Verslag 29 januari rekeningcommissie

VERSLAG VERGADERING REKENINGCOMMISSIE Datum

29 januari 2025

Aanwezig de raadsleden Arie van der Wilt (voorzitter), Dafne Holterman, Martine Scholten, Ralph Mulders,

Irene Weertman-Halfwerk, Johan Seekles, namens college Alexander Kreule , Gerria Toeter, Rob Zuidema, namens de ambtelijke organisatie Jannie Lozeman, Adriaan Sanders , Remco van Riezen en, tot agendapunt 7, de voorzitter van de Rekenkamer Raalte Arnold Titsing.

Afwezig

de raadsleden Niels Folgers, Jos Westenenk, René Jansen

1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur. 2. Vaststellen agenda De agenda is conform vastgesteld. 3. Verslag vergadering 12 juni 2024 Het verslag is conform vastgesteld. 4. Ingekomen stukken - Naar aanleiding van de brief van de provincie Overijssel over toezichtsvorm code oranje vraagt Ralph Mulders naar de duiding van code oranje voor de niet sluitende meerjarenbegroting. Moeten daar nog acties op worden ondernomen? Alexander Kreule geeft aan dat de meerjarenbegroting sluitend is vastgesteld. De provincie heeft vervolgens vraagtekens gezet bij stelposten in het laatste begrotingsjaar, dus meerjarig niet sluitend volgens hen en op basis daarvan code oranje gegeven. - Naar aanleiding van het auditplan geeft Johan Seekles aan dat het mooi is dat er een plan is, met aandachtsgebieden waar audit zich op richt, ook mooi dat er aandacht is voor corruptie bij grote contracten maar vraagt zich af hoe het staat met aandacht voor zorgfraude. Zijn er concrete stappen gezet? Alexander Kreule verwijst naar pgb toetsing. Adriaan vult aan dat specifiek voor jeugd een kosten/batenanalyse de acties bepaalt op inzet naar fraude. Johan vraagt om meer aandacht, gezien de stijging van de onzekerheden bij de accountantscontrole afgelopen jaar. Jannie Lozeman licht toe dat de accountantscontrole SvB landelijk is, buiten onze invloedssfeer ligt.

Afgelopen jaar heeft de SvB nog steeds geen goedkeurende accountantsverklaring. Daarop baseren wij onze kosten/batenanalyse: hoe hoog is het risico en wat voor middelen zetten we dan in, ook gezien het feit dat we geen invloed hebben op de SvB. Gerria Toeter vult aan dat met name de kleinere contracten een risico inhouden voor accountantscontrole. 5. Mededelingen Er zijn geen mededelingen. 6. Rekenkameronderzoek 2025 - groslijst De voorzitter van de Rekenkamer Raalte, Arnold Titsing, vertelt dat het huidige onderzoek over ondermijning in de afrondende fase is. De ambtelijke reactie is afgerond, de rekenkamer hoopt op korte termijn het onderzoek voor een bestuurlijke reactie te kunnen toesturen. Vervolgens geeft hij een toelichting op de groslijst en vraagt de raadsleden naar een reactie op de onderwerpen en of zij nog ideeën hebben voor aanvullende onderwerpen. Subsidiebeleid komt regelmatig voor, want gaat gemeente breed om meerdere miljoenen richting maatschappelijke instellingen, is er goede rapportageplicht omtrent ingezette middelen in relatie tot

