Voorstel samenwerkingsniveau 2 Rmc Regio IJssel-vecht

Opzet advies Samenwerkingsniveau 2 Leerplicht/RMC Regio IJssel-Vecht

‘Efficiency en slagkracht op zowel uitvoerend als beleidsniveau’

1. Inleiding De RMC regio IJssel-Vecht bestaat uit elf gemeenten: Dalfsen, Hardenberg, Hattem, Heerde, Kampen, Ommen, Raalte, Staphorst, Steenwijkerland, Zwartewaterland en als centrumgemeente Zwolle. Centrumgemeente Zwolle voert voor vijf gemeenten de RMC functie uit: Dalfsen, Hattem, Heerde, Staphorst en Zwartewaterland. Deze gemeenten hebben hiervoor een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met centrumgemeente Zwolle. Voor de gemeente Heerde voert Zwolle ook de leerplichttaken uit. De overige gemeenten voeren zelf de RMC functie uit. De elf gemeenten werken samen op beleidsniveau en uitvoerend niveau. Er is een regionaal Meerjarenbeleidsplan 2021-2024 opgesteld, er zijn regionaal afspraken gemaakt over eenzelfde werkwijze m.b.t. de uitvoering van de leerplicht- en RMC taken en er wordt met een regionaal registratiesysteem (JVS) gewerkt. Huidige situatie: Samenwerkingsniveau 1 is in de afgelopen beleidsperiode (2017-2020) geïmplementeerd en heeft bijgedragen aan een versterkte eenduidige regionale samenwerking op het gebied van: • het waarnemen van BOA taken, • gezamenlijke preventie en het waarnemen voor elkaar op scholen (regieconsulent), • een kwaliteitsimpuls met betrekking tot het jeugdvolgsysteem • de doorontwikkeling van een het regionale applicatiebeheer en managementinformatie. Bron: MJP VSV/RMC 2021-2024

In 2016 hebben de bestuurders van de regiogemeenten op basis van een onderzoek1 besloten een nauwere samenwerking aan te gaan in de uitvoering van preventieve taken leerplicht en RMC, het zogenaamde samenwerkingsniveau 1 en samenwerkingsniveau 2 nader te verkennen. Samenwerkingsniveau 1 behelst een kwaliteitsimpuls en gezamenlijke preventie op school en wordt sinds 2016 uitgevoerd.

1Zie rapport ‘Verkenning verdergaande regionale samenwerking leerplicht en RMC’ d.d. 14 januari

2016,opgesteld door Densa

In de verkenning naar samenwerkingsniveau 2 is door middel van een vragenlijst en interviews met administratie, lpa- en rmc consulenten en vsv beleidsmedewerkers onderzocht waar meerwaarde te halen in de verdere samenwerking en bundeling van taken van applicatiebeheer, functioneel beheer en administratie leerplicht en RMC. Hierbij is het uitgangspunt lokale (administratieve) uitvoering en realiseren van efficiency / ontzorgen van medewerkers door regionale, generieke processen die op onderdelen regionaal worden uitgevoerd.

Relatie met regionale beleidsvisie (MJP VSV 2021-2024) De opdracht van het ministerie is om het aantal VSV’ers verder terug te dringen en het aantal VSV’ers dat terug naar school of aan het werk gaat te verhogen. Intensievere regionale samenwerking, multidisciplinaire domein overstijgende samenwerking en ook uniformere manieren van dataverzameling, monitoring en rapportage dragen er aan bij om deze landelijke doelstellingen te behalen: 1. Het aantal nieuwe voortijdig schoolverlaters terugbrengen; 2. Het percentage VSV’ers dat één jaar na schooluitval weer terug is op school, verhogen; 3. Het percentage VSV’ers dat één jaar na schooluitval werkt, verhogen. Wij zetten in op daling van het huidige aantal VSV’ers. Ondanks de verbreding van de taken van RMC met gelijkblijvende middelen en de stijgende trend in het aantal VSV’ers. In het MJP VSV/RMC 2021-2024 staat expliciet de ambitie benoemt om de regionale samenwerking verder te versterken (zie hoofdstuk 5)

