Overdrachtsdocument versterking bestuurscultuur-rvs.pdf

Voorstel aan raad

5

Verantwoordelijke afdeling Griffie

Nummer 6

− − −

Raad d.d. 25 mei 2022

Zaaknummer: Paragraaf begroting: Steller: J. Cornips

Portefeuillehouder Burgemeester Datum 25 april 2022

Onderwerp Traject bestuurscultuur

Geadviseerd besluit 1. Het overdrachtsdocument ‘Versterken bestuurscultuur Renkum’ vast te stellen, inclusief aanbevelingen; 2. Voor de bestuursperiode 2022-2026 een regiegroep ‘Versterken Bestuurscultuur’ in te stellen, bestaande uit de vertegenwoordigers van iedere fractie, de griffie, het college en de organisatie; 3. Een bedrag op te nemen van € 50.000 in de voorjaarsnota 2022 en begroting 2023 voor de borging van de aanbevelingen. Toelichting op beslispunten In 2021 hebben de gemeenteraad, het college en leden van de ambtelijke organisatie een gezamenlijk traject doorlopen ter versterking van de politiek- bestuurlijke en ambtelijke samenwerking. In oktober 2021 hebben veertien zogeheten ‘Gesprekstafels’ plaatsgevonden, waaraan in totaal circa vijftig direct betrokkenen vanuit de Raad, het College van B&W, de griffie en de organisatie, hebben deelgenomen. Op basis van de eerder genoemde oriënterende gesprekken zijn de thema’s gekozen die naar de mening van de gesprekspartners gezamenlijk de Renkumse bestuurscultuur kleuren. Van omgangsvormen, werkwijzen, houding en gedrag tot de relatie tussen coalitie en oppositie en van informatievoorziening en stukkenstroom tot rolduidelijkheid en anders besturen. Op 16 februari 2022 heeft een afsluitende bijeenkomst plaatsgevonden in het Fletcher hotel te Doorwerth.

De opbrengsten van de gesprekstafel en de slotbijeenkomst zijn vertaald in een aantal aanbevelingen ter verbetering van het samenspel van de raad, het college en de organisatie. Deze aanbevelingen zijn opgeschreven in het overdrachtsdocument ‘Versterken bestuurscultuur Renkum’ en kunnen worden gezien als adviezen vanuit de raad, het college en de organisatie voor de bestuursperiode 2022-2026.

Vervolg voorstel aan raad

pagina 2 van 3

Met het vaststellen van dit document neemt de gemeenteraad deze adviezen over, waarbij opgemerkt moet worden dat de in het document genoemde aanbevelingen richting geven aan de politiek- bestuurlijke en ambtelijke samenwerking zonder hierin ‘dwingend’ te zijn. Het versterken van de bestuurscultuur is namelijk een continue en cyclisch proces. Het is dus goed mogelijk dat gedurende deze periode andere accenten worden gelegd of dat er nieuwe ideeën ontstaan ter verbetering van de bestuurscultuur. De aanbevelingen kunnen dus in de loop der tijd verder worden uitgewerkt, aangevuld of worden aangepast, afhankelijk van de bestuurlijke realiteit en ontwikkelingen. Centrale aanbeveling is om met het oog op het vervolgproces een Regiegroep Versterken Bestuurscultuur te introduceren. In deze Regiegroep neemt een vertegenwoordiger plaats van elke fractie, vanuit de griffie, vanuit het college en vanuit de organisatie. De Regiegroep wordt voorgezeten door de burgemeester. De Regiegroep draagt zorg voor het concreet vorm en inhoud geven van het hierboven genoemde cyclisch proces van het continue (verder) versterken van de Renkumse Bestuurscultuur. Daarmee voert deze groep regie op het proces en op de opvolging van de verschillende aanbevelingen. Waar nodig en mogelijk ondersteunt de Regiegroep de gremia die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de aanbevelingen.

