoet.
[1] Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium schrijft voor dat financiële handelingen alleen mogen plaatsvinden onder de voorwaarden zoals opgenomen in de wet of in een verordening. Het voorwaardecriterium komt met name voor bij de volgende processen: ➢ Europese aanbestedingen ➢ Treasury ➢ Subsidieverstrekkingen ➢ Participatiewet, WMO en jeugd ➢ Omgevingsvergunningen ➢ Lokale heffingen Er zijn geen fouten en/of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens. Europese aanbestedingen Bij 4 aanbestedingen is er een onrechtmatigheid voor een totaal van € 364.000. Dit betreffen contracten voor 4 verschillende diensten.
Er zijn drie criteria vastgesteld om financiële rechtmatigheid concreet te maken, te weten: [1] het voorwaardencriterium [2] het begrotingscriterium en [3] misbruik en oneigenlijk gebruik. Bij het opstellen van de jaarrekening legt het College over deze drie criteria in de rechtmatigheidsverantwoording verantwoording af.
CONCEPT
14
4.3 Rechtmatigheidsverantwoording [2] Begrotingscriterium Het budgetrecht bepaalt dat de gemeenteraad toestemming geeft om het te realiseren beleid (op taakveldniveau) binnen de vastgestelde begroting uit te voeren. Uitgangspunt van dit criterium is dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is, zowel over- als onderschrijdingen.
- Meer of minder baten dan begroot Op alle programma’s is sprake van meer of minder baten dan begroot. Voor meer of minder baten dan begroot geldt dat deze onrechtmatig zijn, tenzij er aanvullende afspraken zijn gemaakt tussen de gemeenteraad en het College of deze al gemeld zijn voorafgaand aan de vaststelling van de jaarstukken.
In de rechtmatigheidsverantwoording worden alleen de afwijkingen toegelicht die niet passen in de afspraken tussen de gemeenteraad en het College en als die boven de verantwoordingsgrens uitkomen. De gemeenteraad wordt bij de behandeling van de jaarrekening of eerder expliciet gevraagd met deze afwijkingen in te stemmen.
We hebben het College geadviseerd en adviseren u in de financiële verordening toe te voegen dat het melden in de jaarrekening van afwijkingen in de baten en onderschrijdingen van de lasten als een tijdige melding wordt aangemerkt.
- Meer investeringen dan beschikbaar gesteld krediet Bij 2 kredieten is er een overschrijding voor totaal € 20.000. Deze zijn meegenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. - Meer lasten dan begroot Op 5 programma’s is sprake van een overschrijdingen van de lasten ten opzichte van de begroting. Het gaat om een totaalbedrag van € 1,2 miljoen. Hiervan is € 78.000 niet acceptabel en telt mee als onrechtmatigheid. De andere overschrijdingen passen binnen het beleid. Hiertoe is een voldoende toelichting opgenomen in de jaarrekening.
- Oordeel begrotingsrechtmatigheid Het begrotingscriterium is binnen de huidige afspraken met de gemeenteraad in de rechtmatigheidsverantwoording toegelicht. Een toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering hierover is in overeenstemming met de financiële verordening noodzakelijk omdat niet alle afwijkingen binnen het bestaande beleid passen. Dit is ook gedaan.
- Minder lasten dan begroot Op 1 programma zijn de werkelijke lasten lager dan begroot. De afwijking van de begroting is via een raadsinformatiebrief gemeld aan de gemeenteraad en telt daarom niet mee als begrotingsonrechtmatigheid.
CONCEPT
15
4.3 Rechtmatigheidsverantwoording [3] Misbruik en oneigenlijk gebruik Het is aan de organisatie om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik te voorkomen. Op basis van de eisen in de wet- en regelgeving vindt een vertaling plaats naar de opzet van de interne organisatie. Uw gemeente heeft niet bij alle cliënten de benodigde gegevens omtrent identificatie vastgelegd. Het BBV bepaalt dat als een gemeente helemaal geen activiteiten uitvoert voor de identificatie, dat dit dan een financiële onrechtmatigheid is. Bij uw gemeente is dit bij een aantal WMO cliënten het geval. Dit leidt tot een onrechtmatigheid van € 673.000. We adviseren u de identificatie van alle cliënten vast te leggen in de cliëntdossiers. In 2023 is voor uw gemeente voor € 22.000 aan nieuwe vorderingen op bijstandscliënten ontstaan. Dit omdat deze bedragen onterecht zijn uitgekeerd. Dit is een vorm van misbruik en oneigenlijk gebruik en is een financiële onrechtmatigheid. De vorderingen worden voor zover mogelijk, geïnd. Toelichting paragraaf Bedrijfsvoering Volgens het Besluit Begroting en Verantwoording is het een vereiste dat het College in de paragraaf Bedrijfsvoering een toelichting geeft op alle afwijkingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Daarnaast dient te worden beschreven welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Dit is gedaan.
