Ontwerp MJPB 2022-2025 20210609 (def).pdf

-ontwerp-

Meerjarenprogrammabegroting 2022-2025

8 juni 2021

1

Inhoudsopgave 1. Inleiding

4

1.1. Inleiding

4

1.2. Leeswijzer

4

2. Missie, visie, uitgangspunten en kernwaarden

5

2.1. Missie

5

2.2. Visie

5

2.3. Uitgangspunten

5

2.4. Kernwaarden De Connectie

5

3. Programmaplan

6

3.1. Programma Bedrijfsvoering gemeenten

6

3.2 Programma Belastingen gemeenten

19

3.3 Overzicht algemene dekkingsmiddelen en overhead

21

3.4 Bedrag heffing vennootschapsbelasting

23

4. De Paragrafen

24

4.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

24

4.2 Financiering

32

4.3 Bedrijfsvoering

34

5. Overzicht van baten en lasten en toelichting

39

5.1 Uitgangspunten voor de begroting

39

5.2 Grondslagen voor de ramingen

40

5.3 Ontwikkeling begroting 2022 en meerjarenraming

41

5.4 Baten en lasten per programma

47

5.5 Bijdragen gemeenten

48

5.6 Incidentele baten en lasten

52

6. Financiële positie en toelichting

53

6.1. Geprognosticeerde eindbalans

53

6.2 Investeringsprogramma

55

6.3 EMU-saldo

56

6.4 Financiering

57

6.5 Stand en verloop van de reserves

57

6.6 Jaarlijks terugkerende arbeidskosten met een vergelijkbaar volume

58

7. Bijlagen Bijlage 1: Taakvelden

59 59

2

Voorwoord Geachte raadsleden, Hierbij ontvangt u de Meerjarenprogrammabegroting 2022-2025 van De Connectie. U zult lezen dat deze meerjarenprogrammabegroting in belangrijke mate een beleidsneutraal karakter heeft. Dat betekent niet automatisch dat de uitvoering van het bestaande beleid binnen de bestaande financiële kaders plaats kan vinden. De Connectie is zich bewust van de financiële positie van gemeenten en dat dit ook van De Connectie kritische afwegingen vraagt op betaalbaarheid en noodzakelijkheid. Dit vraagt aan ons om scherp aan de wind te zeilen. Daarnaast is het nodig om de komende tijd een heroriëntatie te doen op de te leveren dienstverlening, uitgangspunten en de samenwerking. De Connectie is er om de gemeenten soepel te laten draaien De Connectie is er zodat de gemeenten zich volledig kunnen richten op inwoners en bedrijven. Om dat nog beter te doen is bedrijfsvoering nodig als strategisch instrument. Voor inwoners en bedrijven is De Connectie een organisatie die onder de motorkap van de gemeenten werkt. In principe niet zichtbaar maar onlosmakelijk met de gemeenten verbonden. De investeringen door De Connectie in bedrijfsvoering zijn daarmee investeringen in de gemeenten zelf. In tijden dat de overheid bezuinigt, steeds slanker wordt, zijn de opgaven die op de gemeenten afkomen steeds complexer en uitdagender.

Om de complexe opgaven het hoofd te bieden is er een slimme overheid nodig. Niet voor niets is in 2017 De Connectie opgericht door de drie gemeenten. Een manier van samenwerken op de bedrijfsvoering om maatschappelijke opgaven aan te kunnen en te faciliteren. In een snel veranderende samenleving is stilstaan geen optie In deze snel veranderende samenleving waarin (open) data, digitalisering en daarmee informatieveiligheid, contact met inwoners en bedrijven, openlijke verantwoording en aanpak belangrijk zijn voor inwoners en bedrijven kan er niet stilgestaan worden. Niet door de gemeenten, en dus niet door De Connectie. Om de gemeentelijke opgaven te realiseren is bedrijfsvoering een onmisbare schakel. Zou er bijvoorbeeld zonder ICT uitvoering te geven zijn aan de nieuwe omgevingswet? Wat zou de financiële en maatschappelijke impact zijn voor de gemeenten als de bedrijfsvoering ten aanzien van Belastingen en Basisregistraties niet goed zouden functioneren? Of wat betekent een onveilige en achterlopende ICT-omgeving voor de gemeentelijke dienstverlening? Verbonden met elkaar door een ‘connectie’ te maken We zijn gelukkig met elkaar verbonden om elkaar te versterken. Versterken kan alleen door in samenspraak met elkaar te investeren en te ontwikkelen zodat de gemeenten daadwerkelijk de beleidsontwikkeling kan doormaken. Laten we investeren in elkaar.

We hebben elkaar nodig om de maatschappelijke opgaven van vandaag en morgen aan te kunnen. Dat betekent voortdurend scherp zijn als het gaat om de huidige en de toekomstige samenwerking vorm te geven. Namens het bestuur van De Connectie, Dorus Klomberg, voorzitter bestuur Bernard Fransen, directeur 3

1. Inleiding 1.1.

Inleiding

Voor u ligt de Meerjarenprogrammabegroting 2022-2025 (MJPB 2022-2025) van De Connectie. De belangrijkste uitgangspunten voor de MJPB 2022-2025 zijn het reeds bekende financiële meerjarenbeeld zoals deze is opgenomen in de MJPB 2021-2024 en de structurele doorwerking van besluiten die het bestuur bij de eerste bestuursrapportage 2021 neemt over de algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het komende jaar. In die zin kan er worden gesproken over een overwegend beleidsneutrale begroting. MJPB 2021-2024 De belangrijkste grondslag voor de MJPB 2021-2024 is het eerste deel van het zogeheten Ontwikkelperspectief. De Connectie vindt het, net zoals de gemeenten, belangrijk dat er een ontwikkelperspectief is voor de komende jaren. Dit betekent dat we samen de schouders eronder zetten om De Connectie te laten slagen. In opdracht van de gemeenten heeft een extern bureau De Connectie geëvalueerd. De evaluatie was het moment om terug te kijken op de afgelopen jaren. Het ontwikkelperspectief is om vooruit te kijken. De Connectie wil de komende jaren toegroeien, via een organisatie met de focus op de basis op orde, naar een servicegerichte organisatie. Daarna verschilt het per afdeling en taakveld welke fase het eindstation is, in het ultieme geval dé partner in bedrijfsvoering. Dit eindstation wordt samen met de gemeenten bepaald.

Het eerste deel van het Ontwikkelperspectief is aangeboden aan de raden en kan worden gezien als de stip op de horizon. Daarnaast beschrijft dit deel de richting en wijze waarop De Connectie zich de komende jaren wil gaan ontwikkelen. Gestart is met het verleggen van de focus naar een servicegerichte organisatie. Het eerste deel van het Ontwikkelperspectief is vertaald naar de programma’s uit de MJPB 2021-2024 en is hiermee onderdeel geworden van de beleidscyclus van De Connectie. Eerste bestuursrapportage 2021 De eerste bestuursrapportage is een afwijkingenrapportage ten opzichte van de Meerjarenprogrammabegroting (MJPB) 2021-2024. Het accent hiervan ligt op de ontwikkelingen binnen de programma’s, de nu voorliggende opgaven en de voorziene ontwikkelingen hierin. Naast een aantal autonome ontwikkelingen zijn belangrijke thema’s in de eerste bestuursrapportage de ICTopgave en daaraan gerelateerd de informatieveiligheid en businesscontinuïteit. De structurele effecten hiervan zijn eveneens vertaald naar en opgenomen in deze MJPB 2022-2025. 1.2.

Leeswijzer

De begroting ontleent haar indeling in grote mate aan de voorschriften uit het Besluit Begroting en Verantwoording voor Provincies en Gemeenten (BBV). Het beleidsmatige deel van de begroting bestaat uit het programmaplan en de, voor De Connectie, verplichte paragrafen. Deze vindt u in de hoofstukken 3 en 4. De financiële begroting bestaat uit een overzicht van baten en de uiteenzetting van de financiële positie. De zijn opgenomen in de hoofdstukken 5 en 6. In de bijlagen is de verplichte indeling van de begroting naar taakvelden opgenomen.

