Raadsvoorstel niet opheffen geheimhouding-AANGEPAST.pdf

Voorstel aan de raad

Verantwoordelijk team

Nummer

Team Interne Dienstverlening Kenmerk

Raad d.d.

27-06-2024 Paragraaf begroting

Portefeuillehouder

A.M.J. (Agnes) Schaap Steller

S.Y. (Stan) Boschman Datum

Onderwerp

4 juni 2024

Verzoek tot opheffen geheimhouding contractdocumenten aanbesteding OVL

Geadviseerd besluit De geheimhouding van de vier documenten, te weten: 1) Basisovereenkomst Implementatie en Beheer Smart City Openbare Verlichting 2019 – 2039; 2) annexen Basisovereenkomst (d.d. 10 mei 2019); 3) overeenkomst met de BNG (d.d. 6 mei 2019); 4) financiële uitwerking Smart City Renkum (d.d. 29 maart 2019). niet op te heffen en in afwijking van het besluit van d.d. 30 januari 2019 de geheimhouding te baseren op grond van artikel 5.1, eerste lid, onder c en artikel 5.1, tweede lid, onder b, van de Woo.

Inleiding Historie Op 29 januari 2019 heeft het college in het kader van een lopende aanbestedingsprocedure geheimhouding opgelegd op de volgende vier documenten: 1) Basisovereenkomst Implementatie en Beheer Smart City Openbare Verlichting 2019 – 2039; 2) annexen Basisovereenkomst (d.d. 10 mei 2019); 3) overeenkomst met de BNG (d.d. 6 mei 2019); 4) financiële uitwerking Smart City Renkum (d.d. 29 maart 2019). Uw raad heeft, als verantwoordelijk bestuursorgaan, op 30 januari 2019 de geheimhouding op deze vier documenten bekrachtigd. Op 2 februari 2022 heeft het college een verzoek op grond van de Wet openbaarheid van Bestuur (Wob, hierna: Woo-verzoek) ontvangen dat gericht is op informatie ten aanzien van de plaatsing van smart/slimme lantaarnpalen in de gemeente Renkum. Op 16 maart 2022 is door het college aan verzoeker gevraagd om het Woo-verzoek te preciseren. Op 12 september 2023 heeft Wooverzoeker haar verzoek gespecificeerd. Daaruit blijkt dat de opgevraagde informatie onder meer ziet op een aanbestedingstraject die de gemeente Renkum heeft gevolgd ten behoeve van de implementatie en het beheer van de openbare verlichting in 2019. Op 25 oktober 2023 heeft het college op grond van de Wet open overheid een besluit genomen op het verzoek. Tegen dit besluit is bezwaar gemaakt. In de bezwaarfase heeft het college

Voorstel aan de raad geconstateerd dat op bovengenoemde documenten geheimhouding rust en dat de bezwaarprocedure pas hervat kan worden als uw raad een besluit heeft genomen om de geheimhouding te handhaven of de geheimhouding op te heffen. U bevindt zich hier

Woo-verzoek + verzoek tot opheffing van de geheimhouding

Raad

Stap 1

Besluit op het verzoek tot opheffing van de geheimhouding

College

Stap 2

Besluit op het Wooverzoek

Stap 1 – Uw raad besluit op het verzoek tot opheffing van de geheimhouding Wat vragen wij u te doen? Wij vragen u een beslissing te nemen op het verzoek tot opheffing van de geheimhouding. U heeft twee opties: 1. u besluit om de geheimhouding te handhaven; 2. u besluit om de geheimhouding op te heffen. U weegt daarbij af of de oude redenen nog steeds van toepassing zijn of dat er nieuwe redenen zijn om de geheimhouding te handhaven. Dit doet u op basis van artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid. Onder het kopje ‘argumenten’ draagt het college een tweetal redenen aan om de geheimhouding te handhaven. Om welke documenten gaat het? In de raadscommissie van 15 mei 2024 bij de behandeling van het voorstel ontstond discussie over de documenten waarover uw raad een besluit moet nemen met betrekking tot het handhaven of opheffen van de geheimhouding. Het gaat hierbij om de volgende vier documenten: 1) Basisovereenkomst Implementatie en Beheer Smart City Openbare Verlichting 2019 – 2039; 2) annexen Basisovereenkomst (d.d. 10 mei 2019); 3) overeenkomst met de BNG (d.d. 6 mei 2019); 4) financiële uitwerking Smart City Renkum (d.d. 29 maart 2019). De reikwijdte van het Woo-verzoek betreft nog veel meer documenten. Omdat op deze documenten geen geheimhouding ligt, vallen deze buiten de reikwijdte van dit voorstel.

