Raadsvoorstel en- besluit Evenementenvisie

PROCEDUREBLAD BEHANDELING RAADSVOORSTEL Het college verzoekt u dit raadsvoorstel te behandelen Onderwerp

Evenementenvisie

Zaaknummer

88088-2022

B&W vergadering

8 november 2022

Agendacommissie

21 november 2022

Raadsvergadering

8 december 2022

Portefeuillehouder

dhr. M.P. Dadema/B. Breunissen

Behandelend ambtenaar

Laura van Telgen-Schrijver

Fatale termijn(en)

Bijlage(n): (beslisdocumenten die meegezonden moeten worden) 1. 2.

Evenementenvisie 1e wijziging legesverordening 2023

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering

8 december 2022

Zaaknummer

88088-2022

Onderwerp

Evenementenvisie

Portefeuillehouder

dhr. M.P. Dadema/B. Breunissen

Voor informatie

Laura van Telgen-Schrijver (06-82465382)

Samenvatting We zien dat inwoners van de gemeente Raalte in staat zijn om een fantastisch en gevarieerd aanbod aan evenementen neer te zetten. We hebben een evenementenvisie geschreven, waarin staat aangegeven hoe we dit willen blijven ondersteunen en verder uitbouwen. Dit doen we aan de hand van de volgende doelstellingen: - We blijven ruimte geven aan evenementen en stimuleren vernieuwing en innovatie - We verlenen goede gemeentelijke dienstverlening, ondersteuning en samenwerking - We beschermen leefbaarheid, veiligheid en economische waarde - We stimuleren duurzame en toegankelijke evenementen Zo wordt een gedeelte van de kleine A-evenementen vergunningvrij en blijven we de evenementen ook financieel ondersteunen middels lage leges en facilitaire ondersteuning.

Beslispunten 1. 2.

De evenementenvisie vast te stellen. De 1e wijziging van de legesverordening 2023 voor de leges voor aanvragen van evenementenvergunningen vast te stellen. Het betreft hoofdstuk 2.

Inleiding Om tot een evenementenvisie te komen zijn er een aantal stappen gezet. Allereerst is het bestaande beleid geïnventariseerd en zijn de trends en ontwikkelingen op het gebied van evenementen uitgewerkt in een marktverkenning. Daarna is er een participatietraject uitgevoerd. Uit de participatie is naar voren gekomen dat we op veel gebieden door moeten gaan met wat we nu al doen. We hebben een aantal accentverschillen naar de toekomst, waarmee we een impuls geven aan evenementen. Dit doen we op verschillende manieren: - We blijven ruimte geven aan evenementen en stimuleren vernieuwing en innovatie. Er wordt zoveel mogelijk maatwerk toegepast met de intentie om mogelijk te maken. Onze evenementen worden gecategoriseerd in A, B en C-evenementen in lijn met de landelijke indeling en zoals aangegeven in onze APV. We stellen een stimuleringssubsidie beschikbaar om nieuwe evenementen een kans te geven. - We verlenen goede gemeentelijke dienstverlening, ondersteuning en samenwerking. We behouden het persoonlijk contact en het leveren van maatwerk. We proberen te dereguleren, te vereenvoudigen en digitaliseren waar het kan. We gaan jaarlijks netwerkbijeenkomsten organiseren zodat kennis en informatie actief kan worden uitgewisseld. We vinden het belangrijk om de organisatoren te ondersteunen door de legeskosten laag te blijven houden.

- We beschermen leefbaarheid, veiligheid en economische waarde. We willen de belasting van evenementen op de omgeving meer objectiveren. We hebben niet alleen 2

-

aandacht voor de geluidsbelasting van de omgeving, maar ook voor de preventie van (tijdelijke) gehoorschade voor bezoekers van een evenement. We voeren samen met organisatoren en de omgeving het gesprek en maken afspraken. De basis van alle evenementen is veiligheid. Ook willen we de economische waarde van evenementen verder uitbouwen. We stimuleren duurzame en toegankelijke evenementen. We volgen landelijke wetgeving en -beleid en leggen geen extra verplichting op ten aanzien van duurzaamheid. We stimuleren juist organisatoren om evenementen zo duurzaam en circulair mogelijk te laten plaatsvinden door bewustwording, inspiratie, het financieren van experimenten en het uitwisselen van best practises.