Dit is ook gedaan.
- Uitvoering verbijzonderde interne controle De verbijzonderde interne controle is door de gemeente zelf uitgevoerd. De toelichting in de paragraaf Bedrijfsvoering omvat geen beschrijving van hoe de verbijzonderde interne controle heeft plaatsgevonden en hoe deze is verlopen. - Intern inkoopbeleid Wanneer de inkoopnormen uit de gids Proportionaliteit herhaaldelijk niet worden nageleefd of wanneer de documentatie en/of motivering ervan ontoereikend is, wordt van het College verwacht hierover te rapporteren via de paragraaf Bedrijfsvoering. Uw organisatie heeft een eigen inkoopbeleid vastgesteld waarin de gids Proportionaliteit is uitgewerkt. In 2023 is een specifieke verbijzonderde interne controle uitgevoerd op het volgen van het intern inkoopbeleid voor inkopen onder de Europese aanbestedingsgrens. Op basis hiervan kan gerapporteerd worden over het al dan niet volgen van de gids Proportionaliteit. - M&O beleid opgestelde Er is een beleid opgesteld door de organisatie voor het voorkomen van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O beleid). Dit is toegelicht in de paragaaf Bedrijfsvoering.
- Rapportagegrens In artikel 10 lid 3 van de financiële verordening is opgenomen dat in de paragraaf Bedrijfsvoering fouten en/of onduidelijkheden groter dan € 10.000 worden toegelicht.
CONCEPT
16
4.3 Rechtmatigheidsverantwoording - Wet Fido en bijbehorende regelingen Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen moeten worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Deze zijn er niet. - Toelichting fouten en onduidelijkheden rechtmatigheid Voor het overige hebben wij vastgesteld dat alle onrechtmatigheden zoals vermeld in de rechtmatigheidsverantwoording, zijn toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering met maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Onze bevinding over de rechtmatigheidsverantwoording Op basis van onze toetsing aan de wettelijke voorschriften inzake de rechtmatigheidsverantwoording en de kaderstelling door de gemeenteraad hebben wij vastgesteld dat de rechtmatigheidsverantwoording een getrouw beeld geeft. De jaarrekening en het jaarverslag bevat de voorgeschreven informatie.
CONCEPT
17
4.4 Overige bevindingen Schattingen Het opstellen van de jaarrekening vereist dat de organisatie oordelen vormt en schattingen maakt, die van invloed zijn op de hoogte van de baten en laten en balansposten. De schattingen en de hiermee verbonden veronderstellingen zijn gebaseerd op ervaringen uit het verleden en verschillende andere factoren die, gegeven de omstandigheden, als redelijk worden beschouwd. De daadwerkelijke uitkomsten kunnen afwijken van deze schattingen. Een goed inzicht in de jaarrekening vraagt kennis van de gemaakte schattingen. Deze lichten wij hier kort toe. Voorziening wethouders pensioenen De stand van deze voorziening is eind 2023 € 0,6 miljoen (2022: € 0,6 miljoen). De voorziening is gebaseerd op actuariële berekeningen die door een externe zijn opgesteld. Wij hebben deze door een pensioendeskundige laten beoordelen. Alle wethouders zijn opgenomen en de uitgangspunten uit de circulaire van het Rijk zijn gehanteerd. We kunnen instemmen met deze berekening. Voorziening riolering Deze voorziening heeft per 31 december 2023 een stand van € 1,9 miljoen (2022: € 1,7 miljoen). Een tekort op het product riolering wordt onttrokken aan de voorziening en een overschot wordt toegevoegd. Het overschot over 2023 is € 0,2 miljoen. Dit bedrag is toegevoegd. Voorziening verlofsparen De CAO-gemeenten biedt de mogelijkheid voor verlofsparen.
Voor de medewerkers die hier gebruik van maken is het verplicht een voorziening voor het gespaarde saldo te vormen. Bij
uw gemeente zijn er geen medewerkers die hieraan deelnemen.
