Totaalbeeld_IBT_2022_Raalte_ incl. opvolging

Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Raalte 2022 Totaalbeeld Raalte: Groen Financiën

Wabo

Wro

Informatie- en archiefbeheer

Huisvesting statushouders

Erfgoed

groen

groen

groen

groen

groen

groen

Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak. In aansluiting op de veranderende maatschappij, wil de provincie deze taak samen met gemeenten zoveel mogelijk vanuit partnerschap oppakken. Dit is uitgangspunt van de herziene Overijsselse bestuursovereenkomst IBT, welke tijdens de Twentse en Zwolse burgemeesterskring op respectievelijk 11 februari en 11 maart 2022 door provincie en gemeenten is ondertekend. Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit haar eigen rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het Overijsselse interbestuurlijk toezicht heeft betrekking op de domeinen Financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Erfgoed. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. Beoordelingskader IBT Basis voor de beoordeling is het IBT beoordelingskader zoals dat in 2021 is gehanteerd. Kanttekening hierbij is dat in het huidige beoordelingskader nog geen rekening is gehouden met de nieuwe Omgevingswet, omdat deze nog niet in werking is getreden.

De komende maanden wil de provincie in overleg met gemeenten bezien wat de mogelijke doorwerking van deze wet zal zijn op het IBT beoordelingskader voor 2023. Totaalbeeld van de gemeente: groen De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het voorliggende integrale totaalbeeld. Dit totaalbeeld is het gewogen gemiddelde van de genoemde zes domeinen. De kleur van het totaalbeeld is dit jaar groen. In 2020 en 2021 was het beeld eveneens groen. De kleuring heeft een signaalfunctie, en is niet bedoeld als ‘goed’ of ‘fout’. Wanneer een domein oranje of rood kleurt, dan betekent dat dat de provincie risico’s ziet waarop in haar ogen actie nodig is en waarover de provincie, in aansluiting op het kader IBT, in gesprek gaat met de gemeente. Beelden op de afzonderlijke domeinen Alle zes domeinen kleuren groen. Dit betekent dat de gemeente voor alle domeinen voldoet aan de in het kader gestelde criteria. Voor de domeinen Wabo en Informatie- en archiefbeheer geldt dat er verbeterpunten worden genoemd, waar de gemeente het komende jaar aan kan werken. Deze zullen aan de orde komen tijdens de reguliere ambtelijke gesprekken tussen de provinciale en gemeentelijke domeintrekkers.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Financiën

Beoordeling De begroting 2022 en meerjarenramingen zijn structureel en reëel sluitend. Dit betekent dat de gemeente onder het reguliere (repressieve) toezicht valt en de begroting 2022 zonder provinciale goedkeuring kan uitvoeren. Daarnaast is er geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Het bovenstaande heeft erin geresulteerd dat de kleuring in het IBT beeld voor het domein financiën groen is.

groen

Toezichtregime groen 1. Geraamde uitgaven en inkomsten structureel en reëel in evenwicht en, 2. Uit meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt gecontinueerd en, 3. Er is, voor zover bekend, geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Context De IBT-kleur was in 2021 groen. Er zijn nu, voor zover bekend, geen bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig zouden kunnen beïnvloeden. Voor 2022 is de IBT-kleur wederom groen.

Intensiteit toezicht: laag o Begroting vergt geen goedkeuring. o Regulier ambtelijk en bestuurlijk contact (≤ 2 x per jaar). o Monitoren begrotingswijzigingen. o Themaonderzoeken. o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. o Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

Toelichting beoordeling GS hebben geconstateerd dat: • de gemeente gebruik maakt van de mogelijkheid om voor de jaren 2023 tot en met 2025 een stelpost voor 75% van de "verwachte extra middelen Jeugd” op te nemen, conform de afspraak van het Rijk, het VNG en het IPO. De stelpost is opgenomen in het structurele beeld van de gemeente. Het opnemen van de stelpost brengt een risico met zich mee omdat de extra middelen niet structureel zijn opgenomen in het gemeentefonds; • de herijking van het gemeentefonds gaat naar alle waarschijnlijkheid vanaf 2023 een rol spelen. De gemeente verwacht momenteel dat deze herijking budgetneutraal zal zijn; • de gemeente heeft in het begrotingsbeeld geen rekening gehouden met de mogelijke effecten van Covid-19. De verwachting is dat Covid-19 t.z.t. wel van invloed zal zijn op de gemeentelijke begrotingen; • de actualiteit van de beheerplannen deels niet op orde is. Actuele beheerplannen zijn noodzakelijk om de realiteit van de ramingen zoals deze zijn opgenomen in de begroting te kunnen beoordelen. Bij de begroting 2023 zullen wij hier extra aandacht aan schenken; • de gemeente voldoende weerstandscapaciteit heeft om risico’s te kunnen opvangen. Wabo