Dit houdt in dat het college bij stap 2 deze documenten meeneemt in de volledige heroverweging van het besluit van d.d. 25 oktober 2023. Waarom vragen wij u dit te doen? In de rechtspraak wordt een vaste lijn gehanteerd dat een verzoek om openbaarmaking van documenten waarvan geheimhouding is opgelegd, ook moet worden opgevat als een verzoek om opheffing van die geheimhouding. U bent als raad als enige bestuursorgaan van de gemeente bevoegd om de geheimhouding te handhaven of op te heffen, omdat u de geheimhouding destijds heeft bekrachtigd. Pas als u een besluit heeft genomen, kan het college de bezwaarprocedure hervatten om te komen tot een volledige heroverweging van het besluit van d.d. 25 oktober 2023. Dit houdt in dat als uw raad een besluit heeft genomen over de handhaving of de opheffing van de geheimhouding, het college het volledige Woo-verzoek opnieuw inhoudelijk zal moeten beoordelen.

Onderwerp

Verzoek tot opheffen geheimhouding contractdocumenten aanbesteding OVL Datum

4 juni 2024

Kenmerk

Pagina

2 van 5

Voorstel aan de raad De documenten zijn niet-openbaar tot het moment dat het college een nieuwe beslissing op het bezwaar heeft genomen. Stap 2 – Het college besluit op het Woo-verzoek Wat is het proces na besluitvorming door uw raad? Nadat uw raad een besluit heeft genomen over de handhaving of de opheffing van de geheimhouding op bovengenoemde vier documenten, zal het college de bezwaarprocedure hervatten en een volledige heroverweging maken van het besluit van d.d. 25 oktober 2023. Dit houdt in dat het college het Woo-verzoek opnieuw in volle omvang zal beoordelen. Het college doet dit op basis van onder meer de Wet open overheid en de Aanbestedingswet 2012.

Toelichting op het geadviseerde besluit Uw raad heeft, als verantwoordelijk bestuursorgaan, de bevoegdheid om de geheimhouding te handhaven of op te heffen. Dit gaat dus enkel over het door u te nemen besluit in stap 1, zoals dat hierboven is toegelicht. Wij adviseren u als college om de geheimhouding te handhaven, onder argumenten geven wij hiervoor twee redenen.

Argumenten 1. Het openbaar maken van de informatie verzwakt de toekomstige onderhandelingspositie van de gemeente. De aanbestedingsprocedure is inmiddels afgerond. Ondanks dit gegeven is het college van mening dat het opheffen van de geheimhouding op voornoemde vier documenten een signaal afgeeft dat de gemeente geen betrouwbare onderhandelingspartner is waar vertrouwelijke informatie mee gedeeld kan worden. Dit kan andere marktpartijen ervan weerhouden om in de toekomst met de gemeente overeenkomsten aan te gaan. Daarnaast bevatten voornoemde vier documenten informatie over contractuele afspraken tussen de gemeente en derde partijen. Openbaarmaking van deze afspraken zou inzicht bieden in de voorwaarden waaronder de gemeente bereid was om een overeenkomst aan te gaan. Deze afspraken gaan bijvoorbeeld over de te betalen vergoedingen, het precies op te leveren werk en de manier waarop met geschillen wordt omgegaan. Het openbaar maken van deze informatie benadeelt de gemeente bij het aangaan van toekomstige overeenkomsten over het beheer van openbare verlichting. Wederpartijen hebben in dat geval een informatievoorsprong, hetgeen de onderhandelingspositie van de gemeente verzwakt. Een gevolg kan zijn dat de gemeente contracten afsluit die ongunstigere voorwaarden bevatten, dan het geval zou zijn wanneer de inhoud van eerdere overeenkomsten niet-openbaar zijn.

