SWR-04-09-2019.pdf

Verslag Bestuursvergadering Stichting Werk Raalte

4 september 2019

Aanwezig

1.

Opening en vaststelling agenda

2.

Verslag van 10 juli 2019 Het verslag is goedgekeurd en vastgesteld.

3.

Jaarrekening 2018 is bij de vergadering aanwezig om een toelichting te geven op de concept jaarrekening 2018. (Vaststelling is nag niet mogelijk, waarover later meer) Het tekort inclusief bijdrages komt overeen met he! resultaat. vraagt om de begroting 2018 en eventueel ook 2019. Deze willen zij graag toevoegen als bijlage Dtj het model. Ill kan geen inschatting maken of er voldoende grip op de financi@le zaken is binnen [Ill®lill, omdat zij geen inzicht hebben in de budgetten ontvangt 2 x per jaar info over de rijkssubsidie en per kwartaal is er een managementrapportage. Daardoor is er voldoende grip op het geheel geefl he! Bestuur aan. Vraag is of he! wenselijk is om de Gemeentelijke bijdrage en de Rijkssubsidie le splitsen? Tevens ontvangt men graag het raadsbesluit waaruit blijkt dat de de tekorten van - dekt.

lill

■■■■■■I

Het Bestuur vraagt of er zaken opvallen. Is he! wenselijk dat wij bepaalde zaken financieel anders organiseren? De - geefl aan dat dat op di! moment van vakantieperiode niet le zeggen is. De vergadering is op verzoek van een week naar voren gehaald en daardoor is de vaste contactpersoon niet aanwezig wegens vakantie. Deze zou wel op een later moment kunnen aansluiten om op deze vraag le antwoorden, of het advies meesturen met de jaarrekening is oak een optie.

■■-I

Ill gee aan dater dit jaar afspraken zijn gemaakt over de aanleveringen en dat deze desondanks te laat komen

■

(uiterlijk juni 2019 was de afspraak). Oak de voorgaande jaren waren er planningsproblemen. De 111111111111 geefl aan dat het wellicht een optie is een tussentijdse rapportage te maken metals doel tijdige oplevering. Voor 2020 is nu nogmaals afgesproken uiterlijk half juni 2020 oplevering jaarwerk.

Vaststelling jaarrapportage 2018 is nag niet mogelijk. Oil kan pas na aanlevering van de in de brief genoemde stukken, namelijk opbouw van het uurloon, onderbouwing teruggave UWV inzake transitievergoeding, de suppleties omzetbelasting, besluit Gemeenteraad aanvullen tekorten en tot slot de huurovereenkomst.

Ill

- geefl aan dat he! belangrijk is in deze fase het concept intern tegen het licht le houden. geef aan dat de wens vanuit intern is le wachten tot he! definitieve stuk bekend is. - zal het concept alsnog toesturen aan - en verder met hen afstemmen. Tot slot vraagt

de eerder toegestuurde opdracht bevestiging getekend le retourneren.

- geefl aan dat de ondertekening van het jaarrapport nag op naam van staat, echter zij is niet meer op deze positie werkzaam. Intern zal warden gecheckt wie deze stukken dient te ondertekenen. zal de juiste naam doorgeven aan en zorgdragen voor eventuele aanpassing bij de Kvk.

Ill

■■■■■I

Ill raagt l] net proces voor de toekomst goed uit te linen. Anders ontstaat er een uitloop in tijd. Tidige aarilevering is ook belangnjk in de relate naar Er wordt afgesproken de samenwerking met

lill

le evalueren in de volgende vergadering.

4.

Begroting 2020

Ill cee aan dat de beg roting 2020 in juni 2019 aangeleverd diende te warden. Deze is in de 1• week van juli afgerond echter is daarna niet aangeleverd. Recent is gebleken dater een afwijking in de begroting zit van 3 ton. heeft vervolgens het meerjarenperspectief van I erlangs gelegd. Hij heeft binnenkort een afspraak met

om e.e.a. door te nemen.

■■■■

is vanuit - teruggeroepen per direct. In de vakantieperiode is deze aankondiging binnen gekomen. Uiteindelijk heeft lIll] zelf besloten te willen stoppen bi] [Ill@ll] Omdat er geen detacheringscontract is, staan we juridisch niet sterk om [l] aan een opzegtermijn te houden. Er is nu afgesproken dat [Ill] in september een aantal dagen terug komt voor overdracht. Deze uren kunnen door - niet meer bij ons in rekening gebracht warden. Oak gaat er een factuur naar - voor verrekening van de kosten opleiding Afas - had de rol van systeembeheerder). e taken m.b.t. Afas ovememen. c

Ill

zan

is gevraagd of hij tijdelijk nog 1 dag per week ondersteuning zou willen bieden tot dat er een vervanger is gevonden.

Ill geeft aan dat de vertraging in de Governance risico's met zich meebrengt in de bezetting. Hij vraagt l] de informatievoorziening richtin de I in beeld te brengen. Het proces uitlijnen en monitoren. (Eventueel oak aansluiten bij het PFO? zal gevraagd warden wanneer de verdieping risico's afgerond kan warden. raagt of inhuur llllIll i Jeze wenselijk is. E.e.a. zal met lill worden afgestemd.

■■■

5.

Communicatieplan (schuift door naar de volgende vergadering)

6.

Update stand van zaken doorontwikkeling

Ill] heeft een notitie als bijlage toegevoegd en deze geeft een helder beeld. Ill verzoekt Ill ook mee te nemen in de ontwikkelingen.

Ill geef aan een voorstel te doen voor periodiek overleg met haar.

7. Rondvraag Stand van zaken project digitaliseren: - heeft versnelling aangebracht in het proces. Er is nu een projectleider aangesteld vanuit DOWR-I Zodra deze bekend is zal warden afgestemd of de medewerkers - alsnog ingezet kunnen warden voor deze werkzaamheden. Vanuit Bouwzaken en DIV is nag steeds voldoende draagvlak voor deze constructie, en lijkt ook passend binnen het beschikbare budget. 8.

Sluiting

Volgend overleg De eerstvolgende vergadering is op 2 oktober 2019

2