Beoordeling 2022 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Wabo, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, is het kleurbeeld voor de gemeente Raalte groen. Er zijn nog wel verbeterpunten waar de gemeente Raalte het komende jaar aan kan werken. Verbeterpunten vorig jaar Raalte is actief aan de slag gegaan met de verbeterpunten uit het beeld 2021. Een

groen

Toezichtregime: groen Inzicht in uitvoering en handhaving Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria. Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld. Intensiteit toezicht: laag

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS belangrijk verbeterpunt, het vaststellen van VTH-beleid voor de thuistaken, is afgerond. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2020 is tijdig vastgesteld. In het jaarverslag geeft de gemeente inzicht in de uitgevoerde activiteiten. Het jaarverslag 2020 geeft onvoldoende weer of de activiteiten hebben bijgedragen aan het realiseren van de gestelde doelen uit het uitvoeringsprogramma 2020. Beleidskader De gemeente Raalte beschikt over actueel VTHbeleid voor de thuistaken, dat ingaat op de actuele wet- en regelgeving. Het beleid bevat meetbare doelen, strategieën en een probleemanalyse. Voor de thuistaken beschikt Raalte over een actuele risicoanalyse. Een actuele risicoanalyse voor de taken belegd bij de omgevingsdienst ontbreekt, deze zal in het regionale VTH-beleid IJsselland worden opgenomen. Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2022 is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma zijn de resultaten van voorgaande jaren meegenomen en is voor de thuistaken aangegeven welke activiteiten de gemeente in 2022 wil gaan uitvoeren om de gestelde doelen te behalen. Voor de taken die zijn belegd bij de omgevingsdienst wordt nog onvoldoende aangegeven hoe de geplande activiteiten zijn gekoppeld en bijdragen aan het realiseren van de beleidsdoelen.

In het uitvoeringsprogramma geeft de gemeente Raalte inzicht in hoe zij voldoen aan de vastgestelde kwaliteitsverordening. Uit het uitvoeringsprogramma blijkt dat er in eerste instantie een tekort aan capaciteit is voor de uitvoering van de thuistaken. Raalte lost dit tekort op doormiddel van een risico gestuurde planning en gebruik te maken van de flexibele schil waar Raalte mee werkt. In het UP22 van de omgevingsdienst staan diverse taken die niet worden uitgevoerd. Niet is gebleken dat hiervan conform de eisen in het Besluit Omgevingsrecht de risico`s inzichtelijk zijn gemaakt en voorgelegd aan het college. Daarnaast zijn er al meerdere jaren geen vergunningen geactualiseerd. Dit is in strijd met artikel 5.10 van het Besluit omgevingsrecht en uw vastgestelde verordening kwaliteit. Ook zijn er voor diverse werkzaamheden (bijvoorbeeld industrielawaai en zonebeheer) geen uren opgenomen. Niet duidelijk is op welke wijze deze werkzaamheden worden uitgevoerd. Omgevingswet en Wet kwaliteitsborging bouwen De inwerkingtreding van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging bouwen is uitgesteld. Het Projectplan Implementatie Omgevingswet moet ervoor zorgen dat Raalte gereed is voor de invoering van de Omgevingswet.

Beeld

Toezichtregime o

o

Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar. Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS Verbeterpunten Voor 2022 heeft de gemeente Raalte de volgende verbeterpunten: 1. Laat in het jaarverslag 2022 zien of de activiteiten hebben bijgedragen aan het realiseren van de voorgenomen doelen en of deze zijn gerealiseerd. Opvolging: Dit wordt in het jaarverslag 2022 opgenomen. De daarvoor noodzakelijke data worden met ingang van 1-1-2022 bij voortduring gemonitord. 2. Geef in het uitvoeringsprogramma 2023 aan hoe de activiteiten die worden uitgevoerd zijn gekoppeld en bijdragen aan het realiseren van de beleidsdoelen voor de taken die belegd zijn bij de omgevingsdienst. Opvolging: Regionaal worden afspraken gemaakt om hier invulling aan te geven. 3. Stel in 2022 een geactualiseerde risicoanalyse vast voor de taken die belegd zijn bij de omgevingsdienst. Opvolging: De risicoanalyse voor de milieutaken zoals die zijn opgedragen aan de OD wordt in 2022 vastgesteld. Inzet is om de planning voor de uitvoering 2023 te baseren op deze risicoanalyse. 4. Maak de risico`s van niet uitvoering inzichtelijk en leg deze voor aan het college. Opvolging: Het inzichtelijk maken van risico’s maakt deel uit van de planning en control cyclus als vastgelegd in het uitvoeringsbeleid voor zowel de thuistaken als de voor de aan de OD opgedragen milieutaken. In het jaarprogramma wordt, anders dan vanuit IBT wordt gesteld, hieraan invulling gegeven.

