Raadsvoorstel en -besluit contractverlenging accountant optiejaren 2026 en 2027

PROCEDUREBLAD BEHANDELING RAADSVOORSTEL Het college verzoekt u dit raadsvoorstel te behandelen Onderwerp

Contractverlenging accountant optiejaren 2026 en 2027

Zaaknummer

66276-2025

B&W vergadering

11 november 2025

Agendacommissie

10 november 2025

Raadsvergadering

4 december 2025

Portefeuillehouder

Dhr. A.H. (Alexander) Kreule

Behandelend ambtenaar

Jannie Lozeman telefoon: 0572-347633, e-mail:

Fatale termijn(en)

n.v.t.

Bijlage(n): (beslisdocumenten die meegezonden moeten worden)

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering

4 december 2025

Zaaknummer

66276-2025

Onderwerp

Contractverlenging accountant optiejaren 2026 en 2027

Portefeuillehouder

Dhr. A.H. (Alexander) Kreule

Voor informatie

Jannie Lozeman telefoon: 0572-347633 e-mail: jannie.lozeman@raalte.nl

Samenvatting In 2021 is zowel de accountantsdienst als de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) voor de controlejaren 2022 t/m 2025 gegund aan Baker Tilly. In het contract zijn twee optiejaren afgesproken. Na een evaluatie van de drie DOWR gemeenten, die is besproken met de auditcommissies, wordt uw raad voorgesteld de overeenkomst accountantsdiensten met beide optiejaren te verlengen. Aangezien de werkzaamheden van de accountant en de VIC in het huidige contract niet te splitsen zijn, geldt dit voor beide onderdelen.

Beslispunten 1. De overeenkomst accountantsdiensten met Baker Tilly te verlengen voor de boekjaren 2026 en 2027 2. In het 4e kwartaal van 2026 te starten met de voorbereidingen voor een aanbesteding van de accountantsdiensten per boekjaar 2028.

Inleiding In 2021 heeft een aanbesteding plaatsgevonden waarbij de accountantsdiensten en de verbijzonderde interne controles (VIC) gezamenlijk zijn uitgevraagd door de drie DOWR gemeenten. Zowel de accountantsdienst als de VIC zijn voor de controlejaren 2022 t/m 2025 gegund aan Baker Tilly. In de contractering zijn ook twee optiejaren opgenomen voor 2026 en 2027. In het voorjaar en de zomer van 2025 hebben de drie gemeenten zowel ambtelijk, als met de auditcommissies de accountantsdienst en de VIC geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie wordt nu voorgesteld de overeenkomst met Baker Tilly, tegen gelijkblijvende voorwaarden en condities, te verlengen voor de boekjaren 2026 en 2027.

Beoogd effect Het vastleggen van een accountant voor de controles over de boekjaren 2026 en 2027.

Argumenten 1.1. De evaluatie geeft argumenten de overeenkomst met beide optiejaren te verlengen. De drie gemeenten hebben in het voorjaar en in de zomer zowel de accountantsdienst als het onderdeel VIC geëvalueerd. Over het algemeen was er tevredenheid over de accountantsdienst. Over het onderdeel VIC waren de gemeenten verdeeld. Echter door de uitwisseling van ervaringen tussen gemeenten kunnen er verbeteringen worden doorgevoerd. De evaluatie is per gemeente besproken met de auditcommissies. Op basis hiervan adviseren wij u het contract met Baker Tilly met twee jaar te verlengen.

2

1.2. Gezien de gezamenlijke administratie DOWR FA en overige DOWR samenwerkingen is het wenselijk om één accountant voor de drie gemeenten te hebben. Door met één accountant te werken is er voor DOWR FA uniformiteit in aanlevering, zijn er geen tegenstrijdige aanbevelingen van accountants en hoeven gezamenlijke onderdelen, zoals de controles op I(C)T maar één keer te worden uitgevoerd.

1.3. De accountantsdienst en de VIC zijn in het huidige contract niet los van elkaar te zien. In 2021 is een uitvraag gedaan voor zowel de controles op rechtmatigheid, als op getrouwheid. De opdrachten voor de accountantscontrole en VIC zijn met elkaar verweven en kunnen niet eenvoudig los van elkaar worden gekoppeld, daarom betekent doorgaan met deze accountant ook doorgaan met het onderdeel VIC. Het huidige contract biedt wel de mogelijkheid om binnen de budgetafspraken verschuivingen aan te brengen in de werkzaamheden van de VIC.

1.4. De adviestak van de huidige accountant is ook betrokken als adviseur bij het nieuwe financieel systeem. Er wordt nu voorgesteld de overeenkomst met Baker Tilly te verlengen met beide optiejaren. Dit heeft ook te maken met de implementatie van het nieuwe financiële systeem. Ambtelijk is hiervoor alle inzet nodig en zou een aanbesteding van de accountantsdienstverlening, met mogelijke wisseling van accountant tot gevolg, een te zware belasting zijn. Daarnaast hebben wij een adviseur van Baker Tilly ingeschakeld die nauw meekijkt bij de stappen die wij zetten bij de inrichting van het nieuwe systeem. Het voordeel daarvan is dat het systeem aansluit bij de eisen van deze accountant en wij met deze accountant nog twee controlejaren met het nieuwe financieel systeem kunnen draaien.

2.1. Een nieuwe aanbesteding vraagt ruime voorbereidingstijd. De controles voor een boekjaar starten in september. Om na een aanbesteding de gegunde accountant een goede voorbereidingstijd te geven dient er een half jaar voorafgaand te zijn gegund. Rekening houdend dat een Europese aanbesteding zeker ¾ jaar kost, er afstemming nodig is tussen de drie gemeenten, zowel ambtelijk als met de auditcommissies en wellicht ook nog een marktonderzoek nodig is, wordt uw raad geadviseerd om in het vierde kwartaal van 2026 al te starten met de voorbereidingen.

Participatie n.v.t.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën en fiscale aspecten De verlenging van de overeenkomst met de twee optiejaren is onder gelijkblijvende voorwaarden. De contractueel overeengekomen jaarlijkse indexeringen worden in de gemeentelijke begrotingen verwerkt.

Vervolg Indien de drie DOWR gemeenteraden hetzelfde besluit hebben genomen, wordt aan Baker Tilly opdracht verstrekt de accountantsdienstverlening voor de drie DOWR gemeenten te verlengen voor de boekjaren 2026 en 2027. Mocht één van de gemeenten een afwijkend besluit nemen, dan wordt in overleg getreden met de DOWR gemeenten en DOWR FA.

Communicatie n.v.t.

3

Bijlagen burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte,

de secretaris Monique van Esterik

de burgemeester Rob Zuidema

4

RAADSBESLUIT 66276-2025

Zaaknummer

De raad van de gemeente Raalte, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 november 2025 gelet op de Gemeentewet artikel 213, Kadernota Rechtmatigheid 2025, Besluit Begroting en Verantwoording, Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden en de Overeenkomst accountantsdiensten november 2021 Besluit: 1. De overeenkomst accountantsdiensten met Baker Tilly te verlengen voor de boekjaren 2026 en 2027. 2. In het 4e kwartaal van 2026 te starten met de voorbereidingen voor een aanbesteding van de accountantsdiensten per boekjaar 2028.

Aldus besloten in de vergadering van 4 december 2025.

de griffier Karin Zomer

de voorzitter Rob Zuidema

5