4

2. Missie, visie, uitgangspunten en kernwaarden 2.1. Missie Door de Connectie kunnen de klanten zich volledig richten op inwoners, bedrijven en toeristen. 2.2. Visie De Connectie is de partner in bedrijfsvoering. Bij de dienstverlening van De Connectie staat de klant altijd centraal. De dienstverlening is efficiënt, kwalitatief en kostenbewust. Hierdoor kunnen klanten zich voor 100% richten op hun inwoners, bedrijven en toeristen. 2.3. Uitgangspunten De Connectie denkt en werkt vanuit de klant en zet de klant altijd centraal. De Connectie levert producten en diensten tegen een gezamenlijk afgesproken kwaliteit. De Connectie investeert in medewerkers en biedt hen kansen zich te ontwikkelen. De Connectie kent de trends en ontwikkelingen, speelt daarop in en vertaalt deze, in samenwerking met de klant, naar haar bedrijfsvoering. Hierdoor zijn partners in staat om zich volledig te richten op hun inwoners, bedrijven en toeristen. Ze zijn daardoor minder kwetsbaar. Door producten en diensten te harmoniseren en te digitaliseren werkt De Connectie efficiënter. Dit leidt ertoe dat de kosten voor de partners omlaag gaan. 2.4. Kernwaarden De Connectie De Connectie ontwikkelt zich naar een flexibele, open en daadkrachtige organisatie die zich makkelijk aanpast aan nieuwe ontwikkelingen.

De kernwaarden die hierbij horen, het fundament waar energie en inspiratie uit worden gehaald, zijn:  Professioneel: service, verantwoordelijk, kennis, kwaliteit, resultaatgericht, dienstverlenend.  Betrokken: samen, verbindend, nieuwsgierig, werkplezier, omgevingsbewust, energiek, leergierig.  Integer: duidelijk, betrouwbaar, open, eerlijk, transparant, afspraken nakomen.

5

3. Programmaplan Het programmaplan is gewijzigd ten opzichte van de MJPB 2021-2024. Het programma Bedrijfsvoering De Connectie is opgeheven. In de verplichte paragraaf Bedrijfsvoering staan de kaders voor onze interne bedrijfsvoering al genoemd. Hier wordt vanaf u ook in een iets lichtere vorm over de uitvoering hiervan gerapporteerd. Hiermee bewerkstelligen we dat het accent minder ligt op de interne bedrijfsvoering binnen De Connectie en meer op de dienstverlening aan de gemeenten. 3.1. Programma Bedrijfsvoering gemeenten Wat willen we bereiken? De Connectie wil zich onderscheiden in de dienstverlening aan aangesloten gemeenten. Dit betekent dat ze uitstekende vakinhoudelijke kennis hebben en een kwalitatief hoogstaande partner in de bedrijfsvoering van de gemeenten willen zijn. Om de missie en visie te realiseren is het allereerst nodig dat de organisatie zich ontwikkelt. In de periode 2020-2024 gaat De Connectie daarom in drie fases die parallel lopen aan het volwassen worden van de organisatie aan de slag, namelijk: 1. De Connectie, een uitvoeringsorganisatie met focus op de basis op orde brengen. 2. De Connectie, een servicegerichte organisatie. 3. De Connectie, dé partner in bedrijfsvoering. De basis op orde brengen betekent het creëren van de minimale voorzieningen die nodig zijn om de afgesproken producten en diensten betrouwbaar en voorspelbaar te leveren.

Volgens de definitie van het platform Overheid is de basis op orde: de organisatie is kostenbewust, betrouwbaar, open en zorgt goed voor haar medewerkers. De Connectie wil tenminste een servicegerichte organisatie worden. Dat zijn we wanneer zij in staat is om behoeften, wensen en verwachtingen van klanten te vertalen naar succesvolle producten, diensten en dienstverlening. Klanten merken in deze fase dat er meegedacht en gestuurd wordt op de veranderende behoeften van de klanten. Er wordt gedacht en gehandeld vanuit de klant. Om een partner in bedrijfsvoering te kunnen zijn is het noodzakelijk dat er een goede samenwerkingsrelatie is tussen de klant en De Connectie. Specialisten van De Connectie zien welke opgaven op de gemeenten en andere partners afkomen. Ze zijn in staat om te zien wat dit voor de bedrijfsvoering betekent. Doordat De Connectie de markt en het maatschappelijk veld in de gaten houdt, kan zij haar partners actief bedienen. Nog voordat de vraag door de klant gesteld wordt, komt De Connectie met een passend advies of een passende oplossing. Deze fases overlappen elkaar deels. Waar de ene afdeling nog volop inzet op de basis op orde brengen, draagt de andere afdeling al volledig bij aan een servicegerichte organisatie zijn. Alle afdelingen zijn in 2024 servicegericht. Dit programmaplan richt zich op wat er nodig om dat niveau van dienstverlening te behalen.

Per afdeling verschilt echter welke fase het eindstation is. De behoefte van de klant bepaalt mede of een afdeling van De Connectie zich daadwerkelijk verder ontwikkelt naar partner in bedrijfsvoering. Het eindstation wordt nog samen met de gemeenten bepaald. 6

Wat gaan we daarvoor doen? ICT Sinds de start van De Connectie zijn de ICT-omgevingen overgedragen vanuit de aangesloten gemeenten. Het betreft met name de basis-infrastructuur. Het eigenaarschap van veel business applicaties is bij de gemeenten gebleven. Al snel werd duidelijk dat er flink geïnvesteerd moest worden om de (business) continuïteit te kunnen waarborgen. De onderzoeken van PwC en Arlande lieten zien dat veel van de gebruikte hardware en software verouderd was. Ook bleek dat de randvoorwaardelijke processen om hard- en software zorgvuldig te onderhouden, niet of onvoldoende ingericht zijn. De Connectie wil op een veilige, betrouwbare manier meekomen in dit digitale tijdperk. Enerzijds omdat in dit digitale tijdperk de samenwerking tussen overheden steeds meer centraal staat, maar ook om een aantrekkelijke werkgever te blijven die werkt met moderne middelen. Hiervoor moest eerst de basis op orde worden gebracht. Basis verder op orde brengen Onder het programma 1!Connect is de basis op orde gebracht. Dit programma is een belangrijke basis voor het wegwerken van de technische achterstand en het borgen van de continuïteit en het sterk verbeteren van de informatiebeveiliging. Bij de goedkeuring van de begroting van het 2!Connect programma was een eerste tranche opgenomen voor de migratie van businessapplicaties naar de ICT-omgeving.

Deze eerste ontwikkelfase om te komen tot een nieuwe werkplekomgeving is gestart. Inzet van de eerste fase is om de eerste (meest urgente) businessapplicaties naar de nieuwe ICT-omgeving te migreren. In 2021 gaat dit proces verder. Het samenvoegen en harmoniseren vraagt bij de uitvoering om een gedeelde visie en focus van klanten en de Connectie. Er zullen soms lastige keuzes gemaakt moeten worden voor het behalen van de doelstellingen. De eerste voorbereidingen zijn hiertoe getroffen. Het regionaal CIO-overleg (RCIOO) heeft geadviseerd om eenvoudige rationalisaties in de eerste fase van de migratie mee te nemen; een volledige rationalisatie volgt dan later. Het opdrachtgeversoverleg (OGO) zal op basis van dit advies – en dat van de controllers ten aanzien van de financiële effecten – nog een besluit moeten nemen. Hierbij zal nadrukkelijk de houdbaarheid van de taakstellende afbouw van formatie voor het applicatiebeheer aan de orde moeten komen. Aangezien het takenpakket van onze klanten, de wet- en regelgeving, de technologische mogelijkheden en hun kansen en bedreigingen continu in beweging zijn, is de basis op orde een dynamisch evenwicht die telkens nieuwe investeringen vraagt. De noodzaak om een hoger kwaliteitsniveau van dienstverlening te leveren is hoog.

Om die reden zijn een set van ICT-basisprocessen (zoals de Baseline Informatiebeveiliging Overheid die kent) en een set overige processen gekozen om de kwaliteit van zowel beheersing als uitvoering naar een marktconform niveau te brengen. We maken dit aantoonbaar door gebruik te maken van het Capability Maturity Model (CMM).

