2024 startnotitie 2.0 dorpshuisfunctie met locatiekeuze versie 08-02-24 wm

Startnotitie 2.0 dorpshuisfunctie 1. Inleiding In het Coalitieakkoord ‘Samen voor een zelfstandig en toekomstbestendig Renswoude’ is de ambitie opgenomen dat voor Renswoude een centrale ontmoetingsplek voor jong en oud van groot belang is: een dorpshuisfunctie. Daarom is in de begroting 2024 de doelstelling opgenomen dat alle inwoners van Renswoude meedoen binnen hun mogelijkheden en beperkingen. Het hebben van een dorpshuisfunctie waar alle inwoners terecht kunnen voor ontmoeting, sport, bibliotheek en welzijn, geeft als resultaat invulling aan deze doelstelling en ambitie. Op dit moment vindt de ontmoeting plaats op verschillende plekken in Renswoude, waaronder het Trefpunt en Sporthal De Hokhorst. Het Trefpunt is een gebouw aan de Van Reedeweg waar alle inwoners van Renswoude welkom zijn. In het Trefpunt zijn de bibliotheek Z-O-U-T en Stichting Welzijn en Ondersteuning Scherpenzeel en Renswoude (SWO-SR) gevestigd. Bij de Trefpuntbalie kunnen inwoners terecht met al hun vragen op het gebied van wonen, zorg, financiën, mantelzorg, vrijwilligerswerk, Digitale Overheid en welzijn. Diverse spreekuren van bijvoorbeeld het Woningbedrijf, de welzijnswerker en het Dorpsteam vinden ook in het Trefpunt plaats. De gemeentelijke sporthal De Hokhorst is sinds de ingebruikname in beheer bij stichting Sporthal De Hokhorst.

De sporthal wordt gebruikt door o.a sportvereniging Renswouw, de Dartvereniging en SWO-SR. De sporthal heeft een grote investering nodig om dit gebouw conform de warmtevisie te verduurzamen. Ook staat de meerjarige exploitatie van de stichting onder druk. Deze verduurzaming is nodig voor een toekomstbestendige exploitatie van de stichting gezien de gestegen energiekosten in combinatie met een verouderde cvinstallatie. Het combineren van meerdere nieuwe functies verbetert de bezettingsgraad en daarmee ook de exploitatie van de sporthal De Hokhorst. 2. Voorgeschiedenis Op 8 maart 2021 heeft ons college opdracht gegeven tot een onderzoek naar toekomstscenario’s voor de bibliotheek. Dat waren er 3: 1. Bestaande bibliotheeklocatie met verbouwing 2. Bibliotheek, SWO, Taalhuis naar dorpshart (huur) 3. Idem naar sporthal (verbouwing) Op 3 november 2021 besloot ons college scenario 3 samen met de stakeholders uit te werken tot een schetsontwerp. De keuze voor dit scenario had te maken met het feit dat de verbouwing van de bibliotheek te kostbaar werd gevonden. Ook speelde mee dat de locaties aan het dorpshart inmiddels waren verkocht en grotendeels verhuurd en dat de sporthal kampte met een verouderd gebouw en installaties die sowieso moesten worden vervangen.

In de begroting is expliciet de activiteit opgenomen dat een bijdrage wordt geleverd aan een onderzoek en ontwikkeling van een dorpshuis/accommodatie De Hokhorst. Hier is voortvarend aan gewerkt met betrokken belanghebbenden wat heeft geleid tot een schetsontwerp. Dat schetsontwerp werd in september 2022 aan ons college en op 6 oktober 2022 aan de raad gepresenteerd. De presentatie in de raad leidde uiteindelijk tot een gevoel van onvrede bij de raadsleden over dit ontwerp en vooral over het proces. Deze onvrede bleek ook te leven bij een aantal stakeholders, met name bij de Stichting Sporthal De Hokhorst. 1

