Raadsvoorstel en besluit aanwijzen functionaris gegevensbescherming
Tekst van het document
PROCEDUREBLAD BEHANDELING RAADSVOORSTEL Het college verzoekt u dit raadsvoorstel te behandelen Onderwerp
Aanwijzen functionaris gegevensbescherming (FG)
Zaaknummer
66463-2024
B&W vergadering
4 februari 2025
Agendacommissie
10 februari 2025
Raadsvergadering
13 maart 2025
Portefeuillehouder
Dhr. R.J. (Rob) Zuidema
Behandelend ambtenaar
Domeinmanager Bedrijfsvoering
Fatale termijn(en)
geen
Bijlage(n): (beslisdocumenten die meegezonden moeten worden) 1.
aanwijzingsbesluit
RAADSVOORSTEL Raadsvergadering
13 maart 2025
Zaaknummer
66463-2024
Onderwerp
Aanwijzen functionaris gegevensbescherming (FG)
Portefeuillehouder
Dhr. R.J. (Rob) Zuidema
Voor informatie
Domeinmanager Bedrijfsvoering
Samenvatting Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), wijst elk bestuursorgaan binnen een gemeente gemeenten een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan. De raad is als bestuursorgaan zelf ook verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens. Het voorstel aan de raad is om de FG voor het college en de burgemeester ook las FG voor de raad aan te wijzen.
Beslispunten 1.
De heer L.D. Klekamp, medewerker van de gemeente Deventer, aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming, overeenkomstig bijgevoegd concept besluit.
Inleiding De raad is als zelfstandig bestuursorgaan verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens. Dit betekent dat de raad zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moet houden. De AVG schrijft voor dat een overheidsorgaan een functionaris gegevensbescherming (FG) moet aanwijzen. Het voorstel is om de door het college en de burgemeester aangewezen FG ook als FG voor de raad aan te wijzen. Volgens de AVG wijst de verwerkingsverantwoordelijke een functionaris voor gegevensbescherming aan. Voor een gemeente betekent dit dat elk bestuursorgaan een FG aanwijst. Daarnaast wijst het college ook volgens de Wet Politiegegevens (Wpg) een FG aan. Een FG is iemand die binnen de gemeentelijke organisatie onafhankelijk toezicht houdt op de toepassing en de naleving van regelgeving over gegevensbescherming. De FG is ook aanspreekpunt voor personen, voor de verwerkingsverantwoordelijke bestuursorganen en voor de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De FG levert daarmee een belangrijke bijdrage aan correct gebruik van persoonsgegevens door de gemeente. De FG voert in ieder geval de volgende taken uit: • Het informeren en adviseren over wettelijke verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming. • Toezicht houden op de naleving van de AVG en de Wpg en aanverwante wetgeving. • Adviseren over privacy risicoanalyses (DPIA’s).
• Optreden als contactpersoon voor en samenwerken met de Autoriteit Persoonsgegevens. De FG heeft een onafhankelijke positie. De taken van de FG mogen niet botsen met andere taken binnen de organisatie. De FG vervult binnen de organisatie geen andere taken naast de functie van FG.
Beoogd effect Aantoonbaar naleven en waarborgen van bescherming van persoonsgegevens. Een gemeente verwerkt veel (bijzondere) persoonsgegevens van inwoners. Dit moet op zorgvuldige wijze gebeuren. De FG houdt intern toezicht op de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens. 2
Argumenten 1.1
Het aanwijzen van een intern toezichthouder voor gegevensverwerking is wettelijk verplicht.
Het aanwijzen van een FG is verplicht voor overheidsorganisaties. Zowel het college als de burgemeester en de raad zijn als bestuursorganen en verwerkingsverantwoordelijken verplicht om afzonderlijk een FG aan te wijzen.
1.2
Eén gezamenlijke FG voor de bestuursorganen van de gemeente is praktisch.
Gezien de opeenvolgende werkzaamheden is er regelmatig sprake van gegevensverwerkingen door burgemeester/college en raad die op elkaar aansluiten. Door voor de bestuursorganen dezelfde FG aan te wijzen blijft de gehele keten van gegevensverwerking onder dezelfde interne toezichthouder vallen. Het past ook binnen de lijn dat informatiebeveiliging voor de gehele gemeentelijke organisatie als geheel wordt gezien. Het is binnen gemeenten algemene praktijk om de rol van FG voor de verschillende bestuursorganen door dezelfde persoon in te laten vullen. Wij stellen daarom voor de heer L.D. Klekamp, naast FG voor college en burgemeester, ook aan te wijzen als FG voor de raad.
Participatie niet van toepassing
Duurzaamheid niet van toepassing
Kanttekeningen niet van toepassing
Financiën en fiscale aspecten Het besluit heeft geen financiële consequenties. De kosten van deze functionaris zijn structureel onderdeel van de (DOWR) begroting.
Vervolg Na besluitvorming door alle bestuursorganen, melden we de FG aan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en maken we het aanwijzingsbesluit bekend in het elektronisch Gemeenteblad. Ook het mandaatbesluit maken we bekend in het elektronisch Gemeenteblad.
Communicatie Bekendmaking van het besluit aan betrokkene.
Bijlagen 1.
aanwijzingsbesluit
burgemeester en wethouders van de gemeente Raalte,
de secretaris Monique van Esterik
de burgemeester Rob Zuidema
3
RAADSBESLUIT 66463-2024
Zaaknummer
Burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Raalte, de raad van de gemeente Raalte, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 4 februari 2025; overwegende dat alle bestuursorganen van de gemeente een functionaris gegevensbescherming dienen aan te stellen, welke toezicht houdt op de verwerking van persoonsgegevens die onder diens verantwoordelijkheid plaatsvindt; gelet op het bepaalde in artikel 37-39 Algemene Verordening Gegevensbescherming, artikel 36 Wet politiegegevens, artikel 26f van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens en titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht;
Besluit: de heer L.D. Klekamp, medewerker van de gemeente Deventer, aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming (FG).
Deze aanwijzing eindigt met ingang van de datum dat de uitvoering van de taken van FG geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van betrokkene, dan wel door intrekking van dit besluit. Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en heeft terugwerkende kracht tot en met 1 oktober 2024.
Aldus besloten in de vergadering van 13 maart 2025.
de griffier, Karin Zomer
de voorzitter, Rob Zuidema
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester in de vergadering van 4 februari 2025.
de secretaris, Monique van Esterik
de burgemeester, Rob Zuidema
Aldus vastgesteld door de burgemeester op 4 februari 2025,
de burgemeester, Rob Zuidema 4