Voorziening milieu Deze voorziening heeft per 31 december 2023 een stand van € 0,2 miljoen (2022: € 0,2 miljoen). Een tekort op het product milieu wordt onttrokken aan de voorziening en een overschot toegevoegd. Het tekort over 2023 is € 37.000. Dit bedrag is onttrokken. Voorziening organisatieontwikkeling De kosten die verband houden met de organisatieontwikkelingen worden onttrokken aan deze voorziening. In 2023 is dit een bedrag van € 0,1 miljoen. Dit betreft met name de kosten voor de uitstroom van een manager. De eindstand van de voorziening is € 0,1 miljoen (2022: € 0,2 miljoen). Grondexploitaties Uw gemeente heeft per 31 december 2023 2 grondexploitaties met een totale boekwaarde van € 3,6 miljoen (2022: € 3,2 miljoen). De nog te maken lasten zijn € 4,9 miljoen en de nog te realiseren baten € 13,7 miljoen. De grondexploitatie Dorpshart is in 2023 afgesloten. Het verlies was in eerdere jaren al genomen. Voor de grondexploitatie Beekweide was nog budget beschikbaar gehouden voor afrondende werkzaamheden. Deze zijn nu uitgevoerd en de grondexploitatie is nu afgesloten. De actualisaties worden door een externe functionaris gedaan. De uitgangspunten worden jaarlijks door de gemeenteraad of het College vastgesteld. De grondexploitatie Beekweide 2 hebben wij laten beoordelen door een externe partij.
We kunnen ons vinden in de gehanteerde uitgangspunten en de ingeschatte lasten en baten.
CONCEPT
18
4.4 Overige bevindingen Prestatielevering inkoop Wij hebben een steekproef uitgevoerd op de prestatielevering van de inkoop. In totaal zijn 211 facturen gecontroleerd. Van al deze inkopen kon de prestatie door uw gemeente onderbouwd worden. Onzekerheden in levering Jeugdzorg Voor de levering van de zorg steunt uw gemeente op de controleverklaringen bij de productieverantwoordingen van de zorgaanbieders. Omdat niet van alle zorgaanbieders een controleverklaring wordt ontvangen, resteert een onzekerheid in de levering van de jeugdzorg van € 20.000.
CONCEPT
19
5.1 Interne beheersing Risico’s interne beheersing Bij de interimcontrole hebben wij de algemene beheersing, de inrichting van de processen en de interne beheersingsmaatregelen beoordeeld. Naar aanleiding hiervan hebben wij onze bevindingen en aanbevelingen in de managementletter gerapporteerd aan het College en besproken met de portefeuillehouder Financiën. In de managementletter hebben wij per proces aangegeven welke risico’s niet (geheel) worden afgedekt door interne beheersingsmaatregelen. Om voldoende controlezekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als gevolg van het ontbreken van deze (voldoende) maatregelen afwijkingen bevat, hebben wij aanvullende gegevenswerkzaamheden verricht om dit risico te verlagen. Vanuit de interimcontrole hebben wij ook enkele aandachtspunten voor de jaarrekening 2023 meegegeven. IT omgeving Wij hebben de automatiseringsorganisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De jaarrekeningcontrole heeft geen tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Voor onze controle steunen we voor een beperkte mate op de automatiseringsomgeving van uw organisatie.
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan.
CONCEPT
20
5.1 Interne beheersing De interne beheersing is onder de aandacht. Steeds meer adviezen worden opgepakt, maar zijn nog wel onderhanden. De belangrijkste interne beheersingsrisico’s zijn het vaststellen van de prestaties bij inkoop en de zorg en het goed vastleggen van de identificatie bij zorgcliënten. De belangrijkste conclusies uit de managementletter zijn onderstaand weergegeven: Ontwikkelingen in de organisatie De organisatiestructuur is aangepast in 2023. Voor het Woningbedrijf is er een nieuw systeem waarin zowel de financiële als de huuradministratie is opgenomen. Met ingang van 2025 wordt het waarderen, heffen en innen van gemeentelijke belastingen ondergebracht bij het Gemeentelijk Belastingkantoor Lococensus Tricijn. We hebben geadviseerd goede afspraken te maken over de dienstverlening, de verantwoordingsinformatie en de controle-informatie. Rechtmatigheidsverantwoording Door uw gemeente zijn voorbereidingen getroffen voor de rechtmatigheidsverantwoording. De verordeningen zijn aangepast en het intern controleplan is aan het College voorgelegd. IT en informatieveiligheid De IT is uitbesteed aan de gemeente Veenendaal. Hiervoor is een dienstverleningsovereenkomst afgesloten. We hebben geadviseerd deze aan te vullen tot een service level agreement. Daarbij moet ook aandacht worden geschonken aan de controle-informatie.