7

Servicegerichte dienstverlening De noodzaak om meer servicegericht te zijn naar onze klanten is ook hoog. Dit vraagt onder andere om een duidelijke focus op het ontwikkelen van de daarvoor noodzakelijke competenties bij onze medewerkers. De noodzaak voor onze medewerkers om zich continu te ontwikkelen is hoog. ICTtechnologieën zoals Internet of Things, Big Data, Cloud en Artificial Intelligence bieden kansen en bedreigingen. We moeten blijvend leren en ontwikkelen zodat we hierop anticiperen. We zien een trend dat deze technologische ontwikkelingen steeds sneller gaan. Een belangrijk trend die De Connectie nu in meer concreetheid onderzoekt, zijn de mogelijkheden van cloud computing. Hardware, software en gegevens worden hierbij op aanvraag beschikbaar gesteld via een netwerk, vergelijkbaar met elektriciteit uit het lichtnet. Dit betekent uiteindelijk dat bij De Connectie, steeds minder behoefte zal gaan bestaan aan eigen rekencentra en eigen capaciteit om deze te beheren. Door de nieuwe aankoopopties die in de afgelopen jaren op de markt zijn gekomen is er steeds minder sprake van een investering en is ook de eeuwigdurende softwarelicentie niet meer de standaardoptie. Een bijkomend gevolg is dat in het begrotingsproces de initiële implementatiekosten niet worden geactiveerd.

Begin 2021 wordt samen met onze leveranciers een haalbaarheidsstudie opgestart om versneld meer diensten via de ‘Cloud’ af te nemen. Verder zien we dat klanten meer diensten en producten bij ons afnemen, waaronder adviezen en projectmanagement. Autonome ontwikkelingen De coronacrisis heeft het thuiswerken definitief op de kaart gezet en nog meer nadruk gelegd op het belang van flexibele IT. Afgelopen jaar is de cloudwerkplek – meer dan voorspeld – in populariteit toegenomen. De coronacrisis heeft hier een grote bijdrage aan gehad; veel medewerkers moesten vanuit huis gaan werken en dat vraagt om een flexibele en veilige IT-werkplek. De verwachting is dat flexibel werken de norm wordt. Deze ontwikkeling vraagt om security die net zo flexibel is, en niet gebonden is aan traditionele structuren zoals vaste werkplekken. Schaalbaarheid, wendbaarheid en betrouwbaarheid zijn daarbij drie belangrijke elementen. Dit vraagt om een maatgerichtere securityaanpak in plaats van een one–size-fits-all-aanpak. Gepaard met het thuiswerken kwam ook de behoefte om op afstand te vergaderen. De videoconferencingvaardigheden en -apparatuur moet op orde zijn. IT investeringen zullen voornamelijk in de cloud, cloudsecurity en mobiliteit worden gedaan. Door afscheid te nemen van legacy IT en de functie ervan te automatiseren, kunnen voordelen ten aanzien van de beheercapaciteit wel worden behaald.

In het kader van wet- en regelgeving zien we twee belangrijke wetswijzigingen. De grootste wetswijziging, de Omgevingswet, is opnieuw uitgesteld naar invoering per 1 januari 2022. Deze ontwikkeling raakt, naast ICT, meerdere afdelingen binnen De Connectie. Verder treedt per 1 juli 2021 de Wet elektronische publicaties in werking. Volgens de Wep moeten alle bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten worden gepubliceerd in het elektronische gemeenteblad.

8

Documentaire Informatievoorziening De huidige situatie van Documentaire Informatievoorziening/ Informatiebeheer (DIV) is complex. De informatie wordt beheerd op twee manieren (fysiek en digitaal), op drie locaties, in drie ICTomgevingen en met vier verschillende inrichtingen op de bedrijfsvoering van de deelnemers. Harmonisatie en standaardisatie van systemen en processen heeft bij DIV beperkt plaatsgevonden, omdat deze bij de start van De Connectie was voorzien op het zaaksysteem bij gemeenten. De hieraan verbonden formatiereductie is daarentegen wel geëffectueerd. Dit legt een grote druk op het op peil houden van de kwaliteit van dienstverlening. Basis verder op orde brengen De visie van De Connectie is om met één record-managementapplicatie (RMA) de drie afzonderlijke gemeentenen en De Connectie te bedienen, volgens de door de gemeenten gevolgde principes van Common Ground. Er is dan sprake van één gecentraliseerde opslag van documenten, waarbij de gemeentelijke omgevingen van elkaar gescheiden blijven. Deze ontwikkeling helpt in het uniformeren en standaardiseren van de processen en werkwijzen van de afdeling. In 2021 en 2022 wordt hier samen met de gemeenten verder invulling aan gegeven.

De pilot robotisering draagt bij aan een verdere automatisering van het registratiewerk, waardoor de medewerkers het accent kunnen verleggen naar het verhogen van de kwaliteit van het digitaal en papieren archief van de gemeenten, noodzakelijke werkzaamheden waar vanwege FTE-reductie achterstanden in zijn ontstaan en die wel degelijk nodig zijn om te kunnen voldoen aan de gestelde eisen uit de Archiefwet. Servicegerichte dienstverlening Het centraliseren van het digitaal archief vraagt om proactief adviseren, meedenken en inrichten van de processen en applicaties van gemeenten op het digitaal archief. Een nauwe samenwerking tussen gemeenten en DIV is nodig om het archiefbeheer goed in te richten en in te regelen. Autonome ontwikkelingen Het aannemen van de wijzigingen op de Wet Open Overheid vraagt om aanpassingen in de informatiehuishouding van gemeenten. Doel is onder andere om verbetering aan te brengen in de wijze waarop digitale documenten worden vervaardigd, geordend, bewaard, vernietigd en ontsloten. De gemeenten worden hiervoor gecompenseerd vanuit de overheid, de financiële uitwerking is nog onbekend. In de komende periode wordt inzichtelijk gemaakt welke impact deze wetswijziging heeft op de werkzaamheden van afdeling DIV, alsook de financiële impact hiervan. De nieuwe Omgevingswet raakt ook het archiefbeheer.

Vooralsnog is nog geen zicht op de precieze consequenties. In eerste instantie wordt zo veel als mogelijk gebruik van de huidige werkwijzen en systemen. Het Gelders Archief is betrokken bij het in kaart brengen van de consequenties van de nieuwe omgevingswet op archiefbeheer en zal daarvoor op korte termijn een kennissessie inplannen voor zowel de gemeenten als DIV.

9

Basisregistraties Het team Basisregistraties houdt zich bezig met het formaliseren van de huidige werkzaamheden en voldoen aan wettelijke eisen, het harmoniseren van werkprocessen voor de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden en Rozendaal en het geven van invulling aan het kwaliteitsbeheer van de registraties. De basis op orde betekent voor basisregistraties dat gegevens betrouwbaar zijn en samenhangen, zodat ze effectief zijn in te zetten. Basis verder op orde brengen We hebben te maken met een onderlinge afhankelijkheid tussen de verschillende basisregistraties, waardoor het verbeteren en opwerken van gegevens (en de kwaliteit) van die registraties in samenhang moet plaatsvinden. Door het samenbrengen van de basisregistraties binnen het stelsel van basisregistraties zal de kwaliteit van de registraties toenemen en zal deze worden doorontwikkeld tot een samenhangende objectenregistratie (SOR). Servicegerichte dienstverlening Doordat medewerkers de behoefte van inwoners en opdrachtgevers (leren) kennen, kan dienstverlening worden geboden met toegevoegde waarde. De medewerkers zijn in staat om vanuit de ‘klant’ (inwoner of opdrachtgever) te denken en zijn bereid een stapje extra te nemen. De data die ze in beheer hebben, wordt gebruikt om gemeenten proactief te adviseren en services aan te bieden.

