Samenvatting kaderbrief 2022 van de OD IJsselland

Samenvatting kaderbrief OD IJsselland 2022 Inleiding Knelpunten in de bedrijfsvoering. Staf en bedrijfsvoering zijn niet voldoende “uitgelegd” voor de taken die op hen afkomen. Uitgangspunten uit 2016 voldoen niet meer. Veel nieuwe uitdagingen : Omgevingswet, stikstofproblematiek, duurzaamheid en complexe ICT vormen uitdagingen. Samen met de 12 partners worden de opgaven waar de OD voor staat geanalyseerd. Uit de analyse gaan voorstellen volgen om te komen tot aanpassingen in de bedrijfsvoering, de relatie tussen opgaven en capaciteit van de OD. In deze kaderbrief wil de OD u vroegtijdig informeren over: 1. inhoudelijke thema's in het werkveld van de OD IJsselland; 2. ontwikkelingen in de bedrijfsvoering van de OD IJsselland; 3. de begrotingstechnische doorvertaling daarvan. Inhoudelijk 1. Omgevingswet. Inspanning OD in de implementatie van de Ow binnen de organisatie en de ondersteuning van de partners hierin is financieel gedekt 2. Energie en Duurzaamheid: Extra toezicht op E&D is financieel gedekt voor 2020 en 2021. Nog geen afspraken over 2022. Dat moet zijn plek krijgen binnen het regionaal af te stemmen ambitieniveau 3. Bouwen / Wkb: De OD etaleert zichzelf als partij om namens de partners het na invoering van de Wkb resterende toezicht op de bouw uit de voeren. Ook een totale overdracht van de bouwtaken aan de OD is bespreekbaar.

Gemeente Ommen heeft deze taak inmiddels geheel overgedragen aan de OD. 4. VTH – Risicoanalyse: Naast de Risicoanalyse (RA) is het van belang dat ook de ProductenDiensten-Catalogus (PDC) wordt geactualiseerd. RA en PDC vormen samen de basis voor het doorrekenen van de formatieve en financiële gevolgen van ambitie keuzes. In de RA wordt op basis van risicoberekening een prioritering aangebracht in de uit te voeren taken en producten. In de PDC wordt per te leveren product aangegeven uit welke onderdelen dat product bestaat, en hoeveel tijd de uitvoering ervan vraagt. 5. ICT: OD werkt ten behoeve van de implementatie van de Omgevingswet aan eigen koppeling aan de DSO (Digitale Stelsel Omgevingswet) en aan het verbeteren van de GEO applicatie. OD zoekt hierin samenwerking met (keten)-partners. Ontwikkelingen bedrijfsvoering OD IJsselland. 1. Oprichten bedrijfsbureau: Gebleken is dat de bedrijfsvoering van de OD niet op het gewenste niveau is. Daarnaast is per 1-01-2021 is IJVI-beheer ondergebracht bij de OD. Een centralisatie van bedrijfsvoeringstaken in een bedrijfsbureau blijkt noodzakelijk. Een interimmanager is bezig dit bedrijfsbureau op te zetten en de bedrijfsvoeringprocessen te optimaliseren. 2. Herijken uitgangspunten en grondslagen financiering In 2016 is besloten de OD te financieren op basis van input financiering.

Basis is de omvang van de per partner ingebrachte uren met daarnaast een percentage voor overheadkosten. Deze basis blijkt niet langer houdbaar. Gebleken is dat er gedurende meerdere jaren een disbalans is tussen ingebrachte middelen en afgenomen uren. Sommige partners nemen te veel af en anderen krijgen juist te weinig. Ook budgetten voor overhead en onvoorzien moeten herzien worden. Dit wordt nog versterkt door de vanaf 2020 afgesproken efficiëntiekorting. Daarnaast wordt de formatieve ruimte voor de uitvoering van het primaire proces (de VTH en advies taken waarvoor de OD is opgericht) steeds meer gebruikt voor beleids-, coördinatie- en andere taken (bv klachtenbehandeling) waarvoor in 2016 geen ruimte is ingebouwd. Dit lijdt tot bovenmatige risico’s in de uitvoering.

3. Naast de inrichting van een specifiek bedrijfsbureau is het noodzakelijk om ook breder de bedrijfsvoering van de organisatie op orde te brengen. Hiertoe is een verbetertraject geïnitieerd gericht op: het betertijdschrijven van de organisatie, een betere productregistratie en administratie, verbetering van de P&C cyclus, herijking van de Risicoanalyse (RA) en de Producten en Diensten Catalogus (PDC) en vervolgens op basis van RA en PDC herijken van de formatie. Begrotingstechnische doorvertaling 1. Het geschetste verbeter traject zal financiële gevolgen hebben. Welke is nu nog niet duidelijk. Verwacht wordt dat er incidenteel over 2021 al extra middelen noodzakelijk zijn, hiertoe zal een begrotingswijziging worden voorgesteld, en de inzet van de OD is dat deze gewijzigde situatie met ingang van 2022 een structureel karakter krijgt. Verwachting is voorts dat de introductie van de Omgevingswet tot meer maatwerk zal leiden richting de partners en daarom tot hogere kosten. Exacte cijfers van zowel extra inspanningen en mogelijke efficiëntie voordelen zijn nog niet te geven maar worden in de aanloop naar de ontwerpbegroting 2022 uitgewerkt. 2. Doorkijk begroting 2022 en 2023: 2022 als tussenjaar.

Ondanks de extra financiële middelen die in 2021 gevraagd gaan worden en in de begroting 2022 een structureel karakter moeten krijgen, wordt voorgesteld om 2022 ten aanzien van de begroting te zien als een tussenjaar. De onduidelijkheid over de kosten van het herinrichten van het bedrijfsbureau en de kosten invoering Omgevingswet brengen dit met zich. Dit brengt mede dat de OD vraagt de in 2017 afgesproken efficiëntiekorting van 2% op de begroting net als in 2021 ook in 2022 niet door te voeren. In samenwerking met de accounthouders en de financiële adviseurs van de partners wordt er naar toe gewerkt om bij de ontwerpbegroting 2022 (april 2021) hierover duidelijkheid te scheppen. Daarnaast is het van belang om op basis van de vernieuwde risicoanalyse (RA) in combinatie met de eveneens vernieuwde producten en dienstencatalogus (PDC) te komen tot een nieuwe doorrekening van de (minimaal) noodzakelijke inzet (ambitie). Al met al stelt men dus voor om:  De begroting 2022 te baseren op de geactualiseerde begroting 2021 (incl. wijziging)  De financieringsgrondslag te herijken op basis van de nieuwe RA en PDC  Dit basis te doen zijn voor een structurele basis met ingang van de begroting 2023 3.

Financiering 2022 In afwachting van de realisatie van de bovenstaande voorstellen wordt in deze kaderbrief voorgesteld om de begroting 2022 en de daaruit voortvloeiende berekening van de bijdrage per partner (vooralsnog) enkel te indexeren en de efficiëntiekorting (2%) niet door te voeren over 2022.