Raadsvoorstel en -besluit ontwerp gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027
Tekst van het document
PROCEDUREBLAD BEHANDELING RAADSVOORSTEL Het college verzoekt u dit raadsvoorstel te behandelen Onderwerp
Ontwerp gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel
Zaaknummer
17632-2026
B&W vergadering
17 maart 2026
Agendacommissie
13 april 2026
Raadsvergadering
16 april 2026
Portefeuillehouder
Dhr. R.J. (Rob) Zuidema
Behandelend ambtenaar
Tom van 't Zand telefoon: 06-27243637 e-mail: tom.vant.zand@raalte.nl
Fatale termijn(en)
Bijlage(n): (beslisdocumenten die meegezonden moeten worden) 1. 17632-2026 Collegevoorstel en -besluit 2. 20260211 DB Brief zienswijze WB GR 2027_Gemeenten 3. 20260206 Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027_geconsolideerd 4. Wijzigingsdocument Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2025 versus 2027 5. Informatienotitie Raad verkenning toetreding tot GR Collectie Overijssel 6. Verkenning toetreding tot GR Collectie Overijssel
RAADSVOORSTEL Raadsvergadering
16 april 2026
Zaaknummer
17632-2026
Onderwerp
Ontwerp gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027
Portefeuillehouder
Dhr. R.J. (Rob) Zuidema
Voor informatie
Tom van 't Zand telefoon: 06-27243637 e-mail: tom.vant.zand@raalte.nl
Samenvatting Gemeente Raalte heeft de intentieovereenkomst getekend om toe te treden tot de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijsel (GR CO). Voor het wijzigen van deelnemers dient de huidige gemeenschappelijke regeling aangepast te worden. Het college heeft het ontwerpbesluit genomen deel te nemen aan de GR CO. Het college stuurt het ontwerp van de regeling aan de raad om de raad in de gelegenheid te stellen zienswijze over het ontwerp van de regeling naar voren brengen bij het college. Deze procedurele stap is een volgende stap om de toetreding van de gemeente tot de GR CO per 1 januari 2027 te bewerkstelligen.
Beslispunten 1. 2. 3.
Kennis te nemen van het besluit van het college en het ontwerp van de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel. Te overwegen eventuele zienswijzen over het ontwerp van de regeling naar voren te brengen bij het college. Kennis te nemen van het proces tot toetreding zoals weergegeven in de informatienotitie en inzien dat in de volgende fase het college de raad zal vragen toestemming te verlenen tot toetreden tot de regeling.
Inleiding Met de komst van de nieuwe Archiefwet worden de eisen qua termijnen, bewaarplaats, openbare archiefstelling verzwaard. Daarnaast is het aanstellen van een archivaris een verplichting. De Gemeenschappelijke Regeling van Collectie Overijssel biedt hier een oplossing voor. De stappen die wij met u doorlopen hebben zijn: -
Op 4 december 2025 heeft de raad het college opdracht gegeven tot het starten met de procedure van verkennen tot toetreding tot de GR CO (zaaknummer: 63721-2025). Op basis van deze verkenning heeft het college op 27 januari de intentie uit gesproken om per 1 januari 2027 toe te treden tot GR CO en daartoe de intentieovereenkomst tot toetreden GR CO ondertekend. U bent daarover op 29 januari per memo geïnformeerd. (zie bijlage 5)
Collectie Overijssel heeft vervolgens een besluit genomen over het wijzigen van de Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel naar aanleiding van: • de wijziging van de Archiefwet, • het uit de regeling treden van minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en • het voornemen tot toetreden van nieuwe deelnemers, waaronder gemeente Raalte. De wijziging vindt ingang per 1 januari 2027. 2
De stappen die nog doorlopen moeten worden: -
Met dit voorstel wordt u in gelegenheid gesteld om een zienswijze naar voren te brengen bij het college Nadat alle (toekomstige) GR-deelnemers eventueel zienswijze ter kennis hebben gebracht, neemt het bestuur van de GR een besluit over de definitieve tekst van de regeling. Het bestuur stuurt die tekst naar alle (toekomstige) deelnemers. - Ons college neemt een besluit over deelname aan de regeling. Wij doen dit nadat u ons daartoe toestemming heeft verleend. Wij verwachten dat besluitvorming over de definitieve tekst en daarmee over deelname aan de gemeenschappelijke regeling in augustus/september 2026 zal plaatsvinden.
Beoogd effect Goede uitvoering van de aanstaande gewijzigde Archiefwet, duurzame toegankelijke (overgebrachte) informatie en sobere en doelmatige archivering.
Argumenten 1.1 Het voorleggen van de tekst van de gemeenschappelijke regeling aan de raad is een wettelijke verplichting uit de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). 3.1 De concept regeling voldoet aan de verwachtingen rondom nieuwe toetreders en die nieuwe archiefwet en voldoet aan de eisen van de Wgr.
Participatie N.v.t.
Duurzaamheid N.v.t.
Kanttekeningen N.v.t.
Financiën en fiscale aspecten Aan het al dan niet indienen van een zienswijze zijn geen financiële of fiscale aspecten verbonden. De financiële aspecten van de deelname in de gemeenschappelijke regeling zijn uitgewerkt in de verkenning en bijbehorende informatienotitie (zie bijlage 5 en 6).
Vervolg Nadat alle (toekomstige) GR-deelnemers eventueel zienswijze ter kennis hebben gebracht, neemt het bestuur van de GR een besluit over de definitieve tekst van de regeling. Het bestuur stuurt die tekst naar alle (toekomstige) deelnemers. Het college van de gemeente Raalte neemt een besluit over deelname aan de regeling. Wij doen dit nadat u ons daartoe toestemming heeft verleend. Wij verwachten dat besluitvorming over de definitieve tekst en daarmee over deelname aan de gemeenschappelijke regeling in augustus/september 2026 zal plaatsvinden.
Communicatie N.v.t.
3
Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6.
17632-2026 Collegevoorstel en -besluit 20260211 DB Brief zienswijze WB GR 2027_Gemeenten 20260206 Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling Collectie Overijssel 2027_geconsolideerd Wijzigingsdocument Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel 2025 versus 2027 Informatienotitie Raad verkenning toetreding tot GR Collectie Overijssel Verkenning toetreding tot GR Collectie Overijssel
burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte,
de secretaris Monique van Esterik
de burgemeester Rob Zuidema
4
RAADSBESLUIT Zaaknummer
De raad van de gemeente Raalte, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 10 maart 2026; gelet op het bepaalde in artikel 1 of artikel 51 van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
Besluit: 1. Kennis te nemen van het besluit van het college en het ontwerp van de Gemeenschappelijke Regeling Collectie Overijssel. 2. De volgende zienswijze over het ontwerp van de regeling bij het college naar voren te brengen: …., Of 2. Geen zienwijze naar voren wensen te brengen over het ontwerp van de regeling en het college van burgemeester en wethouders hiervan op de hoogte stellen. 3. Kennis te nemen van het proces tot toetreding zoals weergegeven in de informatienotitie en inzien dat in de volgende fase het college de raad zal vragen toestemming te verlenen tot toetreden tot de regeling.
Aldus besloten in de vergadering van 16 april 2026.
de griffier Karin Zomer
de voorzitter Rob Zuidema
5