Verslag vergadering rekeningcommissie 18 januari

Verslag Rekeningcommissie 1

Opening De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur. Aanwezig zijn: Arie van der Wilt (voorzitter), Aaltje Booijink (CDA), Dafne Holterman (BB), René Jansen (VVD), Johan Seekles (schaduwfractielid GB), verder aanwezig zijn wethouder Alexander Kreule, Jannie Lozeman (Strategisch Beleidsontwikkelaar financiën en bedrijfsvoering), Adriaan Sanders (financieel expert), Karin Zomer (griffier) en namens de accountant Baker Tilly Edwin Damman en Martine Vree-Brink. Met kennisgeving afwezig: Ralph Mulders (GL), Niels Folgers (D66), Jos Westenenk (GB).

2

Vaststellen agenda De agenda is conform vastgesteld.

3

Besluitenlijst vergadering d.d. 15 juni 2022 De besluitenlijst is conform vastgesteld.

4

Mededelingen De accountant in de persoon van Edwin Damman geeft een toelichting op het auditplan. In antwoord op vragen van de aanwezigen geeft de accountant aan dat de thema’s die benoemd zijn voor alle gemeenten gelden. Voor accountants geldt dat zij wettelijk verplicht zijn meer aandacht te besteden aan rapportage over fraude en risico’s vanaf 2022. Daarnaast zijn gemeenten verplicht uitgebreider te rapporteren over continuïteit. We hebben met z’n allen meer verantwoordelijkheid hierin.

5

Boardletter 2022 Raalte De accountant in de persoon van Martine Vree-Brink geeft een toelichting op de boardletter 2022. Risico van doorbreking proces inkoopfacturen speelt ook in Raalte, dus daar zal de accountant bij de jaarrekening op inzoomen. Naar aanleiding van de boardletter zijn diverse vragen gesteld aan de wethouder en aan de accountant. Vragen aan de wethouder: - wanneer kan de raad de M&O nota verwachten en kan deze eventueel in de rekeningcommissie worden behandeld? De wethouder geeft aan niet te weten wanneer de nota misbruik en oneigenlijk gebruik beleid (M&O nota) te verwachten is. Hij zal dit intern navragen. Jannie Lozeman vult aan dat in Raalte geen overkoepelende/integrale M&O beleidsnota op de planning staat. Binnen alle prioriteringen is het dan ook wel de vraag wat hoogste prioriteit krijgt. We doen wel wat aan M&O beleid, maar gefragmenteerd, bijv binnen sociaal domein. Staat dus nog niet op de planning. Alexander gaat na wat de status is van M&O beleid (actie wethouder/ Jannie Lozeman); - kan de raad de managementletter ontvangen? De wethouder en de beleidsontwikkelaar lichten toe dat met de nieuwe accountant de board letter en de managementletter uit elkaar zijn gehaald. De informatie in grote lijnen staat in de board letter, de meer detaillistische opmerkingen staan in de managementletter.

Met deze scheiding komt de juiste informatie bij de juiste doelgroep terecht. Johan Seekles zou toch graag zien wat college met bepaalde aanbevelingen doet die in de managementletter staan. De reactie van college kan interessant zijn, zeker op moment wanneer college zegt aanbevelingen niet of niet op dit moment over te nemen. De wethouder kijkt of het mogelijk is de rekeningcommissie hier efficiënt over te kunnen informeren. (actie wethouder/ Jannie Lozeman) - hoe staat het met aanbesteding nieuwe financiële systeem? Status financieel systeem: Adriaan Sanders: we zijn druk bezig met aanbesteding. Er zijn partijen

die hebben ingeschreven, eind maart volgt definitieve gunning. Gebeurt samen met Deventer en Olst-Wijhe. Verwachte implementatie per 1 januari 2024. Mocht er vertraging ontstaan, dan zal dat 1 januari 2025 worden. Tussentijds in een kalenderjaar veranderen van systeem werkt niet. Vragen aan de accountant: - Is de accountant betrokken bij de selectie van het nieuwe financiële systeem? Nee daar is de accountant niet bij betrokken. De accountant kan wel meekijken. Gebeurt wel vaker dat gemeenten accountant raadplegen bijvoorbeeld gericht op functiescheiding, of systeem daar voldoende op ingericht is. De wethouder vult aan dat functiescheiding in nieuwe systeem opgelost zou moeten zijn. - IT audit pag 5, wat betekent dit? Accountant: gaat om controle pakketten: in systemen zitten checks & balances, accountant kijkt naar punten van belang voor jaarrekeningcontrole, bijvoorbeeld beheer van accounts en wachtwoorden kan beter. Ziet accountant vaker in andere gemeenten, zie ook opmerkingen op p. 12 en 13. - Welke risico’s neemt de accountant wel/niet mee? Hoe bepaalt deze dat? Antwoord: vertaald in gewoon Nederlands: accountant houdt een slag om de arm. - Vraag over bevindingen en aandachtspunten, p. 11: volgorde: is daar prioritering toegepast? Antwoord: gestart met belangrijkste in de samenvatting, op p. 11 meer gebundeld, eerste 4 à 5 hebben wel de hoogste prioriteit.

