Verkenning toetreding tot GR Collectie Overijssel

Verkenning toetreding GR Collectie Overijssel

Auteurs: Hester Maas; Jeanet van Olst; Remco van Riezen; Herman Mulder en Tom van ’t Zand Datum 08-01-2026

Inhoud Inleiding .....................................................................................................................................................Error! Bookmark not defined. Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel ...............................................................................................................................2 Juridisch..................................................................................................................................................................................................................4 Personele impact huidige werkzaamheden Raalte: ...............................................................................................................................4 Financiële aspecten............................................................................................................................................................................................5 Intentieovereenkomst en vervolg ................................................................................................................................................................5

Inleiding Op 4 december 2025 heeft de raad het college opdracht gegeven tot het starten met de procedure van verkennen tot toetreding tot de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel (hierna: GR CO; zaaknummer: 63721-2025). Met de uitkomst van deze verkenning kan het college een beslissing nemen om de intentieovereenkomst met de GR CO aan te gaan en de raad te informeren over dat voorgenomen besluit en de gelegenheid te geven om haar wensen en bedenkingen kenbaar te maken. Op 1 januari 2027 treedt de nieuwe Archiefwet in werking. Met het in werking treden van de nieuwe Archiefwet worden er strengere wettelijke eisen gesteld aan het bewaren en duurzaam toegankelijk maken van de gearchiveerde historische documenten. Dat zijn doorgaans papieren documenten die langer dan 20 jaar bewaard moeten worden. De gemeente Raalte beheert momenteel zelf haar analoog archief, ongeveer 550m, waarvan ongeveer 450m als historisch archief wordt aangemerkt. Gemeente Raalte heeft op 2 december 2016 het vervangingsbesluit vastgesteld en vormt vanaf dat moment overwegend digitaal archief. Daardoor is de afgelopen jaren minimaal analoog archief gevormd. Voor het digitaliseren van overgebracht historisch archief biedt de Archiefwet geen ruimte.

De nieuwe Archiefwet stelt strengere eisen aan het historisch archief: - Het aanwijzen van een archivaris; - Het toegankelijk maken van de archieven via een studiezaal; - Archiefwaardige documenten moeten binnen 10 jaar (voorheen 20) naar een archiefdienst; - Overheidsinformatie moet in goede, geordende en toegankelijke staat zijn, met toetsbare kwaliteitssystemen en vastgelegde metadata. - Digitale archieven moeten beveiligd staan in binnen de EER (Europese Economische Ruimte), onder veilige, gecontroleerde omstandigheden in erkende e-depots. De verschillende aspecten van deze verkenning zijn: inhoud van de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel, Juridische aspecten, Personele impact, financiële aspecten, het aangaan van de intentieovereenkomst tot toetreding GR CO. Hieronder worden deze verschillende aspecten nader toegelicht

Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel De Rol van GR CO is dat zij het archiefbeleid vormgeven en uitvoeren voor de archieven die bij hen in beheer zijn. Daarnaast houdt zij toezicht op het semi-statisch archief dat in ons eigen beheer is. Dit gebeurt aan de hand van een meerjarenbeleidsplan over het archief wat in beheer is. Het bestuur van GR CO stelt dit op en voert het uit. Door aan te sluiten bij een gemeenschappelijke regeling als GR CO, profiteer je van de bundeling van kennis en kunde. Dit levert garanties op het gebied van bedrijfsvoering en continuïteit, die je als individuele gemeente moeilijk kunt waarmaken. In 2025 waren er vier deelnemers aan de GR CO: Rijksoverheid, Ommen, Deventer en Zwolle. De gemeenten Steenwijkerland, Raalte, Dalfsen en de provincie willen toetreden. Olst-Wijhe maakt via DVO al gebruik van de 2

diensten en verkent momenteel ook het toetreden tot de GR. Gemeente Zwartewaterland overweegt om per 1-12028 toe te treden en de Rijksoverheid treedt per 1-1-2027 uit. De conclusie is dat het aantal deelnemers zal groeien van 4 naar 7-9 deelnemers. Ter beeldvorming, GR CO heeft als ambitie om een archiefruimte voor ongeveer 34.5 km archief te bouwen waar de gemeente Raalte ongeveer 0,5 km van aanlevert.

