VNG_archiefKPIs_2020_Raalte

Grondslag: Ar art. 25

Indien conversie of migratie niet is toegepast, heeft de gemeente er dan zicht op of nog aan de eisen van geordende en toegankelijke staat wordt voldaan?

6.2.a Toelichting

Conversie is het omzetten van gegevens van het ene bestandsformaat naar het andere, migratie is het overgaan naar andere software. De tijdigheid van een conversie of migratie kan alleen worden vastgesteld in relatie tot een ICT-protocol waarin is beschreven wanneer en waarom een conversie of migratie wenselijk is. Dit zou onderdeel moeten uitmaken van een bewaarstrategie.

6.2.b

Wordt/is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

n.v.t.

Zo ja, maakt documentatie over de conversie/migratie deel uit van de verklaring?

Bij de migratie van Squit naar IJVI, van IJVI naar de e-Suite en bij de upgrade naar de nieuwe versie van Sharepoint blijven de papieren stukken leidend. De fysieke dossiers worden gezien als archief; de digitale bestanden als kopieën. Er is daarom formeel geen sprake van archiefmigratie en er zijn dus geen verklaringen opgesteld.

Grondslag: Ar art. 25 Praktijknorm: Leidraad migratie (WFA) 6.2.b Toelichting

De verklaring moet een specificatie bevatten van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd/gemigreerd en aangeven op welke wijze en met welk resultaat is getoetst of nadien aan de eisen voor geordende en toegankelijke staat wordt voldaan. Het is wenselijk dat getoetst wordt op informatiebehoud van gegevens, raadpleegbaarheid van meegemigreerde brondocumenten en functionaliteit van het systeem.

6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

6.3.a

Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke archiefbeheiden? Aw art. 5 en 9

Grondslag:

Ab art. 2-5

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

ja

Wordt van archiefbescheiden de bewaartermijn vastgelegd en is dat opgenomen ja in het metadataschema? Wordt van archiefbescheiden het jaar van vernietiging c.q. van overbrenging naar ja de archiefbewaarplaats vastgelegd? Op welk moment, direct of later?

22

6.3.b

Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke archiefbescheiden gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

ja

Grondslag: Aw art. 5

Zo nee, is de geldende selectie- of vernietigingslijst bekend?

Zijn er (voor onderdelen van de gemeentelijke organisatie) ook andere selectielijsten van kracht? Zo ja, welke, en zijn deze in een SIO behandeld / vastgesteld?

Ab art. 2-5

nee

Praktijknorm: Selectielijst 2012, 2017 en 2020 Selecielijst 1983 6.3.b Toelichting

Voor archiefbescheiden gedateerd t/m 1995 geldt de Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven (1983). Voor archiefbescheiden gedateerd vanaf 1996 tm 2016 is dat de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005, geactualiseerd juni 2012). Voor archieven vanaf 2017 tot en met 2019 geldt de selectielijste 2017. Voor archieven geormd na 2017 geldt de selectielijste 2020.

6.3.c

Werkt de gemeente aanvullend met een facultatieve stukkenlijst?

nee

Is dit in een SIO behandeld / vastgesteld? Zo ja, wordt die gebuikt voor alle archiefbescheiden? Indien nee, voor welke archiefbescheiden / zaaktypen dan wel?

6.3.d

Is er een Hotspotmonitor vastgesteld? Grondslag: Aw art. 5

nee

Zo ja, wie stelde die vast (bijvoorbeeld het SIO)?

Ab art. 2-5 Praktijknorm: Selectielijst 2020 par. 1.3 en 1.5 Handreiking periodieke hotspot-monitor decentrale overheden (Archief2020 2017) 6.3.d Toelichting

Een hotspotmonitor is een integraal onderdeel van de (inter)gemeentelijke selectielijst 2017 en verder.

6.4

Vernietiging en verklaringen

6.4.a

Vernietigt het college als archiefzorgdrager de daartoe in aanmerking komende archiefbescheiden?

deels

Grondslag: Aw art. 3 Ab art.8

Worden de wettelijke bewaartermijnen gehanteerd?

deels, er is een achterstand in het vernietigen van digitale dossiers die daarvoor in aanmerking komen.

Worden de behandelaars van de te vernietigen archiefbescheiden geraadpleegd voordat vernietiging gaat plaatsvinden?

ja

Is of wordt een machtiging tot vernietiging aangevraagd?

Als hier doorlopende machtiging door Gemeentearchivaris voor vernietiging wordt bedoeld, dan is dat in Raalte niet van toepassing.

