Raalte Totaalbeeld IBT 2023 incl. opvolging

Totaalbeeld Interbestuurlijk Toezicht Raalte 2023 Totaalbeeld Raalte: groen Financiën

Wabo

Wro

Informatie- en archiefbeheer

Huisvesting statushouders

Erfgoed

groen

groen

groen

groen

groen

groen

Motivering totaalbeeld Algemeen Provinciaal toezicht is een wettelijke taak. In aansluiting op de veranderende maatschappij, wil de provincie deze taak samen met gemeenten zoveel mogelijk vanuit partnerschap oppakken. Dit is uitgangspunt van de herziene Overijsselse bestuursovereenkomst IBT (2022). Samen werken provincie en gemeente aan een goede kwaliteit van het openbaar bestuur, ieder vanuit haar eigen rol, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het Overijsselse interbestuurlijk toezicht heeft betrekking op de domeinen Financiën, Wabo (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht), Wro (Wet ruimtelijke ordening), Informatie- & archiefbeheer, Huisvesting statushouders en Erfgoed. Voor Financiën gaat het om provinciaal toezicht op de begroting, en voor de andere domeinen om provinciaal toezicht op de uitvoering van gemeentelijke medebewindstaken. Beoordelingskader IBT Basis voor de beoordeling is het IBT beoordelingskader zoals dat in 2022 is gehanteerd. Kanttekening hierbij is dat in het huidige beoordelingskader nog geen rekening is gehouden met de nieuwe Omgevingswet, omdat deze nog niet in werking is getreden. De komende maanden zal de provincie in overleg met gemeenten bezien wat de mogelijke doorwerking van deze wet zal zijn op het IBT beoordelingskader voor 2024.

Totaalbeeld van de gemeente: groen De bevindingen op de afzonderlijke domeinen vormen input voor het voorliggende integrale totaalbeeld. Dit totaalbeeld is het gewogen gemiddelde van de genoemde zes domeinen. De kleur van het totaalbeeld is dit jaar groen. In 2021 en 2022 was het beeld eveneens groen. De kleuring heeft een signaalfunctie, en is niet bedoeld als ‘goed’ of ‘fout’. Wanneer een domein oranje of rood kleurt, dan betekent dat dat de provincie risico’s ziet waarop actie nodig is. Zoals afgesproken in de Bestuursovereenkomst IBT en het bijbehorende IBT-beoordelingskader gaat de provincie daarover in gesprek met de gemeente. Beelden op de afzonderlijke domeinen De gemeente kleurt op alle zes domeinen groen. Dit betekent dat de gemeente voor alle zes domeinen voldoet aan de in het kader gestelde criteria. Voor de domeinen Wabo en Informatie- en archiefbeheer geldt dat er verbeter- respectievelijk aandachtspunten worden genoemd, waar de gemeente het komende jaar aan kan werken. Deze zullen aan de orde komen tijdens de reguliere ambtelijke gesprekken tussen de provinciale en gemeentelijke domeintrekkers.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Financiën

Beoordeling De begroting 2023 en meerjarenramingen zijn structureel en reëel sluitend. Dit betekent dat de gemeente onder het reguliere (repressieve) toezicht valt en de begroting 2023 zonder onze goedkeuring kan uitvoeren. Daarnaast is er geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Het bovenstaande heeft erin geresulteerd dat de kleuring in het IBT beeld voor het domein financiën groen is.

Groen

Toezichtregime groen 1. Geraamde uitgaven en inkomsten structureel en reëel in evenwicht en, 2. Uit meerjarenbegroting is aannemelijk dat dit evenwicht wordt gecontinueerd en, 3. Er is, voor zover bekend, geen sprake van bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig kunnen beïnvloeden. Hierbij kan gedacht worden aan de jaarrekening, het weerstandsvermogen, de grondexploitatie of andere onderwerpen.

Context De IBT-kleur was in 2021 en 2022 ook groen. Er zijn nu, voor zover bekend, geen bestuurlijk relevante onderwerpen die de financiële positie substantieel nadelig zouden kunnen beïnvloeden. Met ingang van 2023 heeft er bij de AU een herijking plaatsgevonden. De gemeente Raalte is hierbij een nadeelgemeente. Voor 2023 is de IBT-kleur wederom groen.