CONCEPT
21
5.2 Interne beheersing SiSa Ontwikkeling Single Information Single Audit Iedere gemeente kan extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen. Gemeenten moeten elk jaar aan de Rijksoverheid melden of en hoe ze het geld hebben besteed. Dit doen zij via de methodiek SiSa: Single information, Single audit. Dit betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. De informatie hiervoor wordt in een vast format opgenomen in de toelichting bij de jaarrekening en voorzien van een controle door de accountant. Het aantal regelingen dat verantwoord moet worden via de SiSa-bijlage is in de afgelopen jaren fors toegenomen. Uw gemeente dient 23 toegekende subsidies via de SiSa-bijlage te verantwoorden. De toename in het aantal subsidieregelingen waarvan via SiSa verantwoording wordt gevraagd, vraagt veel tijd. De regelingen worden steeds complexer en dit vraagt een verdergaande samenwerking tussen meerdere afdelingen binnen de organisatie en ook buiten de organisatie. Het proces voor het aanvragen en verantwoorden vraagt coördinatie, inrichting van de administratie en planning om te kunnen voldoen aan de voorwaarden om de specifieke uitkering uiteindelijk te kunnen ontvangen.
De kosten van de inzet door eigen mensen maar ook door de accountant nemen significant toe door deze extra regelingen en veel organisaties worstelen met het beheersbaar houden hiervan. Tijdens de controle zijn er diverse correcties doorgevoerd.
Bij het opstellen van de verantwoording dienen de lasten inzichtelijk te zijn en indicatoren over de prestatie te worden opgenomen. Een aantal specifieke uitkeringen worden aan andere instanties doorgegeven, zoals bijvoorbeeld de ventilatie op scholen en de Informatiepunten Digitale Overheid. Wij hebben het College geadviseerd bij het doorgeven van deze specifieke uitkeringen vooraf afspraken te maken over de inhoud van de af te leggen verantwoording, het moment waarop en de onderbouwing van de geleverde prestatie. De bestedingen van deze specifieke uitkeringen zijn rechtmatig voorzover de prestatie aangetoond is en valt binnen de gestelde voorwaarden. Wij hebben het College geadviseerd de geleverde prestatie gedurende de besteding vast te leggen en te onderbouwen. Het opnemen van bestede uren onder de bestedingen is toegestaan voorzover het mogelijk is om de verrichte activiteiten aan te tonen. Wij hebben het College geadviseerd de bestede uren van personeel te onderbouwen met een tekstuele toelichting van de verrichte activiteiten, toegespitst op de doelstellingen waarvoor de specifieke uitkering is verstrekt.
CONCEPT
22
6. Onze verantwoordelijkheid Onze opdracht De jaarrekening 2023 is onder verantwoordelijkheid van het College voor de gemeenteraad opgesteld. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening gecontroleerd. Wij hebben onze controle op basis van onze controlestandaarden voor accountantscontrole uitgevoerd. Daarnaast hebben wij het besluit Accountantscontrole decentrale overheden (het BADO), de door u vastgestelde controleverordening (ex artikel 213 van de gemeentewet), het door u vastgestelde controleprotocol én het door u vastgestelde normenkader als basis voor de controle gebruikt. De door ons voor de controle gehanteerde goedkeuringstolerantie voor fouten bedraagt € 215.000 (1% van de lasten en dotaties aan de reserves) en voor onzekerheden € 645.000 (3%). Voor de Wet Normering Topinkomens hebben wij de voorgeschreven lagere goedkeuringstoleranties gehanteerd.
Fraude Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde reguliere controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude gezien, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het College van uw gemeente. Ingeval van fraude door het College melden we dit aan de gemeenteraad. Wij merken op dat onze werkzaamheden niet specifiek gericht zijn op het ontdekken van fraude. De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en ontdekken van fraude berust bij het College. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn werkzaamheden. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de opdrachtbevestiging.