In de raad van november 2022 leidde dit tot de unaniem vastgestelde motie “De raad aan zet”. Het college nam de motie over en zal voor grote maatschappelijke projecten eerst een startnotitie aan de raad voorleggen. Vooruitlopend op de vaststelling van deze nieuwe werkwijze werd op 17 januari 2023 een “benen op tafel overleg” (BOT-overleg) gehouden om de ingrediënten voor de op te stellen startnotitie “dorpshuisfunctie op te halen. Deze BOT-sessie gaf de volgende opdracht aan de ambtelijke organisatie: - Onderzoek met alle verenigingen/organisaties in de gemeente Renswoude wat de eisen zijn voor het uitvoeren van hun activiteiten en welke clustering op welke locatie mogelijk kan zijn; - Betrek bij dit onderzoek tenminste de locaties: Dorpshart, Bibliotheek, ‘t Podium en Sporthal De Hokhorst; - Betrek bij dit onderzoek de situatie rond verduurzaming van Sporthal De Hokhorst. Dit onderzoek heeft geleid tot de startnotitie dorpshuis die in april 2023 ter besluitvorming voorlag voor de raad. In de commissievergadering van 18 april 2023 bleek dat de raad meer onderbouwing wenste over de totstandkoming van de voorkeurslocatie. De raad heeft daarop op 9 mei 2023 de motie aangenomen waarin ons college is gevraagd een vergelijking te maken van investerings- en exploitatiekosten voor de volgende opties voor een dorpshuis: a.

Sporthal De Hokhorst waaraan het dorpshuis wordt toegevoegd; dit inclusief vervangen van de technische installaties in de sporthal en de (haalbare) verduurzaming. b. Sporthal De Hokhorst blijft sec sporthal (bij deze optie wel de sowieso te maken noodzakelijke kosten meenemen voor vervangen van de technische installaties in de sporthal en de (haalbare) verduurzaming). Bij deze optie een dorpshuisfunctie onderzoeken: i. Bij het muziekgebouw ‘t Podium; ii. In het Trefpunt; in deze optie meenemen de verbouwing van het Trefpunt. De locatie in het Dorpshart aan het Dorpsplein 5 is afgevallen, aangezien deze inmiddels is verkocht. Ook is deze locatie met 180 m² sowieso te klein voor het huisvesten van de huidige functies uit het Trefpunt. 3. Ambitie De ambitie conform het coalitieakkoord is helder. De wens is de realisatie van een breed en modern ontmoetingscentrum, inclusief bibliotheekfunctie, op de schaal van Renswoude en dus functioneel en doelmatig. De opdracht is te onderzoeken of dit in combinatie met sportcomplex De Hokhorst kan. In deze startnotitie wordt antwoord gegeven op deze vraag en wordt ook ingegaan op optie b uit bovenstaande raadsmotie. 4.

Beleidskaders De volgende kaderstellende beleidsnota's zijn relevant voor realisatie van een dorpshuisfunctie: - Omgevingsvisie Renswoude 2018-2030 - Bestemmingsplan - Algemene subsidieverordening 2021 - Warmtevisie - Beleid Sociaal Domein Renswoude (2023-2026) - VN-verdrag Handicap 2

5. Bestuurlijke uitgangspunten Het is belangrijk om bij de start van een project helder te hebben wat de gedeelde uitgangspunten zijn. Bij het maken van keuzes gedurende het planproces kan hierop dan telkens worden getoetst. Daarnaast is het voor belanghebbenden transparanter wat ze kunnen verwachten. Ons college stelt voor een dorpshuisfunctie daarom deze uitgangspunten voor: • Verbinden van verschillende groepen inwoners en organisaties door: o Ontmoetingsfunctie versterken door activiteiten waar mogelijk te clusteren en de nabijheid van (sport)voorzieningen te benutten o Uitnodigend en geschikt voor verschillende doelgroepen met name voor jongeren en ouderen o Rekening houden met het VN-verdrag Handicap • Verduurzamen gemeentelijk vastgoed, zodat deze voldoet aan de warmtevisie • Toekomstbestendig maken exploitaties maatschappelijk vastgoed door: o Continuïteit exploitatie financieel en juridisch borgen mede op basis van de Wet Markt en Overheid o opvangen gestegen energielasten o opvangen afnemende ledenaantallen verenigingen en vrijwilligers o opvangen effect vergrijzing o voldoende reserveren voor onderhoud vastgoed • Beheer en omvang gemeentelijk vastgoed financieel sober en doelmatig houden. 6. Onderzoek locaties Het is belangrijk voor het project om zo snel mogelijk duidelijk te krijgen welke locatie geschikt is voor een dorpshuisfunctie.