Wabo

Toelichting beoordeling Wij hebben geconstateerd dat:  de gemeente gebruik maakt van de mogelijkheid om voor de jaren 2024 tot en met 2026 een stelpost voor 100 % "verwachte extra middelen Jeugd” op te nemen, conform de afspraak van het Rijk, de VNG en het IPO. De stelpost is opgenomen in het structurele beeld van de gemeente. Het opnemen van de stelpost brengt een risico met zich mee omdat de extra middelen niet structureel zijn opgenomen in het gemeentefonds;  de gemeente voldoende weerstandscapaciteit heeft om risico’s te kunnen opvangen;  Hoewel gemeente Raalte goede stappen zet, is de actualiteit van de beheerplannen voor een deel nog niet op orde. Actuele beheerplannen zijn noodzakelijk om de realiteit van de ramingen zoals deze zijn opgenomen in de begroting te kunnen beoordelen. In de toezichtbrief 2022 hebben wij u hierop reeds gewezen. Ons advies is om hier in 2023 aandacht aan te besteden. Beoordeling 2023 Op basis van de uitgevoerde toetsing van IBT op het domein Wabo, de onderlinge samenhang van de documenten en de voortgangsgesprekken, is het kleurbeeld voor de gemeente Raalte groen. Er zijn nog wel verbeterpunten waar de gemeente Raalte het komende jaar aan kan werken. Verbeterpunten vorig jaar De gemeente is met de verbeterpunten uit het beeld 2022 aan de slag gegaan. Dit heeft geresulteerd in verbeteringen, maar er blijft op enkele onderdelen aandacht nodig.

Intensiteit toezicht: laag o Begroting vergt geen goedkeuring. o Regulier ambtelijk en bestuurlijk contact (≤ 2 x per jaar). o Monitoren begrotingswijzigingen. o Themaonderzoeken. o Onderzoek programmarekening met accountantsverslag. o Opvragen nota’s deelonderwerpen financiële positie.

Groen

Toezichtregime: groen Inzicht in uitvoering en handhaving Sluitende beleids- en uitvoeringscyclus, die voldoet aan de beoordelingscriteria. Alle stappen van de cyclus zijn ingevuld. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: 1 à 2 keer per jaar.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS Beleidskader De gemeente Raalte beschikt over actueel VTH-beleid voor de thuistaken. Dit VTH-beleid bevat onder andere een probleemanalyse, strategieën, meerjaren-doelstellingen en een risicoanalyse voor de bouw en RO-taken. Het uniform beleid voor de VTH taken die belegd zijn bij de Omgevingsdienst IJsselland dateert van 2019. Zowel de risicoanalyse als het beleidsplan voor de milieutaken zijn verouderd en moeten worden aangepast aan de Omgevingswet. De invulling van de risicoanalysetool is gereed, maar moet nog nader worden uitgewerkt. Het beleidsplan wordt in 2023 geactualiseerd en aangepast aan de Omgevingswet. Uitvoeringsprogramma Het uitvoeringsprogramma 2023 is tijdig vastgesteld. In het uitvoeringsprogramma is aangegeven welke activiteiten de gemeente wil gaan uitvoeren voor de thuistaken. Daarnaast is aangegeven hoe de gemeente gaat werken aan de realisatie van de beleidsdoelen. Uit het uitvoeringsprogramma 2023 blijkt ook dat de beschreven capaciteit voldoende is om het uitvoeringsprogramma uit te voeren. Het uitvoeringsprogramma 2023 voor de taken die bij de Omgevingsdienst IJsselland zijn belegd is tijdig vastgesteld. Het uitvoeringsprogramma bevat doelstellingen. Deze doelstellingen komen echter niet overeen met de doelstellingen uit het huidige VTHbeleid. Daarnaast ontbreken indicatoren in het uitvoeringsprogramma.

Bij de doelen in het uitvoeringsprogramma is aangegeven wat de Omgevingsdienst IJsselland gaat doen. Rapportage en evaluatie Het jaarverslag 2021 is tijdig vastgesteld. In het jaarverslag geeft de gemeente inzicht in de uitgevoerde activiteiten. Uit het jaarverslag blijkt niet hoe de activiteiten hebben bijgedragen aan het realiseren van de voorgenomen doelen. In het jaarverslag is inzichtelijk gemaakt hoe Raalte voldoet aan de kritieke massa zoals deze is opgenomen in de kwaliteitscriteria. Verbeterpunten Voor 2023 heeft de gemeente Raalte de volgende verbeterpunten: 1.

Laat in het jaarverslag 2022 zien of de activiteiten hebben bijgedragen aan het realiseren van de voorgenomen doelen en of deze zijn gerealiseerd. Opvolging: Dit is in het jaarverslag 2022 opgenomen. De daarvoor noodzakelijke data worden met ingang van 1-1-2022 bij voortduring gemonitord.

Beeld

Toezichtregime o

Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef)

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS 2.

3.