Uw Raad heeft eind 2021 tijdens het Rond-de-tafelgesprek extra input geleverd op een eerder concept. Ook enkele betrokkenen hebben vanuit de samenleving input geleverd, o.a. Stichting Duurzaam Heino, enkele evenementenorganisatoren en de ondernemers in Raalte Centrum. Hier is vervolgens ook aanvullend overleg mee geweest om te komen tot een definitieve gedragen versie. De feedback vanuit deze sessie hebben we ter harte genomen en verwerkt in de huidige evenementenversie. Zo waren er tijdens het Rond-de-tafelgesprek twijfels over de ambitie, toentertijd gehaald uit de door de Raad vastgestelde omgevingsvisie. Deze ambitie is uit de evenementenvisie gehaald. Daarnaast is er meer aandacht besteed aan de thema’s duurzaamheid en centrum Raalte. Tevens is een doorkijk gegeven richting het uitvoeringsbeleid evenementen.

Beoogd effect Met het vaststellen van de evenementenvisie spelen we in op de maatschappelijke veranderingen rondom evenementen.

Argumenten 1.1.

1.2. 1.3.

1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11.

1.12.

Het huidige beleidsregels evenementen stamt uit 2009 en was vooral gericht op beheersbaarheid en handhaving. Sindsdien zijn er nieuwe landelijke eisen en voorschriften en is de maatschappij veranderd. Dit vraagt om een nieuwe evenementenvisie. De nieuwe evenementenvisie zorgt voor een koersbepaling voor de inzet van personeel en middelen om impuls te geven aan evenementen. De nieuwe evenementenvisie zet in op de volgende thema’s: ruimte geven aan evenementen, stimuleren van vernieuwing en innovatie, goede gemeentelijke dienstverlening en ondersteuning, versterken samenwerking tussen gemeente en evenementenorganisatoren, leefbaarheid, veiligheid, economische waarde, duurzaamheid en toegankelijkheid. In de context van Raalte geeft Ruimte willen we ook ruimte geven aan evenementen door zoveel mogelijk maatwerk toe te passen met de intentie om mogelijk te maken. Een gedeelte van de kleine A-evenementen wordt vergunningvrij .De intentie is om alleen nog te vergunnen wanneer we wettelijk verplicht zijn een ontheffing of vergunning af te geven. Er wordt een stimuleringssubsidie beschikbaar gesteld om nieuwe evenementen een kans te geven en (nieuwe) evenementenorganisatoren te enthousiasmeren. We blijven onze dienstverlening verbeteren en proberen te dereguleren, vereenvoudigen en digitaliseren waar het kan.

Er komen jaarlijkse netwerkbijeenkomsten, zodat kennis en informatie actief kan worden uitgewisseld tussen gemeente en evenementenorganisatoren en evenementenorganisatoren onderling. Veiligheid en openbare orde is de ondergrens voor evenementen. We laten ons risicogericht adviseren door de hulpdiensten en (externe) partners. De belasting van evenementen op de omgeving worden meer geobjectiveerd. We voeren samen met organisatoren en de omgeving het gesprek en maken afspraken. De economische waarde van evenementen wordt verder uitgebouwd. Evenementen trekken bezoekers die overnachten en recreëren in onze gemeente. Dit komt de economie en de werkgelegenheid ten goede. Nieuwe landelijke wetgeving en -beleid op het gebied van duurzaamheid is verwerkt in de evenementenvisie. Vanuit de gemeente Raalte wordt er geen extra verplichting opgelegd ten aanzien van 3

1.13. 1.14.

1.15. 2.1.

2.2. 2.3.

