Raadsbrief mbt huisvesting gemeente.pdf

Generaal Urquhartlaan 4 6861 GG Oosterbeek Postbus 9100 6860 HA Oosterbeek Telefoon (026) 33 48 111 Fax (026) 33 48 310 Internet www.renkum.nl IBAN NL02BNGH0285007076 KvK 09215649

Leden van de gemeenteraad

Datum

Onderwerp

8 juni 2021

Huisvesting gemeente

Geachte leden van de gemeenteraad, Eind 2019 is gestart met een studie voor wat betreft de huisvesting van de gemeentelijke organisatie (gemeentehuis en gemeentewerf). Deze studie betrof een visie op de huisvesting voorzien van een scenariostudie. In 2020 is hiervan een conceptrapport beschikbaar gekomen en met uw raad gedeeld. Naar aanleiding van dat rapport is aanvullend in beeld gebracht wat minimaal nodig is om het gemeentehuis in stand te houden voor een beperkte periode van 5 of 10 jaar. Op basis van de studies voor het gemeentehuis en gemeentewerf is gebleken dat hiermee forse investeringen gemoeid zijn waarbij de dekking een probleem vormt. Tijdens de begrotingsbehandeling 2020 zijn de volgende moties door u aangenomen: ● Gemeentehuis: de plannen voor renovatie/ingrijpend onderhoud van het gemeentehuis uit te stellen tot 2022 en de aanpassingen te beperken tot de strikt noodzakelijke (ARBO) aanpassingen ● Gemeentewerf: Aan de raad voorstellen te doen wat betreft de renovatie van de bedrijfshuisvesting van de gemeente op de Veentjesbrug. Afgelopen maart is er onder de medewerkers een enquête gehouden over het hybride (combinatie van digitaal en fysiek) werken zoals we dat de afgelopen maanden, als gevolg van de Covid 19 pandemie, hebben gedaan.

De belangrijkste uitkomsten uit deze enquête in relatie tot de benodigde ruimte zijn: • Medewerkers kiezen voor 60% werkzaam op het gemeentehuis en 40% thuis werken • Een verschuiving van bureauwerkzaamheden naar samenwerking en ontmoeting/overleggen op het gemeentehuis; • De thuiswerkplek wordt meer, indien de situatie geschikt is, geconcentreerd werken en het voeren van digitaal overleg; • Het gemeentehuis wordt een plek om samen te werken, interactie te hebben met collega’s. En tevens collega’s, samenwerkingspartners en inwoners te ontmoeten;

Uw brief van

Uw kenmerk

Behandeld door

Verzenddatum van deze brief

Ons kenmerk

René Jansen Bijlage

139567 Rene.jansen@renkum.nl

Gemeente Renkum •

•

•

•

Als gekozen wordt voor een flexibel werkconcept kan het aantal werkplekken naar beneden. Dus van 0,7 (70% van het aantal medewerkers) naar 0,6 (60% van het aantal medewerkers). Soms 0,5 (50% van het aantal medewerkers); Daarnaast zijn er wel andere voorzieningen nodig om invulling te geven aan het totale werkconcept. Bijvoorbeeld voldoende ruimte voor ontmoeting: formeel en informeel. Hier niet op inleveren; Specifiek wordt het ontmoeten in een informele setting veel benoemd. Daarnaast zal er meer aandacht moeten zijn voor het hybride werken, dus een combinatie van digitaal en fysiek. Als mensen naar kantoor komen, zullen ze ook af en toe een digitale vergadering hebben. Dit is praktisch niet handig in een omgeving waar meerdere mensen werken, dus zijn hiervoor bel locaties/eenpersoonsruimten nodig; Vraagt verandering in houding en gedrag van de medewerkers en leidinggevenden. Hiervoor is het belangrijk dat dit bewust gebeurd en goed vanuit de organisatie wordt gestuurd (roostering, werkafspraken en begeleiding).

Op basis van de gehouden enquête is gebleken dat er bij een groot deel van de medewerkers behoefte bestaat aan een hybride vorm van werken. Dit betekent ook dat we in het gemeentehuis anders met onze beschikbare ruimten omgaan en er ruimte vrij komt. Mede op basis hiervan heeft het college besloten om voor het gemeentehuis een tweetal alternatieve scenario’s uit te werken die bij moeten dragen aan een (meer) haalbare dekking. In deze alternatieven voor het gemeentehuis worden combinaties uitgewerkt met de Connectie en met de Bibliotheek te Oosterbeek. De combinatie met de Connectie is één van de varianten die de Connectie zelf onderzoekt en waarbij dit scenario in wordt meegenomen. De combinatie gemeentehuis/ bibliotheek onderzoeken we gezamenlijk met de bibliotheek. De bibliotheek als laagdrempelige informatievoorziening draagt bij aan de ontmoetingsfunctie van het gemeentehuis. Ook voor de gemeentewerf worden een aantal scenario’s op het bedrijventerrein Veentjesbrug onderzocht op haalbaarheid. Het eventueel realiseren van de gemeentewerf op een andere locatie op het bedrijventerrein biedt kansen voor andere ontwikkelingen die spelen in onze gemeente. Hierover bent u onlangs geïnformeerd tijdens de raadsinformatiebijeenkomst over ruimtelijke projecten.

Zodra deze studies zijn afgerond worden er voorstellen gedaan aan uw raad en moet er een integraal besluit genomen worden over de gemeentelijke huisvesting (gemeentehuis en gemeentewerf). Op dit moment kan nog niet aangegeven worden of en zo ja welke scenario’s binnen de beschikbare middelen gaan passen. Ondertussen wordt het noodzakelijk onderhoud dat niet uitgesteld kan worden, uitgevoerd. De planning is om uw raad in september door middel een bijeenkomst nader te informeren. Besluitvorming staat gepland voor 2022. Wij hopen u met deze raadsbrief voldoende te hebben geïnformeerd en zullen u op gepaste momenten blijven informeren en betrekken.

Met vriendelijke groet,

Onderwerp

Huisvesting gemeente Datum

Ons kenmerk

Pagina

8 juni 2021

139567

2 van 3

Gemeente Renkum

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN RENKUM de secretaris,

de burgemeester,

M.G.M. (Maurits) van de Geijn

A.M.J. (Agnes) Schaap

Onderwerp

Huisvesting gemeente Datum

Ons kenmerk

Pagina

8 juni 2021

139567

3 van 3