Uit navraag bij IBT blijkt dat dit verbeterpunt betrekking heeft op de taken die aan de OD zijn opgedragen. 5. Actualiseer de vergunningen binnen de wettelijk vastgestelde termijn en de termijnen zoals vastgelegd in uw verordening kwaliteit. Opvolging: In het uitvoeringsprogramma VTH 2022 is met het actualiseren niet actief rekening gehouden. Hierover dienen in het kader van een level playing field, regionaal uniforme afspraken te worden gemaakt. Dit maakt deel uit van de in 2022 te voeren bestuurlijke ambitiediscussie. 6. Maak inzichtelijk op welke wijze er voldoende financiële middelen zijn voor de uitvoering van taken. Opvolging: In het uitvoeringsprogramma VTH wordt een planning opgenomen van de uitvoering van zowel de hoeveelheid VTHtaken als de daarvoor noodzakelijke uren. In het uitvoeringsprogramma VTH.2023 wordt expliciet opgenomen hoe deze ureninzet financieel is gedekt.

Beeld

Toezichtregime

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Wro

Beoordeling totaal: groen De gemeente Raalte scoort positief op de criteria van het domein Wro. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar groen is.

groen

Toezichtregime: groen Vaststelling en actualisatie structuurvisies o de gemeente heeft de structuurvisies op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria).

Omgevings- en Structuurvisies: groen De Omgevingsvisie ‘Horizon Raalte 2040’ is op 26 november 2020 vastgesteld door de raad. Bestemmingsplannen: groen

Het merendeel van de bestemmingsplannen van de gemeente Raalte is jonger dan 10 jaar. De capaciteit wordt ingezet op de voorbereiding van de implementatie van de Omgevingswet.

Vaststelling en actualisatie bestemmingsplannen o de gemeente heeft de bestemmingsplannen op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) of de gemeente heeft aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan.

Toezicht en handhaving: groen Het toezicht en handhaving op de naleving van ruimtelijke plannen, buiten de toezicht en handhaving in het kader van vergunningverlening, krijgt in de gemeente Raalte voldoende aandacht in het VTH-programma 2022.

Inzicht in nalevingstoezicht o Voor 1 januari van elk kalenderjaar is het door de raad geziene jaarlijkse programma voor toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en o voor 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het door de raad geziene jaarverslag toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en o doelen en normen zijn behaald. Er is een goede en actuele analyse van de risico’s. Er is sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen, afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd.

Het VTH-programma 2022 geeft inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden, en gaat specifiek in op hoe toezicht op ruimtelijke ordening wordt vormgegeven en welke capaciteit hierop wordt ingezet. Raalte heeft hierbij o.a. gebruik gemaakt van de risicotool van de Antea Groep. Voorts bevat het programma specifieke thema’s/gebieden die prioriteit krijgen; daarbij wordt onder andere landschappelijke/groene inpassing genoemd.

Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar. o Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. o Steekproef eens per 3 à 4 jaar. Informatieen archiefbeheer

Algemeen Het beeld van de gemeente Raalte is gebaseerd op het - door B&W op 25 januari 2022 goedgekeurde - Verantwoordingsverslag informatiehuishouding 2021, dd 22 december 2021, met bijgevoegde Activiteitenkalender 2021. Hiermee voldoet Raalte aan de gemaakte informatie-afspraken in het kader van het IBT.

groen

Toezichtregime: groen Zorg voor en beheer van archief op orde Intensiteit toezicht: laag Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per 3 jaar.

Oordeel De gemeente heeft de opgaven in beeld en acties worden goed opgepakt. Dit leidt op basis van het toetsingskader tot de kleur groen.

Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten.