Met toetreding tot GR CO kunnen we de beheertaken rondom ons fysieke historisch archief voor lange termijn goed regelen. We zijn verzekerd van professioneel beheer van ons historisch archief. Het is aannemelijk dat wettelijke eisen en toezicht in de nabije toekomst aangescherpt worden. GR CO speelt hier actief op in. Zo gaat Collectie Overijssel in 2026 een verkennend onderzoek e-depotvoorziening uitvoeren, dat leidt tot een voorkeursscenario, samenwerkingsvoorstel van de deelnemende partners, een business case en voorstel voor de structurele financiële dekking.

De missie van GR CO sluit aan bij de gestelde uitgangspunten van gemeente Raalte. De maatschappelijke waarde van GR CO bestaat uit het behouden en bruikbaar maken van (historische) overheidsinformatie en cultureel erfgoed. GR CO is van mening dat elke inwoner het democratische recht om gratis en zonder drempels informatie van en over de overheid in te zien. Gemeente Raalte hanteert ten aanzien van haar archief de volgende uitgangspunten: sober, doelmatig en voldoen aan wettelijke verplichtingen. Met het toetreden tot de GR van Collectie Overijssel borgen wij duurzaam, kwalitatief collectiebeheer en archiefdienstverlening aan zowel inwoners als ambtenaren. Collectie Overijssel verzorgt de wettelijke archieftaken ten aanzien van duurzaam te bewaren overheidsinformatie en maakt dit openbaar toegankelijk in lijn met aangescherpte regelgeving.

Met het toetreden tot GR CO voldoen we direct aan actuele wet- en regelgeving. De nieuwe Archiefwet 2027 treedt naar verwachting vanaf 1 januari 2027 in werking. Met deelname aan GR CO voldoen we direct aan de strengere eisen (o.a. het verplicht aanstellen van een Archivaris) die deze wet stelt. De schaalgrootte van GR CO brengt met zich mee dat zij aan deze strengere eisen kan voldoen met behoud van kwaliteit.

Met deelname aan GR CO verzekeren we ons van de beheer door deskundige professionals, die anders moeilijk te vinden zijn. De bundeling van kennis en kunde binnen een gemeenschappelijke regeling levert voor ons als middelgrote gemeente met sobere uitgangspunten op het gebied van archiefbeheer garanties op het gebied van bedrijfsvoering. GR CO is namelijk een aantrekkelijk werkgever voor archivarissen en andere historici die een inhoudelijk uitdagende functie binnen hun vakgebied zoeken. Het zelfstandig invullen van deze functie door gemeente Raalte betekent zoeken naar alternatieven, zoals het werven van een archivaris die bereid is parttime te werken, het bijscholen van bestaand personeel, extern inhuren of samenwerking zoeken met buurgemeenten.

Met deelname aan GR CO hebben we verbeterde gebruiksmogelijkheden en een aantrekkelijke, goed vindbare website, waarmee diensten worden aangeboden. Door aan te sluiten bij Collectie Overijssel wordt het historisch archief professioneel beheerd en via een goed vindbare website toegankelijk gemaakt voor een breed publiek, zoals onze inwoners, collega’s, hobbyonderzoekers, docenten, studenten, scholieren, journalisten etc.

Collectie Overijssel streeft ernaar om hun nieuw te bouwen locatie het meest duurzame gebouw van Nederland te maken. Door te kiezen voor duurzame bouw, positioneert Collectie Overijssel zich als een vooruitstrevende en maatschappelijk verantwoorde organisatie, wat ook positief kan bijdragen aan het imago van de deelnemende gemeenten. Kanttekeningen 1. Onze beleidsmatige invloed wordt kleiner.

3

Omdat de beleidsruimte op het gebied van archiefbeheer beperkt is, zal deze afname van onze invloed ook beperkt zijn. Daar tegenover staat wel dat gemeente Raalte een relatief kleine deelnemer is en daarmee naar verhouding ook minder stemrecht heeft. Mogelijk stellen andere deelnemende gemeenten hogere eisen aan het bewaren van hun historisch archief dan wij in een autonome situatie zouden doen. Als middelgrote gemeente in deze gemeenschappelijke regeling is het aannemelijk dat we zullen meebewegen met de richting die het collectief op wil. 2. Het archief bevindt zich niet meer binnen de gemeentegrenzen Het fysiek archief wordt in Deventer geplaatst, niet meer in Raalte. Omdat de meeste aanvragen en antwoorden digitaal zijn, zullen de meeste opvragers van archief hier niets van merken. Bezoek op locatie is altijd mogelijk en indien nodig kunnen opgevraagde stukken naar Raalte gebracht worden om daar in te zien. 3. We maken pas in 2029 gebruik van alle voorzieningen. De nieuwe locatie in Deventer is klaar in 2029 (gepland). Tot die tijd maken we wel kosten als deelnemer van de GR. De kosten van deelname zonder gebruik te maken van de fysieke locatie zijn een gereduceerd tarief (151 euro per strekkende meter, versus 208 euro per strekkende meter).