Beeld

Toezichtregime

Groen

Toezichtregime: groen

Actualiseer in 2023 het VTHbeleid voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst IJsselland. Opvolging: Dit is regionaal opgepakt. De planning is om het regionale uitvoeringsbeleid voor de OD-taken medio 2023 ter vaststelling voor te leggen aan de individuele colleges. Zorg voor uniformiteit tussen de doelen in het VTH-beleid en het uitvoeringsprogramma 2024 voor de taken belegd bij de Omgevingsdienst IJsselland. Opvolging: In het op te stellen vernieuwde regio brede uitvoeringsbeleid voor de ODtaken zal hier aandacht aan worden besteed. Met de OD

4.

zullen afspraken gemaakt worden over de gevraagde afstemming tussen het beleid en de uitvoering. Stel in 2023 de geactualiseerde risicoanalyse voor de milieutaken vast en betrek deze bij het uitvoeringsprogramma 2024. Opvolging: De gezamenlijke bestuurders hebben de directeuren van de Omgevingsdiensten IJsselland en Twente opgedragen om uiterlijk juli 2023 een werkende Risicoanalyse te realiseren. Op basis hiervan dient vervolgens op regionaal niveau een minimaal ambitieniveau te worden vastgesteld. De regionale risicoanalyse en het vernieuwde regionale Uitvoeringsbeleid VTH dienen in samenhang bepalend te zijn voor het Uitvoeringsprogramma VTH voor de ODtaken 2024

Wro

Beoordeling totaal: Groen De gemeente Raalte scoort positief op de criteria van het domein Wro. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar groen is. Omgevings- en Structuurvisies: Groen De Omgevingsvisie ‘Horizon Raalte 2040’ is op 26 november 2020 vastgesteld door de raad. Bestemmingsplannen: Groen Het merendeel van de bestemmingsplannen van de gemeente Raalte is jonger dan 10 jaar. De capaciteit wordt ingezet op de voorbereiding van de implementatie van de

Vaststelling en actualisatie structuurvisies o de gemeente heeft de structuurvisies op orde (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) Vaststelling en actualisatie bestemmingsplannen o de gemeente heeft de bestemmingsplannen op orde

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Omgevingswet

Toezichtregime (voldoet aan de hiervoor genoemde beoordelingscriteria) of de gemeente heeft aangetoond dat de beschikbare capaciteit ingezet wordt voor de voorbereiding op het omgevingsplan.

Toezicht en handhaving: Groen Het toezicht en handhaving op de naleving van ruimtelijke plannen, buiten het toezicht en handhaving in het kader van de vergunningverlening, krijgt in de gemeente Raalte voldoende aandacht in het VTHprogramma 2023.

Inzicht in nalevingstoezicht o Voor 1 januari van elk kalenderjaar is het door de raad geziene jaarlijkse programma voor toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en o voor 1 april, dan wel samen met de jaarrekening, is het door de raad geziene jaarverslag toezicht en handhaving RO aan GS gestuurd en o doelen en normen zijn behaald. Er is een goede en actuele analyse van de risico’s. Er is sprake van een consistent programma met voldoende operationele doelen, afwijkingen zijn begrijpelijk geformuleerd.

Het VTH-programma-2023 geeft concreet inzicht in hoe illegale situaties en strijdigheden opgespoord worden, welke thema’s en/of gebieden prioriteit krijgen, en welke capaciteit hierop wordt ingezet. Het valt op dat het ambitie-niveau voor toezicht Handelen in strijd met regels RO en Landschappelijke inpassing, op 50% is gezet. Welke motivatie hierachter zit, is onduidelijk.

Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk contact: 1 à 2 keer per jaar. o Kennisgevingsbrief van GS: situatie is conform de eisen. o Steekproef eens per 3 à 4 jaar. Informatie- en archiefbeheer

Algemeen Het beeld van de gemeente Raalte is gebaseerd op het - door B&W op 24 januari 2023 goedgekeurde - Verantwoordingsverslag informatiehuishouding 2021 Gemeente Raalte, dd 13 december 2022, met bijgevoegde Activiteitenkalender 2022 en het Scoreformulier VNG ArchiefKPI's Raalte 2022. Hiermee voldoet Raalte ruimschoots aan de gemaakte informatie-afspraken in het kader van het IBT. Oordeel Het informatie- en archiefbeheer is grotendeels op orde. De gemeente heeft de opgaven in beeld en acties worden goed opgepakt. Dit leidt op basis van het toetsingskader tot de kleur groen. Digitaal werken De DOWR-gemeenten hebben zich voorbereid op de komst van 5 invloedrijke wetten: de Woo, Archiefwet, Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid, Wet elektronische publicaties en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Hybride werken wordt de nieuwe standaard en vormt een uitdaging om de informatiehuishouding op orde te houden. Een goede uitvoering van de Wet open overheid

Groen

Toezichtregime: groen Zorg voor en beheer van archief op orde Intensiteit toezicht: laag Frequentie algemeen inspectiebezoek: eens per 3 jaar. Jaarlijks door zorgdrager vastgestelde horizontale verslaglegging via KPI’s of vergelijkbaar, ontvangen door gedeputeerde staten. Een groene score is uitgesloten als vastgestelde verslagen niet door gedeputeerde staten zijn ontvangen.