Onze onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. Naast de controle van de jaarrekening hebben wij géén overige diensten en/of adviesopdrachten uitgevoerd. De voor uw organisatie in 2023 door ons verrichte diensten passen binnen de regels van onafhankelijkheid. Onze teamleden zijn onafhankelijk van uw organisatie. Er zijn geen andere zaken die in strijd zijn met de onafhankelijkheidsregels.
CONCEPT
23
7. Afsluiting Publicatie jaarrekening Wij adviseren om de jaarrekening, na vaststelling door de gemeenteraad, op de website van uw gemeente samen met de controleverklaring van de accountant, te publiceren. Hierdoor is het voor de gebruikers duidelijk dat dit de definitieve versie van de jaarrekening is en wat het oordeel van de accountant bij deze jaarrekening is. De wetgeving rondom de WNT (Wet Normering Topinkomens) geeft aan dat de WNT-verantwoording door uw gemeente op internet gepubliceerd moet worden voor een periode van tenminste zeven jaar. De gegevens moeten vrij toegankelijk en eenvoudig te vinden zijn.
Afsluiting Wij willen graag van deze gelegenheid gebruik u en uw medewerkers te bedanken voor de prettige samenwerking en open communicatie tijdens onze controlewerkzaamheden. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid nadere informatie te verstrekken. Met vriendelijke groet, Stolwijk Kelderman Accountants Fiscalisten {{esl:Signer1:capture:size(200,65)}}
de heer R.H. Gosselink-Wolbrink RA
CONCEPT
24
Bijlagen In de volgende bijlagen geven wij de tekst weer welke wij zullen opnemen in de controleverklaring inzake • Fraude • Continuïteit: financiële risico’s in relatie tot de financiële positie Dit is niet de volledige tekst van de controleverklaring.
Bijlage 1. Fraude en continuïteit in de controleverklaring Bijlage 2. SiSa tabel fouten en onzekerheden
25
Bijlage 1 Tekst controleverklaring fraude Fraude Bij de aanvang van onze controle hebben wij een frauderisico analyse uitgevoerd. Hierbij hebben wij risico’s geïdentificeerd en ingeschat op een afwijking van materieel belang op de jaarrekening als gevolg van fraude. De uitkomsten van deze frauderisico analyse zijn vertaald naar generieke en specifieke controlewerkzaamheden die onderdeel uitmaken van onze controleaanpak. Wij hebben tijdens onze controle inzicht verkregen in het systeem van interne beheersing, waaronder het risicoinschattingsproces en de wijze waarop het College inspeelt op frauderisico’s. Ook hoe het bestuur het interne beheersingssysteem monitort en de wijze waarop de gemeenteraad toezicht uitoefent, alsmede de uitkomsten daarvan. Wij hebben de opzet en het bestaan geëvalueerd, en voor zover wij noodzakelijk achten, de werking getoetst van interne beheersmaatregelen gericht op het beperken van frauderisico’s. Als onderdeel van het identificeren van risico’s op een afwijking van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude, hebben wij frauderisicofactoren overwogen met betrekking tot frauduleuze financiële verslaggeving, oneigenlijke toeeigening van activa en omkoping en corruptie. Wij hebben geëvalueerd of deze factoren een indicatie vormden voor de aanwezigheid van het risico op afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude.
Aangezien de baten hoofdzakelijk bestaan uit de Algemene uitkering, subsidie ontvangsten van het Rijk en Provincies, lokale heffingen en leges, onderkennen we geen frauderisico in de verantwoording van de baten. De algemene uitkering en de subsidie ontvangsten zijn beperkt tot een opgave van derden. De lokale heffingen en leges betreffen een veelheid van posten van beperkte omvang waardoor geen risico ontstaat op een afwijking van materieel belang. In onze controle bouwen wij een element in van onvoorspelbaarheid. Ook hebben wij de uitkomst van andere controlewerkzaamheden beoordeeld en overwogen of er bevindingen zijn die aanwijzing geven voor fraude of het nietnaleven van wet- en regelgeving.
CONCEPT
26
Bijlage 1 Tekst controleverklaring fraude We hebben de beschikbare controle-informatie in overweging genomen en navraag gedaan bij relevante personen, waaronder de concerncontroller en de portefeuillehouder. Hieruit volgden geen signalen van fraude die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang.
Uit het geheel van onze werkzaamheden volgen geen signalen van aanwijzingen of vermoedens van fraude die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang.