Om een antwoord te geven op deze vraag is per locatie het volgende gedaan: • Sporthal De Hokhorst: In samenspraak met de Stichting Sporthal De Hokhorst heeft een externe adviseur de huidige situatie geanalyseerd kijkende naar de wijze van bedrijfsvoering, de financiële exploitatie en het reeds in opdracht van de gemeente opgestelde meerjarenonderhoudsplan uit 2021 (inclusief verduurzaming gebouw naar energielabel A). De belangrijkste uitkomsten van deze analyse zijn als volgt: Beheer en exploitatie door de stichting is redelijk efficiënt. Tot enkele jaren terug kon stichting ook reserveren voor een aantal grotere onderhoudsinvesteringen. Afgelopen jaren kon echter mede door Corona en de gestegen energielasten onvoldoende gereserveerd worden voor groot onderhoud. Omdat energiekosten afgelopen jaar fors zijn toegenomen is de huidige exploitatiebijdrage niet meer afdoende om alle kosten, inclusief voldoende reservering voor groot onderhoud, te kunnen bekostigen. De accommodatie vraagt op korte termijn om duurzaamheidsmaatregelen. Enerzijds door de gestegen energielasten, anderzijds door noodzakelijk installatietechnisch onderhoud. De gebruiksovereenkomst (2016), omvat zowel gebruiks- als exploitatieafspraken. Wat opvalt is dat er geen jaarlijkse huursom wordt betaald. Ook zijn er geen demarcatielijsten bijgevoegd ten aanzien van eigenaars- en huurdersverantwoordelijkheden.

De gemeente (eigenaar opstal) rekent geen kostprijsdekkende huur waardoor de gebruiksovereenkomst niet voldoet aan Wet Markt en Overheid. De balanspositie van de stichting is afgelopen jaren verslechterd als gevolg van diverse fors gestegen kosten. Momenteel is er sprake van een negatief eigen vermogen. Afgelopen jaren is te weinig gespaard voor groot onderhoud mede als gevolg van de relatief lage jaarlijkse subsidie (subsidie hier niet op ingericht). 3

Er is op basis van het meerjarenonderhoudsplan 2021- 2045 een totaalpakket aan maatregelingen geraamd om de sporthal toekomstbestendig en duurzaam te maken van afgerond € 1.579.500 (inclusief BTW, omgerekend naar prijspeil 2024). Teruggerekend leidt dit tot een jaarlijks gemiddeld gewogen bedrag van € 50.000. De begroting van Stichting Sporthal De Hokhorst is er niet op ingericht om deze meerjarige maatregelingen te kunnen dragen. Voor een duurzame meerjarige exploitatie door Stichting Sporthal De Hokhorst moet de jaarlijkse bijdrage voor sporthal De Hokhorst dan € 50.000 omhoog van circa € 35.000 naar circa € 85.000. Ook is een nieuwe meerjarenraming gemaakt en zijn verschillende scenario’s doorgerekend, waaronder naast doorexploitatie, de aanbouw van een sporthal en een totale uitplaatsing van alle sportvoorzieningen. • Muziekgebouw ‘t Podium Samen met muziekvereniging Ons Genoegen, eigenaar en beheerder opstal van het muziekgebouw, heeft een extern adviseur een Quick-scan gemaakt van de huidige exploitatie. De belangrijkste uitkomsten van deze quick scan zijn als volgt: Beheer en exploitatie van een muziekgebouw van 900 m2 bvo is normaliter een forse opgave voor een vereniging van minder dan 100 leden. Hoewel muziekvereniging Ons Genoegen dit beheer aantal jaren met veel energie heeft ingevuld, blijkt dat dit nu ook voor hen gaat gelden.

Oorzaken zijn te weinig vrijwilligers die zich willen focussen op het gebouwbeheer en het wegvallen van de jaarlijkse opbrengst oud papier (€ 14.000). Dit in combinatie met het licht afnemen van het ledenaantal van de vereniging, terwijl huisvestingslasten de komende jaren verder omhoog gaan. Ook de kosten voor muziekdocenten zijn blijvend hoog. Het muziekgebouw kent een lage bezettingsgraad. Naast eigen gebruik door muziekvereniging Ons Genoegen en een kerkelijke organisatie is er zeer beperkt sprake van overig gebruik. Qua voorzieningen en ruimte in het gebruiksrooster zijn er mogelijkheden de exploitatie te verbeteren mits daar professioneel beheer op wordt ingezet. Dit lijkt op basis van de gesprekken met de muziekvereniging in combinatie met de gebouwtechnische (gebouwd als muziekgebouw) en planologische beperkingen een minder begaanbare route. Beperkingen die ook de toevoeging van een dorpshuisfunctie in de weg staan. • Bibliotheekgebouw ‘t Trefpunt De gemeente is eigenaar van het VVE-gedeelte van het appartementsrecht. Het pand behoeft inpandig een update van de installaties (verwarming/beveiliging) en planmatig onderhoud. Hiervoor is geen bedrag gereserveerd in de onderhoudsbegroting en de raming van deze kosten wordt nu geschat op € 100.000,-.Tevens dient het gebouw te gaan voldoen aan de duurzaamheidseisen.