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

Toezichtregime

Groen

Toezichtregime: groen

(Woo) hangt hiermee samen; hiervoor is een kwartiermaker aangewezen. Samen met de andere DOWR-gemeenten heeft Raalte besloten aan te sluiten bij de VNGselectielijst e-mailarchivering en wordt gewerkt aan een generiek metadataschema voor alle (digitale) informatie. In 2022 is het Uitvoeringskader Duurzame Toegankelijkheid Informatie vastgesteld. Dit vormt de basis voor het nieuwe Uitvoeringsplan Informatiebeheer DOWRgemeenten 2023-2025. De I-visie DOWR is in 2022 geactualiseerd. Een eerste evaluatie van de recordmanagement functionaliteiten van Samenwerken in de Cloud (Microsoft 365) heeft verschillende punten voor verbetering opgeleverd. Ter voorbereiding op het aflopen van het contract met Dimpact voor de e-Suite in 2023 wordt de komende jaren veel energie gestoken in het modulair opbouwen van componenten vanuit Common Ground architectuur (Beyond23). Tenslotte is een nieuw Handboek Vervanging vastgesteld in januari 2023. Kwaliteitssysteem In 2022 zijn stappen gezet om kwaliteitscontroles te verbeteren. Om te komen tot een continue verbetercyclus is externe expertise ingezet. De achterstand in digitale vernietiging is weggewerkt in 2022. Archiefruimten De mogelijkheden voor een edepotvoorziening zijn in onderzoek, waarbij ook de optie voor duurzame toegankelijkheid via het bronsysteem wordt meegenomen.

Digitalisering en het beschrijven van oude archieven vindt plaats door de Historische Vereniging om de toegang tot deze informatie te vergroten. Daarna zal formele overbrenging alsnog plaatsvinden. Aandachtspunten voor 2023  Vervolmaken Kwaliteitssysteem ex art 16 Archiefregeling Opvolging: Om de interne kwaliteitszorg toekomstbestendig te maken en beter zicht te krijgen op de kwaliteit van onze informatiehuishouding is expertise ingehuurd die de kwaliteitsmonitoring inricht conform de archiefregeling  Correcte overbrenging van oudarchief (lopend punt) Opvolging: De historische archieven worden momenteel voorzien van een inventaris, zodat ze voldoen aan de eisen voor overbrenging. Huisvesting statushouders

Beoordeling De gemeente Raalte heeft voldaan aan de wettelijke taakstelling voor de tweede helft van 2022. Dit maakt dat het kleurbeeld voor het afgelopen jaar ‘groen’ is. Daarnaast verdient de gemeente een groot

 Voldaan aan de wettelijke taakstelling, inclusief het wegwerken van een eventuele achterstand uit vorige periode(n)

Domein

Beoordeling en onderbouwing door GS

Beeld

compliment voor de getoonde inzet in de afgelopen periode. De gemeente heeft zowel de verhoogde taakstelling gerealiseerd als ook een achterstand geheel ingelopen.

Intensiteit toezicht: laag 1.Maandelijks monitoren voortgang. 2.Signalering: wanneer het er na uit ziet dat de gemeente de taakstelling niet gaat halen, wordt een ambtelijk overleg ingepland waarbij informatie wordt opgevraagd en geëvalueerd wordt welke stappen genomen kunnen worden om aan de taakstelling te voldoen.

Ieder half jaar krijgen gemeenten per 1 januari en 1 juli door het Rijk een taakstelling opgelegd voor het huisvesten van statushouders. De beoordeling heeft plaatsgevonden op basis van de realisatiecijfers op peildatum 1 januari 2023 en aanvullende informatie verstrekt door de gemeente. Erfgoed

De gemeente Raalte kent een erfgoedverordening uit 2011. Er zijn drie adviezen verleend door de Erfgoedcommissie waarvan niet is afgeweken. Het VTH proces is zorgvuldig ingericht. Er wordt jaarlijks een VTH jaarprogramma opgesteld. Archeologische en cultuurhistorische waarden worden op verschillende manieren geborgd bij ruimtelijke ontwikkelingen.

Toezichtregime

Groen

Toezichtregime: groen Voldaan aan eisen Erfgoedwet. o Monumentencommissies en archeologisch deskundigen adequaat om advies gevraagd o Nieuw vast te stellen bestemmingplannen actueel volgens Erfgoedwet. Intensiteit toezicht: laag o Ambtelijk gesprek bevindingen beoordeling uitvoering en handhaving: maximaal 1 keer per jaar. o Dossieronderzoek: indien specifieke omstandigheden daar aanleiding toe geven (steekproef).