De wethouder geeft aan dat er wel gelet wordt op prioritering, maar sommige dingen zijn heel makkelijk op te lossen, zoals punt 12, wat binnen paar minuten was opgelost. - Functiescheiding: wat verstaat de accountant daar onder? Scheiding van taken tussen mensen maar ook belangen. - Raalte is bezig met doorontwikkeling interne beheersing: betekent wel risicobereidheid en in control blijven: hoe moeten we dat zien, financieel en wat zijn de risico’s? Antwoord; gesprekken met gemeentesecretaris: je kunt alles dichttimmeren maar daar wordt het stroperig van. Denk aan subsidies: als je alles dicht regelt, kan het proces om uit te betalen veel tijd kosten en duurt het lang voor bedragen zijn overgemaakt. Beter is het om aan de voorkant beter in te richten, regelen, over nadenken, en ook meenemen wat beheersbare risico’s zijn, dan hoeft aan de achterkant niet alles dichtgetimmerd te worden. De wethouder vult aan: bij subsidiebeleid is het beter om vooraf na te denken of de verantwoording en regeldruk past bij het doel wat je voor ogen hebt. Financiën is een middel en geen doel op zich, dus niet controle op controle. Juiste balans is nodig, het gaat wel om gemeenschapsgeld, maar je wilt ook niet dat mensen tussen wal en schip vallen. Blijft spanningsveld. 6

Presentatie rechtmatigheidsverantwoording met ingang van boekjaar 2023 Het college van B en W is met ingang van boekjaar 2023 verantwoordelijk voor rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening in plaats van de accountant. Financieel expert bij de gemeente, de heer Sanders, geeft een toelichting hierop. De presentatie is toegevoegd aan de vergadering in I-babs. Normenkader: gaat om alle wet- en regelgeving en ook verordeningen met financiële bepalingen vanuit eigen gemeente. Accountant waarschuwt: hoe meer je erin stopt hoe meer controle je als gemeente moet doen. Veel gemeenten zeggen: het minimale moet erin, landelijke en Europese wetgeving. Dan kijken of we meer stappen moeten en willen nemen. Wethouder: kijk naar doel van normenkader. Bijvoorbeeld, starterslening wordt al vanuit verschillende hoeken gecontroleerd, wil je dat nog een keer als gemeente. Accountant: waar colleges aan moeten voldoen qua rechtmatigheid is behoorlijk ingedikt, gaat vooral om begroting en Europese wetgeving, aangezien accountant ook al naar getrouwheid kijkt. Oordeel rechtmatigheid valt straks onder college, accountant doet dat straks door getrouwheid te controleren, dus of het op de goede manier is gedaan.

Zie presentatie: bandbreedte accountant: nog naar zoeken, ervaring opdoen met 1% aangezien accountant nu ook dat percentage hanteert, en na een aantal jaren evalueren of bandbreedte breder kan naar bijvoorbeeld 3%. Opmerking Johan Seekles: VIC’s zijn extra belasting voor personeel, let daar op.

Jannie Lozeman: voor VIC”s is inderdaad extra capaciteit nodig, is al op ingespeeld door organisatie door vanaf boekjaar 2021 VIC werkzaamheden uit te besteden. Moet gebeuren onder verantwoordelijkheid van registeraccountant, Met wisseling van accountant van Deloitte naar Baker Tilly advisory is dit ook in de aanbesteding meegenomen. 7

Doorontwikkeling Planning & Controlcyclus Op 24 oktober is gesproken over een doorontwikkeling Planning & Controlcyclus aan de hand van een presentatie van raadslid Jos Westenenk. Wordt opnieuw geagendeerd als Jos Westenenk weer terug is.

8

Rondvraag Aaltje Booijink: dankt iedereen voor de welwillendheid om alles uit te leggen. Wethouder: eerste rekeningcommissievergadering in 2023, normaliter staat op de agenda ook onderzoeksonderwerpen van de rekenkamercommissie in. De voorzitter geeft aan dat hij de huidige voorzitter nog niet heeft gesproken over vervolgonderzoeken. Wordt vaak wel rondje gemaakt door rekenkamercommissie in fracties welke onderwerpen er zijn. Volgende vergadering rekeningcommissie zullen we de voorzitter uitnodigen. (actie voorzitter/ griffier).

9

Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 20.50 uur.