Raadsvoorstel vaststellen RO processen en format overeenkomsten.pdf

Voorstel aan de raad

Verantwoordelijk team

Nummer

Team Beleid Ruimtelijk Domein Kenmerk

Raad d.d.

151667

29-06-2022

Paragraaf begroting

Portefeuillehouders

J. (Joa) Maouche MSc Steller

A.P.B. (Sandra) Meullenbruck Datum

Onderwerp

25 april 2022

RO processen en format overeenkomsten

Geadviseerd besluit 1. Vaststellen van het Stappenplan RO processen 2. Vaststellen van het format Haalbaarheidsovereenkomst 3. Vaststellen van het format Samenwerkingsovereenkomst

Toelichting op beslispunten

Op 1 december 2021 hebben wij de gemeenteraad tijdens een raadsontmoeting bijgepraat over de ontwikkelingen omtrent het verbeteren van de RO Processen en het Stappenplan RO processen gepresenteerd. In deze raadsbijeenkomst hebben we de volgende procesafspraken gemaakt: a. De raad wordt gevraagd om haar wensen en bedenkingen op het Stappenplan RO Processen te geven; b. Aan de nieuwe raad zal vervolgens het (eventueel aangepaste) Stappenplan ter besluitvorming worden voorgelegd; c. Het format voor een haalbaarheidsovereenkomst en samenwerkingsovereenkomst wordt ter vaststelling voorgelegd aan de nieuwe raad; d. Met de nieuwe raad zullen we een startnotitie voor participatiebeleid voor RO Processen in onze gemeente bespreken en met hen in gesprek gaan over hoe we dit proces gaan vormgeven. Op 23 februari jl. hebben we de raad gevraagd om uiterlijk voor 10 maart schriftelijk haar wensen en bedenkingen kenbaar te maken op het Stappenplan RO processen (a). We hebben geen wensen en bedenkingen van de raad ontvangen. Hierbij leggen we het Stappenplan ter vaststelling aan u voor (b). We hebben door een juridisch adviesbureau een format laten opstellen voor een Haalbaarheidsovereenkomst (HOK) en een Samenwerkingsovereenkomst (SOK). Deze 2 formats worden hierbij ter vaststelling aangeboden (c). Bij het opstellen van dit raadsvoorstel is de formatie nog in volle gang.

Participatie is een belangrijk onderwerp binnen de formatiegesprekken. We hadden met de vorige raad afgesproken met u een startnotitie voor participatiebeleid voor RO Processen in onze gemeente te bespreken, maar wachten nu eerst de formatie af en gaan graag met het nieuwe college in gesprek over hoe zij dit willen aanpakken en vormgeven (d).

Voorstel aan de raad Beoogd effect Het stappenplan RO processen is een optimalisatie van bestaande processen waarbij tevens (voor zover nu bekend) rekening is gehouden met de nieuwe omgevingswet, welke op 1 januari 2023 in werking treedt. Uitgangspunten bij het stappenplan zijn: •

Transparantie

•

Goede participatie

•

Heldere en efficiënte RO processen

•

Integraliteit

•

Klantgerichtheid

•

Aansluiten bij de omgevingswet

Door te werken met vooraf vastgestelde formats voor overeenkomsten kan efficiënter, sneller en klantgerichter worden gewerkt en worden de ambtelijke kosten sneller in rekening gebracht.

Kader Het Stappenplan RO Processen vormt de kapstok hoe ruimtelijke initiatieven worden doorlopen.

Argumenten Ad. 1. Aangezien de raad de noodzaak van verbetering van de RO processen heeft onderschreven, de raad tijdens de raadsontmoeting van 1 december jl. op de hoogte is gebracht van de ontwikkelingen en geen wensen en bedenkingen heeft ingediend op het Stappenplan RO processen (en de bijbehorende toelichting), leggen we het Stappenplan RO processen ter vaststelling aan u voor. Het besluit van de raad is nodig om volgens het nieuwe Stappenplan te kunnen werken en de RO processen, efficiënter en integraler uit te kunnen voeren, beter op elkaar aan te sluiten en partijen en belanghebbenden op de juiste momenten in het proces te betrekken. Ad. 2+3. Aangezien in het Stappenplan RO processen de HOK’s en SOK’s met de verschillende partijen/initiatiefnemers niet afzonderlijk ter vaststelling worden aangeboden aan de gemeenteraad, willen we het format voor deze overeenkomsten wel door u laten vaststellen. De afzonderlijke HOK’s en SOK’s worden wel ter besluitvorming aangeboden aan het college.

