Raadsvoorstel en -besluit aanwijzing van de accountant

PROCEDUREBLAD BEHANDELING RAADSVOORSTEL Het college verzoekt u dit raadsvoorstel te behandelen Onderwerp

Benoeming van de accountant voor de boekjaren 2022 t/m 2025

Zaaknummer

84451-2021

B&W vergadering

9 november 2021

Agendacommissie

1 november 2021

Raadsvergadering

25 november 2021

Portefeuillehouder

dhr. F. (Frank) Niens

Behandelend ambtenaar

Jannie Lozeman telefoon: 0572-347633, e-mail:

Fatale termijn(en)

n.v.t.

Bijlage(n): (beslisdocumenten die meegezonden moeten worden) 1. Collegevoorstel tot aanwijzing van de accountant voor de boekjaren 2022 tot en met 2025 2. Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten 2022-2025 voor de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (niet openbaar)

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering

25 november 2021

Zaaknummer

84451-2021

Onderwerp

Aanwijzing van de accountant voor de boekjaren 2022 t/m 2025

Portefeuillehouder

dhr. F. (Frank) Niens

Voor informatie

Jannie Lozeman telefoon: 06 1276 6991, e-mail: jannie.lozeman@raalte.nl

Samenvatting De huidige accountantscontracten van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) met Deloitte Accountants B.V. zijn per eind boekjaar 2021 afgelopen. In verband met de samenwerking op het gebied van de bedrijfsvoering van de drie gemeenten is weer het initiatief genomen tot een gezamenlijke aanbesteding van de nieuwe accountant. Voorgesteld wordt Baker Tilly aan te wijzen als accountant voor de boekjaren 2022 tot en met 2025 met de mogelijkheid te verlengen met maximaal tweemaal één jaar.

Beslispunten 1. 2.

Baker Tilly (Netherlands) N.V. aan te wijzen als accountant voor de boekjaren 2022, 2023, 2024 en 2025 met de mogelijkheid te verlengen met maximaal tweemaal één jaar. Het budget accountantskosten met structureel € 36.000 te verhogen en dit mee te nemen bij de zomernota 2022.

Inleiding De dienstverlening door de accountant is één van de instrumenten, die de raad ten dienste staat bij het uitoefenen van zijn controlerende rol in het duale bestel. De huidige accountantscontracten van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (DOWR) met Deloitte Accountants B.V. lopen per eind boekjaar 2021 af. In verband met de samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering van de drie gemeenten is weer het initiatief genomen tot een gezamenlijke aanbesteding van de nieuwe accountant. Er is aanbesteed door middel van een Europees openbare procedure. Deze Europese aanbesteding is inhoudelijk en procedureel begeleid door een ambtelijke projectgroep die is samengesteld uit financieel specialisten en een afvaardiging vanuit de griffies van de drie gemeenten en met ondersteuning van een DOWR-inkoopadviseur. De beoordeling heeft plaatsgevonden door een beoordelingscommissie. De beoordelingscommissies is als volgt samengesteld: twee leden uit elk van de gemeenteraden en twee ambtelijk vertegenwoordigers van elke gemeente. De overeenkomst met de accountant wordt aangegaan voor een periode van vier jaar, betrekking hebbende op de boekjaren 2022-2023-2024-2025 met de mogelijkheid te verlengen met maximaal tweemaal één jaar. Het nu voorliggende raadsvoorstel wordt in de tweede helft van november aan alle drie de gemeenteraden ter vaststelling voorgelegd.

2

Beoogd effect Het beoogd resultaat is een door de raad aangewezen accountant voor de boekjaren 2022-2023-2024-2025.

Argumenten Op 30 juni 2021 is de aanbesteding van de accountantsdiensten voor DOWR gepubliceerd. In de offerteaanvraag met bijlagen is de vraagstelling vanuit de gemeenten nader beschreven. Hierover zijn door geïnteresseerde partijen in 2 rondes vragen gesteld die in Nota’s van Inlichtingen zijn beantwoord. Op 3 september 2021 zijn van een tweetal accountantskantoren inschrijvingen ontvangen. Baker Tilly (Netherlands) N.V. voldoet aan de eisen, heeft een goede prijs-kwaliteit verhouding en is positief beoordeeld door de beoordelingscommissie. Baker Tilly heeft 81,29 van de maximaal 100 te behalen punten gescoord. Het voornemen tot gunning is op 4 oktober 2021 aan Baker Tilly verzonden. Uiteraard wordt de gunning pas definitief op het moment dat de drie gemeenteraden Baker Tilly aanwijzen als accountant. Baker Tilly scoort goed over de gehele linie van de toepasselijke beoordelingscriteria: plan van aanpak controle, digitalisering van de audit, anticiperen op gebeurtenissen, de natuurlijke adviesfunctie en de presentatie. Het plan van aanpak voldoet aan het gevraagde, sluit goed aan bij onze behoefte en wensen en geeft blijk van goed inzicht in onze situatie. De beantwoording van de vragen waren concreet, innovatief en realistisch. Baker Tilly heeft de nodige ervaring met gemeentelijke organisaties.

Duurzaamheid n.v.t.

Kanttekeningen n.v.t.

Financiën De jaarlijkse totaalprijs voor de gemeente Raalte bedraagt € 84.670 (voor de reguliere accountantscontrole) en € 67.245,50 (voor de verbijzonderde interne controle ten behoeve van de rechtmatigheidsverklaring). Bij elkaar opgeteld derhalve € 151.915,50. Dit is ca. € 36.000 hoger dan de huidige kosten reguliere accountantscontrole/ verbijzonderde interne controle waarvoor dekking beschikbaar is in de reguliere begroting. Dit betekent derhalve dat het budget accountantskosten vanaf de begroting met structureel € 36.000 moet worden verhoogd. Deze verhoging wordt meegenomen in de zomernota 2022. In het voorstel tot gezamenlijke aanbesteding (raad van 25 mei 2021) was al aangegeven dat na aanbesteding moest blijken of de in de begroting opgenomen reguliere budgetten accountantsdienstverlening al dan niet toereikend zouden zijn, mede gezien de actuele marktontwikkelingen. In deze aanbesteding is bevestigd dat de kosten zijn gestegen.

Vervolg Indien de raden van de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte instemmen met het voorstel om Baker Tilly te benoemen als accountant dan wordt het voornemen tot gunning definitief.

Communicatie n.v.t.

3

Bijlagen Bijlage Bijlage

1. Collegevoorstel tot aanwijzing van de accountant voor de boekjaren 2022 tot en met 2025 2. Plan van aanpak aanbesteding accountantsdiensten 2022-2025 voor de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (niet openbaar)

Burgemeester en wethouders van Raalte,

de secretaris Karin Cornelissen

de burgemeester Martijn Dadema

4

RAADSBESLUIT Zaaknummer 84451-2021

De raad van de gemeente Raalte, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 9 november 2021

Besluit: 1. 2.

Baker Tilly (Netherlands) N.V. aan te wijzen als accountant voor de boekjaren 2022, 2023, 2024 en 2025 met de mogelijkheid te verlengen met maximaal tweemaal één jaar. Het budget accountantskosten met structureel € 36.000 te verhogen en dit mee te nemen bij de zomernota 2022.

Aldus besloten in de vergadering van 25 november 2021.

de griffier Jan Bouke Zijlstra

de voorzitter Martijn Dadema

5