Uit de data is informatie te halen, die te gebruiken is voor bijvoorbeeld data gedreven beleidsvorming. Autonome ontwikkelingen De Omgevingswet heeft ook invloed op het werk van Basisregistraties. De nieuwe Omgevingswet staat voor een goede balans tussen het benutten en beschermen van de fysieke leefomgeving. Ook biedt de Omgevingswet gemeenten de mogelijkheid om met overzichtelijkere regels de leefomgeving meer in samenhang in te richten. Het biedt daarnaast meer ruimte voor lokaal maatwerk en leidt tot een betere en snellere besluitvorming. De wet is ook veelomvattend. Hier is alle informatie gebundeld die voor gemeenten relevant is. Het team Basisregistraties is aangesloten bij de diverse projectgroepen binnen de gemeenten. Tezamen met Belastingen sorteert Basisregistraties voor op de ‘Samenhangende objectregistratie’. Dat betekent dat we objecten, of die nu van belang zijn voor de WOZ of de BAG, centraal registreren. Het bevordert het ‘ketengericht’ werken en doelmatige processen.

10

Facilitaire Zaken Bij het ontstaan van De Connectie was een belangrijke opgave van de afdeling FZF het harmoniseren van de verschillende contracten. Inmiddels zijn de meeste contracten geharmoniseerd. Als gevolg van recente ontwikkelingen is de vervolgstap dat de dienstverlening op onderdelen anders georganiseerd gaat worden. De dienstverlening wordt flexibeler, zonder dat dit inboet aan kwaliteit. De afdeling ontwikkelt zich naar een regieafdeling, om sneller in te kunnen spelen op veranderende vragen vanuit de klant. Basis verder op orde brengen Daarnaast hebben klanten aangegeven dat zij de dienstverlening van de afdeling te duur vinden. De uitgebrachte benchmark van Berenschot onderschreef dit beeld. In 2020 heeft De Connectie, samen met de klantorganisaties, dit nader onderzocht. Daaruit is gebleken dat een deel van de kosten in de benchmark van Berenschot ten onrechte aan deze afdeling zijn toegerekend, danwel het gevolg van het inwilligen van specifieke wensen vanuit de klant. Niettemin blijft kostenefficiency een belangrijk uitgangspunt in de dienstverlening. In 2020 zijn een aantal risico’s geïdentificeerd met betrekking tot het wagenparkbeheer en in het bijzonder ten aanzien van de rittenadministratie. Inmiddels zijn noodzakelijke aanpassingen gedaan in de software die de rittenadministratie verwerkt.

Het bleek noodzakelijk om een handmatige controle uit te voeren op de rittenadministratie van 2019 en 2020. De uitkomst hiervan wordt in Q1 2021 opgeleverd, maar zullen naar waarschijnlijkheid niet leiden tot acties met terugwerkende kracht. De controles op de rittenadministraties worden vanaf 2021 per kwartaal uitgevoerd, als onderdeel van de structurele borging van het wagenparkbeheer. Servicegerichte dienstverlening Facilitaire Zaken is ondersteunend aan het primaire proces van de partnerorganisaties en De Connectie zelf. De partnerorganisaties staan centraal bij de invulling van de werkprocessen. Door de processen van Facilitaire Zaken goed in beeld te hebben, te zorgen voor de juiste gesprekspartners voor diverse facilitaire onderwerpen, proactief informatie te verstrekken en de resultaatafspraken helder te hebben, bouwt Facilitaire zaken verder aan een servicegerichte klantrelatie. Autonome ontwikkelingen Gezien de ontwikkelingen op het gebied van huisvesting, bij zowel De Connectie als haar klanten, wordt er terughoudend omgegaan met het doen van (vervangings-)investeringen. Technische noodzaak tot vervanging van inventaris is er vaak nog niet. Als het beleid en de keuzes hieromtrent helder zijn, kan de investeringsplanning op dit punt worden bijgesteld.

Als gevolg van de coronacrisis en de huisvestingsvraagstukken zullen toekomstige aanbestedingen complexer worden doordat de leveranciers meer zicht wilt hebben op het toekomst beleid van de gemeenten en De Connectie.

11

Frontoffice In 2018 is het Facilitair Management Informatiesysteem (FMIS) Topdesk in gebruik genomen. Met dit systeem worden alle klachten, wensen, informatieverzoeken en storingen geregistreerd. Inmiddels is het systeem uitgebreid met mogelijkheden voor directe opdrachtverstrekkingen voor onder meer vormgeving, repro, poolvervoer en de aanmelding van nieuwe medewerkers. De achterliggende processen en workflows zijn voor een gedeelte ingeregeld, maar vergen nog de nodige aandacht. De opvolging van meldingen duurt nu vaak nog te lang. Gevolg hiervan is dat klanten gaan bellen wat er met hun melding is gebeurd. Aangezien klanten en medewerkers überhaupt nog vaak gebruik maken van het middel telefonie, in plaats van bijvoorbeeld digitaal het verzoek in te dienen, lopen de wachttijden aan de telefoon steeds meer op. Klanten geven aan ontevreden te zijn over de bereikbaarheid van De Connectie. Op alle hoofdlocaties is een fysieke frontoffice aanwezig waar klanten met vragen terecht kunnen. Basis verder op orde brengen Het eerste contact met De Connectie verloopt voor veel klanten via de frontoffice. Om de dienstverlening voor klanten makkelijker te maken wordt hier het zogenaamde ‘click-call-face’principe toegepast. Dit betekent dat een klant uit meerdere kanalen kan kiezen. Een (aan)vraag, melding of reservering wordt in eerste instantie via de website (click) ingediend.

Komt een klant er niet uit dan kan er gebeld worden (call). Als dat niet volstaat dan is er fysiek contact, bijvoorbeeld door contact aan de balie (face) of een medewerker van De Connectie komt langs bij de klant. Dit is de logische volgorde. Uiteindelijk bepaalt de klant welk kanaal het beste aansluit. Er wordt in 2022 verder gewerkt aan het plan om de frontoffice fundamenteel te verbeteren. Directere en completere samenwerking met ICT om het ketenproces beter te kunnen managen is daar onderdeel van. Servicegerichte dienstverlening Naar aanleiding van de opvolging van de aanbevelingen uit het evaluatieonderzoek van Berenschot is De Connectie aan de slag gegaan met een drietal aanbevelingen rondom de dienstverlening:  Focus (op de korte termijn) op verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening  Ontwikkel en implementeer een gezamenlijke visie op dienstverlening  Ontwikkel een Strategisch Personeelsplan (SPP) Er zijn verdiepende sessies naar de gewenste (samen-)werking van de Frontoffice en Backoffice uitgevoerd, met het MT en de teamleiders van De Connectie en ook met de demandmanagers van de gemeenten en directie van De Connectie. Met behulp van de input uit deze sessies is het dienstverleningsconcept uitgewerkt.

Invloed op structuur en cultuur De verbetering van onze dienstverlening vraagt een hoge inspanning van De Connectie en heeft invloed op de structuur en de cultuur. De grootste aanpassing in de cultuur betreft de omschakeling naar klantgerichtheid. Niet alleen voor medewerkers van De Connectie. Zeker ook voor onze klanten omdat de opdrachtverstrekking verder gestandaardiseerd wordt en dat vraagt wat van het opdrachtgeverschap. De aanpassing in de structuur is de centrale plaats die de Frontoffice naar klanten gaat innemen. De Frontoffice heeft eind 2022 de regisserende rol in de gehele dienstverlening. De Frontoffice ondersteunt en monitort alle opdrachten en klantcontacten vanaf opdrachtverstrekking tot en met oplevering zodat problemen zoveel mogelijk worden voorkomen.