Deze kunnen echter niet worden doorgevoerd zonder de instemming van de VVE, aangezien deze werkzaamheden aan of in de gevel of op het dak plaatsvinden. Dit geldt ook voor de vervanging naar hybride ketels, die bij voorkeur plaatsvinden in combinatie met zonnepanelen. De vraag is in hoeverre hier op korte termijn medewerking van de VVE haalbaar is. In samenspraak met bibliotheek ZOUT, de hoofdgebruiker van het gebouw, is een SPUK aanvraag ingediend, welke nodig is om vanaf 2025 te kunnen voldoen aan de nieuwe zorgplicht die gemeenten krijgen voor bibliotheeklocaties. Deze subsidieaanvraag ad € 275.000,- betreft de benodigde vernieuwing van de inventaris, beperkte uitbreiding van openingsuren en opleiding van personeel. Een klein deel is voor aanpassing van het pand 4

om deze meer geschikt te maken voor ontmoeting, door de bibliotheek zelf geraamd op ad € 40.000,-. In totaal is €375.000 nodig om de bibliotheek op de huidige locatie in het ’t Trefpunt toekomstbestendig te maken. Met de bibliotheek is geen gebruikersovereenkomst afgesloten, waardoor de gemeente (eigenaar opstal) geen kostprijsdekkende huur rekent. Hierdoor wordt niet voldaan aan de Wet Markt en Overheid. Ook is er geen heldere afbakening ten aanzien van de kosten voor onderhoud tussen bibliotheek en gemeente. 7.

Welke locatie is het meest geschikt?

Het college kiest voor een dorpshuis bij Sporthal De Hokhorst als meest geschikte locatie. Bij de Sporthal De Hokhorst zijn de meeste kansen voor het versterken van verbinding tussen jong en oud door de nabijheid van bijvoorbeeld een school en de buiten- en binnensport. Sporthal De Hokhorst staat ook dichtbij het Borgwalterrein, dat ontwikkeld wordt tot een woningbouwlocatie voor o.a. zorgwoningen. Nabijheid geeft daarmee meer kansen voor activiteiten voor deze toekomstige bewoners. Daarnaast is er een sportcafé aanwezig met extra mogelijkheden voor ontmoeting. Het onderbrengen van de dorpshuisfunctie in het Trefpunt mist de voordelen van huisvesting in De Hokhorst. Het Trefpunt heeft nu weliswaar een ontmoetingsfunctie, maar deze locatie is beduidend minder geschikt voor de gewenste bredere doelgroep voor (en ontmoeting tussen) jong en oud en het kunnen aanbieden van een gevarieerd aanbod aan activiteiten oa in combinatie met sport en diverse evenementen. De gemeente hecht waarde aan continuïteit van muziekvereniging Ons Genoegen en wil samen met de muziekvereniging oplossingsrichtingen voor de toekomst verder verkennen. Het realiseren van een dorpshuis op deze locatie is vanwege de decentrale ligging ook minder geschikt voor het stimuleren van de verbinding tussen jong en oud. Deze locatie vervalt daarmee als reële oplossingsrichting en valt daarmee eveneens af. 8.

Wat is financieel nodig voor realisatie van een dorpshuis?

Voor de locatie sporthal De Hokhorst is onderzocht wat nodig is om hier een dorpshuis te ontwikkelen. Uitgaande van circa 250 m2 nieuwbouw en 300 m2 multifunctioneel maken bestaande ruimten zijn de investeringskosten circa € 1.500.000 excl. BTW / € 1.800.000 incl. BTW. Hiervoor wordt nu een investeringskrediet aangevraagd. Voor de realisatie zijn reeds de volgende middelen ad € 1.471.000,- gereserveerd/mogelijk, die in de voorjaarnota worden verwerkt: • € 325.000: Toekomstige opbrengst verkoop van appartementsrecht van ‘t Trefpunt (geraamde opbrengst op basis van een taxatie uit 2021, hertaxatie volgt) • € 400.000: Resterende gelden Agenda Vitaal Platteland (deze gelden zijn enkel beschikbaar voor realisatie van een dorpshuisfunctie in combinatie met meerdere andere voorzieningen dan enkel een bibliotheek) • € 156.000: Het saldo van de bestemmingsreserve dorpshuisfunctie • € 275.000: SPUK subsidie bibliotheekvoorziening, deze subsidie is reeds aangevraagd • € 315.000: SPUK gelden tbv BTW compensatie ad 17,5%, deze subsidie is nog niet aangevraagd. Dit leidt tot een resterende financieringsbehoefte voor realisatie van het dorpshuis bij de sporthal De Hokhorst van € 329.000. 5