Kanttekeningen Ad 1a. Zoals eerder al aangegeven, zal het Stappenplan RO processen met ingang van de nieuwe omgevingswet (1 januari 2023) hierop moeten aansluiten. In de versie die in december en februari jl. is gedeeld, was hier – voor zover al mogelijk- rekening mee gehouden. We blijven monitoren of er nog aanpassingen nodig zijn en houden u hiervan op de hoogte. Inmiddels zijn we weer enkele maanden en vele gesprekken verder, wat heeft geleid tot nieuwe informatie en het toevoegen van ‘omgevingstafels’ in het Stappenplan RO processen en bijbehorende toelichting. Deze toevoeging is een verdere verdiepingsslag en leidt niet tot essentiële wijzingen in het proces. De omgevingstafels zijn onderdeel van de nieuwe omgevingswet. In de vorige versie van het Stappenplan hadden we dit samengevoegd onder het kopje ‘participatie’. Er dient echter duidelijk onderscheid te worden gemaakt tussen omgevingstafel en omgevingsdialoog (participatie):

Onderwerp

RO processen en format overeenkomsten Datum

Kenmerk

Pagina

25 april 2022

151667

2 van 6

Voorstel aan de raad Omgevingstafel De omgevingstafel wordt georganiseerd door de gemeente. Aan deze tafel (bestaande uit 1 of meerdere sessies) ontmoeten initiatiefnemer(s) en betrokkenen (adviseurs vanuit verschillende disciplines en organisaties) elkaar. Aan de omgevingstafel kan ook een afgevaardigde vanuit de belanghebbenden deelnemen. De omgevingstafel levert de initiatiefnemer een integraal advies op vanuit verschillende disciplines/organisaties, waarmee hij zijn plannen verder vorm kan geven en een vergunningaanvraag kan opstellen. Er kunnen op meerdere momenten omgevingstafels worden georganiseerd: tijdens de verkennende fase, de ontwerpfase en voordat het definitieve ontwerp wordt afgerond. Omgevingsdialoog De initiatiefnemer is verantwoordelijk voor een goed participatietraject en dient vooraf een participatieplan in bij de gemeente. Dit participatieplan wordt door de gemeente getoetst (aan het nog op te stellen participatiebeleid). De omgevingsdialoog wordt georganiseerd door de initiatiefnemer. Omwonenden en belanghebbenden worden uitgenodigd om inbreng te leveren op het plan. Afhankelijk van de impact en omvang van het plan, kan ook een omgevingsdialoog op meerdere momenten plaatsvinden. Ad 1b.

In het afgelopen 1,5 jaar hebben we binnen de gemeente de initiatieffase (aangeduid met stap 4 en 5 in het Stappenplan) conform het Stappenplan RO Processen geïmplementeerd als vaste werkwijze en hiermee ervaring opgedaan. De vervolgfase loopt momenteel grotendeels nog via de Methodiek Projectmanagement RO Processen uit 2012. Om de processen goed op elkaar aan te sluiten, zal het Stappenplan RO Processen deze Methodiek Projectmanagement gaan vervangen en gaan we volledig volgens het Stappenplan werken. Dit Stappenplan vormt dan de nieuwe kapstok. Een aantal zaken wordt nog nader uitgewerkt (zie ook ‘aanpak/uitvoering’). Ook hier zullen we de komende tijd ervaring mee opdoen, mede in combinatie met de ingang van de omgevingswet per 1 januari 2023. Wij willen ca. 1 jaar na invoering van de omgevingswet, het Stappenplan RO processen gaan evalueren en -waar nodig- verbeteren en aanpassen. In het voorjaar van 2024 willen u tijdens een raadsontmoeting bijpraten over onze en uw ervaringen en eventuele verbetervoorstellen met u en de raad bespreken.

Ad 2+3 Aangezien het format voor een haalbaarheidsovereenkomst (HOK) en samenwerkingsovereenkomst (SOK) regelmatig kunnen worden aangepast (bv na wijziging in wetgeving of beleid) wordt afgeraden om deze formats telkens opnieuw vast te laten stellen door de gemeenteraad, maar hierbij het ‘basis’ format ter vaststelling aan te bieden aan raad. Conform het Stappenplan RO processen wordt elke afzonderlijke HOK en SOK ter vaststelling voorgelegd aan het college. Eventuele wijzigingen in het format worden dus gedeeld met het college.

