Raadsvoorstel en -besluit Geactuliseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid

PROCEDUREBLAD BEHANDELING RAADSVOORSTEL Het college verzoekt u dit raadsvoorstel te behandelen Onderwerp

Geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Zaaknummer

66758-2023

B&W vergadering

19 december 2023

Agendacommissie

21 december 2023

Raadsvergadering

15 februari 2024

Portefeuillehouder

Dhr. B. (Breun) Breunissen

Behandelend ambtenaar

Anne Denissen telefoon: 06-10118044, e-mail: anne.denissen@dowr.nl

Fatale termijn(en)

--

Bijlage(n): Bijlage 1 Geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid Bijlage 2 Wijzigingen geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering

15 februari 2024

Zaaknummer Onderwerp

Geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Portefeuillehouder

Dhr. B. (Breun) Breunissen

Voor informatie

Anne Denissen telefoon: 06-10118044, e-mail: anne.denissen@dowr.nl

Samenvatting Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid liep eind 2023 af. Het beleid is samen met ondernemers, beleidsmedewerkers, management en bestuur, geëvalueerd en op basis hiervan zijn aanpassingen gedaan. Deze aanpassingen betreffen zowel wijzigingen van bestaande artikelen - denk hierbij aan wijzigingen met betrekking tot Duurzaamheid en Social Return - als aanvullingen zoals het gebruik van Tenderned en het Bedrijvenregister. Het beoogde doel is het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid met terugwerkende kracht per 1 januari 2024 te laten vaststellen door de raad.

Beslispunten Het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid vast te stellen overeenkomstig bijgevoegd concept raadsbesluit.

Inleiding Jaarlijks koopt de gemeente Raalte voor zo'n 35 miljoen euro1 in aan Werken, Leveringen en Diensten, een deel hiervan wordt lokaal besteed (32,9%2). Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid, dat is vastgesteld in 2017 en is aangepast in 2021, liep eind 2023 af. Het beleid is in de periode juli tot en met oktober 2023 samen met ondernemers, beleidsmedewerkers, management en bestuur geëvalueerd en op basis hiervan zijn aanpassingen gedaan. De evaluatie bestond uit enquêtes uitgezet onder (lokale) ondernemers en interne medewerkers en gesprekken met inhoudelijk deskundigen en gebruikers van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Ook zijn keuzes voorgelegd aan het Management Team en heeft er een Themasessie plaatsgevonden op belangrijke onderdelen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het concept beleid is voorgelegd aan de voorzitters van de Werkgeversverenigingen binnen de gemeente Raalte. Al deze acties hebben geleid tot nieuw, geactualiseerd beleid welke we aan de raad ter vaststelling willen voorleggen. De belangrijkste wijzigingen zijn opgenomen in bijlage 2: Wijzigingen geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Beoogd effect Het geactualiseerd inkoop- en aanbestedingsbeleid is op verschillende onderdelen aangepast en geactualiseerd. Hiermee kan de organisatie de komende jaren, tot de volgende evaluatie, werken met Inkoopbeleid dat goed is 1

Gemiddelde op basis van de spendanalyses 2021 en 2022. Gerekend over de productgroepen waarvan wordt verondersteld dat deze bereikbaar zijn voor lokale partijen (kwartaal 1 tot en met 3, 2023). 2

2

toegesneden op onder andere de beleidspeerpunten die betrekking hebben op Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen en Lokale economie en interne processen.

Argumenten Het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid liep in 2023 af en diende geactualiseerd te worden. In overleg met inhoudelijk deskundigen zijn verschillende artikelen aangepast en toegevoegd. Er zijn geen wijzigingen doorgevoerd met een grote impact op de organisatie. Wel is, op verzoek van het college van B&W, ervoor gekozen gebruik te maken van het systeem Tenderned bij meervoudig onderhandse en nationale procedures. Dit was al, bij wet, verplicht bij Europese aanbestedingen. Het zorgt ervoor dat dit type aanbestedingen zichtbaar worden in één systeem en vergroot een uniforme werkwijze van aanbesteden. In het geactualiseerde beleid wordt ook het gebruik van het Bedrijvenregister beschreven. Dat is niet het geval in het huidige beleid. In samenspraak met inhoudelijk deskundigen zijn onder andere ook de passages met betrekking tot duurzaamheid en Social Return, nu onder de kapstok Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen, verbeterd en aangepast naar de huidige praktijk.