Geïdentificeerd frauderisico Doorbreking interne beheersing Het risico dat het management maatregelen van interne beheersing doorbreekt
Controlewerkzaamheden en observaties Het College en het management bevinden zich in een unieke positie om fraude te plegen, omdat ze in staat zijn de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersings-maatregelen te doorbreken die anderszins effectief lijken te werken. Wij hebben specifiek aandacht besteed aan de effectiviteit van de ingebouwde waarborgen in de processen met betrekking tot handmatige journaalposten. We hebben een aantal memoriaalboekingen gecontroleerd op basis van de omvang en de omschrijving. Wij hebben bij de controlewerkzaamheden specifieke aandacht gehad voor eventuele manipulatie of bovenmatige bemoeienis van het management bij de totstandkoming van cijfers en belangrijke toelichtingen. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot het overschrijven van interne beheersingsmaatregelen door het management.
Beïnvloeden van schattingen Het risico dat schattingsposten onterecht door het management beïnvloed worden
Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op het opstellen van schattingen zoals voorzieningen. Wij hebben getoetst of de gehanteerde uitgangspunten en veronderstellingen adequaat zijn. Wij hebben in het bijzonder aandacht gehad voor het inherente risico van vooringenomenheid van het management bij deze schattingen. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot het maken van schattingen.
CONCEPT
27
Bijlage 1 Tekst controleverklaring fraude Geïdentificeerd frauderisico
Controlewerkzaamheden en observaties
Prestatie onderbouwingen Het risico dat inkoopfacturen betaald worden, zonder dat hier een prestatie tegenover staat
Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen geëvalueerd die bedoeld zijn om het risico op fraude te beperken met betrekking tot het leveren van de prestaties van de ingekochte goederen en diensten. Wij hebben door middel van een deelwaarneming vastgesteld dat de levering van goederen/diensten voor de onderzochte gevallen heeft plaatsgevonden overeenkomstig de inkoopfacturen.
Ongeautoriseerde betalingen Het risico dat betaalbatches ongeautoriseerd worden aangepast en naar verkeerde bankrekeningnummers wordt betaald
Wij hebben de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersingsmaatregelen geëvalueerd die bedoeld zijn om het risico op fraude te beperken bij het aanmaken van betalingen. Aanvullend hebben we data-analyse gedaan op alle bankmutaties.
Corruptierisico grondtransacties Het risico op niet-zakelijke transacties bij de grondverkopen
We hebben de opzet en het bestaan van de interne beheersing met betrekking tot verkopen van gronden vastgesteld. Uit onze controlewerkzaamheden zijn geen bijzonderheden geconstateerd.
Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot de inkoop.
Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude vastgesteld met betrekking tot de betalingen.
In 2023 zijn er geen grondverkopen geweest.
Ambtelijke corruptie Het risico op corruptie door ambtenaren, bestuurders en toezichthouders
We hebben vastgesteld dat er maatregelen zijn genomen rondom het bewaken van de integriteit en het voorkomen van de integriteitschendingen. We hebben navraag gedaan of er meldingen zijn geweest. Wij hebben geen specifieke aanwijzingen voor corruptie of vermoedens van corruptie.
CONCEPT
28
Bijlage 1 Tekst controleverklaring continuïteit Controleaanpak veronderstellingen inzake financiële risico’s in relatie tot de financiële positie
Het college heeft de jaarrekening opgesteld waarbij inzicht is gegeven is de mate waarin de gemeente in staat is om de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te kunnen vangen, zonder tussenkomst van de toezichthouder. Onze controlewerkzaamheden om het inzicht, dat het college, geeft te evalueren en de beoordeling van de gehanteerde veronderstellingen omvatten onder andere: Kennisnemen van de toelichting op de financiële positie zoals deze is beschreven in de paragraaf weerstandsvermogen; Kennisnemen van de beoordeling van de Provincie over de financiële positie inzake de begroting 2023 en evalueren of de daarbij behorende opmerkingen voldoende zijn toegelicht in de paragraaf weerstandsvermogen; Evalueren van het proces van risicoanalyse en de gehanteerde veronderstellingen die het college heeft gehanteerd bij de totstandkoming van de informatie opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen; Evalueren of de paragraaf Weerstandsvermogen alle relevante informatie bevat, waarvan wij als gevolg van onze controle kennis hebben gekregen; Inwinnen van inlichtingen bij het college over zijn kennis van risico's na de periode van de door het college verrichte risicoanalyse. Uit onze werkzaamheden blijkt dat de door het college gegeven inzicht aanvaardbaar is.