De investering om de bibliotheek op de huidige locatie in het ’t Trefpunt toekomstbestendig te maken wordt in totaal nu geraamd op €375.000. De benodigde investering voor het toekomstbestendig maken van de sporthal De Hokhorst inclusief verduurzaming gebouw naar energielabel A bedraagt afgerond € 1.579.500,(inclusief BTW, prijspeil 2024). Hiervoor wordt nu ook een investeringskrediet aangevraagd. Dit is gemiddeld gewogen in de huidige exploitatie € 50.000,- extra per jaar. Bij de vaststelling van de begroting 2024 op 7 november 2023 is het ‘Amendement verduurzaming Hokhorst’ vastgesteld door de raad. Het investeringskrediet ‘Verwarmingsinstallatie Sporthal de Hokhorst’ ad € 100.000,- dat hieruit is voortgekomen, zal hiervoor worden gebruikt en overgeheveld. Schematisch leidt dit tot het volgende overzicht.

Investering Dekkingsbronnen

Totale Dekking Aanvullend te financieren

Investering Dekkingsbronnen

Hokhorst met Hokhorst met huidige dorpshuis (€) bibliotheek (€) 1.800.000 375.000 Verkoop trefpunt 325.000 0 AVP gelden 400.000 0 Bestemmingsreserve 156.000 0 dorpshuis SPUK subsidie 275.000 275.000 bibliotheek SPUK subsidie BTW 315.000 0 1.471.000 275.000 329.000 100.000

Amendement installaties

Hokhorst Hokhorst toekomstbestendig toekomstbestendig maken maken 1.579.500 1.579.500 100.000 100.000

Aanvullend te financieren

1.479.500

1.479.500

Daarnaast heeft een nieuwe dorpshuisfunctie bij sporthal De Hokhorst op termijn effect op exploitatie (excl. kapitaallasten). Er dient dan rekening te worden gehouden met minimaal € 25.000 extra beheerlasten. Daar tegenover staat de huur van de nieuwe gebruikers en efficiency-voordeel bij de exploitatie van de sporthal. Afhankelijk van verhuuropbrengsten en toepassing van een slim horecaconcept is een budgetneutraal effect op de totaalexploitatie mogelijk. 8. Participatie Participatie van belanghebbenden in de verdere planontwikkeling is voor een breed draagvlak van groot belang. Op basis van een krachtenveldanalyse worden de diverse belanghebbenden verder in beeld gebracht. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen het niveau van participatie van informeren, meedenken tot beslissen. Bijlage 1 geeft antwoord op de onderzoeksvraag wat de eisen zijn van alle verenigingen/organisatie in de gemeente voor het uitvoeren van hun activiteiten en welke 6

clustering op welke locatie mogelijk kan zijn. De verenigingen/organisaties die ook een (deel)gebruikersovereenkomst hebben, geven aan actief betrokken te willen worden bij de verdere planontwikkeling van een dorpshuisfunctie en zien kansen voor clustering. Dit betreft de bibliotheek ZOUT, SWO, Taalhuis en Stichting Sporthal De Hokhorst en haar gebruikers, waaronder sportvereniging Renswouw en de Dart vereniging. Een groot deel van de andere verenigingen/organisaties huren incidenteel/structureel ruimten en wil enkel actief geïnformeerd worden en zien minder kansen in clustering van activiteiten. Daarnaast zijn de direct omwonenden belanghebbenden in de verdere planontwikkeling en worden daarom betrokken bij de verdere planontwikkeling. De communicatiemiddelen worden hierop ingezet. 9. Planning De projectorganisatie en planning wordt met de deelnemende verenigingen/organisatie ingericht. Het project richt zich dan op de volgende hoofdactiviteiten: • inrichten beheerorganisatie multifunctioneel gebouw • Opstellen gebruikersovereenkomst multifunctioneel gebouw met de huidige en nieuwe gebruikers conform wet Markt en Overheid • Planontwikkeling fysieke realisatie dorpshuis • Vervangen installaties De Hokhorst De planning volgt dan de volgende stappen.

7