realisatie van de beoogde effecten? Hoe middelen zo effectief mogelijk in te zetten, bijvoorbeeld, richting Ravijnjaar: Monitoring verbonden partijen: zou ook kunnen. Participatie: hoe ga je er mee om? Zou ook kunnen, hoe wordt dat ervaren in de samenleving. Dan wel scope in aanbrengen. Calamiteiten/ rampenbestrijding: kwetsbaarheid van overheidsorganen, maar ook al ondermijning gehad en digitale weerbaarheid, wel meegenomen om mee te nemen in afweging. Ontkerkelijking: hoe ga je met leegstaande kerken om. Breder casus horen graag reactie van raad , nog nieuwe onderwerpen, en kiezen vervolgens zelf onderwerp Dafne Holterman vraagt of er al een denkrichting is voor de scope van het onderwerp participatie. Arnold: nee, er is geen scope bepaald, de rekenkamer heeft het bewust algemeen gehouden en neemt graag input van de raad mee. Martine Scholten is het onderwerp subsidiebeleid wel duidelijk, ook richting ravijnjaar. Maar zijn daar al mee bezig. Zelfde geldt voor onderwerp participatie: kan dat aanvullend zijn aan het onderwerp participatie (verordening) waar de raad al mee bezig is? Kerkelijk vastgoed heeft de voorkeur van de CDA -fractie, speelt ook in Salland, en zeker de vraag wat de gemeente hierin kan betekenen, die vraag ligt ook zeker bij de samenleving. Ralph Mulders is wel geïnteresseerd in evaluatie naar het functioneren van de adviesraad Sociaal Domein.

Bestaat nu 2 jaar, voortvarend begonnen, hele brede raad, er zijn mensen uitgestapt, deels weer nieuwe mensen. Weinig klachten over, groot orgaan. Arie van der Wilt geeft aan dat het een onafhankelijke adviesraad is. Dus hoe moet je dat dan bezien? Ralph licht zijn invalshoek toe: Wat komt de gemeente er verder mee, wat brengt het ons, en brengt het ons wat we ervan verwachten, dus niet de raad zelf want die is onafhankelijk. Irene Weertman deelt de reactie van Martine als het gaat om subsidiebeleid en participatie. Is het nog wel op tijd of te laat? En Irene heeft eveneens een voorkeur voor religieus/ cultureel vastgoed: alle dorpen hebben hier mee te maken. Johan Seekles deelt overwegingen over onderwerp participatie: wordt gewerkt aan beleid en verordening, daar loop je dan als rekenkamer achteraan. Hij vindt religieus erfgoed te beperkt, want gaat om vastgoed in bredere en meer in culturele zin. We hebben cultuurbeleidsplan dus van daaruit wordt gewerkt aan religieus erfgoed. Johan heeft voorkeur voor onderwerp calamiteiten en rampenbestrijding: zijn we op basis van draaiboeken in staat om accuraat op te treden, kijken hoe gemeente dat regelt en wat voor beleid er is. Alexander ter Kreule geeft een reactie namens college: ijking van subsidiebeleid loopt, participatie is raad zelf mee bezig.

Calamiteiten en rampenbestrijding komt, juist vanwege omgevingsdienst, veel achterweg, dan dus wel aandacht hebben voor de scope. Religieus vastgoed: daar is nu nog geen beleid voor, portefeuillehouder is daarmee gestart, dus dat zou elkaar kunnen aanvullen. Arnold Titsing neemt de overwegingen mee bij de keuze van de Rekenkamer voor een onderzoeksonderwerp. 7. Frauderisicoanalyse 2024/ 2025 Johan Seekles: conclusie is helder, risico’s op fraude en corruptie zijn met de getroffen maatregelen op aanvaardbaar niveau gebracht door aanstellen van kwaliteitsmedewerkers. We vinden het wel belangrijk om ook naar andere domeinen te kijken en ook daar fraudepreventieplannen op te stellen. Jannie Lozeman: ook hier geldt: hoeveel maatregelen neem je. Er is nu een goede balans op aanvaardbaar risico, je kunt nooit helemaal 100% afdekken. Het is een kwestie van hoeveel energie zet je in en wat levert het op: we hebben nu daarin een balans gevonden. Ook andere domeinen? Kost veel tijd, energie en geld: hoever ga je daarin? Accountant lijkt daar meer aandacht voor te vragen maar heeft ook met landelijke afspraken vanuit accountants te maken. Onze accountant moet op basis van die landelijke afspraken daar aandacht aan besteden. Johan snapt de afweging.

