Raadsvoorstel en -besluit verordening gegevensverstrekking BRP

PROCEDUREBLAD BEHANDELING RAADSVOORSTEL Het college verzoekt u dit raadsvoorstel te behandelen Onderwerp

Vaststelling Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie personen Raalte 2021

Zaaknummer

46054-2020

B&W vergadering

2 november 2021

Agendacommissie

1 november 2021

Raadsvergadering

25 november 2021

Portefeuillehouder

dhr. M.P. (Martijn) Dadema

Behandelend ambtenaar

Michiel Brouwer telefoon: +31572347578 e-mail: michiel.brouwer@raalte.nl

Fatale termijn(en)

geen

Bijlage(n): (beslisdocumenten die meegezonden moeten worden) 1.

Concept raadsbesluit vaststelling Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Raalte 2021

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering

25 november 2021

Zaaknummer

46054-2020

Onderwerp

Vaststelling Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie personen Raalte 2021

Portefeuillehouder

dhr. M.P. (Martijn) Dadema

Voor informatie

Michiel Brouwer telefoon: +31572347578 e-mail: michiel.brouwer@raalte.nl

Samenvatting Met dit voorstel wordt de geactualiseerde Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen 2021 vastgesteld. Het betreft in de eerste plaats een technische wijziging. De Wet Bescherming persoonsgegevens (Wbp), één van de grondslagen voor de huidige verordening, is met de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 komen te vervallen. Daarnaast stelt de vast te stellen verordening enkele aanvullende criteria aan het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.

Beslispunten 1.

De Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie personen Raalte 2021 vast te stellen.

Inleiding In 2014 is de huidige Verordening Basisregistratie Personen Raalte vastgesteld. In deze verordening wordt o.a. aan het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid verleend om nadere invulling te geven aan de verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) aan organen van de gemeente en aan derden. Met ingang van 25 mei 2018 is de AVG van kracht geworden. Dat betekent dat in de hele Europese Unie dezelfde privacywetgeving geldt. In de AVG zijn de belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens geregeld, die dus ook voor Nederland gelden. De Wet Bescherming persoonsgegevens (Wbp), één van de grondslagen voor de huidige verordening, is met de inwerkingtreding van de AVG komen te vervallen.

Beoogd effect Met een geactualiseerde Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie personen Raalte 2021 voldoet de gemeente aan de vereisten zoals gesteld in de Wet basisregistratie personen en de AVG voor rechtmatige verstrekking van persoonsgegevens.

Argumenten 1.

Actualisering van de verordening is nodig voor een rechtmatige verstrekking van persoonsgegevens. Op grond van artikel 3.8 van de Wbrp is de gemeenteraad bevoegd kaders te stellen voor het gebruik van gegevens uit de BRP binnen de gemeentelijke organisatie. Informatievoorziening met inbegrip van persoonsinformatie heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk is geworden. Vanwege dit belang heeft de wetgever in de Wbrp het voorschrift opgenomen dat de gemeenteraad meer algemene kaders stelt voor het beleid, de organisatie en het beheer van deze informatievoorziening. De nu vast te stellen verordening voorziet erin dat het college van burgemeester en wethouders nadere invulling geeft aan de verstrekking van gegevens uit de 2

BRP aan de organen van de gemeente. Daarnaast voorziet de nieuwe verordening in de werkwijze voor het autoriseren van derden, die werkzaamheden verrichten met een groot belang voor de gemeente en de maatschappij en bij de uitvoering hiervan toegang tot de gegevens uit de BRP nodig hebben.

2.

De nieuwe verordening is inhoudelijk gewijzigd ten opzichte van de huidige verordening. Verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen is volgens de Wbrp een bevoegdheid van het college. De Wbrp stelt dat bij gemeentelijke verordening regels gesteld kunnen worden over de verstrekking van gegevens aan ‘organen die onderdeel zijn van de gemeente’ en verder dat bij verordening “door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente” kunnen worden aangewezen waarvoor gegevens kunnen worden verstrekt. Op grond van artikel 3.9 van de Wbrp kan de gemeenteraad door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente worden aangewezen, ten behoeve waarvan gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt. In de verordening van 2014 was de bevoegdheid te beoordelen of sprake is van ‘gewichtig maatschappelijk belang’ neergelegd bij het college van burgemeester en wethouders. In de nieuwe verordening worden bij artikel 3 ten opzichte van de verordening van 2014 een aantal criteria gesteld ter beoordeling van deze “werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang” door het college.

