Erratum Jaarstukken 2023 gem. Renkum.pdf

Erratum Jaarstukken 2023 gemeente Renkum 10 juli 2024 Pagina 202 (versie 25 juni 2024): Voorziening riolering op pagina 202 en 205 niet consistent. Moet op pag. 202 worden aangepast naar dotatie 1.443K en onttrekking 9.528K Staat van voorzieningen Bedragen x € 1.000 Bovenwettelijk verlof

Beginstand Vrijgevallen Toevoeging Aanwending Eindstand 255

521

0

776

Niet actief personeel en wethouders Liquidatie Permar

3.310

35

-320

3.024

32

-32

0

0

0

Verplichtingen en risico's Onderhoud sportparken

3.597 101

-32

556 117

-320 0

3.800 218

Groot onderhoud gebouwen

2.417

275

-82

2.610

Groot onderhoud wegen

0

846

0

846

Egalisatie van kosten Afvalstoffenheffingen

2.518 1.329

1.238 52

-82 0

3.674 1.381

Gemeentelijke rioleringsplan

11.659

1.443

-9.528

3.574

31

0

0

31

13.019

1.495

-9.528

4.986

Voorziening verv riolering

0

9.528

0

9.528

T.b.v. vervangingsinvesteringen economisch nut met heffing

0

9.528

0

9.528

12.817

-9.930

21.989

Investering stedelijke vernieuwing Van derden ontvangen middelen

totaal

19.134

-32

1

Pagina 205 (versie 25 juni 2024): De voorziening vervanging riolering is geen kostenegalisatievoorziening, maar een voorziening t.b.v. vervangingsinvesteringen economisch nut met heffing. In losse categorie verantwoorden. Kopje/ categorie gewijzigd: Voorziening vervangingsinvesteringen met een economisch nut Vervanging riolering Doel

Deze voorziening wordt ingezet om het GRP te kunnen realiseren en de daarmee gepaard gaande 60% van de investeringen op te kunnen vangen. Dit om ongewenste schommelingen in het tarief voor Rioolheffing te voorkomen.

Vorming

Conform 60% direct afschrijven van investeringen in GRP. NB Dit betreft ook van derden verkregen middelen (Rioolheffing). Wanneer middelen niet nodig zijn voor vervanging vallen deze in eerste instantie terug naar de voorziening GRP.

Hoogte

Conform GRP

Duur

N.v.t.

Bestedingsraming Conform GRP Prod.

2M

B

W

Afw

Per 1-1

0

0

0

Storting vanuit voorziening gemeentelijk rioleringsplan

0

9.528

9.528

Per 31-12

0

9.528

9.528

2

Rechtmatigheidsverantwoording Aangepaste rechtmatigheidsverantwoording + toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering obv de onrechtmatigheden t.a.v. europese aanbestedingen. Paragraaf 5: Rechtmatigheidsverantwoording In 2023 is voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen in de jaarrekening. Rechtmatigheid betekent dat we handelen in overeenstemming met wet- en regelgeving. Voor de jaarrekening moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dus overeenkomstig met de wet- en regelgeving (Commissie BBV, 2018). De rechtmatigheidsverantwoording gaat over drie aspecten van rechtmatigheid, namelijk:  



het begrotingscriterium: financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting; het voorwaardecriterium: Financiële handelingen passen binnen de nadere eisen die worden gesteld binnen de geldende regelgeving. Denk aan doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur; het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: de interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik). De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (recht)handelingen deden die in strijd zijn met het doel/strekking (=oneigenlijk gebruik)..

In de financiële verordening is het volgende kader meegegeven over de rechtmatigheidsverantwoording:    

de controle en rapportagetoleranties; vaststelling van het normenkader; rapportagegrens voor begrotingsoverschrijdingen; vaststellen van regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Controle- en rapporteringstoleranties Voor de accountantscontrole zijn de controle- en rapporteringstoleranties vastgesteld op de minimumeisen van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Voor de rechtmatigheidscontrole hanteren we dezelfde toleranties. De totale lasten in de jaarrekening 2023 bedragen € 108.451.000. Dit betekent dat we werken met de volgende toleranties: Fouten (1% van de totale lasten) Goedkeuringstoleranties

1.084.510

Rapporteringstoleranties

108.451

Normenkader Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door het college. Op basis van de financiële verordening omvat het normenkader: • • •

externe wetgeving voor zover die bepalingen bevat over financiële beheershandelingen; verordeningen voor zover die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen; andere besluiten van de raad met een kaderstellend karakter die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen.

3

Rapportagegrens voor begrotingsoverschrijdingen In de financiële verordening staat het volgende over de autorisatie van de begroting door de raad: Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten 1.