CONCEPT
29
Bijlage 2 SiSa tabel Wij hebben als onderdeel van onze controle de SiSa bijlagen gecontroleerd. De controle is uitgevoerd zoals is opgenomen in de Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa 2023 d.d. 12 januari 2024. Wij zijn verplicht een tabel op te nemen in dit accountantsverslag met fouten en onzekerheden met betrekking tot de verantwoordingsinformatie specifieke uitkeringen. Deze tabellen dient u samen met de overige verplicht voorgeschreven verantwoordingsdocumenten voor 15 juli 2024 bij het CBS aan te leveren, inclusief de hieronder vermelde oordelen in onze controleverklaring:
CONCEPT
30
Strekking controleverklaring
Bijlage SiSa tabel Nr
Specifieke uitkering
A16
Rechtmatigheidsoordeel specifieke uitkeringen
Goedkeurend
Strekking controleverklaring getrouwheid gehele jaarrekening
Goedkeurend
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout of onzekerheid
Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne
geen
n.v.t.
n.v.t.
B2
Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp aan gedupeerden kinderopvangtoeslagproblematiek 2021
geen
n.v.t.
n.v.t.
C55
Aanpak energiearmoede
geen
n.v.t.
n.v.t.
C62
Regeling specifieke uitkering kwijtschelding gemeentelijke belastingen
geen
n.v.t.
n.v.t.
C92
Regeling specifieke uitkering Informatiepunten Digitale Overheid
geen
n.v.t.
n.v.t.
C94
Regeling specifieke uitkering verduurzaming slecht geïsoleerde woningen van eigenaar-bewoners en woningen van verenigingen van eigenaars, woonverenigingen en wooncoöperaties in het kader van het Nationaal Isolatieprogramma
geen
n.v.t.
n.v.t.
C209
Meerjarige regeling voor huisvesting aandachtsgroepen
geen
n.v.t.
n.v.t.
D8
Onderwijsachterstandenbeleid 2023-2026 (OAB)
geen
n.v.t.
n.v.t.
D14
Regeling specifieke uitkering inhalen COVID-19 gerelateerde onderwijsvertragingen
geen
n.v.t.
n.v.t.
E3
Subsidieregeling sanering verkeerslawaai
geen
n.v.t.
n.v.t.
E44B
Tijdelijke impulsregeling klimaatadaptatie 2021–2027 (SiSa tussen medeoverheden)
geen
n.v.t.
n.v.t.
F28
Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en energiebeleid
geen
n.v.t.
n.v.t.
G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet_gemeentedeel 2023
geen
n.v.t.
n.v.t.
G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (uitsluitend kapitaalverstrekking)_gemeentedeel 2023
geen
n.v.t.
n.v.t.
G4
Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo)_gemeentedeel 2023
geen
n.v.t.
n.v.t.
CONCEPT
31
Bijlage SiSa tabel Nr
Specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout of onzekerheid
G10
Wet inburgering 2021_ gemeentedeel 2023
geen
n.v.t.
n.v.t.
G12
Kwijtschelden publieke schulden SZW-domein hersteloperatie kinderopvangtoeslagaffaire_gemeentedeel 2023
geen
n.v.t.
n.v.t.
G13
Onderwijsroute _ deel gemeente 2023
geen
n.v.t.
n.v.t.
H8
Regeling Sportakkoord 2020–2022
geen
n.v.t.
n.v.t.
H12
Regeling specifieke uitkering lokale preventieakkoorden of preventieaanpakken
geen
n.v.t.
n.v.t.
H30
Specifieke uitkering versterking voor sport en bewegen, gezondheidsbevordering, cultuurparticipatie en de sociale basis 2023-2026
geen
n.v.t.
n.v.t.
H31
Regeling Specifieke uitkering noodfonds energie amateursportverenigingen
geen
n.v.t.
n.v.t.
H35B
Specifieke uitkering SPUK IZA-doelen 2023-2026 (SiSa tussen medeoverheden)
geen
n.v.t.
n.v.t.
CONCEPT
32
Samen bouwen aan duurzaam succes Als ondernemer, manager of bestuurder dealt u dagelijks met veranderingen. Dan is het prettig om voor cijfers, financiële processen en fiscale vraagstukken zekerheid in te bouwen. Wij zijn graag die specialist dichtbij, die altijd een extra stap voor u zet en die naast de data altijd de mens ziet. q
Zullen we samen bouwen aan uw duurzame succes?