12

Klantgericht organiseren De Connectie richt zich op het versterken van het klantgerichte organisatievermogen. Dit ontstaat doordat management, teamleiders en medewerkers samen zorgen voor een robuuste organisatie waarin iedereen zich thuis voelt. Een De Connectie die in staat is haar taken met een hoge klant- en kwaliteitsgerichtheid uit te voeren:  Met behulp van de juiste tooling en gestroomlijnde klantreizen en haar klantprocessen  Gekoppeld aan klantgerichte sturing op basis van heldere KPI’s  Met als doel: onze klanten waarderen onze dienstverlening met een 7,5 in 2024. Projectmatige aanpak De implementatie van een verbeterde (digitale) dienstverlening kent een samenhangende en projectmatige aanpak. Deze laat zich als volgt illustreren:

Ad. 1. PD-direct Betreft het digitaliseren van de producten- en dienstencatalogus (PDC) naar een PD-direct. Dit is een digitale PDC van waaruit ook de bestelling kan plaatsvinden. Hiertoe zal de TOPdesk volgens de structuur van de PDC worden ingericht. Ad. 2. Eerste fase van de Portal De Portal biedt ook de mogelijkheden om meldingen, verzoeken en klachten in te dienen, waardoor de toegankelijkheid van De Connectie wordt verruimd. Daarnaast moet de Portal de positionering van De Connectie in de regio ondersteunen. De PD-Direct wordt opgenomen in de Portal. TOPdesk wordt hier eveneens aan gekoppeld. In 2020 is besloten dat de primaire focus van het FMIS de ondersteuning van de klantprocessen van de teams van de backoffice wordt. Met als doel dat alle vakdisciplines een volledig inzicht en overzicht van hun werkzaamheden hebben. Ad. 3. Klantcontactensysteem Middels pilot werken we met een Klantcontactsysteem (KCS). Alle klantcontacten via de Portal en het KCS worden vastgelegd. Op deze wijze kunnen we op basis van de feiten verbeteringen in onze klantprocessen gaan uitvoeren. Ad. 4. Frontoffice De Frontoffice wordt klantgericht geëquipeerd zodat de wachtrijen verdwijnen. Dit doen we door een trainingsprogramma voor de medewerkers en door de kennis van de vakafdeling te beleggen bij de Frontoffice (kennisbank).

13

Ad. 5. Klantreizen en klantprocessen We hebben 13 knelpunten boven tafel gehaald. Daarvan zijn er momenteel 5 omgezet naar klantreizen (de stappen van de klant) en klantprocessen (de stappen van de medewerker om de klant te ondersteunen. Deze worden in 2021 geïmplementeerd. De andere 8 worden in 2021 uitgewerkt. Ad. 6. Dashboarding Er wordt een dashboard uitgedacht en omgezet naar een plan van aanpak. In 2021 worden de KPI’s vastgesteld en de bronnen geïnventariseerd, zodat we in 2022 kunnen implementeren. Het dashboard ondersteunt het lerend vermogen van de organisatie (verbetercirkel). Externe expertise ondersteunt onze medewerkers om deze verandering in cultuur en structuur te realiseren. Deze verbeteringen zullen niet zonder fysieke en financiële inspanningen hun beslag kunnen krijgen. Er wordt een businesscase uitgewerkt, in aansluiting met de wensen van de gemeenten ten aanzien van de ontwikkeling van dienstverlening van De Connectie. Tot die tijd zal De Connectie de activiteiten ‘low profile’ door laten lopen en de kosten hiervan zoveel mogelijk binnen de eigen exploitatie opvangen. Bij de tweede bestuursrapportage zal gerapporteerd worden over de voortgang en de financiële effecten hiervan.

Autonome ontwikkelingen De uiteindelijke uitwerkingen van de huisvestigingsvraagstukken en de hiermee samenhangende tijden plaats onafhankelijk werken leiden tot meer vragen bij de frontoffice, waarbij ook de momenten van contact verschuiven van 9 tot 17 uur naar 24 uur per dag.

14

Administratie & Beheer Het standaardiseren, digitaliseren en harmoniseren van financiële processen zijn belangrijke randvoorwaarden om het rendement van samenwerking zo optimaal mogelijk te laten zijn. Het geharmoniseerde financiële systeem en de nieuwe werkwijze vormen de basis om ook de andere ambities uit het bedrijfsplan waar te maken: het leggen van een relatie met het inkoopproces, het optimaliseren van het verplichtingengebruik en het terugdringen van de betaaltermijnen voor facturen. De drie gemeenten maken gebruik van hetzelfde systeem voor personeelsinformatie, salarisadministratie en E-HRM. Binnen het team Personeels- en Salarisadministratie (PSA) is gewerkt aan een hogere graad van uniformering en standaardisatie door het verder digitaliseren van de processen. Medio 2020 hebben de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden en De Connectie besloten om het contract van het e-HRM systeem van de huidige leverancier te verlengen tot en met ultimo 2022. In 2021 wordt een Europees Aanbestedingstraject gestart om een goed overwogen keuze te gaan maken voor een nieuw e-HRM pakket. Concreet betekent dit dat in 2021 een goede analyse van de gemeenschappelijke behoeften een selectie moet worden gemaakt van een e-HRM systeem dat invulling kan geven aan alle eisen en wensen van de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden en De Connectie.

Basis verder op orde brengen Het op orde brengen van de basis, betreft van Administratie & beheer het herinrichten van de (basis)werkprocessen. Bij het (her) inrichten worden de volgende basisprincipes gehanteerd: het voldoen aan de wet- en regelgeving, het vooraf definiëren van de kaders (spelregels), het eenduidig en efficiënt inrichten van de processen, het digitaliseren waar mogelijk en wenselijk en het eenvoudig kunnen ontsluiten van stuur- en verantwoordingsinformatie. Servicegerichte dienstverlening Administratie & beheer wil zich ontwikkelen via de inhoud door te denken en acteren vanuit de keten. Hierbij staan vragen centraal als: Welke diensten levert een medewerker aan de klant? Hoe verhouden deze diensten zich tot de rest van de keten? Wat is het prestatieniveau dat gevraagd wordt? Hoe wordt daarop gemonitord? Ook zijn de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers en ontwikkeling van teams belangrijke ingrediënten om de dienstverlening op het niveau van servicegerichtheid te brengen. Autonome ontwikkelingen Door voortdurend wijzigende regelgeving speelt fiscaliteit binnen gemeenten een steeds grotere rol. Zowel kansen als bedreigingen op fiscaal vlak worden substantieel hoger, waardoor er specialistische kennis nodig is om deze ontwikkeling het hoofd te kunnen bieden.

15

Inkoop & aanbesteding De afdeling Inkoop en Aanbesteding zet samen met de drie gemeenten in op het standaardiseren, harmoniseren en digitaliseren van de inkoopprocessen. Rechtmatigheid en doelmatigheid spelen hierbij een belangrijke rol. Inkoop en Aanbesteding richt zich steeds meer op samenwerking met de gemeenten en in aansluiting op maatschappelijke ontwikkelingen zal de aandacht bij inkoop- en aanbestedingstrajecten uitgaan naar thema’s als circulair inkopen, duurzaamheid en duurzame inzetbaarheid. Basis verder op orde brengen Daarnaast wordt ingezet op bewust en slimmer inkopen door vernieuwende aanbestedingsvormen. Samen met de strategische inkoopfunctie bij de gemeenten zal gestuurd worden op het verder vergroten van het inkoopbewustzijn. De adviseurs van de afdeling Inkoop en Aanbesteding zullen afhankelijk van de wens van de klant hun expertise hiervoor inzetten en de klantorganisatie adviseren bij de te nemen verbeteracties. Alle inkopen moeten contractueel onderbouwd zijn. Daarbij wordt een zichtbare relatie gelegd tussen het contractbeheer, de verplichtingenadministratie en facturatieproces. Ook deze activiteiten zullen samen met de drie gemeenten worden opgepakt. Servicegerichte dienstverlening Er liggen veel kansen voor meer samenwerking tussen de drie gemeenten door inkoop gezamenlijk op te pakken en te bundelen.

De adviseurs van Inkoop en Aanbesteding zullen samen met de strategische inkoopfunctie bij de gemeenten hierop proactief adviseren naar opdrachtgever. De ontwikkeling van digitale instrumenten ter ondersteuning van inkoopactiviteiten is een belangrijk speerpunt. Doel is om helderheid te krijgen over de behoefte van de klantorganisaties aan een purchase to pay (P2P)oplossing. P2P beïnvloedt in belangrijke mate de ontwikkeling van spendanalyses, een webportal voor alle gemeentelijke inhuurbehoeften en de inrichting van het contractbeheer. Autonome ontwikkelingen Op dit moment worden geen autonome ontwikkelingen verwacht binnen Inkoop & Aanbesteding die de MJPB 2022-2025 raken.