Worden kopieen systematisch meegenomen in de reguliere vernietiging? Voorziet het back-up beleid in vernietiging van back-ups na maximaal 1 jaar?

nee Ja, voor het back-up beleid en de vernietiging van de diverse categorieën back-ups (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks) is de CISO verantwoordelijk.

Zo nee, wat is de reden dat back-ups langer worden bewaard?

n.v.t

6.4.a Toelichting

De archiefzorgdrager is verplicht de archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verstreken te vernietigen, uitzonderingen daargelaten. Dit geldt ook voor kopieën en backups.

6.4.b

Maakt het college als archiefzorgdrager verklaringen van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en de grond en wijze van vernietiging bevatten? Grondslag: Aw art. 3

Ab art.8

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

ja

Worden archiefbescheiden op dossierniveau (zo mogelijk in verzamelbeschrijvingen) gespecificeerd?

ja

Wordt van de vernietigde archiefbescheiden in de verklaring opgenomen op grond Bij analoog archief wordt dit niet aangegeven. van welke categorie(ën) van welke selectielijst deze zijn vernietigd? Voor digitale informatie wordt op dit moment ook (nog) niet in de verklaring opgenomen op basis van welke selectielijst stukken zijn vernietigd. Vanaf december 2020 komt nieuwe functionaliteit in de e-Suite beschikbaar en wordt 'selectielijst' als nieuwe kolom aan de vernietigingslijsten toegevoegd. Wordt vastgelegd wanneer, hoe en door wie de vernietiging heeft plaatsgevonden?

Digitaal: ja Analoog: nee

23

6.5

Vervreemding, besluiten en verklaringen

6.5.a

Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar archiefbescheiden vervreemd, niet als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers expliciet wordt voorgeschreven?

nee

Zo ja, welke?

Grondslag: Aw art. 3, 8 en 10 6.5.a Toelichting

6.5.b.

Van vervreemding [overdracht van eigendom] is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie). In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven. In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.

Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen? Grondslag: Aw art. 8

6.5.c

Zo ja, heeft de zorgdrager het Strategisch Informatieoverleg (SIO), of als dat niet is: de juiste deskundigen, geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

n.v.t.

Zo nee, waarom niet?

n.v.t.

Zo nee, waarom niet?

Grondslag: Ab art. 7 Praktijknorm: Handreiking Strategisch Informatieoverleg (SIO) 6.5.c Toelichting

Bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding moeten tenminste worden betrokken: een door de zorgdrager aangewezen persoon binnen de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk is voor de informatiehuishouding en de gemeentearchivaris, mits deze is benoemd.

6.5.d

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

n.v.t.

Zo nee, waarom niet?

Grondslag: Ab art. 8 6.5.d Toelichting

Het besluit dient te worden gepubliceerd (Gemeenteblad)

7.

OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na bij wet astgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

7.1

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn.

7.1.a

Zijn alle te bewaren archiefbescheiden waarvan de wettelijke overbengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of E depotvoorziening?

nee

Wat is de omvang van de overgebrachte archiefbescheiden sinds het vorige verslag in meters / dossiers / GB (wat van toepassing is)?

0

Grondslag: Aw art. 3 en 12-13 Ab art. 9.1 en 12 7.1.b

Zo nee, welke archiefbescheiden zijn niet overgebracht? (n.v.t. / of beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord)

Is er een overzicht van deze archiefbescheiden?

Ja, er is een overzicht van over te brengen archiefbescheiden in het Acces Databasebestand.

7.1.c.

Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging? (n.v.t. / of beantwoorden in kolom Toelichting op antwoord)

Is per archiefbestand aan te geven wat de reden is, bijv. nog niet gereed gemaakt voor overbrenging; nodig voor de bedrijfsvoering; andere reden?

Er is geen principiële reden voor de niet-tijdige overbrenging. De reeds fysiek naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven zijn beschikbaar voor raadpleging, maar er heeft nog geen besluitvorming voor overbrenging plaats gevonden. Ander archief(delen) zijn nog niet gereed gemaakt voor overbrenging. Zie vraag 2.2.b

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

24

7.2 7.2

Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op? Grondslag: Ab art. 9.3

7.3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering (vervallen)

7.3

Heeft het college als archiefzorgdrager voor archiefbescheiden die om redenen van bedrijfsvoering niet binnen de wettelijke overbengingstermijn overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd bij en ontvangen van gedeputeerde staten?

nee

nee

Grondslag: Aw art. 13.3-4

invulsheet Niet overgebrachte archiefbescheiden

25