duurzaamheid, maar worden organisatoren juist gestimuleerd om evenementen zo duurzaam en circulair mogelijk te laten plaatsvinden. Een voorbeeld hiervan is het plaatsen van een handreiking duurzaamheid op de website. Voor vernieuwende concepten en experimenten op het gebied van duurzaamheid verlenen we een financiële bijdrage. De evenementenvisie is tot stand gekomen met behulp van participatie. Deze bestond uit een enquête, bijeenkomsten en verschillende gesprekken. Deze participatie heeft zowel voor als na het Rond-detafelgesprek van eind 2021 plaatsgevonden. De evenementenvisie is het uitgangspunt voor het uitvoeringsbeleid evenementen. De beleidsregels evenementen uit 2009 heeft een eigen categorisering voor evenementen in de gemeente Raalte, namelijk grootschalige en kleinschalige evenementen. De landelijke categorisering van evenementen bestaat uit A-, B- en C-evenementen, zoals aangegeven in onze APV. We sluiten ook in de evenementenvisie aan bij deze landelijke categorisering. De legesverordening dient aangepast te worden naar de nieuwe indeling van evenementen. We vinden het belangrijk om de kosten voor organisatoren zo laag te mogelijk houden door legeskosten laag te blijven houden. De legeskosten zijn ongeveer 6-10% kostendekkend. Voor 2023 is de verwachting een kleine € 20.000,aan leges voor evenementen op te halen.

Bij volledige kostendekkendheid zou dit bedrag € 200.000,bedragen. Door de lage legeskosten ondersteunen we de evenementenorganisatoren in de gemeente Raalte met om en nabij € 180.000,- per jaar.

Participatie Er is een enquête uitgezet onder organisatoren, omwonenden van evenementen en inwoners van de gemeente Raalte. In totaal hebben 588 respondenten via de enquête input geleverd. De uitkomsten uit de inventarisatie, toegevoegd als bijlage in de evenementenvisie, zijn meegenomen in het participatietraject waarbij tijdens bijeenkomsten aan de organisatoren, omwonenden en inwoners keuzes en dilemma’s zijn voorgelegd. Na het uitwerken van een concept evenementenvisie is deze voorgelegd aan enkele geïnteresseerden met de mogelijkheid feedback te geven. Tijdens het Rond-de-tafelgesprek eind 2021 hebben verschillende belanghebbenden ingesproken. We hebben ervoor gekozen om opnieuw met betrokkenen uit de samenleving in gesprek te gaan en aanvullend overleg te voeren. Tot slot is nogmaals een concept evenementenvisie voorgelegd aan enkele geïnteresseerden. De feedback van de betrokkenen is verwerkt in de huidige evenementenvisie.

Duurzaamheid Een van de belangrijkste feedback tijdens het Rond-de-tafelgesprek eind 2021 was het thema duurzaamheid. We zien het belang van de organisatoren, die aangeven tijd nodig te hebben om zich voor te bereiden op de verduurzaming van hun evenement. Daarbij is het belangrijk te onderkennen dat de evenementenorganisatoren van de gemeente Raalte grotendeels bestaan uit vrijwilligers. Daarnaast hebben we ook de feedback van uw Raad en Stichting Duurzaam Heino ter harte genomen. We hebben dit thema verder uitgewerkt door concreter te benoemen wat we gaan doen op het gebied van duurzaamheid. Zo zal in de vergunningsaanvraag het thema duurzaamheid méér aan bod komen. We gaan een handreiking duurzaamheid plaatsen op onze website met voorbeelden. We blijven tijdens netwerkbijeenkomsten het thema duurzaamheid agenderen en best practises delen. Uitgewerkt is nu de manier waarop we dat willen doen. Zo gaan we sprekers op het gebied van duurzaamheid inhuren en wordt informatie uitgewisseld over o.a. nieuwe wetgeving. Tot slot verlenen we een financiële bijdrage voor vernieuwende concepten en experimenten op het gebied van duurzaamheid.

4

Kanttekeningen Het proces om tot een evenementenvisie te komen heeft ons geleerd dat we het niet iedereen naar de zin hebben kunnen maken. Er zijn veel belanghebbenden, die verschillend naar evenementen kijken. In sommige situaties creëert dat een spanningsveld, bijvoorbeeld in het centrum Raalte. Belangrijk is om continu een afweging te maken tussen alle belangen, vandaar dat vaak maatwerk nodig is. Dit zorgt voor een wat abstracter visie. In de, door de Raad vastgestelde, omgevingsvisie is de ambitie uitgesproken om de evenementengemeente van Oost Nederland te zijn. Naar aanleiding van het Rond-de-tafelgesprek van eind 2021 hebben we deze ambitie losgelaten.