Juridisch GR CO is een gemeenschappelijke regeling die hoofdzakelijk de uitvoerende archiefwerkzaamheden voor ons verzorgt en daarnaast in beperkte mate beleid maakt, om hun werkzaamheden op eigentijdse manier te kunnen blijven uitvoeren. De invloed van de gemeente Raalte binnen de GR wordt bepaald door het aantal meters archief dat wordt ingebracht. Zetels in het Algemeen Bestuur (AB) en in het Dagelijks Bestuur (DB) worden verdeeld op basis van deze meters op basis van een vastgestelde methodiek toekenning bestuurszetels. Raalte bevindt zich met de huidige grootte van het archief op de grens van 2 categorieën: - Als we rekenen met een archief van 500 strekkende meters heeft Raalte een eigen zetel in het AB en een gedeelde zetel in het Dagelijks Bestuur (DB) met andere gemeenten in dezelfde categorie. - Als we rekenen met een archief van 450 strekkende meters heeft Raalte een gedeelde zetel in het AB en geen zetel in het DB. Grotere deelnemers met meer dan 2.000 meter archief krijgen twee zetels in het AB en een eigen zetel in het DB. Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel geeft aan na 1 maart 2026 geen mogelijkheid meer te bieden aan nieuwe deelnemers om in de toekomst aan te sluiten.

Personele impact huidige werkzaamheden Raalte Bij aansluiten GR van CO, als ons statisch archief daadwerkelijk geplaatst is bij GR CO, is GR CO verantwoordelijk om te voldoen aan opvragingen van zowel onze inwoners als ambtenaren. Vanaf dat moment is de verwachting dat wij 0,1 FTE minder inzet nodig hebben. Wel zal het nodig zijn om een coördinerend aanspreekpunt te hebben voor de interactie met Collectie Overijssel en het voorbereiden van de portefeuillehouder die deelneemt aan het AB. De inschatting is dat dit ongeveer 50 uur per jaar zal zijn. Belangrijker is dat de nieuwe Archiefwet vereist dat elke gemeente per 1-1-2027 een archivaris aanwijst. De gemeente Raalte hoeft bij aansluiten GR CO geen archivaris te werven. Het zelf werven van een archivaris is lastig omdat het aanbod van gekwalificeerde archivarissen beperkt is en de functie niet aantrekkelijk genoeg is als het om een kleine parttime aanstelling gaat. De kosten voor een parttime archivaris worden geschat op €72.000. Collectie Overijssel is als grotere organisatie aantrekkelijker voor archivarissen en andere historici, omdat zij daar een inhoudelijk uitdagende functie binnen hun vakgebied kunnen uitoefenen. Voor een enkele gemeente is het moeilijk om deze aantrekkingskracht te bieden.

4

Financiële aspecten GR CO rekent een tarief per strekkende meter archief, waarmee het helder en voorspelbaar is wat de kosten zijn voor het beheer, de toezicht op en dienstverlening rondom het archief. Omdat de gemeente Raalte in een vroeg stadium heeft gekozen om haar archief digitaal op te bouwen is de verwachting dat het fysieke archief maar minimaal zal toenemen in de toekomst. Daarmee is geborgd dat de kosten voor GR CO stabiel en voorspelbaar zullen blijven. GR Collectie Overijssel

Archivaris * Gemeenschappelijke regeling (2027 en 2028 € 67.950 per jaar en vanaf 2029 € 93.600) Beleidsadvisering (vanaf 2027) Risico-opslag nieuwbouw Collectie Overijssel (vanaf 2029) Verhuiskosten naar Deventer (2029) Besparing huidige formatie Totaal

Archief in eigen beheer Incidenteel Structureel Structureel €72.000 € 93.600

€ €

5.000 9.300

€ 20.000

€ 20.000

€ -11.000 € 96.900

€ 72.000

* Archivaris is verplicht per 1-1-2027. De wet geeft ruimte om invulling te geven aan deze functie. Wij verwachten deze kosten per 2028 te maken. In de begroting 2026 zijn de financiële gevolgen van de nieuwe Archiefwet 2027 niet opgenomen. Bij een positief besluit van de raad tot toetreding tot GR CO in het vervolgproces, zijn wij voornemens de financiële effecten van dit besluit op te nemen in de begroting 2027-2030 als autonome ontwikkeling.