De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per product en de beoogde onttrekkingen en dotaties aan reserves en voorzieningen. (…..)

3.

Het college informeert de raad vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Dit gebeurt in ieder geval bij budgetoverschrijdingen groter dan € 100.000 per product of investeringskrediet. De raad geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

Op basis hiervan zijn de volgende afwijkingen ten opzichte van de Begroting 2023 mogelijk onrechtmatig: -

overschrijdingen van de lasten per product of per investeringskrediet groter dan € 100.000; onderschrijdingen van de baten per product groter dan € 100.000.

Voor deze afwijkingen van de begroting wordt bepaald of:  

afwijkingen passen binnen het bestaande beleid en/of een openeinde regeling betreffen; afwijkingen worden gecompenseerd door bijbehorende hogere baten of lagere lasten.

Naast de afspraken in onze financiële verordening, heeft de commissie BBV uitspraken gedaan over de vaststelling van begrotingsrechtmatigheid. Dit is hierna toegelicht bij de uitkomsten van de rechtmatigheidsverantwoording met betrekking tot het begrotingscriterium. Misbruik en oneigenlijk gebruik Op basis van de financiële verordening is het college verplicht om te zorgen voor het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Dit gebeurt niet door middel van een afzonderlijke nota M&O-beleid. In plaats daarvan wordt bij regelingen die gevoelig zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik expliciet aandacht besteed aan risico-beheersing in de breedste zin van het woord. Daarnaast wordt bij de uitvoering van de audits expliciet aandacht besteed aan de beheersmaatregelen op fraudegevoelige terreinen. Uitkomsten rechtmatigheidsverantwoording We gaan achtereenvolgens in op de uitkomsten van rechtmatigheidsverantwoording ten aanzien van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Begrotingscriterium Voor het begrotingscriterium hebben we gecontroleerd of financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. In de financiële verordening is vastgelegd dat de raad de begroting vaststelt op productniveau.

Waarbij overschrijdingen van de lasten en onderschrijdingen van de baten met meer dan 100.000 per product of per investeringskrediet gemeld dienen te worden. Echter moeten, op basis van een uitspraak van de commissie BBV, alle lastenoverschrijdingen als onrechtmatig worden aangemerkt. Derhalve zijn alle overschrijdingen van de lasten per product meegenomen in de rechtmatigheidsverklaring. Onderschrijdingen van de lasten en de baten en overschrijdingen van de baten kunnen als rechtmatig worden aangemerkt wanneer ze tijdig aan de raad zijn gemeld. Met de rekeningcommissie is afgesproken dat melding

4

in de jaarstukken voor dit jaar als tijdig wordt aangemerkt. Verdere afspraken over tijdigheid moeten worden meegenomen in de aanpassing van de financiële verordening. Conform de financiële verordening wordt bij een afwijking van meer dan 25.000 op productniveau (gesaldeerd) een toelichting opgenomen in de jaarstukken. Daarnaast is afgesproken op basis van de financiële verordening dat overschrijdingen van de lasten acceptabel zijn wanneer zij passen binnen het bestaande beleid, voortvloeien uit openeinde regelingen en/of worden afgedekt met bijbehorende inkomsten. De toelichting op de overschrijdingen is opgenomen in de verantwoording per product in het jaarverslag en in de toelichting op de restantkredieten. Daaruit blijkt dat alle geconstateerde onrechtmatigheden passen binnen de door de raad meegegeven kaders en grenzen. Voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door de gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden. Deze voorwaarden liggen vast in de wet- en regelgeving en hebben in het algemeen betrekking op de omschrijving van de doelgroep of het project, de heffing- en/of declaratiegrondslag, normbedragen, de bevoegdheden, het voeren van een administratie, het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken en aan te houden termijnen bij besluitvorming, betaling, declaratie enzovoort.

De gemeenteraad stelt vanuit de controlerende rol de norm waaraan het College moet voldoen. Aan de hand van deze norm toetst het college het voorwaardencriterium. De beoordeling van de rechtmatigheid spitst zich enerzijds toe op het handelen zelf en anderzijds op de uitkomsten van het handelen. In het intern controleplan is vastgesteld hoe de controles op het voorwaardencriterium plaatsvinden. Dit betreft controles binnen de volgende processen:  Uitkeringen gemeentefonds  Sociaal domein  Inkoop & aanbesteding  Salarissen  Belastingen en heffingen  Verbonden partijen  Treasury  Sisa  Mutatie reserves  Mutatie voorzieningen  Subsidieverlening  Grondexploitatie  Leges overig  Leges omgevingsvergunning Uit deze controles zijn 2 onrechtmatigheden gekomen boven de rapportagegrens. Dit betreft de volgende constateringen:

5

Jeugdhulp ingezet via foutieve route Een medewerker van de Gemeente Renkum heeft jeugdhulp ingezet via een 315 bericht (verzoek om toewijzing). Dit is niet de juiste route aangezien alleen een daartoe gerechtigde arts of functionaris uit het rechterlijke domein via deze weg een maatwerkvoorziening inzet op grond van de Jeugdwet. Daarnaast zijn er geen stukken (aanvraag, rapportage met onderbouwing en beschikking) gearchiveerd waardoor ook niet wordt voldaan aan de voorwaarden die in de verordening zijn gesteld. De taakverdeling tussen de medewerker en jeugdconsulent lijkt tevens onvoldoende duidelijk. Er is sprake van een financiële fout. Inmiddels zijn voorstellen gedaan om te voorkomen dat deze foutieve route nog wordt gebruikt. Voor 2023 betreft het € 280.000 aan toewijzingen waarvan ruim € 100.000 ook daadwerkelijk is gedeclareerd. Deze bevinding is opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed Tijdens de controle is gebleken dat twee inkopen ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Dit betreft het sportbuurtwerk en de collectieve voorziening voor jeugdwerk. Het gaat om een totaal bedrag van € 229.000 + € 943.000 = € 1.172.000. Deze bevinding is opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. In 2024 worden stappen ondernomen naar een nieuwe juridische constructie voor de collectieve voorzieningen.

Ten aanzien van het sportbuurtwerk onderzoeken we of en hoe we deze fout naar de toekomst toe kunnen herstellen. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium Op basis van de Financiële verordening is het college verplicht om te zorgen voor het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Dit gebeurt niet door middel van een afzonderlijke nota M&O-beleid. In plaats daarvan wordt bij regelingen die gevoelig zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik expliciet aandacht besteed aan risicobeheersing in de breedste zin van het woord. Daarnaast wordt bij de uitvoering van de audits expliciet aandacht besteed aan de beheersmaatregelen op fraudegevoelige terreinen. De documenten rondom handhaving en controle binnen het Sociaal domein zijn verouderd. Deze moeten worden geactualiseerd om zo het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen te verkleinen. Inmiddels is in regionaal verband het toezicht- en handhavingskader Wmo en Jeugdwet vastgesteld. Voor de inkomensregelingen moet actualisatie nog plaatsvinden. Daarnaast moet nog aandacht worden besteed aan M&O beleid voor de Wet Inburgering. Vanuit handhaving zijn in 2023 51 meldingen onderzocht.

In 32 gevallen heeft dit geleid tot een ongewijzigde voortzetting van het recht op bijstand, 8 maal was sprake van een beëindiging en 5 keer heeft dit geleid tot een terugvordering. De overige 6 meldingen zijn nog in onderzoek. Op basis van de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat er voor het M&O criterium rechtmatig is gehandeld.

6

Rechtmatigheidsverantwoording Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op vastgestelde normenkader van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. De grondslag voor deze verantwoording is de Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV van november 2023. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken.

Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves voor fouten en is daarmee vastgesteld op € 1.084.510. Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. Desalniettemin vindt het college dat zij, met uitzondering van de onrechtmatigheden met betrekking tot het voorwaardencriterium, wel binnen de kaders en grenzen is gebleven die met de raad zijn afgesproken in de financiële verordening. Dit is nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

7

De geconstateerde afwijkingen betreffen: Begrotingscriterium 1A. Overschrijding lasten producten

€ 1,3 mln

1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)

€ 1,5 mln

2. Ongeautoriseerde reservemutaties

€ 0,0 mln

3. Onderschrijding van baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld

€ 0,0 mln

Totaal begrotingsonrechtmatigheden (bruto)

€ 2,8 mln

4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid, vastgelegd in de financiële verordening gemeente Renkum 2021

€ 2,8 mln

5. Resterend saldo aan begrotingsonrechtmatigheden (netto)

€ 0,0 mln

Voorwaardencriterium Jeugdhulp ingezet via foutieve route

€ 0,1 mln

Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed

€ 1,2 mln

M&O criterium

€ 0,0 mln

Totaal van onrechtmatigheden

€ 4,0 mln

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

8

C94 Eindverantwoording gewijzigd van ja naar nee

H30 Eindverantwoording met nee ingevuld (was leeg) en het veld moet ingevuld zijn

H25 Op basis van het aangeleverde exploitatieoverzicht (en de getekende brief) blijkt een tekort van 56.507 over november en december 2021. Is aangepast van 63.974 naar 56.507

E44B Aanpassing besteding 2023/ rijksbijdrage/ cofinanciering

9