De Regiegroep neemt zelf geen besluiten, maar legt deze waar van toepassing voor aan de betreffende gremia. De uitvoering van de aanbevelingen ligt bij de verschillende gremia waar de aanbevelingen van toepassing op zijn. De Regiegroep kan hierbij fungeren als klankbord, bijvoorbeeld als het gaat om het actualiseren van het vergaderstelsel. Er ligt voor de Regiegroep ook een belangrijke taak als het gaat om het op elkaar afstemmen van dit proces, het opleidingsprogramma voor de nieuwe raad en mogelijk ook voor het Raadsperspectief. De Regiegroep kan dit niet alleen en zal ambtelijk ondersteund moeten worden op zowel uitvoering als begeleiding en communicatie. De ambtelijke ondersteuning van de regiegroep ligt bij de griffie. Beoogd effect Het beoogde effect is om de samenwerking tussen raad, het college en de organisatie duurzaam te versterken en te optimaliseren. Een verbeterde samenwerking moet bijdragen aan groter onderling vertrouwen en het verbeteren van de bestuurlijke slagkracht van de gemeente. Om richting te geven aan de verbeterde samenwerking zijn 9 algemene aanbevelingen geformuleerd voor een aantal thema’s. Deze thema’s zijn:     

Versterken van de rollen van de Raad, Omgangsvormen, houding en gedrag, Vergaderreglement en werkwijze, (4) Anders besturen en (5) Verhouding Coalitie-oppositie.

Argumenten Motieven om daartoe een ‘proces’ te starten zijn onder meer gelegen in het belang van het gezamenlijk opereren ten behoeve van de Renkumse samenleving, het in veiligheid en

Vervolg voorstel aan raad

pagina 3 van 3

vertrouwen kunnen vervullen van eenieders rol en het verbeteren van de reputatie van het lokaal bestuur. Laatstgenoemd aspect is vervolgens weer van invloed op de interesse en aanwas van (jong) talent. Ook de wens om te komen tot een gezonde debatcultuur en de nadrukkelijke behoefte aan het zodanig faciliteren van vooral raads en commissieleden dat het Raadswerk ‘behapbaarder, effectiever en leuker wordt’, vormden en vormen belangrijke overwegingen om een dergelijk complex proces ter hand te nemen. Aanpak/Uitvoering/Communicatie De Regiegroep is verantwoordelijk voor het borgen van de aanbevelingen en ervoor te zorgen dat daar verder invulling aan wordt gegeven. De Regiegroep komt periodiek bij elkaar met ambtelijke ondersteuning van de griffie. Het is een overlegorgaan en heeft geen besluitvormende bevoegdheid. De regiegroep heeft de rol als aanjager en klankbord. Ook wordt er de voortgang van de aanbevelingen besproken en gemonitord. Bovendien kunnen er nieuwe initiatieven en ideeën worden geïnitieerd. Daarnaast is de Regiegroep verantwoordelijk voor de inhoudelijke voorbereiding van (jaarlijkse) bijeenkomsten met de raad, het college en de organisatie. De regiegroep heeft hiervoor beschikking over een jaarlijks budget (zie financiële consequenties). Het is aan de Regiegroep om verder invulling te geven aan haar werkwijze.

Het ligt hierbij voor de hand dat zij hiervoor een plan van aanpak opstelt, waarbij ook aandacht is voor de verhoudingen tussen de verschillende gremia (o.a. de raad, het fractievoorzittersoverleg, en de driehoek). Iedere fractie kan een vertegenwoordiger afvaardigen om deel te nemen aan de Regiegroep. Dit kunnen zowel raads- als commissieleden zijn. Met het oog op de belasting van de raadsleden, is het ook mogelijk om te kiezen voor een roulerend systeem, waarbij ieder jaar een nieuwe vertegenwoordiger vanuit de fractie aan de regiegroep deelneemt. Om de continuïteit te bewaken, wordt afgeraden om te werken met plaatsvervangers. Juridische consequenties Niet van toepassing. Financiële consequenties Voor de personele en facilitaire ondersteuning van de regiegroep wordt geadviseerd om € 50.000 op te nemen in de voorjaarsnota 2022 en de begroting 2023. Dit budget is o.a. bestemd voor de Personele (ambtelijke) ondersteuning van de regiegroep en het organiseren van bijeenkomsten, eventuele externe inhuur en andere vormen van (facilitaire) ondersteuning. Alternatieven De raad zou ervoor kunnen kiezen om het overdrachtsdocument niet vast te stellen en de aanbevelingen niet te omarmen. Daarmee zou het ingezette traject ter versterking van de bestuurscultuur geen voortgang krijgen in deze nieuwe raadsperiode.

Een andere mogelijkheid is om geen regiegroep op te richten en de borging van de aanbevelingen bij andere gremia te beleggen, zoals de driehoek (burgemeester, gemeentesecretaris en griffier) en/of het fractievoorzittersoverleg. Dit zou echter ten koste gaan van een belangrijk voordeel van de regiegroep, namelijk: te komen tot een gezamenlijk traject van raad, college en de organisatie.