16

Managementsupport De afdeling Managementsupport (MAS) levert dienstverlening voor professionele, bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning op drie niveaus. De ondersteuners willen proactief samenwerken met de klant. Dat houdt in dat zij in staat zijn om in te schatten welke werkzaamheden zij met welke prioriteit voor de klant moeten uitvoeren. De uitdaging voor de managers zit steeds meer in het verwerken van alle informatie die op hen afkomt. De ondersteuner helpt daarbij door het snel interpreteren en ordenen van e-mail, acties en andere vormen van werk en door dit over te nemen waar het kan. Goede kennis van applicaties waarmee gewerkt wordt is hiervoor essentieel, zodat het werk op een snelle en efficiënte manier gedaan kan worden. De gemeenten Renkum en Rheden hebben ook de ondersteuning van bestuurssecretariaat ondergebracht bij De Connectie. De gemeente Arnhem heeft deze ondersteuning niet onder gebracht bij De Connectie. In het evaluatieonderzoek van Berenschot is de aanbeveling gedaan om uniformiteit aan te brengen in de positionering van de ondersteuning van het bestuurssecretariaat, de gemeentesecretarissen en de concerndirectie en deze onder te brengen bij de betreffende gemeenten. In 2020 is besloten om opvolging te geven aan dit advies. Op dit moment wordt hier invulling aan gegeven.

De effecten van deze wijziging op het kader worden verwerkt zodra deze bekend zijn. Basis verder op orde brengen De focus ligt op het op orde brengen van de poule met ondersteuners en de kwaliteit van dienstverlening staat centraal. Het werk van Managementsupport is veranderd door meer hectiek, snelheid en het gebruik van andere systemen. De nadruk ligt op verbetering onderlinge samenwerking. Er wordt, samen met de klanten, gekeken naar de gewenste resultaten, een betere taakverdeling en samenwerking. Uiteindelijke resultaat is: waarborging kwaliteit, continuïteit en flexibiliteit in de professionele bestuurlijke en ambtelijke secretariële dienstverlening. Medewerkers hebben allemaal een vervanger. Dit zorgt ervoor dat de kwetsbaarheid verminderd wordt. Servicegerichte dienstverlening Managementsupport werkt vraag gestuurd. Dit houdt in dat de beschikbare formatie en competenties moeten aansluiten bij de vraag van de klant. Het management van de afdeling gaat in gesprek met de klant en haar wensen met betrekking tot ondersteuning. Elk jaar worden er twee gesprekken gehouden met de opdrachtgever van een ondersteuner en het afdelingshoofd bij De Connectie, over de kwaliteit van de uitgevoerde dienstverlening. De uitkomsten van die gesprekken worden vertaald in gerichte acties.

Autonome ontwikkelingen Robotisering van werkzaamheden bij de gemeenten kan mogelijk consequenties hebben op de dienstverlening die vanuit Managementsupport gevraagd wordt.

17

Beleidsindicatoren Als gevolg van wijzigingen in de BBV maken beleidsindicatoren verplicht deel uit van begroting en verantwoording. Hiermee wordt het beter mogelijk om de prestaties van gemeenten onderling met elkaar te vergelijken. Het merendeel van de beleidsindicatoren van De Connectie vallen onder het taakveld Bestuur en Ondersteuning en worden vanuit praktische overwegingen onder het Overzicht van Algemene dekkingsmiddelen en overhead gepresenteerd. Wat mag het kosten? Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BEDRIJFSVOERING GEMEENTEN Lasten Baten Saldo baten en lasten Toevoeging aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves

Realisatie 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

40.473 -3.641 36.832 -973 35.859

38.308 -270 38.039 -452 37.587

37.063 -270 36.793 36.793

2023

meerjarenraming 2024

36.635 -270 36.365 36.365

36.003 -270 35.734 35.734

2025

36.008 -270 35.738 35.738

De begroting neemt in 2022 af ten opzichte van 2021. Dit wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt doordat een aantal projecten waarvan de incidentele aanloop- of implementatiekosten in 2021 vallen. Dit effect wordt nog wat getemperd door de structurele kosten die vanaf 2022 uit deze projecten voortvloeien en de hogere kapitaalslasten als gevolg van in gebruik genomen investeringen.

18

3.2 Programma Belastingen gemeenten Wat willen we bereiken? Het voor de deelnemende gemeenten realiseren van een zo volledig mogelijke gewenste belastingopbrengst middels een optimale dienstverlening en tegen zo laag mogelijke kosten. Dit geldt ook voor de uitvoering van nieuwe belastingsoorten. Ook hier geldt dat De Connectie minimaal een servicegerichte organisatie wil worden. Dat zijn we wanneer zij in staat is om behoeften, wensen en verwachtingen van klanten te vertalen naar succesvolle producten, diensten en dienstverlening. Klanten merken in deze fase dat er meegedacht en gestuurd wordt op de veranderende behoeften van de klanten. Er wordt gedacht en gehandeld vanuit de klant. Wat gaan we daarvoor doen? Het product belastingen is nu in zijn geheel geharmoniseerd. Daarmee is de basis gelegd voor het optimaliseren van het proces (doelmatigheid) en kwaliteit (dienstverlening) van belastingheffing/ inning. De afgelopen periode is extra aandacht besteed aan de permanente her- en bijscholing van alle teams. Basis verder op orde brengen Voor het optimaliseren van werkprocessen wordt verder gewerkt aan kwaliteitsplannen voor verschillende teams van Belastingen. Voor de teams zijn dan digitale handleidingen, planningen, werkprocessen en controleprotocollen beschikbaar. Daarin zal samengewerkt worden met Basisregistraties waarmee het ketengericht werken kan wordt gestimuleerd.

Servicegerichte dienstverlening Doordat medewerkers de behoefte van inwoners en opdrachtgevers (leren) kennen, kan dienstverlening worden geboden met toegevoegde waarde. Te denken valt aan de digitale dienstverlening van belastingproducten zoals de nieuwe belastingbalie binnen de belastingapplicatie. De medewerkers zijn in staat om vanuit de ‘klant’ (inwoner of opdrachtgever) te denken en zijn bereid een stapje extra te nemen. De data die ze in beheer hebben, wordt gebruikt om gemeenten proactief te adviseren en services aan te bieden. Autonome ontwikkelingen Met ingang van het jaar 2021 mag belastingen geen gegevens meer leveren voor het vroegtijdig signaleren van schulden: ‘vroegsignalering’. Vanuit gemeenten bestaat daarom de behoefte om bij belastingen zelf maatregelen te implementeren voor het bieden van maatwerk aan inwoners met schulden. Momenteel voeren we overleg met de gemeenten hoe hier invulling aan kan worden gegeven. Tezamen met Basisregistraties sorteert Belastingen voor op de ‘Samenhangende objectregistratie’. Dat betekent dat we objecten, of die nu van belang zijn voor de WOZ of de BAG, centraal registreren. Het bevordert het ‘ketengericht’ werken en de doelmatigheid van processen. Belastingen ontvangt meer bezwaren dan voorgaande jaren, als gevolg van een landelijke trend waarin de No cure No pay bureaus in toenemende mate de WOZ-beschikkingen aanvechten.

In overleg met de gemeenten wordt gekeken hoe hier in de toekomst mee om te gaan. 19

Beleidsindicatoren Als gevolg van wijzigingen in de BBV maken beleidsindicatoren verplicht deel uit van begroting en verantwoording. Hiermee wordt het beter mogelijk om de prestaties van gemeenten onderling met elkaar te vergelijken. De beleidsindicatoren die een (in)directe relatie hebben met de uitvoering van de gemeentelijke belastingen komen tot uitdrukking in de begrotingen van de gemeenten. De overige beleidsindicatoren van De Connectie vallen onder het taakveld Bestuur en Ondersteuning en worden vanuit praktische overwegingen onder het Overzicht van Algemene dekkingsmiddelen en overhead gepresenteerd. Wat mag het kosten?