Welke domeinen kennen een hoog risico? Zou je daar dan nog specifiek een fraudepreventieplan voor op kunnen stellen? Arie van der Wilt geeft aan dat uit de rapportage blijkt dat er in het onderzoek naar is gekeken en een afweging is gemaakt. Als het gaat om kosten dan is dat nog tot daaraan toe. Maar je moet wel werkbare organisatie houden. Er ligt nu een goed plan. 8. Boardletter Johan Seekles komt ook bij dit punt terug op wat hij bij frauderisicoanalyse en bij normenkader heeft gezegd. 2

Interne beheersing is op voldoende niveau, accountant geef 2 aanbevelingen: betere functiescheiding en Europese aanbestedingen: belangrijk dat aanbevelingen worden opgepakt. Alexander Kreule: de accountant adviseert. Die adviezen worden overwogen, maar wij wegen niet alles even zwaar als de accountant. Er wordt serieus naar gekeken, maar verwacht niet op alles gedetailleerde frauderisicoanalyse. Voor wat betreft functiescheiding: straks met nieuw financieel systeem hopen we dat opgelost te hebben, wel blij als dit punt straks weg is. 9. Rechtmatigheidsverantwoording -en controle - Normenkader 2024 (definitief)/ 2025 (concept) Johan Seekles: zag bij inkoop en contractbeheer een wat verwarrende formulering: wordt in geheel uitgesloten van een interne rechtmatigheidstoets. Klopt dat? Adriaan Sanders: inkoop en aanbestedingsbeleid wordt uitgesloten, maar je moet voldoen aan Europese regels met toepassen van controle. Indien we aan eigen beleid moeten toetsen, dan zouden we veel meer controles moeten uitvoeren of we rechtmatig zijn of niet. Dat is niet zinvol. Door dit zo te formuleren, scheelt ons dat heel veel overbodig werk. Jannie Lozeman vult aan: interne inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt getoetst door inkoopadviseurs. Op advies van accountant is dit zo opgenomen want anders niet accountant proof. Daarom uitgesloten, omdat je anders ook boven rechtmatigheid grens uitkomt.

10. Voorstel kadervorming strategische hoofdlijnen Kadernota 2026-2029 Alexander Kreule licht toe: wens van de raad is om Kadernota meer tot sturingsdocument te maken. Daar heeft college stappen in gezet, maar hebben we nu het juiste ambitieniveau. Vandaar dat we op 1 onderwerp een voorzet hebben gemaakt op verschillende abstractieniveaus. Aan de raad de vraag welk abstractieniveau de raad wil. Als voorbeeld is een uitwerking gemaakt voor een opgave uit de portefeuille van Gerria Toeter. De raadsleden geven in een eerste ronde hun mening. Dafne Holterman: mooi dat er zoveel opties zijn, maar lastig om te toetsen als we kiezen voor bepaald ambitieniveau. In eerste instantie lijken niveau 1 en 2 te summier, 3 te wollig en lang. Martine Scholten: het is wel lastig om te doorgronden wat de zinnen zeggen. Belangrijk is dat de tekst duidelijk is, makkelijk leesbaar, met niveau dat aansluit bij de lezers. Niveau 6 spreekt aan, qua leesbaarheid. Maar: wat willen we. Neigen we naar hoog over, want wordt het wel duidelijker als we meer naar detail gaan? En ook: wat is te doen voor college/ organisatie? Martine is nog zoekende. Ralph Mulders: kiest voor abstractieniveau dat helikopterview biedt en op hoofdlijnen stuurt. En dan is niveau 5 te veel op detail, staat haaks op wat we zoeken, maar is wel lekker leesbaar. Niveau 1 en 2 staat niets waar veel kritiek op kan zijn.