Draagvlak Het Stappenplan RO processen is intern besproken, besproken met college en raad en met deskundigen vanuit de omgevingswet en VNG. In het afgelopen 1,5 jaar hebben we binnen de gemeente de initiatieffase (aangeduid met stap 4 en 5 in het Stappenplan) conform het Stappenplan RO Processen geïmplementeerd als vaste werkwijze en hiermee ervaring opgedaan. De betreffende initiatiefnemers hebben aangegeven deze werkwijze als zeer prettig en waardevol te ervaren.

Aanpak/Uitvoering Na vaststelling van het Stappenplan RO Processen en de voorliggende formats, zal volledig gewerkt gaan worden volgens het Stappenplan en zullen de formats de basis zijn voor het opstellen van overeenkomsten met initiatiefnemers. Onderwerp

RO processen en format overeenkomsten Datum

Kenmerk

Pagina

25 april 2022

151667

3 van 6

Voorstel aan de raad

Een aantal zaken in het Stappenplan worden intussen nader uitgewerkt: 

Opstellen participatiebeleid voor RO processen.

Om richting te geven aan de wijze van participatie door initiatiefnemers en de door hen gemaakte participatieplannen ook te kunnen beoordelen moeten we eerst participatiebeleid opstellen en laten vaststellen door de gemeenteraad. Het is niet de bedoeling om dit participatiebeleid stringent of kwantitatief of juridisch meetbaar te maken, maar het geeft wel een leidraad en een mogelijkheid om een vergunning op basis van niet of slecht uitgevoerde participatie te weigeren. Participatie is ook een belangrijk onderwerp tijdens de formatie. Wij willen met het nieuwe college en met de nieuwe gemeenteraad in gesprek over hoe we dit proces gaan vormgeven. 

Prioritering

In geval van beperkt beschikbare capaciteit binnen de organisatie vindt mogelijk ook een fasering en prioritering van initiatieven plaats. Hiermee krijgt een initiatiefnemer vooraf een goede indicatie wanneer zijn initiatief (na een positief advies uit de intaketafel) verder kan worden opgepakt en kunnen we de processtappen voor initiatieven beter doorlopen. Om te bepalen welke prioritering een initiatief krijgt, wordt een prioriteringsmodule opgesteld. 

Omgevingswet / Omgevingstafels

Er wordt onderzocht hoe we de RO processen optimaal laten aansluiten bij de nieuwe omgevingswet. Een onderdeel hiervan is het inrichten van de omgevingstafels. 

Leges categorie 2

Voor de categorie 2 overleggen worden op dit moment geen leges in rekening gebracht. Momenteel loopt er een onderzoek naar de aanpassing van de leges in het kader van de omgevingswet. Daarin wordt ook meegenomen hoe om te gaan met de leges voor categorie 2 overleggen. U wordt hierover separaat geadviseerd.  Bondige en heldere toelichting bij (vereenvoudigd) stappenplan voor extern gebruik inclusief communicatie. Zowel voor initiatiefnemers als voor inwoners en andere belanghebbenden moet het stappenplan te begrijpen zijn. Hier hoort nog een grafische en tekstuele vormgevingsslag bij. Zodra het stappenplan is vastgesteld zullen we dit duidelijk communiceren. 

Processen en voortgang projecten zichtbaar via website

Vanaf het moment van ondertekening van een haalbaarheidsovereenkomst, waarbij een initiatief openbaar wordt en wij het ook ‘project’ gaan noemen, willen we het project op de website plaatsen en met behulp van vaste stappen uit het stappenplan aangeven in welke fase het project zich bevindt. Zo kunnen inwoners en belanghebbenden het proces volgen en weten ze ook op welke momenten inbreng mogelijk is. We gaan hiervoor een pagina op de website inrichten. Daarbij is ook inzet nodig om er intern voor te zorgen dat projectinformatie (externe en eigen projecten) verkregen en bijgehouden wordt.