Financiën Er is in de begroting € 50.000 per jaar beschikbaar gesteld voor de uitvoering van de evenementenvisie voor de periode 2021 tot en met 2024. Op basis van een tussenmonitoring in 2024 komen we met een voorstel wat er in de jaren na 2024 nodig is om evenementen financieel te blijven ondersteunen en de ambitie van het beleid waar te maken. Naast de beschikbare gelden voor de ondersteuning van evenementen, draagt de gemeente ook bij aan evenementen door de inzet van personeel in combinatie met lage legeskosten. Vanuit diverse disciplines werken medewerkers samen om te zorgen voor een goed vergunningsverlenings- en handhavingsproces. Daarnaast besteedt domein Beheer ruim 300 uren per jaar aan de facilitaire ondersteuning van evenementen in de vorm van borging kwaliteit van de openbare ruimte, verkeersmaatregelen en het uitlenen van materialen. Deze inzet heeft een financiële waarde van € 25.500,-. Met de inzet van deze menskracht blijven we doorgaan. Sinds 1 januari 2020 ondersteunt de gemeente Raalte organisatoren van evenementen tot 2500 bezoekers per dag met een standaard collectieve evenementenverzekering. De evenementen die hiervoor in aanmerking komen moeten een maatschappelijk belang hebben.

De verzekering dekt aansprakelijkheid van de organisator, materiaaldekking, ongevallen medewerkers, schade aan persoonlijke eigendommen van medewerkers en rechtsbijstand voor de medewerkers. Organisatoren hoeven zich niet aan te melden om in aanmerking te komen voor de verzekering. Evenementen met meer dan 2500 bezoekers kunnen hun evenement aanvullend verzekeren.

Vervolg De evenementenvisie wordt geïmplementeerd in een uitvoeringsbeleid evenementen. De uitgangspunten voor het uitvoeringsbeleid evenementen staan benoemd in de bijlage van de evenementenvisie.

Communicatie De evenementenvisie en de wijziging van de legesverordening wordt op wettelijk voorgeschreven wijze bekendgemaakt.

Bijlagen 1. 2.

Evenementenvisie 1e wijziging legesverordening 2023

Burgemeester en wethouders van Raalte,

de secretaris Monique van Esterik

de burgemeester Martijn Dadema

5

RAADSBESLUIT 88088-2022

Zaaknummer

De raad van de gemeente Raalte, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 8 november 2022.

Besluit: 1. 2.

De evenementenvisie vast te stellen. De bijgevoegde 1e wijziging van de Legesverordening 2023 voor aanvragen van evenementenvergunningen vast te stellen.

Aldus besloten in de vergadering van 8 december 2022.

de griffier Truus Klein Wolterink

de voorzitter Martijn Dadema

6

De raad van de gemeente Raalte, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 8 november 2022; gelet op de artikelen 156, eerste en tweede lid, aanhef en onderdeel h en 229, eerste lid, aanhef en onderdeel b, van de Gemeentewet en de artikelen 2, tweede lid, en 7 van de Paspoortwet;

Besluit: vast te stellen de volgende verordening: Verordening tot 1e wijziging van de Verordening op de heffing en de invordering van leges 2023 met de bijbehorende tarieventabel. Artikel 1 Paragraaf 3.3 van Tarieventabel behorend bij de Legesverordening 2023 wordt vervangen door: Artikel 3.3 Artikel 3.3.1

Het tarief bedraagt voor het in behandeling nemen van een aanvraag om een vergunning voor het organiseren van: een A-evenement volgens de evenementennota van de gemeente Raalte inclusief alle benodigde vergunningen en/of gerelateerde ontheffingen

€ 62,50

Artikel 3.3.2

een B-evenement volgens de evenementennota van de gemeente Raalte inclusief alle benodigde vergunningen en/of gerelateerde ontheffingen

€ 195,00

Artikel 3.3.3

een C-evenement volgens de evenementennota van de gemeente Raalte inclusief alle benodigde vergunningen en/of gerelateerde ontheffingen

€ 415,00

Artikel 3.3.4

De definitie van de verschillende evenementen is opgenomen in de geldende Algemene plaatselijke verordening van de gemeente Raalte.

Artikel 3 Inwerkingtreding 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking. 2. De datum van ingang van de heffing is 1 januari 2023. Artikel 4 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening tot 1e wijziging van de Legesverordening 2023”. Aldus besloten in de vergadering van 8 december 2022.

de griffier Truus Klein Wolterink

de voorzitter Martijn Dadema

7