Archiefbewerking Vernietiging en overbrenging blijven belangrijke aandachtspunten. Fysieke personeelsdossiers

Een groene score is uitgesloten als vastgestelde verslagen niet

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS zijn op basis van een vervangingsbesluit vernietigd na digitalisering. Ook is begonnen met digitale vernietiging in archiefsystemen. Een kleine achterstand in het vernietigen van analoog archief is naar verwachting snel in te lopen. Door corona is de archiefbewerking achter gebleven bij de verwachting. Informatie in paternosterkasten wordt bewerkt en overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Veel tijd is verder gestoken in het digitaliseren van milieudossiers; dit is in december 2021 afgerond. De hotspotmonitor is opgepakt en wordt in 2022 vastgesteld. DOWR In DOWR-verband wordt gewerkt aan een beleidsvisie op duurzame toegankelijkheid. Hierbinnen wordt ook samen toegewerkt naar een e-depotvoorziening. De ‘common ground’ gedachte (archiveren in bronsystemen) is hierbij leidend. Met het 5W traject worden voorbereidingen getroffen voor 5 invloedrijke wetten die op de gemeente afkomen: de Woo, Archiefwet, Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid, Wet electronische publicaties en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Ook de Omgevingswet wordt nu meegenomen in dit traject. Het project ‘samenwerken in de cloud’ is afgerond. In 2022 wordt via kwaliteitsmeting onderzocht of de gemaakte werkafspraken worden nageleefd. Archiefruimten De archiefbewaarplaats is weer op orde gebracht.

Verder zijn maatregelen getroffen als het gaat om bezoekers en vrijwilligers en de toegang tot informatie in de archiefruimten. Overig De omslag naar het werken met e-formulieren heeft in 2021 een flinke impuls gekregen. Een kwaliteitssysteem gebaseerd op KIDO is ingevoerd en heeft de eerste resultaten voor verbetering opgeleverd. Aandachtspunten voor 2022 • Correcte overbrenging van archieven ouder dan 20 jaar. Opvolging: Aan de overbrenging van de archieven ouder dan 20 jaar wordt dit jaar gewerkt. De werkzaamheden die daarvoor uitgevoerd moeten worden zijn in gang gezet. Voor overbrenging is het noodzakelijk dat de archieven toegankelijk zijn met behulp van een inventaris. De historische verenigingen Raalte en Heino zijn drukdoende met het inventariseren, scannen en beschrijven van de nietgeïnventariseerde archieven. • Actualisatie Handboek Vervanging voor generieke processen. Opvolging: Het handboek vervanging voor generieke processen wordt in DOWR verband geactualiseerd. Door de actualisering is het o.a. mogelijk dat kleine afzonderlijke scanprocessen (vooral het

Beeld

Toezichtregime door gedeputeerde staten zijn ontvangen.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

groen

Toezichtregime: groen o Voldaan aan de wettelijke taakstelling, of o Voor de eerste keer niet voldaan aan de wettelijke taakstelling, ten opzichte van de voorgaande taakstellingperiode of er is sprake van een kleine achterstand.

scannen van gedeelten uit het historisch archief) mogelijk zijn binnen de kaders van het handboek. Het geactualiseerde handboek wordt in 2022 vastgesteld. Huisvesting statushouders

Beoordeling: De gemeente Raalte heeft voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2021. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar groen is. Daarnaast heeft de gemeente een inhaalslag gemaakt en de achterstand van de vorige periode voor een groot deel weggewerkt. Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders.

Intensiteit toezicht: laag 1. Maandelijks monitoren voortgang. 2. Bij 1e keer niet halen van de taakstelling ontvangt gemeente een ambtelijke brief. Indien nodig, ambtelijk overleg waarbij informatie wordt opgevraagd en gevalideerd en afspraken worden gemaakt over inlopen achterstand.

De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari 2022 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente.

Erfgoed

Beoordeling: Raalte kent een erfgoedverordening uit 2011. De erfgoed commissie die bij het Oversticht belegd is, heeft in 2021 vijf adviezen uitgebracht waarvan niet is afgeweken. Het VTH proces is zorgvuldig ingevuld en bij uitvoering van activiteiten. Het vergunningenproces is goeddeels gelijk aan het reguliere bouwvergunningproces met die restrictie dat een aanvraag voor advies altijd wordt voorgelegd aan de monumentencommissie. Raalte kent verschillende instrumenten om archeologische en CH-waarden af te wegen. O.a. is er een archeologische verwachtingskaart die vertaald is in de bestemmingsplannen. Daarnaast zijn karakteristieke panden en landschappelijke waarden in de bestemmingsplannen vertaald.

groen

Toezichtregime: groen Voldaan aan eisen Erfgoedwet. o Monumentencommissies en archeologisch deskundigen adequaat om advies gevraagd. o Nieuw vast te stellen bestemmingplannen actueel volgens Erfgoedwet. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).