Bedragen x 1.000 euro PROGRAMMA BELASTINGEN GEMEENTEN Lasten Baten Saldo baten en lasten Toevoeging aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves

Realisatie 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

4.556 -625 3.930 3.930

3.520 -308 3.212 3.212

3.382 -308 3.074 3.074

2023

meerjarenraming 2024

3.383 -308 3.076 3.076

3.383 -308 3.076 3.076

2025

3.384 -308 3.076 3.076

Het project om te komen tot de wettelijk verplichte oppervlaktewaardering wordt in 2021 afgerond. In de jaarschijf 2022 vallen de hiermee gepaard gaande kosten weg in de begroting. Hierdoor is een afname te zien tussen de begroting 2021 en 2022.

20

3.3 Overzicht algemene dekkingsmiddelen en overhead De algemene dekkingsmiddelen bestaan uit de reguliere bijdragen voor de dienstverlening van De Connectie, zonder een specifieke bestemming. De geraamde kosten van de overhead betreffen alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van het primaire proces. Hiervan is het volgende overzicht te geven:

Bedragen x 1.000 euro ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN EN OVERHEAD Lasten Baten Saldo Toevoeging aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo na reserves

Realisatie 2020

Begroting 2021

Begroting 2022

6.573 -45.313 -38.740 206 -361 -38.894

4.345 -44.889 -40.544 149 -425 -40.820

4.609 -44.491 -39.882 149 -155 -39.888

2023

meerjarenraming 2024

4.692 -44.303 -39.611 149 -39.462

4.683 -43.663 -38.980 149 -38.831

2025

4.685 -43.579 -38.895 59 -38.835

Algemene dekkingsmiddelen Naast de reguliere bijdragen vanuit de deelnemende gemeenten, staan ook opbrengsten van derden onder de algemene dekkingsmiddelen worden verantwoord. Het karakter van deze opbrengsten is niet anders dan de reguliere bijdragen vanuit de deelnemende gemeenten, namelijk als dekkingsmiddel voor de reguliere dienstverlening. Kosten van de Overhead De kosten van de overhead bestaan onder andere uit kosten die samenhangen met de huisvesting van De Connectie, P&O en arbozorg, accountants- en adviesdiensten en uit de kosten van de formatie voor het Bedrijfsbureau. Post onvoorzien De post onvoorzien (€ 275.000) is vanaf de start van De Connectie in 2017 voor een periode van 4 jaar beschikbaar gesteld en wordt ingezet voor noodzakelijke en onvermijdbare kosten die niet elders in de begroting zijn opgenomen. Dit betekent dat er vanaf 2021 geen post voor onvoorzien meer beschikbaar is en dat deze in voorkomende gevallen in het resultaat zullen vallen.

21

Beleidsindicatoren Onderstaand wordt inzicht gegeven in de beleidsindicatoren van De Connectie conform BBV vereisten. Dit biedt de mogelijkheid voor een betere onderlinge vergelijkbaarheid van prestaties van gemeenten. Het merendeel van de beleidsindicatoren van De Connectie vallen onder het taakveld Bestuur en Ondersteuning en worden vanuit praktische overwegingen onder het programma Bedrijfsvoering De Connectie gepresenteerd. Eenheid Beleidsindicatoren Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Overhead

FTE per 1.000 inwoners FTE per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van de totale loonsom inclusief inhuur % van de totale lasten

De Connectie

€

1,47 1,37 177,54 1,1% 86,5%

Bron

Eigen gegevens Eigen gegevens Eigen begroting Eigen begroting Eigen begroting

Formatie Het gaat om de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari, dus niet om de werkelijke bezetting. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan in de vorm van een vacature. Een FTE is het equivalent van een 36-urige werkweek. De toegestane formatie, peildatum 1 januari 2022, volgt het vastgestelde formatieplan. Bezetting Het gaat om het werkelijk aantal fte dat werkzaam is, dus niet om de toegestane formatieve omvang. Het is niet gebruikelijk om de werkelijke bezetting voor een toekomstig begrotingsjaar in te schatten. Derhalve is uitgegaan van de werkelijke bezetting in fte op 1 januari van het vorige begrotingsjaar (i.c. 1 januari 2021). Apparaatskosten Dit betreffen de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen) en materieel voor de uitvoering van de organisatorische taken. Het betreft dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie. Externe inhuur Dit betreft de begrote kosten voor het uitvoeren van werkzaamheden door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de daarbij ingezette personen aan ten grondslag ligt.

Overhead Onder overhead wordt verstaan, alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Voor De Connectie zijn dit vrijwel alle kosten. Enige substantiële uitzondering zijn de kosten voor de Belastingdienstverlening. Deze vallen onder een ander taakveld.

22

3.4 Bedrag heffing vennootschapsbelasting Samenwerkingsverbanden zijn vrijgesteld voor de vennootschapsbelasting, ingeval aan drie cumulatieve voorwaarden is voldaan: 1. De activiteiten van het samenwerkingsverband moeten worden verricht voor de onmiddellijk of middellijk participerende publiekrechtelijke rechtspersonen; 2. De activiteiten zouden bij de participanten in het samenwerkingsverband niet tot belastingplicht hebben geleid of zouden zijn vrijgesteld als zij de activiteiten zelf zouden hebben verricht; 3. De participanten moeten naar evenredigheid van de afname van de activiteiten van het samenwerkingsverband bijdragen in de kosten van het samenwerkingsverband. Bij een gemeenschappelijke regeling wordt geacht hieraan te zijn voldaan. Nadrukkelijk is deze vrijstelling bedoeld voor activiteiten aan of ten behoeve van de deelnemers aan een samenwerkingsverband en niet voor activiteiten ten behoeve van of aan een derde partij. De vrijstelling heeft alleen betrekking op de winst die wordt gerealiseerd door levering aan de deelnemende gemeenten. Wanneer er winst wordt gerealiseerd in verband met de levering aan derden moet hierover in beginsel Vpb betaald worden. De Belastingdienst heeft geconcludeerd dat De Connectie voor derden vooral werk voor “activiteiten verricht in verband met de uitoefening van een overheidstaak of van een publiekrechtelijke bevoegdheid”.

Daarbij worden de werkzaamheden kostendekkend uitgevoerd. Gezien het geringe fiscale belang en om praktische redenen (administratieve last) heeft de Belastingdienst besloten om de Connectie geen aangiftebiljet vennootschapsbelasting toe te zenden. Ingeval de werkzaamheden voor derden aanzienlijk gaan toenemen of aanzienlijke winsten zouden gaan opleveren, is De Connectie verzocht opnieuw contact te zoeken met de Belastingdienst.

23

4. De Paragrafen 4.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het doel van het weerstandsvermogen is het bepalen of tegenvallers die zich kunnen voordoen opgevangen kunnen worden zonder dat de normale bedrijfsgang daardoor wordt verstoord. Hiervoor is het van belang dat er periodiek een inventarisatie plaatsvindt van risico's die zich kunnen voordoen. Aangezien De Connectie maar zeer beperkt beschikking heeft over eigen weerstandscapaciteit, is het des te meer van belang om het risicoprofiel zorgvuldig op te stellen. Immers, wanneer risico’s zich daadwerkelijk voordoen, moeten de gemeenten hiervoor worden aangesproken. Verwacht wordt dat zij (pro rata) weerstandscapaciteit voor organiseren. De Connectie onderschrijft de principes van het risico gestuurd werken. Dit houdt in dat risico's gekoppeld worden aan de doelstellingen en dat maatregelen worden genomen om de risico’s te beheersen. Afgelopen jaar heeft De Connectie belangrijke stappen gezet ten aanzien van de invulling van het risicomanagement. Zo heeft er een uitgebreide risico-inventarisatie plaatsgevonden, zowel vanuit het perspectief van onze organisatiedoelstellingen als vanuit het perspectief van business continuïteit. Waar nodig zijn aanvullende beheersmaatregelen genomen.