Met het aangaan van de intentieovereenkomst committeert gemeente Raalte zich aan toekomstige kosten die gemoeid zijn met toetreding en het bouwen van het collectiecentrum. Met het aangaan van de intentieovereenkomst committeren we ons aan het vergoeden van de kosten met betrekking tot ontwikkeling van het Collectiecentrum, wanneer we ons uiteindelijk niet aansluiten bij de GR. Gezien onze beperkte inbreng van strekkende meters archiefruimte is het financiële risico ingeschat op € 5.500.

Kapitaallasten beïnvloeden de financiële consequenties De uiteindelijke kapitaallasten zijn afhankelijk van het rentepercentage van de financiering en de inflatie van de bouwkosten en kunnen dus nog wijzigen. De aanvullende kosten voor nieuwbouw door GR CO zijn gebaseerd op een inschatting door CO.

Intentieovereenkomst en vervolg Het toetreden van gemeente Raalte tot de GR van CO valt samen met de plannen van GR CO om hun archiefruimte uit te breiden met een nieuw collectiecentrum. Zonder nieuw collectiecentrum is voor Raalte als toetredende partij geen mogelijkheid om archiefmeters af te nemen. In de te ondertekenen intentieovereenkomst is vastgelegd dat de toetredende partij uitgenodigd wordt voor de ambtelijke vooroverleggen van het Algemeen Bestuur wanneer besluitvorming omtrent het nieuw te bouwen Collectiecentrum op de agenda staat. De toetredende partij heeft daarin een adviserende stem, welke wordt meegewogen in de beslissingen. De toetredende partij heeft tot aan de toetreding geen formeel stemrecht. Na het toetreden tot GR CO nemen wij het pluspakket af. Dat is het pakket dat hoort bij toetreding tot de GR en maakt dat we aan alle nieuwe eisen uit de Archiefwet 2027 voldoen. Op dit moment is er in de fysieke locatie van collectie Overijssel te weinig ruimte om de archieven van toetredende gemeenten te plaatsen. De verwachting is

5

dat het nieuwe collectiecentrum in 2029 in gebruik genomen gaat worden. Dit betekent dat we per 1 januari 2027 tot het moment dat de nieuwe locatie in gebruik genomen wordt, beperkte diensten afnemen van Collectie Overijssel met lagere kosten, totdat de archieven fysiek overgebracht worden. Om het archief over te brengen moet zij voldoen aan de richtlijnen voor overbrenging analoog overheidsarchief. In 2026 wordt ons archief geïnventariseerd en volgens deze richtlijnen beschreven. Ons semi-statisch archief blijft in ons eigen beheer. Dit semi-statisch archief zal in de toekomst minder fysieke ruimte nodig hebben omdat onze archiefopbouw overwegend digitaal is. Voor het proces tot toetreding worden de stappen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gevolgd. College heeft het besluit genomen de toetreding tot GR CO per 1 januari 2027 te verkennen. GR CO stelt de concept wijziging GR tekst op en levert deze aan het college. College stuurt het ontwerp van de regeling toe aan de raad. De raad kan vervolgens binnen acht weken zienswijzen over toetreding tot de GR, dus over het ontwerp van de regeling, naar voren brengen bij het college. Het college stemt de ontvangen zienwijze af met de deelnemers van de GR, via het bestuur van de GR. Dit leidt eventueel tot een aangepaste tekst van de regeling. Vervolgens neemt het college een (voorgenomen) besluit tot toetreding tot de GR.

Het definitief besluit neemt het college nadat de raad toestemming heeft gegeven voor toetreding. De raad kan alleen toestemming onthouden als volgens de raad sprake is van strijd met het recht op het algemeen belang. De regeling treedt in werking na bekendmaking. De provincie is in de regeling aangewezen als verantwoordelijke voor de bekendmaking.

Belangrijke mijlpalen op een rij Periode Januari 2026 Februari 2026 Februari / maart 2026 Juli 2026 September 2026 Januari 2027 Najaar 2028 Januari 2029

Gebeurtenis Aanlevering concept wijziging GR tekst door GR CO Tekenen intentieovereenkomst gemeente Raalte Deadline zienswijze raad op concepttekst GR Definitief voorstel toetreding in college Deadline definitief instemmen toetreding GR CO raad Start afnemen beheerdiensten Collectie Overijssel Oplevering nieuw archief GR CO Overijssel in Deventer Fysiek overbrengen archief van Raalte naar Deventer

6