Gelet op deze gevolgen wordt geadviseerd om de geheimhouding te handhaven op basis van artikel 5.1, tweede lid, onder b, van de Woo. Dit houdt in dat openbaarmaking achterwege blijft wanneer de financiële belangen van gemeente zwaarder wegen dan het belang van openbaarheid. 2. De informatie is vertrouwelijk aan de gemeente verstrekt Het consortium, aan wie de opdracht is gegund tot vernieuwing, beheer en onderhoud van de openbare verlichting (OVL) heeft de vier voornoemde documenten vertrouwelijk aan de gemeente verstrekt. Deze documenten bevatten gedetailleerde informatie over financiële afspraken en budgetten ten aanzien van de financiering en het beheer van openbare verlichting in de gemeente. Daarnaast geven de documenten inzicht in de details van het business model dat het consortium hanteert. Dit business model is door het consortium bedacht en uitgewerkt. Wanneer deze informatie openbaar wordt, kunnen concurrerende partijen deze informatie ook

Onderwerp

Verzoek tot opheffen geheimhouding contractdocumenten aanbesteding OVL Datum

4 juni 2024

Kenmerk

Pagina

3 van 5

Voorstel aan de raad inzien. Dit betekent dat zij inzicht krijgen in de langere termijn strategie en bedrijfsvoering van het consortium. Daarnaast kunnen zij dit business model, of gedeelten daarvan, hanteren voor eigen aanbiedingen in toekomstige aanbestedingsprocedures en op deze wijze concurreren met het consortium. De openbaarmaking van dit business model schaadt daarmee de concurrentiepositie van de partijen in het consortium. Gelet op de voorgaande wordt geadviseerd om de geheimhouding niet op te heffen, op basis van artikel 5.1, eerste lid, onder c, van de Woo. Op basis van dit artikel blijven bedrijfs- en fabricagegegevens, daaronder tevens begrepen financiële gegevens, die door rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld, achterwege van openbaarmaking.

Kanttekeningen Als uw raad besluit de geheimhouding op voornoemde vier documenten op te heffen, betekent dit niet dat deze documenten direct openbaar zijn. Het college moet eerst zoals beschreven onder stap 2 een volledige heroverweging maken van het besluit van d.d. 25 oktober 2023. Tot het moment dat het college een besluit heeft genomen, zoals beschreven onder stap 2, zijn de vier documenten niet-openbaar.

Draagvlak Niet van toepassing

Aanpak/Uitvoering Nadat u een besluit heeft genomen op het verzoek tot opheffing van de geheimhouding, wordt de indiener van het Woo-verzoek als belanghebbende bij het verzoek tot opheffing van de geheimhouding van dit besluit op de hoogte gesteld. Vervolgens wordt de bezwaarprocedure hervat, zoals beschreven onder stap 2.

Communicatie Zie aanpak/uitvoering.

Financiële consequenties Geen.

Juridische consequenties Als uw raad besluit de geheimhouding te handhaven, wordt het verzoek om voornoemde vier documenten te openbaren afgewezen. De documenten blijven dan onder geheimhouding vallen. Er is overigens wel sprake van een appellabel besluit waartegen de Woo-verzoeker dus langs bestuursrechtelijke weg kan opkomen. Mocht uw raad besluiten de geheimhouding op te heffen, dan is van belang dat voornoemde vier documenten niet direct openbaar worden. Uit artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht volgt dat eenieder die betrokken is bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking heeft over gegevens, waarvan hij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, verplicht is tot geheimhouding van die gegevens. Uw raad alsook individuele raadsleden blijven dus gehouden de documenten voor u te houden.

WMO-aspecten Niet van toepassing

Gezondheid Niet van toepassing

Onderwerp

Verzoek tot opheffen geheimhouding contractdocumenten aanbesteding OVL Datum

4 juni 2024

Kenmerk

Pagina

4 van 5

Voorstel aan de raad

Duurzaamheid Niet van toepassing

Effect op vermindering regeldruk Niet van toepassing

Alternatieven Het opheffen van de geheimhouding wordt niet geadviseerd op basis van de onder argumenten beschreven belangen.

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Brief Nysingh Notitie Smart City Renkum bv in de gemeente Renkum Beantwoording technische vragen n.a.v. raadscommissie 15 mei 2024 Raadsbesluit

Onderwerp

Verzoek tot opheffen geheimhouding contractdocumenten aanbesteding OVL Datum

4 juni 2024

Kenmerk

Pagina

5 van 5