2. Uitkomsten verkenning en onderzoek Samenwerkingsniveau 2 De RMC regio heeft Knowhow consultancy gevraagd onderzoek en aanbevelingen te doen naar de haalbaarheid en inrichting van samenwerkingsniveau 2. Op basis van het onderzoek blijkt dat er consensus is over; 2.1 Doelstellingen voor regionale samenwerking: - Jongeren regionaal en lokaal goed in beeld - Jongeren lokaal goed bedienen - Uniform leerplichtverslag en benchmark - Gezamenlijk applicatiebeheer en functioneel beheer (gewenst: meerdere personen, nu te kwetsbaar) - Ontzorgen leerplichtambtenaar/RMC consulent (mbt hun administratieve inzet) Efficiency verbeteren 2.2 Wat hiervoor nodig is: - Eenduidige administratie en informatie - Eenduidige registratie - Werkprocessen eenduidig inrichten - Handboek ‘zo werken we in de regio’ (digitaal) - Jaarkalender van activiteiten - Sjablonen brieven ed – centraal maken en lokaal mogelijkheid om tekst toe te voegen en lokaal logo, lokaal versturen

-

Dashboard Uniforme managementinformatie (query’s) regionaal en lokaal Taak- en functiebeschrijving – applicatiebeheer en functioneel beheer en administratie Centrale afstemming met Meta Objects

2.3 Samenwerking administratie onderling: - Verloopt nu goed: 3 x per jaar gezamenlijk overleg administratieve medewerkers (september (na zomervakantie) voorjaar (voor lp-verslag), voor de zomervakantie. - Gemeenten geven aan dat een verbetering mogelijk is door het regelen van onderlinge vervanging tussen gemeenten bij langdurige ziekte of afwezigheid. 3. Advies m.b.t. invulling samenwerkingsniveau 2 Op basis van het onderzoek wordt geadviseerd samenwerkingsniveau 2 als volgt in te vullen; 3.1 Organisatorisch: - Uitvoering administratieve werkprocessen blijft bij gemeenten - Bij Zwolle beleggen: centrale uitvoering applicatiebeheer, functioneel beheer t.b.v. regionale taken en uitvoering regionale taken (lp-verslag, dashboard, querys bouwen in afstemming met regiogemeenten, managementinformatie, sjablonen in afstemming met regiogemeenten, jaarkalender, handboek, werkprocessen, centrale afstemming met Meta Objects, etc) 3.2 Financieel: - Incidentele kosten: Implementatiekosten samenwerkingsniveau 2 ad € 50.000,-. Dekking uit regionaal reservebudget RMC. - Structurele kosten: Uitbreiding centraal applicatiebeheer t.b.v. alle regiogemeenten ad € 50.000,-. Dekking uit verrekening via vaste voet. - Voor 2021 geldt dat eenmalig de kosten van extra taken voor uitvoering centraal ad € 50.000,worden gefinancierd uit regionale reserve RMC.

- Vanaf 2022 worden deze kosten ad € 50.000 per jaar naar rato (op basis van leerlingenaantal per gemeente) verrekend middels inhouding op budget 1 en 2, zie onderstaande tabel voor verdeling over de gemeenten. Zwolle

Dalfsen

Hardenberg

Hattem

Heerde

Kampen

30% € 15000

5% € 2500

15% € 7500

3% € 1500

4% €2000

13% € 6500

Ommen

Raalte

Staphorst

Steenwijkerland

Zwartewaterland

4% € 2000

6% € 3000

3% € 1500

13% €6500

4% € 2000

Voorstel plan van aanpak voor de uitvoering: Wat

Uitgaven

Omvang

Kosten

Dekking

Toelichting

Uitbreiding applicatiebeheer centraal

Structureel

€ 50.000 Vaste voet

Extra persoon naast de huidige applicatiebeheerder ivm huidige kwetsbaarheid

Implementatiekosten centraal en ontwikkeling data gestuurd werken

Incidenteel

18 uur per week 0,5 FT 1 jaar 0,5 FTE

€ 50.000 Reserve regionaal budget RMC

Opzetten van handboek, jaarverslag, benchmark, query’s, dashboard, jaarkalender, werkprocessen ed. Inbedding in nieuwe release Meta Objects Ontwikkeling datagestuurd werken

Extra taken voor uitvoering centraal (functioneel beheer en uitvoering)

Structureel

18 uur per week 0,5 FT

€ 50.000 Inhouding op uitkering budget 1 en 2 door contactge meente

Jaarverslag, Benchmark, Dashboard, Bijhouden handboek, jaarkalender, werkprocessen, Vraagbaakfunctie, Organiseren bijeenkomsten samenwerking ed.