Participatie Er zijn twee enquêtes uit gezet. Eén onder ondernemers en één onder medewerkers van de gemeente Raalte. Naar aanleiding hiervan zijn verdiepingsoverleggen gevoerd. We willen graag de ondernemers die deelnamen aan het verdiepingsoverleg en de voorzitters van de ondernemersverenigingen extra bedanken voor de tijd die ze hiervoor hebben vrijgemaakt en de waardevolle input. Daarnaast is er input geleverd op het beleid voor verschillende beleidsmedewerkers (op het gebied van duurzaamheid, Social return, Lokale economie, Fairtrade en Bibob). Met het MT is gesproken over verschillende keuzes en vervolgens ook met het college van B&W tijdens een thema-sessie.

Duurzaamheid Duurzaamheid (onder de kapstok van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen) is geactualiseerd naar de huidige praktijk. Het heeft een duidelijke plek in het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. We passen de MVIcriteria toe zoals beschikbaar gesteld op MVI-criteriatool (mvicriteria.nl). Het gaat dan om de eisen op basisniveau. In het beleid is de mogelijkheid opgenomen om aanvullend (duurzaamheids)beleid te laten vaststellen waarna dit onderdeel wordt van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Met deze aanpassingen in het inkoopbeleid hechten we, net zoals in het huidige beleid, waarde aan duurzaamheid en is er ruimte om duurzaamheid mee te laten wegen in aanbestedingen.

Kanttekeningen Geen. Het beleid is in lijn met wet- en regelgeving, geactualiseerd en in lijn gebracht met de huidige praktijk. Verschillende disciplines en belanghebbenden zijn geraadpleegd.

Financiën en fiscale aspecten Niet van toepassing. Er worden geen additionele kosten verwacht met het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Vervolg Na het besluit tot vaststelling van de wijziging wordt het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid aangepast en extern bekendgemaakt op https://decentrale.regelgeving.overheid.nl. Uit de enquêtes en gesprekken met ondernemers bleek dat het huidige beleid in basis voldoet maar dat er meer aandacht mag zijn voor de zichtbaarheid (van het toepassen) van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en van de effecten van het beleid. Om deze reden volgt er een uitgebreid (intern en extern) implementatietraject na vaststelling van het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Er zullen informatiebijeenkomsten worden georganiseerd, de website aangepast en een infographic beschikbaar gesteld. Samen met ondernemers en accountmanagers Bedrijven wordt gezocht naar mogelijkheden om de zichtbaarheid (en de zichtbaarheid van de effecten) van het beleid te vergroten. 3

Communicatie Er zal een LinkedIn en X bericht na vaststelling beleid worden uitgestuurd. Samen met communicatie is een activiteitenplan opgesteld om interne medewerkers en ondernemers te informeren over het geactualiseerde beleid.

Bijlagen Bijlage 1 Geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid Bijlage 2 Wijzigingen geactualiseerd Inkoop- en aanbestedingsbeleid

burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte,

de secretaris Monique van Esterik

de waarnemend burgemeester Arco Hofland

4

RAADSBESLUIT Zaaknummer

De raad van de gemeente Raalte, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 19 december 2023; gelet op het bepaald in de Aanbestedingswet 2012 en artikel 10 van de Financiële verordening gemeente Raalte 2017;

Besluit: 1. 2. 3.

Het bijgevoegde Inkoop- en aanbestedingsbeleid vast te stellen; Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2017 in te trekken; Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2024.

Aldus besloten in de vergadering van 15 februari 2024.

de griffier Karin Zomer

de voorzitter Arco Hofland

5