Ralph zoekt naar eenvoudig taalgebruik, maar wel naar integrale oplossingen met ruimte voor accenten of aanpassing van beleid. Irene Weertman: ervaart de niveaus niet als steeds gedetailleerder. Niveau1 en 2 is te abstract, 5 is lekker leesbaar. Eenvoudig taalgebruik is belangrijk. En Irene vindt dat financiën zou moeten worden toegevoegd, welk niveau we ook kiezen. Johan Seekles is voorstander van kernachtige passage over woonlastendruk. Nog mooier als dat een geschat doorkijkje zou kunnen worden naar de daarop op volgende 2 jaren. Gelet op concretiseringsslag: niveau 5 gaat om analyse, ambitie, oplossingsrichting en uitvoering. Als daar dan een sausje overheen komt van participatie en financiën, dan hebben we de richting te pakken. Alexander geeft aan dat het lastig is om dit voorjaar al te zeggen hoe we in 2029 met woonlasten omgaan. Extrapolatie voor rioolheffing kan wel, afvalstoffenheffing wisselt veel per jaar, maar vraagt na of we voor dat onderdeel wat kunnen zeggen over de voorspelbaarheid. Arie van der Wilt zit er anders in. Kadernota en begroting moeten onderscheidend zijn en geen dubbeling. Begroting kent smart gestelde doelen. Begroting moet je baseren op visie, dus op de kadernota. In dat opzicht is niveau 5 een manier van werken, maar geen toetsingskader. Ambitieniveau 2 is helemaal niet erg. Vraagt nog wel een nadere uitwerking.

Maar met niveau 2 vraag je van jezelf wat voor visie heb je. Niemand valt tussen wal en schip: zou kader kunnen zijn voor sociaal domein. In de kadernota stel je de kaders vast. In begroting weet je dan of je verder of korter kunt springen. Kadernota: wat willen we bereiken in de komende jaren, wat voor gemeente willen we zijn, wat hebben we ervoor over? Alexander Kreule: als je zegt ‘niemand mag tussen wel en schip vallen’, dan zeg je vanuit financieel oogpunt heel wat. Alexander vindt het positief dat niemand niveau 1 of 6 en 7 zegt. In een tweede ronde, elkaar gehoord hebbende, geven de raadsleden aan: 3

Ralph Mulders: eigenlijk wil ik helikopterniveau maar kies dan voor iets omdat het zo lekker leest. Irene Weertman: GemeenteBelangen ziet kadernota wel als financieel document. Gerria Toeter: bij een hoger abstractieniveau kun je aan een ambitie werken en met elkaar het goede gesprek voeren. Hoe concreet wil je in een kadernota over deze opgave gaan? Hoe specifiek maak je het? Blij dat de raadsleden niet verder gaan dan niveau 5. Want niveau 6 en 7 gaat meer op voor koersdocumenten. Niveau 3 en 4 zijn wel de grens voor een kadernota. Voor Ralph lopen er twee dingen door elkaar heen: abstractieniveau en ambities die we willen lezen in een kadernota. We willen bijsturen op strategisch niveau en niet bijsturen op een begrotingsdocument Arie: wat wil je bereiken in de kadernota en dan maak je daar in begroting de uitwerking voor. Martine: wat is het doel van een kadernota? Dan daar aan houden. Want als je kijkt naar abstractieniveaus dan is het lastig om er boven te hangen. Dus daar blijven en daar bewoordingen bij zoeken. Martine neigt dus wel naar niveau 1 of 2. Neigt nu gezien de uitwisseling meer naar hogere abstractieniveau. Dafne: we moeten er voor waken om de begroting naar voren te schuiven in de kadernota. Voor Irene geldt: welke plannen zijn er de komende jaren en hoe worden die betaald. Arie: afgelopen jaren is de kadernota steeds beter geworden.

Maar voor Arie zit het nog te dicht op de begroting, heeft het te veel samenhang met begroting. Arie denkt meer aan coalitieakkoord maar dan van de hele raad, dat iedereen zijn ei erin kwijt kan. Waarom zetten we die gedeelde ambities er niet in, denk aan sociaal domein. Al pratende komen de raadsleden dichter bij elkaar over wat een kadernota zou moeten zijn. Plus; er is geen goed en geen fout. Alexander doet de suggestie om de volgende kadernota ook weer zo te bespreken, als doorlopend proces. Laat maar standaard terugkomen, in najaar eens kijken wat we vonden van de kadernota van dit jaar. Afgesloten wordt met de opmerking dat het wel belangrijk is om de raad in z’n geheel mee te nemen in deze discussie. 11. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 12. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 20.54 uur.

4