De komende jaren gaan we verder met het door ontwikkelen van het risicomanagement door te investeren in het risicobewustzijn binnen de organisatie en het cyclisch en systematisch borgen van het risicomanagement. Inventarisatie weerstandscapaciteit De beschikbare weerstandscapaciteit van De Connectie bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover beschikt kan worden om niet-voorziene uitgaven (tegenvallers) te dekken. Mogelijke onderdelen van de weerstandscapaciteit zijn de Algemene reserve, de aan specifieke risico’s gelieerde bestemmingsreserves, het resultaat over het boekjaar en de post onvoorzien. In de onderstaande tabel is de begrote weerstandscapaciteit (per jaar) in beeld gebracht. Rekening 2020 Bedragen x 1.000 euro Weerstandscapaciteit Algemene reserve Saldo exploitatie Frictie ivm afbouw Onvoorzien Totaal

-896 282 275 -339

Begroting 2021

Begroting 2022

-506 21 270 -215

-357 21 -336

2023

meerjarenraming 2024 2025

-208 21 -187

-59 21 -38

21 21

De Connectie heeft vooralsnog niet de beschikking over een eigen algemene reserve waarmee algemene risico's kunnen worden opvangen. Het resultaat voor bestemming bedraagt € 895.000 negatief. Het grootste deel van het resultaat wordt verklaard door incidenteel gemaakte kosten voor de Opgave ICT als gevolg van een aantal verschuivingen van investerings- naar de exploitatieprojecten. Dit deel van het negatieve resultaat is onttrokken aan de Algemene reserve. Het negatieve saldo van de Algemene reserve zal de komende jaren worden aangevuld vanuit de vrijgevallen kapitaalslastenbudgetten. De Connectie heeft in 2021 en 2022 nog beschikking over een post voor personele fricties als gevolg de voorziene afbouw van formatie. De post voor onvoorziene kosten is vanaf 2021 komen te vervallen. De saldi van de overige bestemmingsreserves zijn niet meegenomen in de berekening van de weerstandscapaciteit. Immers, deze zijn niet bestemd voor het afdekken van algemene of specifieke risico’s, maar voor kosten die samenhangen met een specifieke opgave.

24

Inventarisatie risico’s Het risicoprofiel uit de Meerjarenprogrammabegroting 2021-2024 is in het najaar van 2020 geactualiseerd door het uitvoeren van een nieuwe brede risico-inventarisatie met de managers en stafmedewerkers. Voor deze meerjarenbegroting is hier nogmaals een slag in gemaakt door actuele gebeurtenissen en wijzigingen mee te nemen in het profiel. In het risicoprofiel zijn alleen risico’s meegenomen met een financiële impact. Risico’s die zijn afgedekt door een voorziening of verzekering zijn niet meegenomen in deze inventarisatie. Dit geldt ook voor begrotingsrisico’s. In onderstaande tabel staan de belangrijkste geactualiseerde risico’s met een financiële impact, afgezet tegen de risicoscore uit de Meerjarenprogrammabegroting 2021-2024: Nr. Risico/ gebeurtenis Er is onvoldoende veranderkracht binnen De Connectie voor de harmonisatie, 1a. standaardisatie en digitalisering van werkprocessen. Kansen om te harmoniseren en te 1b. standaardiseren blijven onbenut, waarmee besparingspotentieel wordt misgelopen. Achterstanden in de kwaliteit van de 2. overgekomen dienstverlening. De Connectie is afhankelijk van (duurdere) 3. inhuur voor het continueren van de dienstverlening. Er wordt door de gemeenten in kwantitatieve en kwalitatieve zin, meer van 4. De Connectie verwacht dan wat er op basis van de ingebrachte middelen kan worden geleverd.

Door het ontbreken van een goed functionerende governance en on5. voldoende aansluiting met de beleidscyclus van de gemeenten komt de opgave van De Connectie onder druk te staan. Het ontvlechten en uittreden van derden 6. leidt tot een dalende volume-afname bij De Connectie.

Kans

Impact

Risicoscore MJPB 2021

Risicoscore MJPB 2022

Groot ↑

Groot

€ 375.000

€ 525.000

Zeer groot

Groot

€ 675.000

€ 675.000

Gemiddeld

Zeer groot

€ 750.000

€ 750.000

Groot

Gemiddeld

€ 263.000

€ 262.500

Gemiddeld

Gemiddeld ↓

€ 375.000

€ 187.500

Groot ↑

Zeer groot

€ 750.000 € 1.050.000

Groot

Groot

€ 525.000

€ 525.000

7.

Totdat interventies in ICT geëffectueerd zijn, Gemiddeld zijn de continuïteitsrisico’s groot.

Groot ↓

€ 750.000

€ 375.000

8.

Door de nieuwe eisen aan het werk van De Connectie ontstaan kwalitatieve personele fricties.

Zeer groot ↑

Gemiddeld ↓

€ 525.000

€ 337.500

9.

Effecten coronacrisis

Groot ↑

Groot ↑

€0

€ 525.000

€0

€ 750.000

Cyberincidenten; de dreiging op het gebied 10. van Informatieveiligheid en privacy neemt toe. TOTAAL

Gemiddeld ↑ Zeer groot ↑

€ 4.988.000 € 5.962.500

25

De risicoscore is tot stand gekomen door de kans en impact van het risico met elkaar in verband te brengen. Hiervoor zijn de kansen en risico’s onderverdeeld in de volgende categorieën: Kans Categorie zeer klein klein gemiddeld groot zeer groot

Impact Klasse 0 - 20% 20 - 40% 40 - 60% 60 - 80% 80 - 100%

Gemiddeld 10 % 30 % 50 % 70 % 90 %

Categorie zeer klein Klein gemiddeld groot zeer groot

Klasse € 0 - € 100.000 € 100.000 - € 250.000 € 250.000 - € 500.000 € 500.000 - € 1.000.000 > € 1.000.000

Gemiddeld € 50.000 € 175.000 € 375.000 € 750.000 € 1.500.000

Ontwikkeling risicoprofiel Ad 1a. Veel innovatiekracht (in personele zin) is achtergebleven bij de gemeenten, doordat de focus lag op uitvoerende bedrijfsvoeringstaken. Ook het beschikbaar stellen van de formatie voor het bedrijfsbureau is een moeizaam proces geweest. Door wijzigingen aan te brengen in de sturingsfilosofie is de span of attention van het management verbeterd. Hierdoor is de druk op het bedrijfsbureau enigszins teruggebracht en kon meer aandacht worden besteed aan de doorontwikkeling van de bedrijfsvoering. Niettemin hebben we nog steeds te maken met de situatie dat de harmonisatie, standaardisatie en digitaliseren van werkprocessen later op gang is gekomen en hiermee langer doorloopt. De harmonisatie, standaardisatie en digitalisering van werkprocessen zijn in volle gang en deels voltooid (denk aan het financieel systeem en het belastingpakket). Tegelijkertijd is een ontwikkeling waarneembaar waarbij zowel de omgevingsfactoren als de klantvraag aan verandering onderhevig is. De verwachting zijn hoog, maar doen een aanzienlijk appèl op onze organisatie om hierop te kunnen anticiperen. Ad 1b. Het risico bestaat dat de ‘couleur locale’ prevaleert boven het harmoniseren en standaardiseren van de dienstverlening.

Hiermee wordt het risico gelopen dat de opgave om te harmoniseren en te standaardiseren vertraging oploopt, met het risico op vertraging in het realiseren van taakstellingen of afnemende kwaliteit van de dienstverlening. Ook blijven er belangrijke kansen onbenut. Een belangrijke kans qua harmonisatie en standaardisatie is bijvoorbeeld het rationaliseren en harmoniseren van applicaties voor de primaire processen van de gemeenten. Naarmate hier meer invulling aan wordt gegeven, wordt het functioneel en applicatiebeheer eenvoudiger en minder arbeidsintensief. De kansen die er zijn worden nog te weinig benut, terwijl de wens tot kostenefficiency bij De Connectie steeds nadrukkelijk wordt geuit. De waardering van dit risico is gelijk gebleven. Met de financiële druk die er momenteel op de gemeentelijke begrotingen staat, is het belang om kansen voor harmonisatie en standaardisatie, en hiermee het besparingspotentieel, te benutten onverminderd groot. Ad 2. Doordat er geen ‘foto’ kon worden gemaakt van de kwaliteit van de overgedragen dienstverlening per 1 juli 2017, wordt het risico gelopen dat er discussies ontstaan ten aanzien van kwalitatieve achterstanden. Deze achterstanden hebben o.a. betrekking op de kwaliteit van het (contract-)beheer, van beheersingsmaatregelen in processen, van geautomatiseerde systemen en met name ook op de ICT-omgeving. 26