Onderwerp

RO processen en format overeenkomsten Datum

Kenmerk

Pagina

25 april 2022

151667

4 van 6

Voorstel aan de raad Bij de bespreking van het stappenplan tijdens de raadsontmoeting op 1 december 2021, zijn verschillende vragen gesteld door de raad. Hierbij geven we (voor de nieuwe raadsleden) nog een korte toelichting op deze onderwerpen. Hoe borgen we dat inwoners en belanghebbenden tijdig en voldoende betrokken worden? We gaan met de gemeenteraad in overleg over het opstellen van participatiebeleid, welke vastgesteld zal worden door de gemeenteraad. Een initiatiefnemer wordt dan verplicht om een participatieplan op te stellen, conform de richtlijnen zoals opgenomen in het participatiebeleid. Het participatieplan wordt getoetst en voorgelegd aan het college van B&W. Initiatiefnemer moet vervolgens uitvoering geven aan het participatieplan en een participatieverslag opstellen. Dit verslag maakt onderdeel uit van de stukken die de stedenbouwkundige opzet vormen en voorgelegd worden ter besluitvorming aan College van B&W en gemeenteraad. Wij adviseren een initiatiefnemer om in een zo vroeg mogelijk stadium te starten met participatie. In het stappenplan is aangegeven op welke momenten participatie in elk geval moet plaatsvinden.

Waarom wordt de raad pas na ondertekening van de haalbaarheidsovereenkomst op de hoogte gesteld van een initiatief en niet veel eerder? Door te werken met de intaketafel wordt al in het eerste stadium integraal getoetst of een initiatief kansrijk is op basis van bestaand (vastgesteld) beleid en regelgeving. Een initiatiefnemer hoeft voor de intaketafel nog geen volledig uitgewerkt plan te hebben. De ingediende plannen lopen in de praktijk uiteen van handgemaakte schetsen die niet meer dan een concept visualiseren tot verder uitgewerkte stedenbouwkundige plannen. Een initiatiefnemer kan bij een positief advies besluiten om de haalbaarheid nader te gaan onderzoeken. De eerste stap is dan om een haalbaarheidsovereenkomst op te stellen waarin ook de inzet van gemeenteambtenaren financieel wordt gedekt. Op dat moment gaat het initiatief voor het eerst naar het college van B&W. In vergelijking met de werkwijze de afgelopen jaren zal een initiatief de eerste stappen veel sneller en systematischer doorlopen waardoor het initiatief doorgaans minder ver uitgekristalliseerd is dan wanneer de haalbaarheidsovereenkomst wordt gesloten. Het besluit tot vaststelling van de haalbaarheidsovereenkomst is openbaar. Dan moet de initiatiefnemer de omwonenden en raadsleden uiterlijk geïnformeerd hebben.

Wanneer de omwonenden nog niet op de hoogte zijn en de raadsleden wel, kan dit ook tot vervelende situaties leiden. Op bovenstaande wijze is de rol van de raad ons inziens op juiste wijze ingevuld. Echter, het college van B&W heeft altijd de mogelijkheid om een initiatief dat behandeld is in de intaketafel, met goedkeuring van de initiatiefnemer, vertrouwelijk te bespreken met de gemeenteraad als daar een goede reden voor is. Indien bijvoorbeeld bij een initiatief blijkt dat beleid of regelgeving in strijd is met elkaar en er een (politieke) afweging dient plaats te vinden. Dit de standaard werkwijze maken leidt ons inziens tot onnodige complexiteit.

Communicatie Bij vaststelling van het Stappenplan RO processen en de voorliggende formats wordt dit via verschillende kanalen gecommuniceerd en worden (toekomstige) initiatiefnemers hiervan op de hoogte gesteld.

Financiële consequenties n.v.t.

Onderwerp

RO processen en format overeenkomsten Datum

Kenmerk

Pagina

25 april 2022

151667

5 van 6

Voorstel aan de raad Juridische consequenties n.v.t.

WMO-aspecten n.v.t.

Gezondheid n.v.t.

Duurzaamheid n.v.t.

Effect op vermindering regeldruk n.v.t.

Alternatieven Niet instemmen met het Stappenplan RO processen en de voorliggende formats. Hierdoor zullen de projecten volgens de oude methodiek worden voortgezet en sluiten de RO processen niet goed op elkaar en op de nieuwe omgevingswet aan.

Bijlagen 

Stappenplan RO Processen-Ruimtelijke initiatieven



Toelichting bij Stappenplan RO Processen-Ruimtelijke initiatieven



Format Haalbaarheidsovereenkomst



Format Samenwerkingsovereenkomst

Onderwerp

RO processen en format overeenkomsten Datum

Kenmerk

Pagina

25 april 2022

151667

6 van 6