De betreffende werkzaamheden van derden moeten: • samenhangen met een overheidstaak • moeten de instandhouding dienen van een voorziening voor burgers die onderwerp is van overheidszorg, óf • vanuit de betrokkenheid van de overheid bij die werkzaamheden gegevensverstrekking uit de basisregistratie personen rechtvaardigen.

Duurzaamheid Niet van toepassing.

Kanttekeningen Niet van toepassing.

Financiën Niet van toepassing.

Vervolg Na vaststelling van de nu voorliggende verordening kan het college ook een nieuwe, geactualiseerde Regeling gegevensverstrekking Basisregistratie personen 2021 vaststellen. De hele gemeentelijke basis voor rechtmatige verstrekking van gegevens is daarmee weer actueel.

Communicatie Nadat uw raad heeft besloten, wordt de nieuwe Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie personen Raalte 2021 op voorgeschreven wijze bekendgemaakt.

Bijlagen 1.

Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie personen Raalte 2021

Burgemeester en wethouders van Raalte,

de secretaris Karin Cornelissen

de burgemeester Martijn Dadema

3

RAADSBESLUIT Zaaknummer 46054-2020

De raad van de gemeente Raalte, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 2 november 2021 gelet op het bepaalde in artikel 156 van de Gemeentewet, de artikelen 3.2, 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen en de Algemene verordening gegevensbescherming;

Besluit: 1.

De Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie personen Raalte 2021 vast te stellen.

Artikel 1: Verstrekkingen aan een orgaan van de gemeente Het college van burgemeester en wethouders geeft, met inachtneming van het besluit als bedoeld in artikel 3.2 van de Wet basisregistratie personen voor gemeente Raalte, nadere invulling aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie aan organen van gemeente Raalte. Artikel 2: Verstrekkingen aan derden 1. Het college van burgemeester en wethouders kan op verzoek van een derde over een ingeschrevene die ingezetene is van gemeente Raalte en over een overledene die op het moment van overlijden ingezetene van gemeente Raalte was, gegevens uit de basisregistratie verstrekken aan derden, als de verstrekking voldoet aan het bepaalde in artikel 3. 2. Het college van burgemeester en wethouders kan over een ingezetene van gemeente Raalte gegevens uit de basisregistratie verstrekken aan een derde, die voorafgaande schriftelijke toestemming heeft van de ingezetene wiens gegevens worden verstrekt. 3. De verstrekking als bedoeld in lid 1 van dit artikel vindt slechts plaats voor zover deze noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de derde en het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de ingeschrevene niet aan de verstrekking in de weg staan. 4.

De verstrekking als bedoeld in dit artikel kan uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens over de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Artikel 3: Aanwijzing gewichtige maatschappelijke belangen en categorieën derden 1. Het college van burgemeester en wethouders wijst aan: a. de werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt; en b. de categorieën van derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de basisregistratie. 2. Als werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang worden slechts aangewezen de werkzaamheden die samenhangen met een overheidstaak, strekken tot het in stand houden van een voorziening voor burgers die onderwerp is van overheidszorg, of waarbij anderszins gelet op de overheidsbemoeienis met die werkzaamheden, ondersteuning daarvan door gegevensverstrekking uit de basisregistratie gerechtvaardigd is.

4

Artikel 4 Inwerkingtreding en citeertitel 1. De Verordening basisregistratie personen van de gemeente Raalte wordt ingetrokken. 2. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking. 3. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie personen Raalte 2021. Aldus besloten in de vergadering van 25 november 2021.

de griffier Jan Bouke Zijlstra

de voorzitter Martijn Dadema

5

Algemene toelichting Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid. Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA door dat van de Wet basisregistratie personen (Wbrp) vervangen. Onder de GBA diende het gemeentebestuur bij of krachtens verordening kaders te stellen voor het gebruik van GBA-gegevens binnen de eigen organisatie en de verstrekking van gegevens aan bepaalde derden. Op grond van de Wet BRP is het verplicht kaders te stellen voor het verstrekken van gegevens aan derden. De wetgever laat het aan het inzicht van het gemeentebestuur over, om dit al dan niet voor het intern gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden.

Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat het gemeentebestuur meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt. De onderhavige regeling voorziet in een nadere invulling aan de verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie Personen aan de organen van gemeente Raalte. Deze regeling voorziet daarnaast in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor gemeente Raalte en van de categorieën van derden die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie kunnen worden verstrekt. Daarmee voldoet gemeente Raalte aan de vereisten zoals gesteld in de Wet BRP. De gemeenteraad heeft besloten de regeling van verstrekkingen aan derden en aan organen van gemeente Raalte over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. De regeling van de verstrekkingen aan derden heeft de raad gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van zijn bevoegdheid genoemd in artikel 156 Gemeentewet.

Begripsbepalingen De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze verordening, zijn integraal overgenomen uit artikel 1 van de Wet BRP. Dit betreft de begrippen: basisregistratie, ingeschrevene, ingezetene en derde. Basisregistratie Juridisch gezien is sprake van één Basisregistratie Personen, die vooralsnog bestaat uit centrale door het Rijk beheerde en lokale door gemeente Raalte beheerde voorzieningen. In de loop van de komende jaren zullen de lokale voorzieningen opgaan in één centrale voorziening. Ingeschrevene en ingezetene Een ingeschrevene is een persoon van wie een persoonslijst is opgenomen in de BRP. Dat kan ook een persoon betreffen die niet in Nederland woonachtig is, maar wel een relatie heeft met de Nederlandse overheid. De ingezetene is de ingeschrevene die in gemeente Raalte woont. Derde Een derde is elke natuurlijk persoon, niet zijnde een overheidsorgaan of een ingeschrevene en elke rechtspersoon, die niet krachtens publiekrecht is ingesteld, noch met enig openbaar gezag is bekleed.

Artikelsgewijze toelichting Artikel 1. Verstrekking aan een orgaan van de gemeente De minister van BZK verstrekt de gemeente voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in gemeente Raalte woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor gemeente Raalte op grond van artikel 3.2 Wet BRP.

6

Zolang de Wet BRP door gemeente Raalte wordt uitgevoerd met behulp van systemen die gebruikt werden tijdens de Wet GBA, is er geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens door de minister van BZK, met betrekking tot de eigen inwoners. Gemeente Raalte heeft in dat geval zelf beschikking over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners. Voor het gebruik van gegevens van personen die in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in gemeente Raalte woonachtig zijn, dient gemeente Raalte het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht te nemen. Ook voor de verstrekking aan de Makelaar Suite (MKS) wordt aangesloten bij dit autorisatiebesluit. Organen van gemeente Raalte mogen alleen gebruik maken van de Makelaar Suite (MKS) zoals vermeld in het autorisatiebesluit. Artikel 2. Gegevensverstrekking aan derden

Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang De wetgever heeft de verstrekking van toegang tot gegevens uit de BRP aan een groot aantal derden al deels voorzien in de Wet BRP. Desondanks kan er sprake zijn van een lokale situatie die het gemeenschappelijk belang dient, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In gevallen waarbij sprake is van gemeentelijke werkzaamheden die gelijktijdig het gemeentebelang en het maatschappelijk belang dienen, is de gemeenteraad bevoegd autorisaties aan nader te bepalen categorieën van derden te verlenen, voor het raadplegen van gegevens van inwoners van gemeente Raalte. De verantwoordelijkheid voor de bepaling hiervan is door de gemeenteraad gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van artikel 156 Gemeentewet. Voor de aanwijzing van de werkzaamheden dienen burgemeester en wethouders een aantal criteria als uitgangspunt te nemen. Het moet hierbij gaan om werkzaamheden: - die samenhangen met een overheidstaak; - gericht zijn op het in stand houden van voorzieningen voor burgers waarbij sprake is van overheidsverantwoordelijkheid; - waarbij, gelet op overheidsverantwoordelijkheid, ondersteuning daarvan door gegevensverstrekking uit de Basisregistratie Personen gerechtvaardigd is.

Derden met schriftelijke toestemming Naast de toegestane verstrekking van gegevens aan derden die werkzaamheden met een gemeentelijk en maatschappelijk belang uitvoeren mogen gegevens ook verstrekt worden aan derden, die voorafgaand schriftelijke toestemming hebben verkregen van de persoon waar gegevens over worden opgevraagd.

Beperkte gegevensverstrekking Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wet BRP kan de verstrekking van gegevens uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens. Dit betreft de volgende gegevens: de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner, de eerdere echtgenoot of geregistreerd partner, het al dan niet gebruiken van de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner of de eerdere echtgenoot/geregistreerd partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden. Artikel 4. Inwerkingtreding en citeertitel De Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie personen Raalte 2021, die uit deze verordening kan worden geciteerd, treedt in werking op de dag van haar bekendmaking.

7